Hoa ̣t động sản sinh và ghi nhận tri thức

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC

2.2 Thực trạng hoa ̣t động quản tri ̣ tri thức ta ̣i công ty TNHH Sonion Viê ̣t

2.2.1 Hoa ̣t động sản sinh và ghi nhận tri thức

Hiện tại hoạt động sản sinh và ghi nhận tri thức ở cấp độ cá nhân và tổ chức chủ yếu thông qua hoạt động giải quyết vấn đề phát sinh trong thực tế, từ những vấn đề phát sinh trong thực tế nhân viên tiến hành giải quyết theo những kinh nghiệm thực tiễn của mình cợng với hệ thống quy trình, tài liệu của cơng ty để xác định đâu là khoảng lệch giữa hệ thống quy trình, tài liệu và thực tế, từ đó đề xuất những điều chỉnh với người giám sát trực tiếp, sau khi nhận được yêu cầu điều chỉnh, người giám sát tiến hành đánh giá dựa trên mức độ hiệu quả mang lại với sự liên quan giữa các bợ phận phịng ban khác, cơng cụ để thực hiện hoạt đợng này chính là hệ thống CA- PA-IA, hệ thống kaizen, hệ thống change request.

Hệ thống CA-PA-IA dùng để ghi nhận lại cách thức và kết quả của việc giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn mà có sự khác biệt so với quy trình hiện tại, vấn đề có thể là vấn đề về chất lượng, về tính tuân thủ thực hiện quy trình, vấn đề được xác định theo ba cấp độ: CA (corrective action) là những vấn đề về sự tuân thủ theo những quy trình, thủ tục chuẩn của công ty, PA (preventive action) là những vấn đề gây ra sự lặp lại những vấn đề tương tự, IA (improvement action) là những vấn đề nhằm cải thiện quy trình hiện tại. Tất cả những hoạt đợng này sẽ được ghi nhận trên hệ thống sharepoint của cơng ty theo cách thức mã hóa trong hình 2.3.

Nhìn chung hệ thống CA-PA-IA giúp Sonion ghi nhận lại kinh nghiệm tích lũy được thơng qua giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn, thông qua việc phân loại các hành động khắc phục theo mức độ ảnh hưởng của vấn đề phát sinh, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và lưu lại những bài học từ thực tiễn của những vấn đề tương tự, cách thức mã hóa theo những mục bên dưới giúp cho nhân viên theo dõi và thực hiện đúng thời hạn. Điểm hạn chế của hệ thống này chính là cách thức đặt tên của vấn đề, vấn đề được mã hóa theo tên của vấn đề và chưa phân loại được vấn đề nên gây khó khăn trong q trình tìm kiếm áp dụng.

Hình 2.3: Cách thức mã hóa CA-PA-IA

Sonion sử dụng cơng cụ kaizen như là cơng cụ để tìm kiếm những ý tưởng mới, cách thức sáng tạo, nhưng hiện nay cơng dụng chính của cơng cụ này là nhằm xây dựng chương trình tiết kiệm chi phí trong hoạt đợng kinh doanh, sản xuất, tất cả nhân viên trong cơng ty khi có bất kỳ mợt ý tưởng nào giúp tiết kiệm chi phí sản xuất sẽ ghi nhận ý tưởng lên hệ thống và sau đó sẽ được đánh giá và kiểm duyệt bởi bộ phận cải tiến của nhà máy (CIM), để kích thích hoạt đợng này Sonion xây dựng chương trình thưởng kaizen dựa trên mức đợ tiết kiệm về chi phí. Cách thức mã hóa được phân theo 34 mục như hình 2.4.

Hình 2.4: Cách thức mã hóa ý tưởng cải tiến

CA-PA-IA

Ac ion: Loại hành đ ng (CA-PA-IA) 5.

Loca ion: Nhà máy h c hi n 2.

Ca egory: Phân loại 6.

Product item/family: Dòng sản phẩm bị ảnh h ởng 8.

Crea e by: Ng i hởi ạo 10.

Responsibili y: Ng i chịu rách nhi m 9.

Due date: Ngày hoàn thành 11.

Crea e : Ngày gi ạo 12.

Name: Tên của vấn đề phá sinh 3.

ID: M số của change reques 1.

Managemen sys em: H hống quản lý 4.

Depar men : B phận 7.

