Các cấp độ tri thức

Mã cấp độ Tên Cấp Độ Định Nghĩa Hành Động L1 Freshman Có kiến thức chung hoặc hiểu biết ở mức độ căn bản về đối tượng tri thức

Tập trung vào hoạt động học tập đào tạo

L2 Junior

Có mợt kiến thức tốt, hiểu biết về đối tượng tri thức nhiều tình

huống khác nhau, nhưng vẫn phải giám sát khi thực hiện.

Tập trung vào hoạt động đào tạo kèm cặp

Hiểu và có thể thảo luận trao đổi về nguyên lý, phương thức và những vấn đề liên quan

Có thể sử dụng nhiều đối tượng tri thức để phân tích

L3 Senior

Có thể thực hiện cơng việc hoặc áp dụng một cách độc lập, nhưng đôi khi vẫn cần có sự giúp đỡ của chuyên gia

Tập trung vào việc áp dụng vào tri thức trong thực tiễn Có thể áp dụng tri thức trong nhiều tình huống khác nhau và cần ít sự trợ giúp (từ tri thức này)

Hiểu và có thể thảo luận về cách thức áp dụng tri thức và những thay đổi liên quan đến đối tượng tri thức (thay đổi quy trình, thủ tục...) L4 Teacher Có thể thực hiện mà khơng cần sự trợ giúp, được nhận diện có khả năng giúp đỡ những người khác hiểu và áp dụng

Tập trung vào giải quyết những vấn đề khó khăn trong tổ chức liên quan đến tri thức nắm giữ

Cung cấp được những ý tưởng liên quan, thực tiễn và cách thức làm mới

Có khả năng đào tạo hướng dẫn người khác và trình bày những vấn đề phức tạp một cách dễ hiểu

Thảo luận ở mức độ chuyên mơn sâu để tìm giải pháp

Trợ giúp phát triển tài liệu, nguồn lực

L5 Expert

Là những chuyên gia, cung cấp được những sự hướng dẫn, giải quyết vấn đề và đưa ra những ý kiến chuyên môn sâu

Tập trung vào phát triển chiến lược

Cung cấp những giải pháp chuyên môn phù hợp và hỗ trợ những dự án đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban Được xem là những người ghi nhận những tri thức mới từ bên ngoài

Đưa ra những cách thức áp dụng tri thức và phát triển tri thức

Có khả năng biểu đồ hóa, giải thích mối quan hệ giữa các đối tượng tri thức liên quan trong việc giải quyết vấn đề và giúp mọi người trong tổ chức hiểu về vấn đề đó và những nguy cơ tiềm ẩn của vấn đề.

Bằng việc xác định mối liên kết giữa tri thức - nhân viên - cấp đợ tri thức chúng ta hình thành được mạng lưới về tri thức tương ứng trong tổ chức và dịng thơng tin kiến thức giữa các bộ phận.

Xây dựng hệ thống giúp đỡ và chia sẻ tri thức:

Áp dụng từ việc thành cơng của tập đồn Tata và thơng qua mạng lưới tri thức bên trên tác giả đề xuất xây dựng hệ thống hỗ trợ của chuyên gia Expert help desk system, nơi đây sẽ bao gồm yellow page chứa danh sách những chuyên gia tương ứng với từng mảng tri thức của Sonion’s knowledge base system và tích hợp vào các cơng cụ giao tiếp như chat room, discussion room, email, phone, material request…. Thơng qua hệ thống này nhân viên có thể tương tác trực tiếp với chuyên gia, đưa ra những phản hồi và từ đó tri thức mới khơng ngừng được cập nhật và sản sinh.

Ở mục 3.2.1 chúng ta đã xây dựng được hệ thống ghi nhận ý tưởng mới cũng như nguồn tri thức mới mà nhân viên sản sinh được, để thúc đẩy quá trình sản sinh

cũng như chia sẻ tri thức trong tổ chức, tác giả đề xuất xây dựng chương trình sharing contribution, chương trình này nhằm đánh giá các mức đợ đóng góp về tri thức của nhân viên trong hoạt động sản sinh, mức độ hỗ trợ trong việc chia sẻ tri thức của nhân viên đối với nhân viên khác. Đối với mỗi một tri thức mới được sản sinh nhân viên sẽ nhận được đánh giá của người khác và tích lũy dưới dạng điểm, đối với mỗi mợt c̣c chia sẻ tri thức nhân viên cũng sẽ được đánh giá mức độ hiệu quả và áp dụng theo những thang điểm từ 1-10, tất cả số lượng điểm này được tính dồn cho nhân viên sở hữu tri thức và sẽ được xem xét nửa năm một lần với những phần thưởng nhất định.

