CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
2.1 Hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương pháp để thu thập, xử lý, truyền tải dữ liệu và thông tin để giúp người sử dụng ra quyết định phù hợp, đạt được mục tiêu định trước (Hall, 2008).
2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Thơng tin chỉ được tạo ra từ q trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần trong một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử dụng. Có nhiều cách nhìn khác nhau khi xem xét các thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn. Cụ thể như sau:
Các thành phần của hệ thống thơng tin theo quy trình xử lý thơng tin, bao
gồm các thành phần như sau:
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức
thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Thành phần xử lý: bao gồm các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý
các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính tốn, ghi chép, xác nhận…để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
Thành phần lưu trữ: lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra
của các quá trình xử lý để phục vụ cho những q trình xử lý và cung cấp thơng tin về sau.
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thơng tin
Kiểm sốt và phản hồi: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm
cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra, đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý, bao gồm các thành phần như
sau:
Cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin, bao gồm máy tính, thiết bị thơng tin, thiết
bị liên kết mạng được sử dụng để thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu thành thơng tin.
Phần mềm máy tính, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng nhằm xử lý dữ liệu
của tổ chức.
Các thủ tục và hướng dẫn, bao gồm cả thủ cơng và máy tính, liên quan tới
thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu về hoạt động của tổ chức.
Người sử dụng hệ thống, là người điều hành hệ thống và thực hiện các chức
năng khác nhau trong hệ thống.
Dữ liệu về tổ chức và quá trình kinh doanh của tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ và các biện pháp bảo vệ để bảo mật an toàn dữ
liệu trong hệ thống thông tin.
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
2.1.3.1 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý:
Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Processing Systems - TPS): thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung cấp các
Kiểm soát & phản hồi Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu ra Lưu trữ Xử lý
thông tin phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động. Ví dụ như, hệ thống theo dõi khách hàng, hệ thống quản lý sản xuất, hệ thống quản lý kho hàng…
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS): Gồm nhiều kênh thông tin cung cấp thông tin hỗ trợ cho các hoạt động chức năng, hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm sốt q trình hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như, hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống lập kế hoạch ngân sách, hệ thống phân tích, lập kế hoạch nguồn nhân sự, hệ thống phân tích tài chính…
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS): sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thơng tin theo u cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. Hệ thống này địi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thơng tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS): thông tin cung cấp từ hệ thống này mang tính khái qt, tổng hợp cao. Thơng qua các cơng cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp có thể tạo ra thơng tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phương án, xu hướng để đưa ra các dự báo, chiến lược phát triển trung và dài hạn cho doanh nghiệp. Ví dụ như, hệ thống dự báo xu hướng bán hàng trong 5 năm, hệ thống dự báo ngân sách trong 5 năm…
Executive Support Systems (ESS) Management Information Systems (MIS) Transaction Processing Systems (TPS) Decision Support Systems (DSS)
2.1.3.2 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng:
Hệ thống thông tin tiếp thị - bán hàng: Xác định khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển sản phẩm, khuyến mãi, bán sản phẩm, và duy trì quan hệ với khách hàng.
Hệ thống thơng tin quản lý sản xuất: Quản lý dây chuyền sản xuất: mua vật tư, nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối.
Hệ thống thơng tin tài chính - kế tốn: phản ánh mọi diễn biến của nguồn vốn, tài sản do quá trình hoạt động.
Hệ thống thông tin quản lý nhân lực: giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi hoặc trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức.