(Tác giả tổng hợp được sau khi thu thập ý kiến của chuyên gia)
2.2.2 Phân tích, xác định COQ cho bộ phận sản xuất 2.2.2.1 Phế phẩm
a. Chi phí chất lượng liên quan đến phế phẩm trên chuyền
Việc xác định quy trình xử lý nắp và lon phế phẩm, phân tích hoạt động, phân loại được phân tích trong phần Phụ lục 8 và 9. Việc tính tốn các chi phí được phân tích trong phần Phụ lục 10 và 11. Bảng sau chỉ thể hiện kết quả tính được:
Bộ phận mua hàng Sản phẩm hư hỏng Kiểm tra NVL Thiết bị kiểm tra Loại bỏ NVL kém Bộ phận bán hàng Xếp dỡ và lưu kho hàng trả lại Xuất và kiểm tra thông số kỹ thuật Sản phẩm hư hỏng do vận chuyển Giải quyết khiếu nại
Bảng 2.4: Chi phí liên quan đến lon phế phẩm trên chuyền.
Đơn vị: USD Chuyền 1 Chuyền 2 Chuyền nắp
Năm 2013 6T2014 2013 6T2014 2013 6T2014 Chi phí 1,166,979 689,246 906,605 671,605 236,588 106,917
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Nếu xét về chi phí thì chuyền một có chi phí cao hơn so với chuyền hai, tuy nhiên chúng ta không thể vội vàng kết luận chuyền hai đang kiểm soát phế phẩm trên chuyền tốt hơn. Khi xét về số lượng lon phế phẩm trên tổng sản lượng thì 6 tháng đầu năm 2014, chuyền một đạt 2.8 % còn chuyền hai là 4.2 %. Như vậy chuyền một kiểm soát phế phẩm tốt hơn chuyền hai và chúng ta khơng thể dựa vào chi phí chất lượng để so sánh việc kiểm soát phế phẩm giữa hai chuyền.
Nếu chi phí phát sinh 6 tháng cuối năm 2014 tiếp tục như trên thì chi phí liên quan đến phế phẩm trên chuyền có xu hướng tăng so với năm 2013. Đặc biệt là chuyền hai, tỉ lệ chi phí 6 tháng đầu năm 2014 chiếm gần 75 % tổng chi phí cả năm 2013, đây cũng là lý do mà các nhà quản lý cần phải quan tâm hơn để giảm số lượng phế phẩm do chuyền hai gây ra.
Chi phí liên quan đến nắp phế phẩm trên chuyền 6 tháng đầu năm 2014 có xu hướng giảm chỉ bằng 45 % tổng chi phí của cả năm 2013. Tuy nhiên, việc kiểm soát nắp phế phẩm cần phải tiếp tục thực hiện tốt hơn nữa trong 6 tháng còn lại năm 2014, do tổng số nắp phế phẩm trên chuyền và nắp phế phẩm loại ra từ kiểm tra nắp lỗi là 0.71 % vượt xa mục tiêu đề ra là 0.6 %.
b. Chi phí chất lượng liên quan đến sản phẩm lỗi
Việc xác định quy trình xử lý sản phẩm lỗi, phân tích hoạt động, phân loại và tính tốn các chi phí được phân tích trong phần Phụ lục 12, 13,14, 15 và 16. Bảng sau chỉ thể hiện kết quả tính được:
Bảng 2.5: Chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi.
Đơn vị : USD
Chuyền 1 Chuyền 2 Chuyền nắp
Năm 2013 6T2014 2013 6T2014 2013 6T2014 Chi phí 57,571 23,242 34,136 14,778 40,272 6,903
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Qua hai bảng 2.5 cho chúng ta thấy, chuyền một có tổng chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi cao hơn so với chuyền hai do hoạt động kiểm sốt trên chuyền hai khơng tốt. Tuy nhiên, so với năm 2013 thì năm 2014 chi chi phí cho sản phẩm lỗi trên chuyền một gần 40 % và chuyền hai gần 46 % chi phí của cả năm 2013, đã cho thấy hoạt động kiểm soát chất lượng năm 2014 đã được cải thiện hơn. Trong 6 tháng còn lại năm 2014, các bộ phận phải tiếp tục duy trì cơng tác kiểm sốt chất lượng để có thể giảm thiểu chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi so với năm 2014.
