2.1. Giới thiệu khái quát về VosaQui Nhơn
2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lí tại đơn vị
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Quy trình dịch vụ chính của VOSA Qui Nhơn được thể hiện ở sơ đồ 2.1 được giải thích như sau:
Các hãng tàu, chủ hàng cũng như các tổ chức hàng hải trong và ngồi nước có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Vosa Qui Nhơn thì sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đại lý để Vosa Qui Nhơn sẽ làm đại diện tại Việt Nam hoặc thay mặt cho khách hàng tại địa phương.
Khi nhận được liên lạc của khách hàng thông báo về việc con tàu của họ khởi hành cũng như ra vào cảng Qui Nhơn, Vosa sẽ tiến hành các công việc cung cấp
những dịch vụ cụ thể của mình tùy theo những gì khách hàng đã kí kết trong hợp đồng với Vosa Qui Nhơn.
Sau khi hồn tất cơng việc của mình cho hãng tàu, Vosa sẽ xuất hóa đơn để gửi cho các khách hàng làm căn cứ để từ đó các hãng tàu sẽ tiến hành chuyển tiền thanh toán cho Vosa.
Sơ đồ 2.1: Quy trình cung ứng dịch vụ
(Nguồn: Vosa Qui Nhơn)
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức quản lí
Cơ cấu tổ chức quản lý của Vosa Qui Nhơn là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc nhau, được chun mơn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng, bao gồm giám đốc trực tiếp chỉ đạo cơng việc kinh doanh, bên cạnh đó có sự trợ giúp của các phịng ban chức năng tham mưu trong việc nghiên cứu, bàn bạc và xác định những giải pháp tối ưu phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mơ hình đó được thể hiện qua sơ đồ 2.2.
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Giám đốc: có nhiệm vụ chính là giám sát tồn bộ hoạt động của Vosa, chịu
trách nhiệm trước Nhà nước về tính hiệu quả cũng như hoạt động theo đúng pháp luật hiện hành. Hiện tại Vosa Qui nhơn vẫn cịn là chế độ một Giám đốc, chưa có phó giám đốc trong cơ cấu quản lý.
V O S A KHÁCH HÀNG - CHỦ HÀNG TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC - HÃNG TÀU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC - CÁC TỔ CHỨC HÀNG HẢI TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC (2) CHUYỂN TIỀN HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ
Phịng tổ chức hành chính: giúp Giám đốc trong việc quản lý nhân sự toàn
chi nhánh, quản lý quy hoạch, điều động, tổ chức, đề bạt cán bộ, giải quyết kịp thời, chính xác các chính sách, chế độ về tiền lương và mọi quyền lợi cho người lao động, đảm nhiệm công tác thanh tra thi đua và cơng tác hành chính quản trị tồn đơn vị.
Phòng nghiệp vụ: đây là bộ phận mũi nhọn trong hoạt động kinh doanh của
đơn vị, có nhiệm vụ tổ chức quan hệ giao dịch với khách hàng trong và ngồi nước, đàm phán, kí kết hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch, phương án, định hướng kinh doanh hành tháng, quí, năm cho đơn vị. Thường xuyên tiếp thị, tiếp xúc với khách hàng để nắm bắt nhu cầu của thị trường, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch và phương án kinh doanh. Để thực hiện việc sản xuất kinh doanh một cách khoa học, đạt hiệu quả kinh tế cao, phòng nghiệp vụ được tổ chức chun mơn hóa thành 5 tổ như sau:
- Tổ đại lý hàng hải: thực hiện các dịch vụ hàng hải, phục vụ cho tàu, chủ tàu, chủ hàng, thuyền viên.
- Tổ mơi giới th tàu: tìm kiếm chủ hàng, chủ tàu để kí kết hợp đồng vận tải hàng hải.
- Tổ container: theo dõi và thực hiện các dịch vụ hàng hải có liên quan đến hoạt động container.
- Tổ dịch vụ và kiểm kiện. - Bộ phận kho bãi.
Phịng Kế tốn - Tài vụ: giúp giám đốc trong việc tổ chức hệ thống quản lý
kinh tế và kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán của đơn vị. Thực hiện việc ghi sổ sách kế toán, lập Báo cáo tài chính kế tốn theo đúng pháp luật hiện hành.