Ở cấp đợ nhóm tác giả đề xuất xây dựng cộng đồng chia sẻ tri thức, nơi mà nhân viên có thể cùng nhau thảo luận về những tri thức nhất định từ đó giúp nhân viên trao đổi và sản sinh tri thức mới hoặc áp dụng tri thức đã được chia sẻ vào trong thực tiễn, cộng đồng này được thành lập dựa trên những tiêu chí nhất định và xây dựng vai trị cụ thể của các thành viên trong cợng đồng nhằm duy trì tính hiệu quả của cợng đồng, chẳng hạn như cộng đồng thực hành Excel, cộng đồng về cách thức xây dựng báo cáo, cộng đồng về cải thiện năng suất làm việc của nhân viên…

Bên cạnh đó tác giả đề xuất kết hợp các chỉ tiêu về sản sinh tri thức, chia sẻ tri thức và sharing contribution vào hệ thống đánh giá năng lực nhân viên (Performance appraisal) và hệ thống thưởng KPI của nhà máy, nhằm nâng cao tính cam kết của nhân viên cũng như tổ chức đối với các hoạt động này.

3.2.3 Giải pháp cho hoạt động tiếp nhận và áp dụng tri thức

Xây dựng hệ thống kho tàng tri thức Sonion’s knowledge base system

Dựa theo cách thức phân loại ở mục 3.2.1 tác giả đề xuất xây dựng hệ thống lưu trữ tri thức với tên gọi Sonion’s knowledge base như hình 3.4, hệ thống này sẽ được đặt trên hệ thống sharepoint của Sonion, và có những chức năng như cấp quyền đăng nhập để xem những tri thức nhất định, và có chức năng yêu cầu đăng nhập nhằm đảm bảo tính bảo mật của hệ thống. Hệ thống này sẽ được liên kết với các hệ thống khác của nhà máy thông qua các liên kết, đồng thời các hệ thống khác của nhà máy sẽ kết nối với hệ thống này và thực hiện các chức năng chuyển giao tri thức có được từ việc

giải quyết vấn đề (hệ thống CA-PA-IA, Change request, kaizen, production issue, department site) vào hệ thống.

Hình 3.4: Mơ hình tương tác người dùng và Sonion’s base knowledge system Để hệ thống trở nên hiệu quả tác giả đề xuất xây dựng hệ thống phân tích người Để hệ thống trở nên hiệu quả tác giả đề xuất xây dựng hệ thống phân tích người dùng (User’s analytic system), thơng qua hệ thống này Sonion tiến hành đánh giá tần suất người dùng để từ đó tìm ra được những vấn đề cần cải thiện về mặt hệ thống, chẳng hạn như phân tích các trang nào người dùng truy cập nhiều nhất, thời gian truy cập là bao lâu, các mục nào người dùng thường xuyên sử dụng, và tính hiệu quả của các liên kết.

Nâng cao hiệu quả tiếp nhận tri thức và áp dụng tri thức

Thông qua việc phân tích ở chương 2 ta thấy được hệ thống đào tạo của Sonion chưa xây dựng được nhiều hình thức đào tạo khác nhau và cịn hạn chế ở mức đợ tổ chức rộng rãi, nhu cầu đào tạo xuất hiện nhiều đặc biệt là ở thời điểm hiện nay khi Sonion đang thực hiện hoạt động chuyển giao bộ phận R&D từ châu Âu về Việt Nam, số lượng nhân viên mới luôn gia tăng làm xuất hiện những hạn chế nhất định khi thực

Sonion Knowlede base (C-K,S-K,R-K,E-K) SBS system Change request system CA-PA-IA system Eroom Communication tools Expert help desk Sharing contribution system Idea creation system Communities of practice KPI System Employee User's Analytic system

Create and Update Link/Relation Support

Learning management

hiện hoạt động đào tạo. Tác giả đề xuất xây dựng hệ thống quản lý học tập Learning management system nhằm đa dạng hóa hoạt đợng đào tạo của Sonion đồng thời giúp quá trình tiếp nhận tri thức tốt hơn. Hệ thống này bao gồm các thành phần như hình 3.5

