Main category mục phân loại chính bao gồm 4 loại tri thức, conceptual knowledge (C-K) là những tri thức hiện, tri thức về nguyên lý, quy trình, thủ tục, nội quy, những giá trị cốt lõi của phịng ban đó đối với khách hàng (khách hàng có thể là khách hàng nội bộ hoặc khách hàng bên trong tổ chức là những phòng ban khác), systemic knowledge (S-K) là tri thức hiện, những tài liệu, tiêu chuẩn, bản vẽ, hướng dẫn. Routine knowledge (R-K) đây là tri thức tiềm tàng nó tḥc về cá nhân là những cách thức làm việc hàng ngày nó có thể chứa những quy trình làm việc nhỏ trong này nhưng thơng thường chỉ áp dụng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Experiential knowledge là tri thức ẩn, hướng dẫn nhanh, bí quyết, cách thức làm việc tốt nhất, bài học kinh nghiệm. Sau khi mã hóa thành 4 loại tri thức trên sẽ liên kết với bợ phận, như vậy nhìn ở góc đợ tổ chức chúng ta có thể thấy được 4 loại tri thức này và đứng ở góc đợ phịng ban ra chúng ta cũng có thể dễ dàng thấy được 4 loại tri thức này, thơng qua đó Sonion có thể tổ chức những buổi họp để tiến hành chia sẻ và thảo luận để biến những tri thức ẩn (E-K) áp dụng vào những công việc hàng ngày (R-K) và dần dần chuyển đổi thành những tài liệu, cách thức làm việc mới (S-K & C-K). Bên cạnh đó cần thêm vào những thơng tin khác nhằm phân loại và làm rõ nội dung tri thức thông qua những chỉ tiêu: product group phân loại theo nhóm ngành hàng giống như cách thức hiện nay Sonion đang áp dụng là REC, MIC, SYS & MMD, riêng những tri thức
Main Category C-K - Core values - Procedures - Work flows - Principles S-K - Product specifications - Drawings - Documentations - Manuals R-K - Daily operations - Task lists - Report E-K - Know hows - Best practices - Lesson learnts - Tips - New ides Department Category Engineering (DE) Finance (DF) Supply chain (DS) Quality assurance (DQ) Production (DP) Maintaince (DM) Sub-Category Product group: - REC - MIC - SYS - MMD -Common Related Jobs - Positions Resource - Internal -External Status - Approved - Pending - Expired Owner Knowledge By Dept (K-D)
Specific definition of knowledge by department (encode by dept and update in dictionary)
Sub-Category
Current status/Old
Short description about current status of problem or knowledge
Effected factors
All factors that cause problem and be effected by this problem
Solutions/New
Short description after problem was solved or short update of new knowledge
Related Information - Created by - Created date - Approved by - Approved date - Related knowledge Department Category Engineering (DE) Finance (DF) Supply chain (DS) Quality assurance (DQ) Production (DP) Maintaince (DM)
tḥc khối chung như: tài chính, chuỗi cung ứng, nhân sự sẽ được mã hóa là common.
Related job những công việc liên quan tới tri thức này. Resource nguồn gốc tri thức,
đối với những tri thức được tổ chức sản sinh được mã hóa là internal, tri thức của những nguồn bên ngồi được mã hóa là external. Status tình trạng tri thức, approved là những tri thức đã được kiểm duyệt bởi người quản lý và những người liên quan, pending là những tri thức mới đang thảo luận chờ kiểm duyệt, expired là những tri thức đã khơng cịn hiệu lực và được thay thế bằng tri thức mới hoặc được cập nhật mới. Owner người sở hữu tri thức này. Knowledge by deparment là cách thức phân loại cụ thể của từng phịng ban, dự trù sẽ có 4 mục nhỏ tùy theo nhu cầu của từng phòng ban, cách thức phân loại của từng phòng ban sẽ được cập nhật trong từ điển của tổ chức (Sonion’s dictionary). Current status/Old đối với vấn đề là tóm tắt tình trạng hiện tại của vấn đề, đối với ý tưởng mới là tình trạng hiện tại, đối với tri thức là nội dung của tri thức trước khi cập nhật. Effected factors là những yếu tố sẽ bị ảnh hưởng khi tri thức này thay đổi hoặc những yếu tố gây nên vấn đề này hoặc là nền tảng tri thức của vấn đề này. Solutions/New đối với vấn đề thì mơ tả ngắn gọn cách thức giải quyết, đối với ý tưởng mới đó là tình trạng hoặc kết quả sau khi thực hiện ý tưởng, đối với tri thức là những cập nhật mới so với phiên bản cũ. Related information là những thông tin liên quan tới đối tượng tri thức như được cập nhật lên hệ thống bởi ai (created by), ngày giờ cập nhật lên hệ thống (created date), người kiểm duyệt (approved by), ngày kiểm duyệt (approved date), hoặc đường link liên kết tới những tri thức liên quan (related knowledge).
Với cách thức mã hóa trên người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm theo loại tri thức, phịng ban sở hữu tri thức, và tính hiệu lực của tri thức nhằm đảm bảo tính xác thực của tri thức, bên cạnh đó các thơng tin khác giúp tìm kiếm những tri thức liên quan và mức độ ảnh hưởng của tri thức này đối với các yếu tố hoặc tri thức liên quan khác.