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng (Nguồn: Vosa Qui Nhơn)
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị 2.1.4.1. Mơ hình tổ chức kế tốn tại đơn vị
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô kinh doanh của đơn vị, bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung, biên chế gọn nhẹ.
2.1.4.2. Bộ máy kế toán của đơn vị
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Vosa Qui Nhơn
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra (Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài vụ) KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN CHI KẾ TOÁN THU THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHỊNG NGHIỆP VỤ PHỊNG KẾ TỐN -TÀI VỤ Đại lý tàu biển Đại lý container Môi giới thuê tàu Bộ phận kho bãi Dịch vụ kiểm kiện
Kế tốn trưởng: có chức năng tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ
các hoạt động tài chính kế tốn của đơn vị. Đồng thời, kế tốn trưởng là người hỗ trợ cho giám đốc về các nghiệp vụ tài chính kế tốn trong hoạt động kinh doanh.
Kế toán trưởng là người nghiên cứu và phổ biến các chủ trương về tài chính, kế tốn đến các nhân viên trong phòng. Đến cuối quý, cuối năm là người trực tiếp tham gia duyệt các quyết toán và thuyết minh các báo cáo tài chính của đơn vị với cơ quan thuế và cơ quan tài chính Nhà nước. Đồng thời, kế tốn trưởng cũng có trách nhiệm hướng dẫn các kế toán viên thực hiện tốt cơng tác kế tốn, bảo đảm cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý.
Thủ quỹ: là người phụ trách việc thu, chi tiền mặt cho tồn đơn vị. Ngồi ra, thủ
quỹ cịn phải là người biết phân biệt được các loại tiền giả, đặc biệt là ngoại tệ nhằm tránh nhập tiền giả vào quỹ của đơn vị.
Kế toán thu: Phụ trách việc viết hóa đơn theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh
của đơn vị; nhận và lưu chứng từ, hóa đơn bán hàng kịp thời và đầy đủ; phụ trách theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo định kỳ với cơ quan thuế. Ngoài ra kế toán thu là người trực tiếp theo dõi doanh thu của đơn vị. Định kì hàng tháng lập báo cáo doanh thu gửi kế toán trưởng để xác định kết quả kinh doanh, có nhiệm vụ theo dõi cơng nợ của khách hàng trên tài khoản 131, đảm bảo số dư nợ của khách hàng đúng theo chỉ đạo của đơn vị. Hàng tháng, quý đối chiếu công nợ với khách hàng để đảm bảo tình hình cơng nợ được chính xác, đồng thời thường xun đơn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn. Đồng thời còn phải theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện cước phí, tránh thu sót, thu nhầm của khách hàng.
Kế tốn chi: Phụ trách theo dõi tình hình tài khoản tiền gửi ngân hàng, theo dõi
về tài sản cố định của toàn đơn vị, theo dõi cơng tác kế tốn về xây dựng cơ bản, tính lương cho cán bộ cơng nhân viên trong tồn đơn vị; theo dõi tình hình chi phí của đơn vị, trực tiếp kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thanh toán; tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
2.1.4.3. Hình thức kế tốn mà đơn vị áp dụng
Hiện tại Vosa Qui Nhơn đang áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ kết hợp với sự hỗ trợ của kế tốn máy. Quy trình hạch tốn từ chứng từ gốc ra Báo cáo tài chính được thể hiện qua sơ đồ 2.4 sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In hàng tháng Quan hệ đối chiếu (Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài vụ)
Trình tự ghi sổ như sau:
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh kế tốn căn cứ vào các Chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của máy, các thơng tin được nhập tự động vào các sổ tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động hóa trên máy. Cuối tháng các sổ tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển. Các kế tốn viên có thể đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ kế tốn và Báo cáo tài chính sau khi chúng được in ra giấy.