Kaizen

Descrip ion af er aizen: Mô ả sau cải i n 5.

aizen owner: Ng i sở hữu ý ởng aizen 6. Due a e: Hạn uy 7. Implemen a : Nơi h c hi n 8. Approval s a us: Ti n r nh uy 9. Assign o: Chỉ định ới 10. Assign cc1: Ng i uy cấp 1 11. Assign cc2: Ng i uy cấp 2 12.

Approval's commen : Nhận xé của ng i uy 13.

Kaizen name: Tên kaizen 3.

Deparmen : M số và ên b phận 2.

ID: M số của aizen 1.

Descrip ion before aizen: Mô ả r ớc cải i n 4.

aizen owner I : M số ng i sở hữu 14.

Opera ion name: Tên công đoạn 15.

Opera ion machine: Máy h c hi n 16.

Es ima e saving: Số iền ớc l ng i i m đ c 17.

CR i number: M số change reques 18.

CR lin : Đ ng ẫn ới change reques 19.

aizen ca egory: Phân loại aizen 20.

aizen performe by: Ng i h c hi n 21.

Regis ere wee : Tuần đăng ý 22.

Regis er rewar : Đăng ý nhận h ởng

23.

Finished Date: Ngày hoàn thành

24.

Finishe Wee : Tuần hoàn hành

25.

Rejec e reasons: Lí o ừ chối aizen

26.

Reason for pen ing: Lý o ch đ i

27.

Reward delivered week: Phát th ởng uần

28.

Idea Date: Ngày đ a ý ởng

29.

Performing Team included: Đ i h c hi n gồm

30.

Mo ifie : Ng i hi u chỉnh

31.

Crea e : Ngày hởi ạo

32.

Crea e by: Ng i ạo

33.

Mo ifie by: Ng i hay đổi

Mục 4 và mục 5 là nội dung cải tiến giúp Sonion ghi nhận lại được những nợi dung chính của ý tưởng cải tiến và hình dung sơ bợ cách thức thực hiện ý tưởng. Mục 18 và mục 19 liên kết hệ thống change request nhằm tìm hiểu chi tiết hơn về cách thức thực hiện ý tưởng. Mục 20 ý tưởng cải tiến được phân loại thành những loại nhỏ hơn: Tiết kiệm vật tư, cải tiến dụng cụ, tiết kiệm chi phí, cải tiến thao tác, cải tiến quy trình, cải thiện 5S, cải tiến tài liệu hướng dẫn công việc, cải tiến chất lượng. Bằng việc có những chính sách thưởng phù hợp giúp Sonion kích thích được hoạt đợng cải tiến khơng ngừng trong sản xuất của tồn thể nhân viên thơng qua đó những tri thức mới, cách thức làm việc mới được xác lập.

Nhìn chung hệ thống kaizen của Sonion đạt được hiệu quả cao nhờ việc tiết kiệm chi phí mà nó mang lại, nhưng mợt điểm hạn chế là chưa kích thích được tính sáng tạo trong việc đưa ra những ý tưởng cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả công việc mà chỉ dừng lại ở mức đợ chi phí. Tương tự như hệ thống CA-PA-IA cách thức mã hóa theo tên và chưa mang tính phân loại gây khó khăn trong q trình tìm kiếm và lưu trữ thông tin.

Hệ thống change request dùng để ghi nhận lại những thay đổi về sản phẩm, thông qua hệ thống này những thay đổi ảnh hưởng đến sản phẩm sẽ được ghi nhận lại bao gồm những yêu cầu của khách hàng trong việc thay đổi đặc tính sản phẩm, những thay đổi về quy trình sản xuất nhằm khắc phục những sự cố về chất lượng sản phẩm, thay đổi vật liệu cấu tạo nên sản phẩm…, tất cả những thay đổi này được mã hóa theo mã số, được phân chia theo ngành hàng TRD và MMD, người đề nghị thay đổi, những hoạt động cần cập nhật theo sự thay đổi này (tài liệu, quy trình…), mọi sự thay đổi được đều được thực hiện qua những bước cụ thể và có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền, những tài liệu liên quan được cập nhật nhằm phục vụ cho việc ra quyết định chấp thuận, mợt change request được mã hóa theo 13 tiêu chí như hình 2.5.

Hình 2.5: Cách thức mã hóa change request

Dựa theo cách thức mã hóa này nhân viên có thể tìm được những tri thức phù hợp cần thiết nếu gặp những thay đổi tương tự trong tương lai. Tương tự như hệ thống CA-PA-IA và kaizen cách thức mã hóa theo tên và chưa mang tính phân loại gây khó khăn trong q trình tìm kiếm và lưu trữ thơng tin.

