CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ĐỊNH NGHỈ VIỆC
3.2. Nhóm giải pháp nhằm hạn chế dự định nghỉ việc của nhân viên tại BHXH TP.HCM
3.2.1.2. Nội dung giải pháp
Giải pháp thứ nhất, BHXH TP.HCM cần xây dựng bảng mô tả công việc
Bộ phận quản lý hành chính cần phải kết hợp với các bộ phận khác thực hiện xây dựng các bảng mô tả chi tiết cho từng chức danh công việc. Bảng mô tả cần nêu rõ những nhiệm vụ chi tiết và những yêu cầu cụ thể cho từng công việc cơ bản (như trình độ, giới tính, chun mơn, vv…) nhưng có thể khơng gị bó về cách thức thực hiện (trừ những trường hợp có quy định hướng dẫn thực hiện theo quy trình) nhằm phát huy tính sáng tạo của nhân viên. Mỗi cơng việc đều có tiêu chuẩn và các u cầu về trình độ, tính cách, kinh nghiệm, tuổi tác, vv… các yêu cầu này cũng phải đi song song với bảng mô tả công việc để giúp cho việc tuyển dụng và giao việc được chính xác, hợp lý và tránh lãng phí nguồn lực lao động. Đồng thời, người lao động ln có nhu cầu khẳng định và tự hồn thiện mình trong cơng việc. Do đó, cần xác định rõ cho người lao động cũng như mọi người thấy được vai trị của cơng việc và mức độ đóng góp, mức độ quan trọng của cơng việc đó đối với cơ quan. Điều này sẽ giúp cho người lao động khẳng định được vai trị của mình, của cơng việc mình
thực hiện, từ đó tạo ra động lực làm việc tốt hơn. Như vậy, bảng mô tả công việc là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự và bảng mô tả công việc mà BHXH TP.HCM thiết kế cần phải đáp ứng các yêu cầu theo như hình 3.1 dưới đây với các tiêu chí cụ thể như sau:
Hình 3.1: Các u cầu của bảng mơ tả cơng việc
Một là, bảng mô tả công việc (JD) phải phù hợp với hoạch định nguồn nhân lực của BHXH TP.HCM. Tức là, JD phải giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu của BHXH TP.HCM. Nhân sự phải được bố trí vào các vị trí phù hợp. Quản trị viên có thể dễ dàng phát hiện, xác định những điểm bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý, từ đó thiết kế lại bố trí cơng việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Hai là, JD phải có kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa. Tức là, JD phải so sánh mức độ chênh lệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí cơng việc và vị trí “kế thừa”, bảng mô tả công việc phải xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức.
Ba là, JD là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên, xác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu cho vị trí đang khuyết. Ngồi ra, JD là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo vào phát triển, nghĩa là JD phải có những thơng tin chi tiết về các u cầu năng lực.
Bốn là, JD là cơ sở để xác định lương, thưởng, các chế độ phúc lợi bởi đây là một trong những vấn đề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang lương, bảng lương của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức. Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương và phúc lợi ra sao. Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng hơn nữa là đảm bảo sự công bằng và phúc lợi cho các vị trí cơng việc. Thêm vào đó, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định được nguồn nhân lực thơng qua việc phân tích cơng việc.