2.2. Thực trạng đánh giá thành quả hoạt động của VOSA Qui Nhơn
2.2.1. Phương diện Tài chính
Cũng như bất kì các tổ chức kinh tế nào thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, Vosa Qui Nhơn cũng đặt mục tiêu cho tổ chức của mình là đạt được doanh
Số liệu đầu kì - Các chứng từ phát sinh trong kì - Bảng tổng chứng từ kế tốn cùng loại MÁY VI TÍNH - Lưu trữ - In sổ chi tiết, sổ tổng hợp - In các Báo cáo tài chính
- Tạo số liệu đầu kì sau
Đối với việc đánh giá về kết quả tài chính của mình, từng tháng đều có sự đánh giá ở VOSA Qui Nhơn để từ đó giải thích sự biến động và đưa ra những định hướng hoạt động mới nếu cảm thấy cần thiết, và 6 tháng 1 lần kết quả tài chính sẽ được đánh giá chung cho tồn VOSA thơng qua các báo cáo và các phân tích ở các cuộc họp định kì.
Về các khoản thu: VOSA Qui Nhơn chuyên thực hiện các hoạt động dịch vụ
liên quan đến đại lý tàu, cho thuê kho bãi và các dịch vụ hàng hải liên quan nên nguồn thu chính từ các hoạt động cung ứng dịch vụ, chủ yếu là hoạt động đại lý tàu, đại lý container và cho thuê kho bãi.
Ngồi ra do các khách hàng của VOSA có thể là người nước ngồi nên các loại phí làm dịch vụ có thể là các loại ngoại tệ, do đó sẽ được hưởng chênh lệch từ tỉ giá hối đoái được ghi nhận làm doanh thu tài chính trong kì. Tuy nhiên khoản doanh thu tài chính khơng nhiều và cũng khơng phải do hoạt động kinh doanh tạo nên do đó khơng đánh giá được hoạt động kinh doanh vì thế ở đơn vị chỉ quan tâm chủ yếu đến những khoản doanh thu từ hoạt động dịch vụ và lợi nhuận cuối cùng của công ty, không đi sâu vào đánh giá và phân tích về hoạt động tài chính.
Về các khoản chi: ở Vosa bao gồm các khoản để thực hiện hoạt động kinh
doanh được tính vào giá vốn hàng bán và khoản chi cho hoạt động quản lý được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó khoản chi lớn nhất là chi để trả lương cho nhận viên trực tiếp thực hiện các hoạt động dịch vụ và cho bộ phận quản lý của VOSA là chiếm tỉ lệ cao nhất trong tổng chi phí của doanh nghiệp (xem bảng
2.1).
Bảng 2.1: Bảng các chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013
Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng
Chi phí nhân viên 1.435.947.370 48,46% 1.110.135.394 34,99% Tổng chi phí 2.952.178.362 100% 3.172.603.660 100%
Nhìn bảng 2.1 ta thấy rằng chi phí cho nhân viên chiếm tỉ lệ cao trong tổng chi phí, cụ thể: năm 2012 chi phí nhân viên là 1.435.947.370 đồng chiếm 48,46% trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Sang năm 2013, khoản chi phí này chỉ cịn 1.110.135.394 đồng tương ứng với 34,99% trong tổng chi phí là do năm 2013 chi phí nhân viên giảm đồng thời các khoản chi phí khác lại tăng nên tỉ trọng của khoản chi phí nhân viên giảm xuống trong tổng chi phí. Tuy nhiên, mức này vẫn tương đối cao.
Các thước đo hiện nay đang được Vosa Qui Nhơn sử dụng như là: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỉ lệ doanh thu/chi phí, tỉ lệ lợi nhuận/chi phí.
Trong đó, doanh thu sẽ được theo dõi cho từng loại dịch vụ, từng khách hàng. Chi phí sẽ được theo dõi theo từng yếu tố chi phí. Cuối tháng, quý, năm sẽ xác định lợi nhuận đạt được của tháng, quý, năm đó. Lợi nhuận được phân chia và theo dõi thành lợi nhuận của hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận hoạt động tài chính và lợi nhuận khác và tổng lợi nhuận kế toán trước thuế. Đồng thời vào cuối các quý và năm Vosa Qui Nhơn cịn đánh giá thêm các chỉ tiêu tài chính về tỉ lệ tỉ lệ doanh thu/chi phí, tỉ lệ lợi nhuận/chi phí nhằm đánh giá về hiệu quả.