Ở cấp đợ nhóm, Sonion tiến hành hoạt đợng sản sinh tri thức thông qua việc tổ chức những nhóm dự án nhằm thực hiện những dự án của cơng ty, thơng qua nhóm dự án những cách thức làm việc mới, quy trình mới, tri thức mới được xây dựng thông qua tương tác giữa những cá nhân trong nhóm. Theo mục đích hoạt đợng nhóm dự án có thể chia thành hai loại, nhóm dự án nghiên cứu phát triển sản phẩm và nhóm dự án thực hiện những thay đổi hoặc cải tiến quy trình. Nhóm dự án nghiên cứu và phát triển sản phẩm với mục tiêu nghiên cứu và đưa vào sản xuất những sản phẩm mới, nhóm này hoạt đợng dựa theo chiến lược phát triển sản phẩm của công ty và phải trải qua 5 giai đoạn: giai đoạn ý tưởng (M0), giai đoạn thiết lập dự án (M1), giai đoạn thiết kế (M2), giai đoạn kiểm định thiết kế (M3), giai đoạn thực hiện sản phẩm (M4), giai đoạn đưa vào sản xuất hàng loạt (M5), mỗi một giai đoạn sẽ có những tiêu chí cụ thể cần phải đạt được. Các thành viên của nhóm được chỉ định bởi trưởng phịng kỹ thuật và tập hợp từ nhiều cơng việc chức năng khác nhau của phòng kỹ thuật. Đặc điểm của nhóm này là sự xuất hiện của nhiều tri thức mới liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật mà những tri thức này thường được sản sinh bởi những người có kinh nghiệm và tri thức chun mơn, bên cạnh đó trong q trình làm việc địi hỏi có sự phối hợp của nhiều bợ phận khác nhau với nhiều nền tảng tri thức khác nhau, các

Change request 4.Ca egory: Phân loại hay đổi Loca ion: Nhà máy h c hi n 5.

Equipment change approval: Chấp huận hay đổi về hi bị 6.

Final approval: Chấp huận cuối c ng 7.

S a us: Trạng hái change reques 8.

Nex ac ion: Hành đ ng i p 9.

Ini ia or: Ng i hởi ạo 10.

Crea e : Ngày gi ạo change reques 11.

Name: Tên change request 2.

ID: M số của change reques 1.

Pro uc : Những sản phẩm bị ảnh h ởng bởi s hay đổi này 3.

Calibration update: Những cập nhậ về đo l ng 13.

Pro uc s a us: Trạng hái của sản phẩm 12.

biểu mẫu, công cụ giải quyết vấn đề và quản lý công việc được xây dựng nhằm hỗ trợ q trình của dự án được hồn thành tốt nhất, sau khi hoàn thành dự án các bài học kinh nghiệm được rút ra và lưu giữ theo từng dự án nhằm tham khảo khi cần thiết. Tất cả những tri thức nhóm sản sinh được ghi nhận lên hệ thống của tổ chức thông qua hệ thống sharepoint.

Nhóm dự án được hình thành dựa theo nhu cầu của tổ chức nhằm thực hiện những hoạt đợng về cải tiến quy trình, cách thức làm việc, mơi trường làm việc, chất lượng sản phẩm…, các thành viên trong nhóm dự án được lựa chọn bởi người phụ trách dự án, tùy theo mục đích của dự án mà các thành viên của dự án có thể đến từ một bộ phận hoặc từ nhiều bộ phận khác nhau, đối với nhóm dự án này những tri thức mới luôn được nảy sinh và liên quan đến mục tiêu của dự án, đối với những dự án khác nhau thì cơng cụ và các biểu mẫu được sử dụng khác nhau và nó thường được nảy sinh từ những thành viên của dự án, những bài học kinh nghiệm đôi khi cũng được ghi nhận lại, nhưng hầu hết là không đối với những dự án này.

Đối với hoạt đợng ghi nhận tri thức ở cấp đợ nhóm, tất cả được ghi nhận lên hệ thống sharepoint và chỉ những người liên quan mới được cấp quyền truy cập và thảo luận. Tri thức được sản sinh tại những dự án này sẽ được cập nhật trong miền của dự án này (e-room), những tri thức tḥc về quy trình, tài liệu sẽ được cập nhật lên hệ thống quy trình, tài liệu. Cịn những tri thức thơng qua quá trình thực hiện dự án sẽ được lưu trữ tại e-room bao gồm cả những bài học kinh nghiệm. Đây là điểm hạn chế lớn nhất của hệ thống này mỗi khi cần tham khảo và chia sẻ thì sẽ gặp những khó khăn nhất định do việc giới hạn quyền khi truy cập vào một dự án cụ thể.