Sản sinh và ghi nhận tri thức:
Từ việc phân tích ở chương 2 chúng ta thấy được hoạt động ghi nhận tri thức ở bên ngồi của Sonion cịn rất hạn chế, chỉ thơng qua những chương trình đào tạo và
mang yếu tố chủ quan của người quản lý, áp dụng từ việc thành cơng của tập đồn Tata Steel, Sonion xây dựng chương trình “Đọc sách hay rinh quà ngay” chương trình này được tổ chức định kỳ (hàng tháng hoặc hàng tuần) dưới hai hình thức, hình thức thứ nhất cá nhân trong cơng ty thơng qua sự tìm hiểu của mình sẽ trình bày kiến thức của mình tóm gọn lại từ mợt cuốn sách và chia sẻ lại cho những nhân viên cịn lại thơng qua hình thức những buổi họp, tài liệu tóm tắt sẽ được ghi nhận lại vào kho tàng tri thức của Sonion (Sonion’s knowledge base) và được đánh giá theo chương trình sharing contribution, hình thức thứ hai là Sonion tiến hành mua những cuốn sách và phân chia lại nợi dung cho những phịng ban cụ thể để tiến hành tìm hiểu trong mợt thời gian nhất định sau đó tổ chức những buổi họp để chia sẻ lại cho những nhân viên khác trong tổ chức dưới dạng tóm tắt và áp dụng, và những tài liệu này cũng sẽ được cập nhật lên hệ thống kho tàng tri thức của Sonion. Đối với hoạt động ghi nhận tri thức bên ngoài ở cấp đợ tổ chức Sonion cần tích cực tham gia các hiệp hợi nhằm cập nhật những cách thức thực hiện tốt nhất và tiến hành hoạt động so sánh chuẩn (benchmark).
Ở chương 2 ta đã thấy được hoạt động sản sinh tri thức chủ yếu thông qua việc giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn điều này chưa tận dụng được những ý tưởng sáng tạo của nhân viên nơi những tri thức mới được nảy sinh và giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Cũng theo báo cáo về hoạt động giao tiếp của Sonion thực hiện năm 2015 (xem phần phụ lục) trong những ý kiến về hoạt đợng giao tiếp của Sonion có nhiều ý kiến cho rằng cần phải xây dựng một hệ thống để trao đổi những ý tưởng mới, các thức làm việc mới. Thông qua hai kết quả trên tác giả đề xuất Sonion xây dựng hệ thống “Idea creation system” nhằm ghi nhận lại những ý tưởng mới, ý tưởng được đề xuất phải đảm bảo có mợt giải pháp rõ ràng, đánh giá được mức đợ tác đợng bằng việc trình bày dựa trên ma trận ra quyết định của Sonion theo phương pháp 5M + 1E + 1I, ý tưởng phải đánh giá được sự tác đợng của nó tới những yếu tố như máy móc (machinery), nhân sự (manpower), vật liệu (Material), đo lường (measurement), phương pháp (method), môi trường (environment), thông tin (information) và những yếu tố khác (others), tất cả những yếu tố này có thể được đánh giá thơng qua mức đợ
tiết kiệm được nếu có thể và kết luận là tích cực hoặc tiêu cực để làm cơ sở ra quyết định như bảng 3.1.
Bảng 3.1: Bảng ghi nhận ý tưởng mới
Tất cả những ý tưởng này sẽ được ghi nhận lên hệ thống mạng nội bộ của Sonion và được đánh giá, kiểm duyệt bởi người quản lý trực tiếp hoặc người phụ trách quy trình, thủ tục đang cần thay đổi, tất cả nhân viên đều có quyền đăng nhập và xem những ý tưởng này, họ có thể nhấn vào nút like để biểu thị mức đợ đồng tình với ý tưởng này. Sau khi ý tưởng được ghi nhận sẽ có cơng cụ ask for approval, cơng cụ này sẽ khởi đợng mợt chu trình thơng qua người quản lý trực tiếp và những bộ phận liên quan để xác nhận đây là ý tưởng tốt, hay không khả thi, và hệ thống sẽ ghi nhận lại những phản hồi của người kiểm duyệt về lý do tại sao duyệt và tại sao không duyệt. Bên cạnh đó sẽ có cơng cụ Ask for support, những nhân viên khác nếu thấy thích thú với ý tưởng này sẽ sử dụng cơng cụ này để yêu cầu gia nhập đội nhằm thực hiện ý tưởng này. Sau khi ý tưởng được kiểm duyệt nhân viên sẽ tiến hành khởi động hoạt động công cụ call for action, người sở hữu ý tưởng sẽ tập hợp đợi nhóm và nhận được sự hỗ trợ từ những người quản lý thông qua công cụ này, sau khi tập hợp đợi nhóm sẽ hình thành nên nhóm hành đợng với những cơng việc cụ thể và bảng kế hoạch thực hiện ý tưởng mới, những mốc thời gian cụ thể cần đạt được, và những
hành động để thực hiện ý tưởng này. Sau khi kết thúc thực hiện ý tưởng nhân viên tiến hành tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện và những bài học kinh nghiệm khi thực hiện ý tưởng vào công cụ đánh giá (Evaluation), cơng cụ này nhằm thực hiện q trình đánh giá và kết thúc ý tưởng, dựa trên những thành quả mà ý tưởng đạt được người quản lý tiến hành đánh giá và duyệt ý tưởng, và ghi nhận vào chương trình thưởng ý tưởng của nhà máy (dựa theo chính sách thưởng kaizen). Tổng hợp những cơng cụ này được trình bày như hình 3.2.