Giải pháp thứ hai, BHXH TP.HCM cần bố trí nhân viên phù hợp với năng lực thông qua đánh giá thực hiện cơng việc cơng bằng, chính xác, kịp thời và gắn liền cơng việc với cơ hội phát triển
Sau khi xây dựng được bảng mơ tả cơng việc, để đảm bảo tính cơng bằng và bố trí cơng việc phù hợp với năng lực của nhân viên, BHXH TP.HCM cần đánh giá thực hiện cơng việc. Ngồi ra, việc thực hiện đánh giá lại năng lực cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên để có những điều chỉnh hợp lý và khen thưởng kịp thời nhằm khuyến khích nhân viên, cũng như rà sốt lại việc bố trí và sử dụng nhân viên. Kết quả đánh giá công việc cần được gắn kết với những điều kiện và cơ hội phát triển nghề nghiệp của nhân viên nhằm làm cho họ tập trung, phấn đấu nhiều hơn. Những cơ hội thăng tiến trong công việc cần được thông tin đến nhân viên dưới hình thức văn bản rõ ràng, cụ thể và cần thực hiện một cách công bằng. Như vậy, Bảng đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên bảng mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó. Đồng thời, để BHXH TP.HCM có thể nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nhân viên, người lãnh đạo cần kết hợp nhiều phương pháp đánh giá, cụ thể như: Phương
pháp MBO, phương pháp BOS, phương pháp viết bảng nhận xét, phương pháp định lượng. Đồng thời, khi đánh giá thực hiện công việc, BHXH TP.HCM cần tránh sử dụng các tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các bộ phận mà cần dựa trên bảng mô tả công việc và mục tiêu đề ra cho từng vị trí để xây dựng tiêu chí đánh giá và thực hiện đánh giá cho từng nhân viên, từng nhóm, từng tổ đội… Việc đánh giá này thực sự khó thực hiện và tốn nhiều cơng sức, địi hỏi bộ phận hành chính nhân sự phải tập trung đầu tư và có kế hoạch cụ thể.
Giải pháp thứ ba, BHXH cần tạo hứng thú trong công việc
Xác định nhu cầu, sở thích công việc của nhân viên trong công việc, thực hiện thỏa mãn nó bằng cách tạo điều kiện cho họ có cơ hội thử thách với lĩnh vực họ quan tâm sau khi họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Bằng cách này, BHXH TP.HCM vừa thực hiện được vấn đề khen thưởng nhân viên vừa thể hiện sự quan tâm của BHXH TP.HCM đối với người nhân viên và tạo được sự tin tưởng ở nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đặc biệt là những nhân tài ln thích được chinh phục những khó khăn, thử thách và cảm thấy được lãnh đạo tin tưởng giao cho những trách nhiệm lớn hơn họ mong đợi, do đó BHXH TP.HCM cần giao cho họ những công việc đòi hỏi họ phải tư duy, tìm tịi, sáng tạo, phát huy năng lực cá nhân, sức mạnh tập thể và hỗ trợ khi cần thiết để khơi dậy hứng thú và nỗ lực làm việc. Đồng thời, ngồi phân cơng cơng việc theo trình độ chun mơn, phân cơng cơng việc theo năng lực, kỹ năng của nhân viên cũng rất quan trọng. Ngày nay, để làm việc hiệu quả, nhân viên không phải chỉ cần trình độ, kiến thức mà rất cần những kỹ năng khác không kém phần quan trọng. Các kỹ năng “bẩm sinh” của nhân viên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc. Vì vậy, tác giả đề xuất trong phân công công việc, lãnh đạo cần nghiên cứu các kỹ năng sau để việc phân công công việc hợp lý hơn: Kỹ năng phân tích thơng tin, Khả năng phản ứng linh hoạt, Kỹ năng tự điều hành công việc, Kỹ năng ảnh hưởng/thuyết phục, Kỹ năng giao tiếp/tạo mối quan hệ, Khả năng ra quyết định.
Ngoài ra, để tránh sự nhàm chán trong công việc, BHXH TPHCM có thể thực hiện việc ln chuyển hốn đổi vị trí việc làm của các nhân viên trong phịng
ban. Và khi thực hiện phân cơng cơng việc, BHXH TP.HCM cần tránh sự lặp đi lặp lại, thiếu thách thức trong cơng việc. Có thể kết hợp công việc lặp lại với những cơng việc khác làm cho nó đa dạng hơn, có tính thử thách hơn ví dụ như cơng tác nghiên cứu marketing, thống kê có thể kết hợp với các cơng tác quản lý khách hàng hoạt động này giúp cho việc tiếp cận nguồn dữ liệu dễ dàng hơn. Tìm hiểu những nhiệm vụ, công việc buồn tẻ gây bất mãn cho nhân viên trong cơng việc, nếu có thể tách những yếu tố bất mãn này ra thành một phần riêng và giao cho một nhân viên khác hiểu rõ về vấn đề này thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công việc cũng như làm giảm thiểu sự khơng hài lịng trong lực lượng nhân viên.