Hằng năm VOSA Qui Nhơn thực hiện việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận và đánh giá các kết quả tài chính. Việc tính tốn các chỉ tiêu để đánh giá được thể hiện qua bảng sau (xem bảng 2.2 và 2.3):
Bảng 2.2: Bảng đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận năm 2013
ĐVT: đồng Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2013 Thực hiện năm 2013 Chênh lệch Số tiền Tỉ lệ (%) 1. Tổng doanh thu từ cung cấp dịch vụ 3.129.000.000 3.463.978.443 +334.978.443 +10, 70 2. Tổng lợi nhuận trước thuế 340.000.000 423.052.494 +92.052.494 +27,10 (Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài vụ)
Bảng 2.3. Bảng đánh giá kết quả tài chính trong năm 2012 và 2013
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2012
Chênh lệch
Số tiền (+/-) Tỉ lệ
(%)
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.463.978.443 3.193.545.523 +270.432.920 +8,47 Giá vốn hàng bán 2.192.123.982 1.986.562.065 +205.561.917 +10,35% Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.271.854.461 1.206.983.458 +64.871.003 +5,37
Doanh thu hoạt
động tài chính 83.360.311 62.735.494 +20.624.817 +32,88 Chi phí tài chính Trong đó: chi phí lãi vay 5.383.363 7.996.957 -2.613.594 -32,68 Chi phí quản lí doanh nghiệp 996.342.696 975.723.928 +20.618.768 +2,11 Lợi nhuận thuần từ
hoạt động kinh doanh 353.488.713 285.998.067 67.490.646 +23,60 Thu nhập khác 69.563.781 247.733.669 -178.169.888 -71,92 Chi phí khác - - Lợi nhuận khác 69.563.781 247.733.669 -178.169.888 -71,92 Tổng lợi nhuận kế
toán trước thuế 423.052.494 533.731.736 -110.679.242 -20,74
thu/chi phí
Tỉ lệ lợi nhuận/ chi
phí 13,25% 17,97% - - 4,72
(Nguồn: Phịng Kế tốn - Tài vụ)
Nhận xét chung về tình hình tài chính của Vosa Qui Nhơn năm 2013 so với năm 2012 ta thấy rằng:
Năm 2013, tổng lợi nhuận trước thuế của Vosa Qui Nhơn giảm 110.679.242 đồng ứng với tỉ lệ giảm là 20,74% so với năm 2012, tuy nhiên vẫn vượt mức kế hoạch đề ra là 92.052.494 đồng, ứng với tỉ lệ vượt mức kế hoạch là 27,10%. Trong khi đó, nếu chỉ xét đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh thì năm 2013 tăng so với năm 2012 một khoảng là 67.490.646 đồng, ứng với tỉ lệ tăng 23,60%.
So với năm 2012 thì năm 2013 doanh thu từ cung cấp dịch vụ tăng 270.432.920 đồng tương ứng tỉ lệ tăng 8,47%, đồng thời so với chỉ tiêu kế hoạch thì năm 2013 đã vượt mức kế hoạch về doanh thu từ cung cấp dịch vụ là 334.978.443 đồng, ứng với tỉ lệ 10,7%. Tuy nhiên giá vốn năm 2013 cũng tăng 205.561.917 đồng tương ứng tỉ lệ tăng 10,35% so với 2012. Như vậy tốc độ tăng của giá vốn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu, điều này làm cho lãi gộp tuy có tăng 64.871.003 đồng nhưng chỉ với tỉ lệ tăng là 5,37% (nhỏ hơn tỉ lệ tăng của doanh thu từ cung ứng dịch vụ).
Trong năm 2013, mặc dù chi phí thuê đất năm 2013 tăng đến 98,13% so với 2012 (mức tăng 112.081.200 đồng _Nguồn: Phịng Kế tốn - Tài vụ), nhưng Vosa Qui Nhơn đã thực hiện cắt giảm và kiểm sốt chặt chẽ các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp khác nên trong năm này chi phí quản lý tuy có tăng 20.618.768 nhưng tốc độ tăng chỉ 2,11% so với năm 2012. Bên cạnh đó, doanh thu hoạt động tài chính tăng 20.624.817 đồng với tốc độ 32,88% so với năm 2012. Điều này cũng góp phần làm lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 67.490.646 đồng với tỉ lệ tăng là 23,60%.
Tóm lại, trong năm 2013 Vosa Qui Nhơn đã hồn thành được chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Bên cạnh đó, so với 2012 thì cả doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ và