CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KẾ TỐN QUẢN TRỊ
2.3 Các vấn đề cần quan tâm đối với một hệ thống kế toán quản trị
2.3.1 Yêu cầu đối với thông tin của HTKTQT.
Để thật sự hữu ích cho những người sử dụng, thông tin do HTKTQT cung cấp phải đảm bảo được 4 yêu cầu: Tính kịp thời, tính đầy đủ và hệ thống, tính thích hợp và tính bảo mật (Trần Tuấn Phong, 2011). Cụ thể như sau:
- Tính kịp thời: u cầu này địi hỏi thơng tin kế tốn phải được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị, nhằm giúp cho các nhà quản trị nắm được tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhanh chóng, trên cơ sở đó có thể phát huy được ưu điểm và khắc phục được các khuyết điểm một cách kịp thời, qua đó hạn chế được thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp. Đồng thời, có thể quyết định đúng lúc các vấn đề thời cơ có thể mang đến lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
- Tính đầy đủ và hệ thống: Yêu cầu này đòi hỏi hệ thống thông tin KTQT được thiết lập phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động cũng như mọi khía cạnh của
toàn bộ các sự việc kinh tế tài chính phát sinh, nhằm giúp người sử dụng có thể nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách tồn diện và hệ thống.
- Tính thích hợp: Để hữu dụng, thơng tin KTQT khơng chỉ mang tính kịp thời và đầy đủ mà địi hỏi phải có tính thích hợp với những nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng. Thơng tin chỉ có tính thích hợp khi hướng đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh cần xem xét.
- Tính bảo mật: là một tính chất quan trọng của hệ thống thơng tin KTQT, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiềm năng kinh tế, tính độc lập cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.3.2 Bộ máy kế toán quản trị.
Theo Huỳnh Lợi (2012, trang 25) thì KTQT đã trải qua nhiều giai đoạn với những nội dung trọng tâm, trình độ khác nhau. Ngày nay, nội dung KTQT được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhất là các ở các nước phát triển kinh tế thị trường với hệ thống kế toán quản trị hỗn hợp với nhiều nội dung, trình độ khác nhau. Với các nước đề cao vai trị nhà quản lý doanh nghiệp, ít có sự can thiệp hay can thiệp gián tiếp bằng luật pháp nhà nước vào chính sách kế tốn như Anh, Mỹ thì KTQT có xu hướng được xây dựng thành bộ phận thuộc Ban giám đốc, là công cụ riêng của nhà quản lý; ngược lại, với những nước đề cao tính an tồn, tính tập thể, có sự can thiệp trực tiếp của Nhà nước bằng luật pháp vào chính sách kế tóan như các nước Đơng Âu, Nhật thì kế tóan quản trị có xu hướng được xây dựng thành bộ phận kế toán, là một chuyên ngành khoa học kinh tế độc lập. Tổ chức kế toán quản trị có đặc thù riêng của nó, mang tính chất thiện chí và linh hoạt, tùy quy mơ của doanh nghiệp, kế tốn quản trị sẽ được bố trí linh hoạt trong bộ máy kế tóan.
Theo Nguyễn Thị Huyền Trâm (2007, trang 16) thì: “Báo cáo KTQT bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau và báo cáo KTQT khơng bắt buộc phải cơng khai”. Có 4 khía cạnh cần quan tâm khi thiết lập một hệ thống báo cáo KTQT, đó là: xác định các loại báo cáo cần sử dụng, xác định nội dung của báo cáo, phương pháp lập và tính các chỉ tiêu trên báo cáo, người lập và người nhận báo cáo. Cụ thể như sau:
- Xác định các loại báo cáo cần sử dụng: Bên cạnh lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thơng tin về kết quả hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng cần thêm những thông tin giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh. Tùy vào đối tượng cần được cung cấp thông tin mà doanh nghiệp sẽ thiết kế biểu mẫu báo cáo sao cho thể hiện được tất cả nội dụng cần phản ánh và đặt tên cho báo cáo để phân biệt các báo cáo với nhau.
- Xác định nội dung của báo cáo: Báo cáo quản trị được lập để phục vụ cho yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp, vì thế tùy vào đối tượng nhận thông tin mà doanh nghiệp cần xác định thông tin nào và mức độ chi tiết của thơng tin đó ra sao để cung cấp cho phù hợp với nhu cầu của nhà quản trị như báo cáo quản trị đó phục vụ cho chức nào trong các chức năng sau: hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát, ra quyết định.
- Phương pháp lập và tính các chỉ tiêu trên báo cáo: là việc vận dụng các công thức và kỹ thuật tính tốn để tập hợp và xử lí số liệu. Tuy nhiên, do doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận, nhiều phịng ban khác nhau và các bộ phận, phòng ban này đều có nhiệm vụ báo cáo số liệu cho lãnh đạo. Cho nên các doanh nghiệp cần quy định thống nhất các cơng thức tính tốn và phương pháp lập báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sự khác biệt giữa các báo cáo của các bộ phận. Từ đó có thể nhanh chóng phát hiện được sai sót hoặc gian lận trong q trình hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Người lập và người nhận báo cáo: Đây là khâu cung cấp thông tin cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc cung cấp thông tin phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời vì mỗi thơng tin đều ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng báo cáo. Doanh nghiệp cần phải xây dựng “Bản mô tả công việc” để phân công bộ phận lập báo cáo, thời gian phải hoàn thành báo cáo và thời hạn gởi báo cáo cho các cấp quản lí liên quan đến thơng tin trong báo cáo đó, tránh sự đổ lỗi cho nhau khi có sai sót xảy ra.