Khác với lon, nắp được kiểm sốt khá tốt làm cho chi phí phát sinh trong 6 tháng đầu năm 2014 chỉ bằng 19 % so với chi phí của tồn bộ năm 2013, bộ phận sản xuất và QA cần phải phối hợp với nhau để có thể tiếp tục duy trì tỉ lệ này.
c. Chi phí chất lượng liên quan đến phế phẩm do lấy mẫu kiểm tra
Các quy trình xử lý và các tính toán tương tự như phế phẩm trên chuyền, việc tách ra khỏi chi phí trên chuyền là do các chi phí thuộc hoạt động lấy mẫu kiểm tra thuộc về chi phí thẩm định.
Các cơng nhân vận hành máy vừa vận hành máy vừa lấy mẫu kiểm tra, nên các phần chi phí nhân cơng liên quan đến lấy mẫu kiểm tra sẽ được tính ở phần hoạt động kiểm tra. Phần này chỉ tính phế phẩm do kiểm tra gây ra.
Theo thống kê của cơng ty thì số lượng mẫu được lấy kiểm tra trên chuyền 6 tháng đầu năm 2014 như sau:
- Lon chuyền 1: 126,400 lon mẫu
- Lon chuyền 2: 83,557 lon mẫu
Tính tốn tương tự như phần phế phẩm trên chuyền, chúng ta có được chi phí liên quan đến phế phẩm do hoạt động lấy mẫu kiểm tra.
- Lon chuyền 1: 9,887 USD.
- Lon chuyền 2: 6,530 USD
- Nắp: 2,056 USD.
d. Chi phí chất lượng liên quan đến phế phẩm do khách hàng trả lại
Việc xác định quy trình xử lý sản phẩm lỗi, phân tích hoạt động, phân loại và tính tốn các chi phí được phân tích trong phần Phụ lục 17 và 18. Bảng sau thể hiện kết quả tính được:
Bảng 2.6: Chi phí liên quan đến sản phẩm khách hàng trả lại 6 tháng đầu năm 2014.
Năm 6T2014 Số lƣợng trả Phế phẩm Thành tiền Chuyền 1 256,608 54,707 5,547 Chuyền 2 171,072 36,472 3,585 Nắp 4,244,500 2,176,850 11,960 Tổng 21,092 USD (Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Số sản phẩm lỗi tại cơng ty là 536 pallet tốn chi phí là 45707 USD (khoảng 85 USD/1 pallet). Trong khi đó, số sản phẩm lỗi từ khách hàng trả về chỉ có 129 pallet nhưng phải tốn một khoản chi phí là 21388 USD (khoảng 166 USD/1 pallet), gấp 2 lần một pallet lỗi phát hiện tại công ty. Công ty muốn giảm chi phí chất lượng thì phải giảm đến mức thấp nhất số sản phẩm lỗi đến tay khách hàng.
2.2.2.2 Lƣơng bộ phận QA
Các chi phí khác ngồi lương của bộ phận QA như chi phí quản lý phịng QA, điện, thiết bị và văn phòng phẩm chiếm một số lượng rất nhỏ và không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm. Các chi phí này thuộc một phần trong chi phí sản xuất kinh doanh của cơng ty chứ khơng thuộc chi phí chất lượng.
Từ bảng mô tả cơng việc, chúng ta tính được chi phí cho hoạt động chất lượng của bộ phận QA trong 6 tháng đầu năm 2014 như Phụ lục 19 (chưa tính các chi phí hoạt động khác của phịng QA như chi phí quản lý, điện, nước, thiết bị…). Chúng ta có bảng phân loại các chi phí cụ thể cho bộ phận QA như sau:
Bảng 2.7: Phân loại lương bộ phận QA trong 6 tháng đầu năm 2014. Bộ phận QA
Chi phí ngăn ngừa Chi phí thẩm định Hư hỏng bên trong Hư hỏng bên ngoài 10,575 USD 2,514 USD 1,225 USD 1,475 USD (*)
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Ghi chú : (*) đã trừ chi phí đi gặp khách hàng 6 tháng đầu năm.