Hoạt động tiếp cận tri thức mới được thực hiện thông qua việc cập nhật những thông tin về sự thay đổi của thị trường, sự phát triển của công nghệ mới từ những hiệp hội, trường đại học lên hệ thống mạng nội bộ của công ty (trang market intelligent), thơng qua trang này nhân viên có thể tiếp cận những thông tin mới nhất dưới cấp độ cá nhân và vận dụng vào công việc. Hoạt động đào tạo dưới dạng hợp tác với những trung tâm đào tạo bên ngoài được tổ chức thực hiện nhằm ghi nhận những tri thức mới giúp nâng cao hiệu quả công việc cũng như cung cấp nền tảng

kiến thức cho những sáng tạo và cải tiến trong công việc, hiện tại các chương trình đào tạo bên ngồi được xác định dựa theo nhu cầu của từng phịng ban thơng qua mục tiêu của từng bộ phận và người quyết định là trưởng bợ phận, sau đó những chương trình đào tạo được xác lập về nợi dung, kiến thức và thời gian được tổ chức bởi bộ phận nhân sự và trung tâm đào tạo, nhân viên sau khi đi đào tạo về sẽ tích lũy kiến thức trên cấp độ cá nhân và ứng dụng vào công việc khi cần thiết.

Nhận xét: Cách thức mã hóa tri thức tại Sonion đang sử dụng có ưu điểm là

giúp nhân viên và người quản lý kiểm soát dễ dàng những vấn đề phát sinh trong thực tế bằng việc theo dõi trạng thái của vấn đề và thời gian khởi tạo vấn đề, nhược điểm của việc mã hóa này là chưa có được tính phân loại cao, chưa tìm thấy mối liên hệ giữa những đối tượng tri thức do đó q trình tìm kiếm thơng tin khi giải quyết vấn đề sẽ khó khăn và tốn nhiều thời gian, kèm theo đó là khả năng chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện khó khăn do chưa tìm thấy mối liên hệ giữa những đối tượng tri thức. Kết quả phỏng vấn cho thấy có 67% (20/30) nhân viên cho rằng họ gặp khó khăn trong việc trình bày, cập nhật những kiến thức họ tích lũy được cũng như những ý tưởng mới mà họ muốn áp dụng và họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những tri thức có liên quan (từ những bợ phận, cơng việc khác) và có 70% (9/13) người quản lý cho rằng họ ít nhận được những bài học kinh nghiệm từ nhân viên một cách cô đọng, rõ ràng, khoa học và họ phải tốn nhiều thời gian để đi tìm hiểu cũng như áp dụng, điều này cho ta thấy được sự ràng buộc và giữa các đối tượng tri thức chưa được xác định rõ khi mã hóa và ghi nhận tri thức vào hệ thống. Đối với hoạt động ghi nhận tri thức bên ngoài chưa được thúc đẩy mạnh mẽ phụ tḥc vào người quản lý là chính và chưa nhận được sự đóng góp của cá nhân nhân viên trong tổ chức, có 57% (17/30) nhân viên cho rằng họ thấy bị động trong việc tiếp cận những cách thức làm việc mới, công nghệ mới trong lĩnh vực trợ thính (ví dụ cơng nghệ mems). Sonion tận dụng tốt hoạt động sản sinh tri thức trong việc tạo môi trường hợp tác và những dự án cho nhân viên thực hiện là mợt điểm cợng nhưng chưa có những cơng cụ thích hợp để ghi nhận lại những tri thức được sản sinh này. Mặc dù có mợt hệ thống để lưu trữ và chia sẻ tri thức nhưng theo kết quả báo cáo hoạt động giao tiếp nợi bợ của

Sonion (phụ lục 1) thì có tới 14% nhân viên cho rằng việc tìm kiếm thơng tin trên hệ thống thông tin nội bộ không thực sự đạt hiệu quả. Điều này cho thấy cách thức mã hóa và tổ chức thơng tin của Sonion cịn có nhiều mặt hạn chế dẫn tới việc tiếp cận khó khăn trong q trình sử dụng.