CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.6 Chu tri ̀nh quản tri ̣ tri thức
1.6.3 Thu nhận và áp dụng
Theo Mayer và Zack (1999) ở giai đoạn này bối cảnh đóng vai trị quan trọng, tính hiệu quả từ những bước trước (tiếp nhận, lưu trữ, lan truyền) được thể hiện thơng qua bước này, việc có được đầy đủ những thơng tin, dữ liệu có giá trị với bối cảnh của tình huống sẽ làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin. Để làm tốt điều đó tổ chức phải thực hiện mợt cách đầy đủ từng bước của q trình quản trị tri thức mợt cách khoa học và hợp lý, phải xác định được những nguyên tắc về việc nhận diện nguồn thông tin, thu nhận, tinh lọc, lưu trữ và cần phải xác định những nguyên tắc về phân phối tài nguyên tri thức trong tổ chức chẳng hạn như bản quyền, thẩm quyền,
tuyệt mật hoặc giới hạn quyền xem cũng có thể cân nhắc sử dụng.
Có nhiều cách để áp dụng tri thức: sử dụng những tri thức đã được thiết lập để thực hiện những công việc thường ngày (sản phẩm chuẩn, dịch vụ chuẩn hoặc sử dụng mạng lưới chuyên gia để xác định ai là chuyên gia trong từng lĩnh vực nhất định), sử dụng tri thức chung để khảo sát những tình huống riêng biệt, lựa chọn những tri thức liên quan đặc biệt để giải quyết vấn đề, quan sát, đặc trưng hóa với những tri thức đặc biệt, phân tích tình huống, tổng hợp những giải pháp tạm thời với tri thức có được, đánh giá khả năng sử dụng tri thức trong những tình huống đặc biệt, sử dụng tri thức sẵn có để xác định cái gì cần làm, thực hiện những giải pháp được lựa chọn tạm thời (Wiig, 1993).
Tri thức được áp dụng trong công việc sẽ được tiếp cận theo nhiều cách khác nhau. Đối với những công việc hàng ngày hoặc là những công việc đã được tiêu chuẩn hóa thì sẽ dễ dàng hơn với những tri thức đã được biên soạn sẵn, còn đối với những vấn đề phát sinh thì sẽ khó khăn hơn, nó địi hỏi người xử lý phải cân nhắc và suy nghĩ thấu đáo để áp dụng tri thức một cách phù hợp.
Quản trị tri thức thường dẫn đến một trong hai hoạt động sau: tái sử dụng tri thức nhằm gia tăng mức độ hiệu quả sử dụng tri thức và đổi mới để tìm ra cách thức tối ưu nhất để thực hiện công việc, áp dụng tri thức nhằm áp dụng những tri thức đã sản sinh, ghi nhận (Dalkir, 2005).
Đặc trưng cá nhân
Cá nhân đóng vai trị chính trong hành vi chia sẻ tri thức, mỗi cá nhân sẽ biến đổi trên khía cạnh hiểu biết với những chủ đề cụ thể, tính cách và phong cách nhận thức của bản thân. Đặc trưng cá nhân của người tìm kiếm để áp dụng và tái sử dụng tri thức đóng vai trị quan trọng đối với sự hiệu quả của việc cá nhân đó tìm kiếm, hiểu và ứng dụng tri thức của tổ chức. Đặc trưng cá nhân bao gồm: phong cách cá nhân, cách thức học tập, cách thức tiếp nhận thông tin cũng như cách thức họ ứng dụng tri thức vào giải quyết cơng việc. Chúng ta có thể nhận thấy điều này thơng qua những câu hỏi trực tiếp cho cá nhân hoặc đơn giản là cách thức giải quyết công việc từ mức độ đơn giản đến phức tạp trên điều kiện khả năng và những mục tiêu mà cá
nhân đề ra. Có thể sử dụng mơ hình của Bloom về phân loại đối tượng học tập thơng qua mơ hình này chúng ta có thể phân loại xây dựng những mục tiêu học tập cho những hoạt đợng học tập, phân loại có thể dễ dàng đáp ứng với mục tiêu áp dụng tri thức vào những đối tượng tri thức trong kho tri thức của tổ chức.
Cách tiếp cận người dùng và nhiệm vụ thích hợp được khuyến khích sử dụng nhằm tạo ra sự linh đợng của q trình nợi hóa, có nghĩa là chúng ta cần biết đủ về người dùng và họ đang cố gắng làm gì để hỗ trợ họ theo những cách tốt nhất.
