CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KẾ TỐN QUẢN TRỊ
2.4Các yếu tố quan trọng trong việc thiết kế hệ thống kế toán quản trị
Mỗi nghiên cứu xem xét HTKTQT ở những yếu tố khác nhau, ví dụ như nghiên cứu của Bouwens & Abernethy (2000, trang 223) xem xét HTKTQT ở 4 yếu tố: phạm vi (scope), thơng tin tích hợp (Integration), tổng hợp (Aggregation), tính kịp thời (Timeliness); Chenhall& Morris (1986, trang 19-20) xem xét HTKTQT ở 4 khía cạnh: phạm vi của thơng tin (scope), tính kịp thời của thơng tin (timelines), mức độ tập hợp (level of aggregation) và thơng tin hỗ trợ sự tích hợp trong tổ chức (information which assists integration); nghiên cứu của Macintosh và Daft (1987, trang 49) xem xét HTKTQT ở 3 yếu tố: dự toán hoạt động (Operating budget), báo cáo thống kê định kì (periodic statistical reports), chính sách và thủ tục chuẩn hóa hoạt động (standard operating policies and procedures); nghiên cứu của Gerdin (2005, trang 104) xem xét ở 3 yếu tố: dự toán hoạt động (Operating Budget), hệ thống chi phí định mức (Standard Cost Systems), thông tin hoạt động (Operational information). Luận văn này áp dụng các yếu tố trong HTKTQT của Gerdin để nghiên cứu.
2.4.1 Dự toán hoạt động
Nghiên cứu của Macintosh & Daft (1987, trang 51) cho rằng DTHĐ được sử dụng để lên kế hoạch và ghi nhận doanh thu và chi phí tiền lương, thiết bị khơng bị vốn hóa và những chi phí hoạt động khác. DTHĐ thì được xem như là một thành phần quan trọng của tồn bộ hệ thống kiểm sốt. Thơng thường thì DTHĐ tổng quát sẽ cho thấy
tổ chức trong những năm tiếp theo sẽ như thế nào và những báo cáo định kì cung cấp thông tin cho quản lí các phịng ban và các cấp cao hơn để xem những hoạt động đã thực hiện có đúng theo dự tốn hay khơng và nếu có sự sai lệch nào so với dự tốn thì phải tìm ra nguyên nhân để điều chỉnh kịp thời nhằm hướng tới mục tiêu dự toán. Nghiên cứu của Phan Văn Út (2004, trang 37) cho rằng một hệ thống dự toán ngắn hạn đầy đủ bao gồm: dự toán tổng thể và dự tốn chi tiết; dự tốn tổng thể thì lập cho một kì dài cả năm, cịn dự tốn chi tiết thì cho thời gian ngắn hơn như lập cho quý, tháng; ở góc độ trách nhiệm thì dự tốn có thể ở mức độ tổng thể cho tồn cơng ty; ở các cấp thừa hành như phịng ban, bộ phận thì lập dự tốn chi tiết cho từng bộ phận. Có thể nói dự tốn hoạt động là một hệ thống quản lí dựa vào thước đo tài chính và được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh tế (Brun & Waterhouse, 1975). Thiết kế ban đầu cho việc phân chia trách nhiệm về tài chính có thể được phân loại như sau: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư. Việc phân chia này nhằm để thận trọng trong việc ra quyết định từ phạm vi hẹp tới phạm vi rộng nhất. Thơng qua so sánh với dự tốn, hoạt động ở các bộ phận khác nhau của một tổ chức có thể đựơc phối hợp và quản lí một cách chặt chẽ. Những nhà quản lí nhận thức được rằng họ phải tham gia vào việc lập mục tiêu cho dự toán và dành nhiều thời gian để tạo được sự linh hoạt cho dự toán. Sự thay đổi trong CCTC là một điều kiện để nâng cao hiệu quả quản lí dự tốn và các biến đổi của môi trường ảnh hưởng đến hành vi liên quan đến dự tóan một cách gián tiếp. Ở những tổ chức khác nhau phải có những chiến lược quản lý tổ chức khác nhau và quy trình sử dụng thơng tin dự tốn phải được lập thành văn bản và cần xem xét cẩn thận đối với những quy định này.
