Dựa trên quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ
chức quản lý, số lượng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty TNHH SX&TM Minh Thành tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Với hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán (từ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế
toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán tài chính, báo cáo kế toán quản trị
và thông tin kinh tế) được tập trung tại phòng tài chính kế toán của Công ty. Hay nói các khác kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế
toán của mình không thông qua bất kỳ một khâu trung gian nào.
Phòng tài chính kế toán một mặt có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc về công tác kiểm tra, quản lý toàn bộ tài sản, tiền vốn của Công ty. Mặt khác, phòng tài chính kế toán còn thực hiện chức năng Giám đốc bằng đồng tiền với hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp Giám đốc doanh nghiệp thấy rõ thực trạng, dự đoán chính xác xu hướng phát triển doanh nghiệp để từ đó có những quyết sách chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Phòng tài chính kế toán phải phán ánh và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty vào sổ sách kế toán theo đúng chế độ
quy định của Nhà nước, đảm bảo vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thu hồi và thanh toán các khoản công nợ, giám sát hướng dẫn việc thực hiện các thủ tục về chếđộ tài chính, báo cáo quản trị, phân tích kinh tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thực hiện thông tin kinh tế tài chính theo quy định của pháp luật.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến, mọi thông tin chỉ đạo được thống nhất từ kế toán trưởng tới các kế toán viên theo dõi từng phần hành. Vì thế, công tác nghiệp vụ kế toán tài chính
được thực hiện khá suôn sẻ, đáp ứng yêu cầu kịp thời và tính thống nhất cao. Bộ máy kế toán của Công ty được khái quát qua sơ đồ số dưới đây:
Sơđồ bộ máy kế toán của Công ty
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng Giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của Giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, kế toán trưởng và từng thành viên trong bộ máy kế toán của Công ty có chức năng nhiệm vụ sau:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ các vấn đề kế toán, tài chính của Công ty, kế
toán trưởng có nhiệm vụ bao quát chung, theo dõi quan sát, điều hành vốn
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cốđịnh Kế toán vật liệu, CCLĐ, vật tư hàng hoá Kế toán lao động tiền lương Kế toán thanh toán Thủ quỹ
cho việc thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh. Tham mưu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo các bộ phận thực hiện các quy chế quản lý tài chính theo quy định, hứơng dẫn cách lập báo cáo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, quỹ, phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác
định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản, giúp kế toán trưởng tổ
chức thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế nội bộ, phân tích kinh tế toàn doanh nghiệp, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ.
- Kế toán tài sản cố định: Làm nhiệm vụ theo dõi chính xác, phản ánh kịp thời tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình sử dụng, thanh lý, nhượng bán, đi thuê và cho thuê tài sản cố định, tính khấu hao và xác
định giá trị còn lại của tài sản cố định, tính khấu hao và xác định giá trị
còn lại của tài sản cố định, phân bổ khấu hao vào chi phí sản xuất để tính gía thành sản phẩm.
- Kế toán vật liệu, công cụ lao động, vật tư hàng hoá: Có trách nhiệm phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư hàng hoá, công cụ lao
động có trong kho, mua vào bán ra, xuất ra sử dụng, tính phân bổ chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ vào chi phí giá thành sản phẩm, phát hiện vật liệu thừa thiếu, ứđọng kém phẩm chất. Tổng hợp các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, kiểm tra chứng từ vào sổ chi tiết, sổ cái, cuối kỳ kế toán cùng với thủ kho đối chiếu kiểm tra giữa số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách.
- Kế toán lao động tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, chất lượng, tình hình tăng giảm lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động, tính và chia lương, chi thưởng, phân chia các khoản thu nhập cho người lao động, tính và trả BHXH, các khoản phụ cấp khác cho người lao động.
- Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thủ tục thu - chi tiền mặt, tin gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác, các khoản vay ngân hàng, các khoản vay mượn, thanh toán công nợ, tổ chức thu nộp thanh toán với ngân sách, trên cơ sở đó lập định khoản đồng thời ghi chép vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi, quản lý tiền mặt tại Công ty, trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc đính kèm để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ vào sổ quỹ. Thực hiện đối chiếu với sổ của kế toán về tiền mặt nhằm đảm bảo tính chính xác, khớp đúng số liệu giữa sổ kế
toán tiền mặt và sổ quỹ.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán
Các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán của Công ty có mối liên hệ chặt chẽ thống nhất và có tính chuyên môn hoá cao. Giữa các bộ phận, nhân viên kế toán có sự cung cấp, bổ sung cho nhau, số liệu của bộ phận, nhân viên này có thể là cơ sở số liệu để hạch toán của từng bộ phận, nhân viên khác. Sự phối kết hợp nhịp nhàng và đồng bộ này giúp kế toán trưởng dễ quản lý, điều hành trôi chảy và hiệu quả các nhiệm vụ của phòng, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của Công ty, phục vụ ban lãnh
đạo trong công tác quản lý, điều hành Công ty.