Hệ thống quản trị tri thức:
Hệ thống quản trị tri thức là những công cụ để hỗ trợ cho hoạt động quản trị tri thức, chúng được cải tiến từ những cơng cụ quản lý thơng tin, được tích hợp từ nhiều công cụ hỗ trợ môi trường làm việc với thông tin và hệ thống quản lý tài liệu. Những đặc trưng của hệ thống quản trị tri thức là: hỗ trợ giao tiếp giữa nhiều người dùng khác nhau; phối hợp những hoạt động của nhiều người dùng khác nhau; kết nối người dùng trong nhóm trong việc tạo ra, chỉnh sửa và phổ biến các kết quả và sản phẩm; kiểm sốt q trình để đảm bảo tính tồn vẹn và theo dõi tiến độ dự án.
Hệ thống quản trị tri thức cung cấp những chức năng cụ thể liên quan đến giao tiếp (email và diễn đàn thảo luận); cộng tác (chia sẻ lịch thời gian và danh sách công việc); phối hợp (chia sẻ kết quả và không gian làm việc); và kiểm sốt (kiểm tra nợi bợ và những phiên bản tự đợng kiểm sốt). Người dùng là trung tâm của hệ thống quản trị tri thức, đóng góp vào việc tạo ra văn hóa chia sẻ bằng việc tạo ra nhận thức là mình tḥc về cợng đồng thơng qua việc hỗ trợ trao đổi giúp đỡ lẫn nhau. Hệ thống quản trị tri thức mở rợng cách nhìn của nhân viên bằng việc cung cấp cho họ ý nghĩa của việc tạo ra tri thức và chủ đợng trong việc đóng góp để chia sẻ và năng động đối với nội dung của tri thức. Một hệ thống quản trị tri thức cung cấp cho rất nhiều thông tin chức năng như: tiếp nhận, đề mục, ghi nhận, lưu trữ, tìm kiếm, truy cập, tạo ra, giải thích, kết hợp, so sánh và chỉnh sửa, truy vết. Những chức năng này của hệ thống quản trị tri thức cho phép nhiều cá nhân tổ chức những hoạt đợng có ý nghĩa xung quanh việc chia sẻ, tái sử dụng tri thức để đạt được những mục tiêu cụ thể. Hay nói khác đi hệ thống quản trị tri thức giúp phân phối một cách tự nhiên công việc và
chuyên môn.
Hệ thống quản trị tri thức có thể được xem như là mợt hệ thống năng động để liên kết con người trong việc sử dụng đối tượng (công cụ và công nghệ) để tạo ra tri thức và sản phẩm, nhằm đạt được và chia sẻ mục tiêu. Hệ thống quản trị thông tin trước đây chỉ tập trung vào những đối tượng hẹp như những biểu mẫu thu thập hoặc những công cụ giao tiếp cơ bản giữa các thành viên. Hệ thống quản trị tri thức ngày nay bao gồm tồn bợ hệ thống nhưng tập trung vào yếu tố con người (chia sẻ mục tiêu).
Kỹ thuật tổ chức hệ thống quản trị tri thức bao gồm tối thiểu 3 tầng lớp: tầng lớp dữ liệu: với mục đích hợp nhất những khái niệm xuyên suốt nhiều loại dữ liệu khác nhau với nhiều cơ chế lưu trữ khác nhau (video, audio, văn bản…), tầng lớp xử lý mô tả mối quan hệ logic giữa dữ liệu với nhau và người dùng, tầng lớp giao diện người dùng: cung cấp việc truy cập tới nguồn thông tin của tổ chức thông qua tầng lớp xử lý. Kỹ thuật này được mơ tả trong hình 1.9
Hình 1.9: Các tầng lớp trong hệ thống quản trị tri thức
Bằng việc phối hợp nhiều dữ liệu, quản trị tri thức địi hỏi mợt cấu trúc và dẫn hướng bởi siêu dữ liệu (meta data), những mô tả quy chuẩn của nợi dung và mối quan hệ của nó với những nợi dung liên quan hoặc những đối tượng tri thức khác. Siêu dữ
ợp ao d ệ ườ dù C nhân hóa ườ dù C ì a ườ dù Giao Di n Ng i D ng ng C ă p ng Cho o t ng n Tri c ệ ợ úp ư chuyên gia G p ìm k m
thơng tin Thơng báo
Siêu ệu d ệ o d ệ d d ệ ng p Xử ý ng p ệu n: Dalkir (2005)
liệu bao gồm thông tin về cấu trúc, loại dữ liệu, phương thức đăng nhập và nội dung. Có nhiều cơng cụ và kỹ thuật được sử dụng cho giai đoạn ứng dụng tri thức. Những công cụ phân phối và xuất bản thường liên quan đến cách thức thiết kế bộ nhớ của tổ chức, chúng sẽ có những đặc trưng như thói quen hay phân phối thông tin tới những người cần thiết hoặc những người quan tâm. Email và lưu đồ cơng việc là những ví dụ của cơng nghệ đẩy thơng tin thơng qua việc gửi những thông báo về bất kỳ sự thay đổi hoặc những nội dung mới, nội dung đã hết hạn.