Từ nội dung đã đề cập ở trên, khi liên hệ với thực tế tại Việt Nam thì DTHĐ trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống các dự toán sau:
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm. - Dự toán sản xuất.
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. - Dự tốn chi phí sản xuất chung. - Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự toán tiền.
- Dự toán kết quả kinh doanh. - Bảng cân đối kế tốn dự tốn.
2.4.2 Hệ thống chi phí định mức.
Theo Gerdin (2005, trang 104) thì hệ thống chi phí định mức ghi nhận chi phí ở mức độ trung tâm chi phí và cung cấp thơng tin ở cấp độ sản phẩm. Ví dụ như chi phí định mức đựơc xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh, được các nhà quản trị xây dựng cho các khoản mục cấu tạo nên giá thành sản phẩm và chi phí định mức được xây dựng trên hai tiêu chí giá định mức và lượng định mức. Tất cả các chi phí sản xuất trong thực tế đều được so sánh với định mức theo một cách thức hợp lí để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí và có những điều chỉnh kịp thời. Nhờ đó, hệ thống chi phí định mức cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị về sự hiệu quả hay không của một bộ phận để ra quyết định về tiếp tục hay ngừng kinh doanh một bộ phận, sản xuất hay mua ngoài hay nên bán hay tiếp tục sản xuất rồi mới bán một sản phẩm và quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh bị giới hạn.
Một hệ thống chi phí định mức cũng có những ưu và nhược điểm khi sử dụng. Hệ thống chi phí định mức có thể được sử dụng cho việc xác định chi phí sản phẩm, kiểm sốt chi phí và cho các mục đích ra quyết định. Nhưng khi thiết lập một hệ thống chi phí định mức sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và tốn kém. Ngồi ra các chi phí định mức phải được cập nhật nếu các cơ cấu chi phí thay đổi thường xuyên trong quy trình sản xuất.
Hiện nay, một phương pháp hiện đại được sử dụng để quản trị chi phí và hỗ trợ việc ra quyết định về sản phẩm của nhà quản trị được chính xác hơn đó là chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC). Các công ty sử dụng ABC theo mục đích riêng của từng cơng ty. Thông tin của ABC được sử dụng bởi nhiều người vì những mục đích khác nhau và các nhà quản trị sử dụng ABC vì nó cung cấp nhiều, kịp thời và đầy đủ những thơng tin hữu ích về sản phẩm cũng như thông tin hoạt động tốt hơn hệ thống kế tốn trước đây mà họ sử dụng. Các cơng ty càng lớn, càng phức tạp và càng nhiều đối thủ cạnh tranh thì càng muốn sử dụng ABC. Theo nghiên cứu của Brierley, Cowton & Drury (2001) cho rằng vấn đề chính khi áp dụng ABC là chi phí tăng thêm cho việc thu thập dữ liệu và phân tích.
2.4.3 Thơng tin hoạt động.
Theo Macintosh và Daft (1987, trang 51) thì nhiều tổ chức phụ thuộc vào thông tin, báo cáo hoạt động định kì để cung cấp cho các nhà quản lí ở cấp phịng ban hoặc cao hơn về hiệu quả và đầu ra của phịng ban mà họ quản lí. Cịn Gerdin (2005, trang 104) cho rằng những báo cáo thống kê này đưa ra dữ liệu thống kê như về số nhân viên đang làm việc, số lượng hợp đồng với những khách hàng mới, số lượng đơn đặt hàng nhận được và xử lí, thời gian máy dừng và những báo cáo thống kê khác liên quan đến phịng ban. Hầu hết những thơng tin trong các báo cáo thống kê này là phi tài chính và được báo cáo định kì hàng tuần, hàng tháng hay hàng quí tùy theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị trong doanh nghiệp.