Trong tất cả chi phí chất lượng của bộ phận QA thì chi phí cho hoạt động ngăn ngừa chiếm đa số gần 63 %, kế đến là hư hỏng bên ngoài gần 14 %. Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng các hoạt động chính của bộ phận QA chủ yếu là ngăn ngừa phế phẩm.
2.2.2.3 Hoạt động của phòng Lab
Tất cả các thiết bị trong phịng Lab đã hết khấu hao nên chi phí cho hoạt động của phòng Lab 6 tháng đầu năm 2014 chủ yếu là chi phí cho hóa chất, mặt bằng, điện, nước, khăn giấy.
Diện tích phịng Lab vào khoảng 4x6 m, tương đương chi phí thuê là 2640 USD một năm. Điều này có nghĩa là chi phí th mặt bằng phịng Lab là 1320 USD trong 6 tháng đầu năm 2014.
Chi phí hóa chất: 150 USD ( số liệu từ phịng mua hàng).
Chi phí điện (hai bóng đèn, máy lạnh, các thiết bị kiểm tra, máy vi tính):
- Mỗi giờ trung bình phịng này tiêu hao điện 4 KWh, tương đương 0.6 USD.
- Số giờ hoạt động của nhà máy 6 tháng đầu năm 2014 là 4320 giờ.
Chi phí điện là 2592 USD.
Chi phí khăn giấy:
- Số ngày hoạt động 6 tháng đầu năm 2014 là 180 ngày.
Chi phí khăn giấy là 90 USD.
Các thiết bị dùng để kiểm tra đã hết khấu hao.
Vậy tổng chi phí một phịng Lab nửa năm là 4,152 USD.
Cơng ty có tất cả 3 phịng Lab, vậy tổng chi phí là 12,456 USD.
2.2.2.4 Hoạt động kiểm tra
Hoạt động kiểm tra hàng giờ được thực hiện bởi nhân viên vận hành máy và được phân tích trong Phụ lục 20 và 22.Việc tính tốn các chi phí được phân tích trong phần Phụ lục 21 và 23. Bảng sau chỉ thể hiện kết quả tính được:
Bảng 2.8: Chi phí liên quan đến hoạt động lấy mẫu kiểm tra 6 tháng đầu năm 2014.
Phương pháp Chuyền 1 Chuyền 2 Nắp Quan sát và bấm giờ 4,498 USD 4,143 USD
% Công việc 3,672 USD 3,528 USD
Trung bình 4,085 USD 3,836 USD 1,683 USD
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Ngồi ra, việc kiểm tra còn được thực hiện tại hai máy Pressco và máy Ligh Tester. Chi phí khấu hao hai chiếc máy này (trong 15 năm) đã hết cuối năm 2007, hai chiếc máy này có thời gian sử dụng là 20 năm, giá trị thị trường lúc hết khấu hao của máy Pressco và máy Light Tester lần lượt là 100,000 USD và 120,000 USD.
Chi phí hoạt động của hai chiếc máy này chủ yếu là chi phí điện, cịn chi phí vận hành chiếm một lượng rất nhỏ nên được bỏ qua cho dễ dàng tính tốn.
Bảng 2.9: Chi phí hoạt động của hai máy kiểm tra 6 tháng đầu năm 2014.