Những công cụ khác giúp cấu trúc và định hướng xuyên suốt nội dung, chúng cung cấp cách thức phân loại, sắp xếp tài sản tri thức của tổ chức. Mợt khi nợi dung được đề mục hóa và tổ chức, nhiều cách hiển thị khác nhau có thể được tạo ra cho những nội dung giống nhau để cung cấp cho người dùng và những công việc cần thiết. Những sự liên kết giữa các nợi dung có thể được sử dụng để tham khảo đến nợi dung liên quan và từ điển chun mơn có thể chứa đựng những liên kết này. Giống như hệ thống chun gia nên có được tính sẵn sàng từ giao diện người dùng của kỹ thuật hệ thống quản trị tri thức. Theo cách này những liên kết được tạo ra từ những chủ đề của người dùng đến những nợi dung, con người và quy trình liên quan.
Tóm tắt chương 1
Ở chương 1 chúng ta đã tìm hiểu lý luận chung về quản trị tri thức bao gồm những nội dung sau:
Khái niệm về tri thức, phân loại tri thức, khái niệm về quản trị tri thức và vai trị của hoạt đợng quản trị tri thức trong tổ chức cùng với đó là thành cơng của tập đồn TaTa và SCG paper trong việc xây dựng thành cơng hệ thống quản trị tri thức góp phần cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mơ hình xoắn ốc của Nonaka và Takeuchi là cơ sở lý thuyết cho hoạt động quản trị tri thức bao gồm bốn quá trình: quá trình sản sinh tri thức của cá nhân đối với tổ chức thể hiện qua q trình xã hợi hóa, thơng qua các tương tác tự nhiên của xã hội dưới sự hỗ trợ và quản lý từ tổ chức, tri thức mới được sản sinh và ghi nhận ở cấp đợ cá nhân, sau đó được mơ tả và biến đổi thành tri thức hiện, đó là q trình ngoại hóa. Những tri thức hiện này được kết hợp, phát triển và thể chế hóa vào hoạt đợng sản
xuất, kinh doanh trở thành thững thủ tục, tài liệu, quy trình trong tổ chức và đó là q trình kết hợp. Sau khi được thể chế hóa tri thức trở thành những thơng tin dữ liệu cho q trình nợi hóa, đó là q trình cá nhân tìm hiểu, tiếp nhận, hiểu biết, áp dụng trong thực tiễn từ đó rút ra được những kinh nghiệm và tri thức của bản thân (tri thức ẩn). Tất cả những hoạt động này được xảy ra liên tục trong đoạt động sản xuất kinh doanh thực tiễn, những thay đổi liên tục của môi trường và những tri thức mới địi hỏi bốn q trình này xảy xa liên tục, chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và bổ sung cho nhau và chính điều này nó tạo nên mợt vịng xoắn liên tục phát triển của tri thức
Sau khi có được cơ sở lý thuyết của hoạt đợng quản trị tri thức chúng ta tìm hiểu về áp dụng bằng việc nghiên cứu chu trình quản trị tri thức gồm 3 quá trình chính: q trình sản sinh và ghi nhận tri thức; quá trình chia sẻ, phổ biến và đánh giá; quá trình thu nhận và ứng dụng tri thức. Dựa theo lý thuyết của chu trình này và cơ sở lý thuyết của mơ hình quản trị tri thức theo Nonanka và Takeuchi tác giả tiến hành nghiên cứu thực trạng của hoạt động này ở chương tiếp theo để tìm ra những điểm khơng phù hợp cần hồn thiện.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY TNHH SONION VIỆT NAM