Hình 3.5: Các thành phần của hệ thống quản lý học tập

Learning course là trái tim của hệ thống, nơi chứa tất cả những khóa học, đã thực hiện, đang thực hiện và sẽ thực hiện. Các khóa học sẽ bao gồm tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau (slide, document, video, audio) và diễn đàn thảo luận, các hình thức đánh giá người học, người dạy, nợi dung và hình thức của tài liệu cũng như khảo sát để nâng cao chất lượng khóa học. Student grade management là cơng cụ để thực hiện đánh giá năng lực học viên cũng như kế hoạch đào tạo trong tương lai của từng học viên. Registration course là công cụ để người dùng đăng ký những khóa học có sẵn trên hệ thống hoặc đề nghị những khóa học, khi sử dụng cơng cụ này hệ thống sẽ khởi đợng mợt chu trình đăng ký từ người đăng ký là nhân viên sau đó tới sự kiểm duyệt của người quản lý và tiếp đến là người phụ trách tổ chức khóa học. Training plan là nơi để quản lý tiến đợ các khóa học và kế hoạch học tập. Đối với hệ thống quản lý học tập tác giả đề xuất sử dụng hệ thống mã nguồn mở Moodle Learning Management System cho mục đích quản lý hệ thống học tập của Sonion.

Đối với hoạt động áp dụng tri thức hiện nay Sonion có những cơng cụ và quy

Learning Management System Training plan Learning courses Student grade management Registration course

trình giải quyết vấn đề rõ ràng (Investigation report, cause map, fish bone, decision matrix, 8D report) nhưng hiện nay các biểu mẫu này lại được áp dụng khác nhau cho những phịng ban, chẳng hạn Investigation report thì được sử dụng cho bợ phận kỹ thuật, 8D-report sử dụng cho bộ phận chất lượng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sản xuất, cause map và fish bone được dùng cho bộ phận chất lượng và kỹ thuật. Điều này dẫn đến cách thức tiếp cận vấn đề khác nhau đối với những phòng ban khác nhau và gây ra khó khăn trong q trình giao tiếp khi những vấn đề cần giải quyết theo nhóm, tác giả đề xuất giải pháp áp dụng các biểu mẫu này cho các phịng ban trong tổ chức nhằm có được sự dễ dàng trong hoạt động trao đổi khi giải quyết vấn đề và từ đó giúp rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề cũng như nâng cao hiệu quả của các giải pháp. Đồng thời xây dựng biểu mẫu để tóm tắt mợt cách chung nhất để ghi nhận và lưu giữ vào kho tàng tri thức của Sonion giúp quá trình tìm kiếm và giải quyết vấn đề sau này nhanh hơn.

3.2.4 Giải pháp hỗ trợ

Theo nghiên cứu của (Yuan, 2011) chỉ ra rằng có những yếu tố tác đợng đến hiệu quả hoạt động quản trị tri thức bao gồm môi trường tổ chức (organizational environment), mơi trường bên ngồi (external environment), năng lực và nhận thức của nhân viên (personal capabilities), môi trường dự án (project environment), cơ sở hạ tầng thông tin (Infrastructure of informaion) tác đợng tích cực đến hoạt đợng quản trị tri thức và thông qua những giải pháp bên trên ta thấy được cần phải có sự nhận thức về vai trị của hoạt đợng quản trị tri thức tới kết quả thực hiện của tổ chức và cá nhân nhân viên do đó tác giả đề xuất xây dựng chương trình nâng cao nhận thức của các cấp quản lý và nhân viên (awareness) đối với hoạt động của tổ chức thông qua việc kết hợp vào những mục tiêu chiến lược hoạt động của tổ chức cũng như hoạt động đánh giá nhằm đảm bảo mức độ cam kết thực hiện. Các cơng cụ thực hiện có thể được sử dụng là những buổi đào tạo, hướng dẫn, chia sẻ những câu chuyện thành công như của tập đồn Tata, SCG paper, Toyota…. Và thơng qua bảng thông báo nội bộ (điện tử và bảng cứng) truyền thông những mục tiêu và kế hoạch thực hiện dự án xây dựng hệ thống quản trị tri thức nhằm tìm kiếm sự hợp tác và hỗ trợ từ phía tồn

thể nhân viên.

Tóm tắt chương 3

Ở chương 3 tác giả đã trình bảy được hai mục tiêu chiến lược của công ty TNHH Sonion Việt Nam là cải tiến sáng tạo sản phấm mới và gia tăng mức độ hiệu quả về mặt chi phí, với những chương trình hành đợng cụ thể. Và các giải pháp về các hoạt đợng tront chu trình quản trị tri thức nhằm gia tăng mức độ hiệu quả thực hiện.