Đơn vị: USD Pressco Light Tester
Chuyền 1 Chuyền 2 Nắp Chuyền 1 Chuyền 2 Chi phí hoạt động (nửa năm) 6,059 5,507 6,251 7,270 6,608 Chi phí thiết bị (nửa năm) 10,000 10,000 10,000 12,000 12,000
Tổng 16,059 15,507 16,251 19,270 18,608
Ghi chú: Máy Pressco tiêu hao điện trung bình 1.5 USD trong một giờ, Light Tester là
1.8 USD trong một giờ.
2.2.2.5 Chi phí do dừng máy
Thời gian dừng máy chủ yếu là do phế phẩm, trên bảng điều khiển của các máy có hiển thị thời gian dừng máy. Khi dừng máy làm phát sinh các chi phí do thời gian nhân viên nhàn rỗi và một khoản chi phí cơ hội từ việc dừng máy. Việc tính tốn các chi phí được phân tích trong phần Phụ lục 24 và 25. Bảng sau chỉ thể hiện kết quả tính được:
Bảng 2.10: Chi phí chất lượng do dừng máy của 6 tháng đầu năm 2014.
Phương pháp Chuyền 1 Chuyền 2 Nắp Thời gian dừng 27,239 phút 22,525 phút 6,848 phút Thành tiền 34,786 USD 28,736 USD 18,688 USD
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Ngồi ra, 6 tháng đầu năm 2014, cơng ty cịn cho dừng mỗi chuyền sản xuất lon trong 3 ngày và chuyền nắp là 1 ngày (8 giờ) để tiến hành bảo trì. Các hoạt động bảo trì có sự tham gia của tồn bộ nhân viên phịng kỹ thuật và một số nhân viên vận hành máy.
Chi phí cho hoạt động bảo trì bao gồm lương nhân viên phịng kỹ thuật, nhân viên vận hành máy, trang thiết bị dùng để bảo trì, điện, nước, hóa chất, lập kế hoạch bảo trì. Tuy nhiên, chỉ có lương của nhân viên là có thể xác định được, cịn các khoản chi phí khác như thiết bị, điện, nước, hóa chất đã được tính vào chi phí sản xuất hàng năm của công ty và việc tách biệt các khoản chi phí này ra khỏi chi phí sản xuất là khơng thể thực hiện được. Việc tính tốn chi phí cho hoạt động bảo trì được tính trong Phụ lục 25, bảng sau chỉ thể hiện kết quả tính được.
Bảng 2.11: Chi phí cho hoạt động bảo trì 6 tháng đầu năm 2014.
Đơn vị : USD Năm 6T2014 Tổng chi phí bảo trì chuyền lon 672
Tổng chi phí bảo trì chuyền nắp 214
2.3 Phân tích, xác định COQ cho bộ phận mua hàng 2.2.3.1 Kiểm tra nguyên vật liệu
Ngun liệu chính dùng để sản xuất lon nhơm là các cuộn nhơm, bên cạnh đó cịn có một số các hóa chất như DTIC1, H2SO4, CTN405, AC45, CL405SG, Aquabase, Imax, Varnish 101, Valspar, Wax PE 837, Rim coat 176, nước giếng và các pallet gỗ.
Việc phân tích và tính tốn chi phí kiểm tra ngun vật liệu được thực hiện trong Phụ lục 26, sau đây là kết quả tính tốn được:
Chi phí kiểm tra hóa chất = Lương nhân viên QA kiểm tra hóa chất = 206 USD Chi phí kiểm tra nhôm cuộn sản xuất lon = 1*số cuộn nhơm *chi phí dịch vụ
= 1* (452+290) * 0.02 = 15 USD
Chi phí kiểm tra nhơm cuộn sản xuất nắp = chi phí nhân viên vận hành máy
= Thời gian kiểm tra nửa năm * lương = 3523 USD Tổng chi phí kiểm tra nguyên vật liệu (6T2014) = 206 +15 + 3523 = 3744 USD
2.2.3.2 Loại bỏ nguyên vật liệu kém
Đối với nguyên liệu là hóa chất thì việc loại bỏ nguyên liệu kém được thực hiện bởi nhà cung cấp, đối với nhơm cuộn được thực hiện theo quy trình đã được trình bày trong Phụ lục 27. Dưới đây là bảng tổng hợp sau khi phân tích các hoạt động và tính tốn chi phí chất lượng cho hoạt động loại bỏ nhôm cuộn lỗi trong Phụ lục 26:
Bảng 2.12: Bảng tổng hợp COQ cho hoạt động loại bỏ nhôm cuộn lỗi.
