1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
1.5. Các y ếu tố tác động tới việc ứng dụng mơ hình hệ thống ERP
1.5.2. Các y ếu tố tác động hạn chế đến việc ứng dụng hệ thống ERP
Triển khai một hệ thống ERP khơng hề đơn giản, có thể nói thành cơng thì ít mà thất bại thì nhiều. Theo http://forums.bsdinsight.com/threads/nhung-rui-ro-cho-du-an-
erp.3374/ các yếu tố tác động làm hạn chế sự thành công của việc ứng dụng hệ thống ERP gồm:
- Thiếu sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo doanh nghiệp. Ban lãnh đạo
là người chủ chốt của doanh nghiệp, nếu như thiếu sự cam kết và hỗ trợ khi triển khai dự án sẽ không được sự quan tâm, hỗ trợ, đôn đốc và cam kết của lãnh đạo thì khả năng thất bại sẽ rất cao.
- Không rõ ràng mục tiêu (dài và ngắn hạn) của dự án, bởi vì một dự án ERP tốn kém rất nhiều chi phí, khi mà đi chệch mục tiêu ban đầu của dự án là một mệt mỏi cho cả doanh nghiệp lẫn nhà tư vấn đầu tư mà vấn đề dễ thấy nhất là tăng nhanh chi phí đầu tư cho dự án.
- Nguồn lực cũng là một yếu tố, việc thiếu nguồn lực, nguồn lực khơng đủ
trình độ, kiến thức, kinh nghiệm làm việc để đảm đương cơng việc thực hiện dự án thì nguy cơ khơng thành cơng có thể sẽ xảy ra.
- Huấn luyện và đào tạo bởi vì dùng giải pháp ERP không được đào tạo tốt về giải pháp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dự án, người dùng không thành công trong việc sử dụng giải pháp, họ cảm giác không tự tin, và làm chủ được giải pháp là một gánh nặng cho các nhà quản trị và điều hành giải pháp.
- Thiết kế lại quy trình của doanh nghiệp vì triển khai một giải pháp mới vận hành cho doanh nghiệp, chắc chắn sẽ có sự thay đổi trong quy trình vận hành mới của doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp phần mềm, hoặc ngay cả với một số các quy định mới. Đây là một rủi ro sẽ mang lại cho doanh nghiệp và cho cả đối tác tư vấn triển khai giải pháp (nằm ở khu vực Organization), và tệ nhất là khả năng bạn sẽ thất bại trong việc xây dựng lại quy trình làm việc của doanh nghiệp.
- Quản lý rủi ro: đối tác triển khai sẽ phải liệt kê được danh sách các rủi ro do bản thân nội tại của doanh nghiệp đó khi đưa giải pháp phần mềm ERP
vào tiếp cận, triển khai và từ đó sẽ tìm kiếm hạn chế, giảm bớt tỷ lệ rủi ro này trước và đang trong quá trình triển khai ERP.
- Kiến thức về quản lý và công nghệ: đối tác triển khai sẽ đẩy cái rủi ro này lên cao nếu thiếu kiến thức về vận hành doanh nghiệp, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp vào quá trình bạn vạch ra chiến lược triển khai, kế hoạch triển khai, trong quá trình triển khai và ngay cả với việc giám sát và vận hành sản phẩm cho doanh nghiệp của mình.
- Quản lý dự án không tốt: Quản lý dự án không tốt thường dẫn đến nhiều hệ lụy như kế hoạch dự án không sắp xếp đúng các công việc theo đúng thứ tự của nó (Chưa nói tới thời gian của các cơng việc này), làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của dự án, khi làm, làm rất nhiều, và trong khi đó lại có một số đội (hoặc cá nhân) thì khơng có việc làm.
- Thơng tin liên lạc của dự án: Truyền thông của dự án sẽ giúp cho mọi người hiểu rõ cơng việc của mình làm, mục tiêu của nó là gì và mọi người xây dựng thành một tập thể với sức mạnh hơn nhiều để đóng góp vào dự án tốt hơn. - Giải quyết các xung đột kém: trong quá trình triển khai, bạn sẽ gặp khá nhiều các xung đột, tranh cãi về quản trị, về yêu cầu đưa ra của người dùng và cách thức giải quyết trong giải pháp phần mềm ERP như thế nào. Và ở đây, thể hiện bản lĩnh của nhà tư vấn triển khai, phải giải quyết các xung đột, tranh cãi này một cách phù hợp nhất có thể.
- Thiếu năng lực của các chuyên gia tư vấn: thiếu năng lực, dẫn tới việc mất tự tin vào khách hàng không đặt niềm tin vào bạn. Rất quan trọng, bạn là nhà tư vấn, hãy chuẩn bị cho mình kiên thức vững vàng với kinh nghiệm triển khai thực tế trước khi bước vào triển khai ERP cho khách hàng của doanh nghiệp mình.
- Tổ chức làm việc theo nhóm kém: tổ chức làm việc theo nhóm kém cịn có một ảnh hưởng rất lớn đến dự án là – Động lực thúc đẩy –trước đây, các tổ
chức đánh giá rủi ro của dự án ERP nói riêng hoặc CNTT nói chung họ đưa việc Động lực thúc đẩy thành một cái rủi ro của dự án, nhưng khoảng từ năm 2010 trở đi, các tổ chức này đã đẩy rủi ro này ra, và thay vào đó là tổ chức làm việc theo nhóm kém và khơng có động lực thúc đẩy của dự án. Họ lý luận chính vào việc ERP ngày nay đã trở thành một công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp và nó đã trở thành phổ biến quá rộng rãi.
- Kế hoạch và giám sát của dự án: Việc xây dựng hệ thống ERP là tương đối lâu, vì vậy cần phải có kế hoạch cụ thể, thống nhất và trong q trình thực hiện cần phải có sự giám sát chặt chẽ. Nếu khơng có kế hoạch từ ban đầu và đồng thời việc thực hiện không được theo dõi, đơn đốc thì sẽ rất tốn kém thời gian và chất lượng sẽ không được như mong đợi.
- Thiếu sự hỗ trợ từ nhà cung cấp và các đối tác khác: thời gian trôi qua đi của một dự án rất nhanh, và với CNTT thì việc cam kết hỗ trợ từ phía các đối tác là một vấn đề sống còn của giải pháp, từ hãng cung cấp phần mềm ERP và các phần mềm của các đối tác, đến đối tác tư vấn độc lập và đối tác tư vấn triển khai phải có một cam kết bảo đảm sự hỗ trợ cao nhất, tốt nhất cho dự án. - Không đánh giá hết tổ chức của doanh nghiệp và quy trình hoạt động của doanh nghiệp: Một rủi ro đến từ tổ chức, vì khơng đánh giá hết độ phức tạp làm việc của tổ chức doanh nghiệp và các quy trình làm việc mang tính đặc tính rất đặc thù của doanh nghiệp đó và khi xây dựng dự án, và giải pháp cho dự án đã bỏ quên các quy định, quy trình này. Rất nguy hiểm nếu như các quy trình này nằm trong các yêu cầu cao của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương này giới thiệu lý thuyết về kế tốn, hệ thống thơng tin, hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống ERP đồng thời chỉ ra lợi ích của việc ứng dụng ERP, đó là mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới. Một mặt giúp người đọc hiểu được một cách tổng quát các lý thuyết được đề cập trong bài để đi sâu vào và hiểu được thực tế tại doanh nghiệp. Mặt khác các lý thuyết này được tổng hợp từ các nghiên cứu trước, đây là căn cứ để phát triển nghiên cứu hiện tại của tác giả.