Giải pháp cho hoạt động sản sinh và tiếp nhận tri thức thông qua việc xác định cách thức mã hóa tri thức theo 4 loại conceptual knowledge, systemic knowledge, routine knowledge và experiental knowled giúp quá trình sản sinh, chia sẻ và áp dụng dễ dàng nhờ có được sự liên kết giữa các đối tượng tri thức và dễ dàng tiếp nhận do được tóm gọn theo nợi dung và cập nhật sự thay đổi. Giải pháp về hoạt động ghi nhận tri thức từ những nguồn bên ngồi thơng qua chương trình “Đọc sách hay, rinh quà ngay!” giúp Sonion cập nhật tri thức từ bên ngồi mợt cách linh hoạt và đa dạng. Hệ thống ghi nhận những ý tưởng mới “Creative Idea” kích thích nhân viên sáng tạo trong quá trình làm việc và hỗ trợ thực hiện ý tưởng nhằm có được những cách thức làm việc mới tốt hơn hiệu quả hơn.

Giải pháp cho hoạt động chia sẻ tri thức thông qua việc xây dựng được mạng lưới tri thức trong hệ thống từ đó làm cơ sở để phát triển hệ thống chuyên gia “expert help desk system” nhằm tạo ra sự kết nối và hỗ trợ giải quyết công việc trong công ty, hệ thống đánh giá năng lực tri thức của nhân viên giúp định hướng nhân viên trong quá trình làm việc và học tập trong tổ chức. Và giải pháp xây dựng cộng đồng chia sẻ tri thức với mục tiêu và định hướng rõ ràng nhằm thúc đẩy quá trình học tập và chia sẻ trong tổ chức.

Giải pháp cho hoạt động tiếp nhận và áp dụng tri thức thông qua việc xây dựng hệ thống kho tàng tri thức của Sonion trên sharepoint nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho hoạt động tiếp nhận cũng như cập nhật tri thức, và hệ thống này cần phải có sự liên kết với các hệ thống có sẵn khác trong nhà máy cũng như những hệ thống mới thành lập thông qua các giải pháp tác giả đề xuất, bên cạnh đó là cơng cụ phân tích hành vi người dùng nhằm quản lý và gia tăng mức đợ hiệu quả trong q trình thực hiện. Giải

pháp hệ thống quản lý học tập với các thành phần về kế hoạch học tập, quản lý khóa học, đánh giá năng lực học viên và đăng ký khóa học nhằm gia tăng mức đợ hiệu quả học tập và đào tạo trong tổ chức. Và các giải pháp về truyền thông nhằm tạo ra sự nhận thức và mức độ cam kết thực hiện trong tổ chức. Các giải pháp được tổng hợp lại và phát triển thành một dự án với những giai đoạn cụ thể như hình 3.6.

Hình 3.6: Các giai đoạn của dự án hồn thiện hoạt đợng quản trị tri thức

- Awareness - Define K-category - Index and coding definition - Sonion's base K- system Phase 1 - KM Base (Q1.2017) - Define K-Level - K-requirement of Individual - Building KM-network - Building resources + develop communication tools (if need)

Phase 2 - KM network (Q2+Q3.2017)

- Idea Creation system - Expert help desk - Communities of practice - Sharing contribution system - Learning management system Phase 3 - KM tools (Q4.2017) - KPI targetting - User analytic system

Phase 4 - KM evaluation (Q4.2017)

KẾT LUẬN Nội dung đề tài

Đứng trước môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, sự phát triển không ngừng của cơng nghệ giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất cũng như xuất hiện nhiều hình thức kinh doanh mới đa dạng và hiệu quả tạo nên một áp lực về giá và sản phẩm rất lớn đối với doanh nghiệp để duy trì và gia tăng lợi thế cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cho mình mợt năng lực đáp ứng cũng như năng lực sáng tạo nhất định, thơng qua nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học hoạt đợng quản trị tri thức có vai trị to lớn trong việc gia tăng kết quả thực hiện của tổ chức. Thơng qua mơ hình SECI của Nonanka và Takeuchi với 4 quá trình xã hợi hóa, ngoại hóa, kết hợp và nợi hóa được đặt trong mợt vòng tròn xoắn ốc, tri thức ẩn được nảy sinh thông qua tương tác

Sản sinh và ghi nhận

Chia sẻ và phổ biến