Đơn vị : USD 2013 6T2014
Chuyền lon 1,131 496
Chuyền nắp 1,333 924
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
Số cuộn nhơm lỗi dùng để sản xuất lon có xu hướng giảm so với năm 2013. Tuy nhiên, số cuộn nhơm lỗi dùng để sản xuất nắp lại có xu hướng tăng so với năm 2013. Công ty cần phải kiểm tra nhiều hơn nữa việc kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp.
Ngun nhân chính làm cho lon và nắp nhơm kém chất lượng trong quá trình sản xuất chủ yếu từ việc vận hành máy và một phần từ cuộn nhơm kém chất lượng. Các hóa chất trong q trình sản xuất ít khi nào gây ra lon và nắp kém chất lượng, vì chúng đã được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng và cơng ty có một hệ thống vừa bơm hóa chất vừa tạo điều kiện bảo quản tốt nhất cho từng loại hóa chất.
Chi phí chất lượng phát sinh từ các lon và nắp kém chất lượng đã được tính trong các Phụ lục 10, 11, 13, 14 và 16. Trong phần này chủ yếu tập trung vào lon và nắp kém chất lượng do cuộn nhôm lỗi gây ra.
Đối với chuyền nắp, các cuộn nhôm nguyên liệu đã được kiểm tra một số thông số quan trọng như độ dày của tấm nhôm, độ phân bố và độ kết dính của lớp phủ, độ dẫn điện và kiểm tra trực quan bên ngồi. Các kiểm tra này đảm bảo khơng có bất cứ một nắp lỗi nào được sản xuất ra từ các cuộn nhôm lỗi.
Tuy nhiên, đối với chuyền lon lại khơng thể đảm bảo được vì có giai đoạn vuốt cúp thành lon. Các cuộn nhôm lỗi là một trong những nguyên nhân gây ra lon kém chất lượng tại khâu vuốt cúp.
Một cuộn nhơm 10 tấn có diện tích trung bình 1300*1.2 và dập được 700000 cúp Đối với thiết bị kiểm tra đã được tính vào chi phí phịng Lab của bộ phận sản xuất do bộ phận này sử dụng các thiết bị này nhiều hơn bộ phận mua hàng.
Đối với một số chi phí chung cho chuyền 1 và 2 tính trong Phụ lục 10 được tính tồn bộ cho bộ phận sản xuất vì bộ phận này phát sinh phế phẩm nhiều hơn.
Bảng 2.13: Bảng tính COQ của lon hư hỏng do nguyên liệu kém năm 6T2014
Đơn vị : USD Chuyền 1 Chuyền 2
Số cuộn nhôm lỗi (cuộn) 4 4 Khối lượng cuộn nhôm lỗi ban đầu (tấn) 40 40 Khối lượng cuộn nhơm lỗi cịn lại (tấn) 39.63 39.78 Số mét vuông đã dùng 58 34 Số mét vuông loại bỏ tại máy Cupper và Lubricator 6 6 Số mét vuông đã dùng để dập cúp 52 28 Số lượng cúp đã dập từ cuộn nhôm lỗi 23,208 12,708 Thành tiền (tăng xuất từ Phụ lục 10) 1,815 993
(Tác giả tổng hợp sau q trình tính tốn)
2.2.4 Phân tích, xác định COQ cho bộ phận bán hàng 2.2.4.1 Giải quyết khiếu nại
Khi có khiếu nại từ khách hàng, bộ phận chất lượng và bộ phận bán hàng sẽ phối hợp nhau tìm rõ nguyên nhân gây ra lỗi là từ dây chuyền sản xuất của khách hàng hay từ sản phẩm của công ty cung cấp. Thơng thường trưởng phịng bán hàng và phòng QA cùng đến công ty khách hàng để giải quyết khiếu nại (thường mất nửa ngày làm