CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Một số vấn đề chung về phần mềm kế toán
2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp trong việc ghi nhận các giao dịch kinh doanh, chuẩn bị các báo cáo tài chính và các hoạt động phân tích. Sử dụng phần mềm kế tốn, các giao dịch tài chính được ghi lại một cách nhanh chóng và chính xác với chi phí tương đối thấp. Hơn nữa, phần mềm kế toán giúp tăng hiệu quả hoạt động tổng thể bằng cách cải thiện cả về số lượng và chất lượng của thông tin quản lý sẵn có (Abu-Musa, 2005).
Trong thơng tư 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán (2005, trang 1), thuật ngữ “Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thơng tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế tốn và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị”.
“Phần mềm kế tốn (cịn được gọi là phần mềm hệ thống kế toán, phần mềm giải pháp về kinh doanh, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp) là một trong những phần mềm của máy tính thực hiện việc ghi nhận thông tin và xử lý thông tin của kế tốn thơng qua các phân hệ của kế toán như kế toán các khoản phải thu, phải trả, tiền lương, hàng tồn kho, chi phí, tính giá thành sản phẩm,…Từ đó, tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý”. (Trần Phước, 2007).
2.1.2 Phân loại phần mềm kế toán
2.1.2.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế tốn có thể phân loại là phần mềm kế toán bán lẻ và phần mềm kế toán quản trị.
Phần mềm kế tốn bán lẻ (cịn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc
hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho cơng tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị.
Phần mềm kế tốn tài chính quản trị (hay phần mềm kế tốn phía sau văn
phịng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế tốn, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.
2.1.2.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm
Theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được phân loại thành phần mềm đóng gói và phần mềm kế tốn đặt hàng.
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm
thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là khơng phổ biến và có giá thành rất cao.
2.1.3 Các tiêu chuẩn đối với một phần mềm áp dụng tại đơn vị kế toán ở Việt Nam
Tại Việt Nam, thơng tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc “Hướng
dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”, phần mềm kế toán cần đáp ứng
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
kế tốn.
Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
2.1.4 Vai trị của phần mềm kế tốn
Ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bật của công nghệ thông tin, vai trị của phần mềm kế tốn ngày càng quan trọng hơn đối với doanh nghiệp.
Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trị của kế tốn, nghĩa là cũng thực hiện một phần vai trị là cơng cụ quản lý, giám sát và cung cấp thơng tin, vai trị theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực là cơng nghệ thơng tin và lĩnh vực kế tốn nên vai trò của phần mềm kế tốn cịn được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính tốn, xử lý bằng thủ công của người làm kế tốn, giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào thơng tin do phần mềm kế tốn cung cấp, các nhà quản lý đề các ra quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự tốn) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp lựa chọn.
Vai trị số hóa thơng tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thơng tin được số hóa để hình thành một xã hội thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thơng tin thông qua các báo cáo trên các mạng nội bộ hay trên internet. Chẳng hạn
các nhà đầu tư có thể tìm thơng tin của doanh nghiệp qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của cơng ty chứng khốn (nếu các cơng ty được niêm yết). Như vậy thay vì đọc hoặc gởi các thơng tin kế tốn bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,…người sử dụng thơng tin kế tốn có thể có thể có được thơng tin từ máy vi tính của họ thơng qua cơng cụ trao tin điện tử email, internet và các vật mang tin khác. Đây là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ. (Trần Phước, 2007).