CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
2.2 Thực trạng hoa ̣t động quản tri ̣ tri thức ta ̣i công ty TNHH Sonion Viê ̣t
2.2.2 Hoa ̣t động chia sẻ và phổ biến tri thức
Hoạt động phổ biến tri thức tại Sonion hiện nay chủ yếu thông qua những bảng thông báo và hệ thống mạng nội bộ nhưng chỉ dừng lại ở mức độ phổ biến những nội quy mới và những kiến thức liên quan về thị trường, công nghệ hoặc những thay đổi về hệ thống quy trình kinh doanh (SBS) và những thông báo từ ban giám đốc.
Những buổi họp của bợ phận nhằm theo dõi tình hình hoạt đợng, cập nhật những vấn đề đang giải quyết và những vướng mắc gặp phải cũng như chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất thông qua những vấn đề đã được giải quyết trong thực tế.
Hoạt động chia sẻ tri thức hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua những buổi đào tạo nội bộ cho nhân viên mới và thông qua hoạt động giải quyết vấn đề trong thực tiễn. Những buổi đào tạo nội bộ chủ yếu được thực hiện trong nợi bợ các phịng ban, xuất phát từ những thiếu hụt tri thức trong hoạt động giải quyết vấn đề các nhân viên trao đổi với nhau và hình thành nên những nguồn tài liệu chia sẻ tri thức, khi người sở hữu tri thức nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến tri thức mà mình là người nẵm rõ thì bắt đầu tổ chức những buổi chia sẻ cho những nhân viên khác. Những buổi đào tạo nội bộ thường được tổ chức cho người mới, dựa trên những tri thức có sẵn những nhân viên giàu kinh nghiệm hơn hướng dẫn lại cho những nhân viên mới hoặc xuất phát từ yêu cầu của các phòng ban khác mà các buổi chia sẻ được tổ chức cho những nhân viên khác. Bên cạnh đó hoạt đợng chia sẻ tri thức xảy ra giữa những người có chức năng cơng việc giống nhau hoặc liên quan tới nhau, thông qua những buổi giao ca hoặc thông qua việc giải quyết vấn đề những nhân viên này chia sẻ cho nhau cách thức làm việc và tri thức liên quan.
Những công cụ hỗ trợ nhân viên trong hoạt động chia sẻ tri thức hiện nay tại Sonion đó là hệ thống mạng nội bộ, thông qua hệ thống mạng nội bộ những người quản lý sẽ chia sẻ tri thức ở trang nợi bợ phịng. Hệ thống mạng điện thoại Cissco
giúp nhân viên trao đổi trực tiếp với nhau nhằm tiết kiệm thời gian di chuyển cũng như làm việc với các cơng ty khác trong cùng tập đồn, hệ thống hợp thư điện tử Microsoft outlook là hình thức trao đổi thơng dụng nhất trong công ty, hệ thống tin nhắn điện tử jabber, các bảng thông báo nội bộ, bảng cập nhật thông tin hoạt động sản xuất.
Nhận xét: Hoạt động chia sẻ tri thức tại Sonion diễn ra chưa thực sự hiệu quả,
chủ yếu chỉ tập trung dưới dạng đào tạo (nhưng số lượng buổi đào tạo thì ít) và những thơng tin hoạt động nội bộ, hoặc chia sẻ tự phát giữa các cá nhân thông qua giao ca, hoặc giải quyết vấn đề và chủ yếu diễn ra ở cấp đợ nợi bợ phịng ban. Kết quả phỏng vấn cho thấy có 74% (32/43) nhân viên và nhà quản lý cho rằng hoạt đợng chia sẻ tri thức giữa các phịng ban còn hạn chế, chủ yếu là sự tương tác giữa các cá nhân và cịn mang tính bị đợng (khi nào cần thì u cầu) dẫn đến thiếu đi những tri thức cần thiết để áp dụng vào giải quyết vấn đề, những bài học kinh nghiệm và cách làm tốt nhất ít được chia sẻ và phổ biến do bị giới hạn quyền đăng nhập vào eroom cũng như khơng có mợt nơi lưu trữ riêng cho những bài học kinh nghiệm này. Có 56% (24/43) nhân viên và nhà quản lý cho rằng họ gặp khó khăn và tốn thời gian trong việc tìm kiếm người sở hữu tri thức liên quan tới vấn đề mà họ đang giải quyết, điều này cho thấy mạng lưới tri thức trong Sonion chưa được xác định một cách rõ ràng dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm. Theo báo cáo hoạt động giao tiếp nội bộ của Sonion (phụ lục 1) có 93-97% nhân viên đồng ý về sự chia sẻ thông tin, tri thức trong Sonion nhưng ngược lại nó chưa đạt được hiệu quả cao thực sự, kết quả khảo sát cho thấy có 21-27% nhân viên không đồng ý rằng những thông tin, tri thức được chia sẻ thì liên quan tới mình, kết quả khảo sát trên cho thấy rằng sự sẵn sàng chia sẻ tri thức của nhân viên là cao nhưng hiệu quả đạt được lại chưa cao.