CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2 Quy trình lựa chọn phần mềm kế tốn
Quy trình chung để đánh giá lựa chọn một phần mểm phù hợp bao gồm sáu giai đoạn (Sonar, 2011).
1. Xác định nhu cầu
Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn phần mềm chính là xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của phần mềm. Trong giai đoạn này, các nhu cầu cần được xác định chính xác, đầy đủ và chi tiết vì đây chính là cơ sở để doanh nghiệp chọn phần mềm phù hợp.
2. Điều tra sơ bộ các gói phần mềm sẵn có
Thực hiện điều tra sơ bộ đối với các phần mềm có khả năng phù hợp với doanh nghiệp, xem xét các tính năng chính và các tính năng được hỗ trợ bởi các gói phần mềm, từ đó lập một danh sách các gói phần mềm được đưa vào đánh giá.
3. Danh sách ngắn các gói phần mềm
Trong giai đoạn này, những phần mềm không cung cấp các chức năng cần thiết hoặc có khả năng tương thích thấp được lọc bỏ. Các tiêu chí liên quan đến nhà cung cấp hoặc giá của phần mềm cũng có thể được sử dụng để loại bỏ khỏi danh sách những phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp. Sau quá trình loại bỏ, doanh nghiệp thực hiện xem xét, đánh giá chi tiết đối với các phần mềm cịn lại.
4. Xây dựng các tiêu chí để đánh giá phần mềm
Các tiêu chí dùng để đánh giá phần mềm được xác định và sắp xếp theo cấu trúc hình cây, các thuộc tính cơ bản cũng được xác định và đo lường. Kết quả giai
đoạn này là tập hợp các tiêu chí sắp xếp theo thứ bậc định dạng cấu trúc cây. 5. Đánh giá các gói phần mềm
Việc đánh giá đối với từng tiêu chí cơ bản trong hệ thống phân cấp cây trên hệ thống cấp bậc được thực hiện một cách chi tiết, số điểm được gán cho mỗi thuộc tính cơ bản trong các tiêu chí, sau đó số điểm tổng hợp được tính tốn cho từng gói phần mềm.
6. Lựa chọn phần mềm
Doanh nghiệp thực hiện việc xếp hạng các phần mềm được đánh giá theo thứ tự điểm số giảm dần và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Số điểm tổng hợp thể hiện đâu là phần mềm phù hợp hơn với doanh nghiệp so với những phần mềm còn lại. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào con người. Doanh nghiệp có thể xem xét cân nhắc về giá / hiệu suất để xác định gói phần mềm đại diện cho các giá trị tốt nhất, sau cùng là đàm phán và ký hợp đồng với nhà cung cấp.
Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp là linh hoạt và có thể tùy chỉnh đối với từng trường hợp cụ thể. Đối với các DNNVV, quá trình lựa chọn một phần mềm có thể đơn giản hơn do hạn chế về chi phí, thời gian, nhân sự và các vấn đề liên quan khác. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong cả hiện tại và tương lai. Do đó, các DNNVV cần xem xét, lập kế hoạch lựa chọn phần mềm kế tốn cụ thể và có sự đầu tư hợp lý.