CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.6 Chu tri ̀nh quản tri ̣ tri thức
1.6.2 Chia sẻ và phổ biến
Lan truyền là cách thức mà tri thức được lan truyền trong tổ chức và nó khơng những bao gồm trung gian truyền tải mà còn là thời gian, tần suất, biểu mẫu, ngôn ngữ… (Mayer;Zack, 1999). Hoạt động chia sẻ và phổ biến thơng qua q trình tích hợp tri thức, đó là q trình giới thiệu tri thức mới đến hoạt động kinh doanh của tổ chức và xóa bỏ tri thức cũ, lỗi thời. Hoạt đợng này bao gồm: giảng dạy, huấn luyện, chia sẻ và những hoạt động giao tiếp cộng đồng khác nhằm truyền tải và gia tăng sự hiểu biết của nhân viên trong toàn tổ chức (McElroy, 1999).
Tri thức sau khi được ghi nhận và mã hóa, nó cần phải được chia sẻ và phổ biến xuyên suốt tổ chức, nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng hoạt động học tập chủ yếu là những sự kiện xã hội. Ngày nay tổ chức gặp khó khăn trong việc cung cấp những cơ hội cho những hoạt động xã hợi trong việc trao đổi tri thức như là trị chuyện tại sảnh, máy nóng lạnh, máy cà phê hoặc khu vực hút thuốc do có q nhiều nhân viên và khơng thuận lợi cho việc trao đổi tri thức. Công nghệ phát triển làm nảy sinh nhiều
phương thức trao đổi như: email, nhóm trao đổi, hoặc các nhóm trao đổi thơng qua mạng của tổ chức và những nhóm này gọi chung là cộng đồng thực hành. Cộng đồng thực hành là những nhóm người có chung sở thích chun mơn tương đồng và sẵn sàng chia sẻ, tham gia và thành lập nhóm hoặc có thể là nhóm người sẵn lịng chia sẻ nguồn lực, năng động trong mối quan hệ, sử dụng tri thức để chia sẻ nhằm không ngừng học hỏi, sản sinh giá trị mới cho nhóm. Khái niệm cợng đồng được đề cập nhằm nói đến những cơng việc chung, bối cảnh và sở thích hơn là gói gọn trong những bợ phận hoặc ranh giới giữa những chức năng trong tổ chức. Khái niệm thực hành nhằm chỉ ra tri thức trong thực tiễn, như việc cá nhân thực hiện công việc hàng ngày của mình khơng hẳn theo cách thức những chính sách hoặc những thủ tục mà là sự phù hợp và tốt nhất của việc thực hiện công việc. Rất nhiều tổ chức đã thực hiện nhóm cợng đồng thực hành này. Con người hoặc những phương thức tiếp cận nền nhằm tạo ra sự tương tác được nhấn mạnh trong việc tạo ra sự tương tác chia sẻ tri thức. Đó là cách thức mà những tổ chức ngày nay sử dụng để liên kết với cộng đồng thực hành và xu hướng này nó phù hợp với nguyên lý của hoạt động quản trị tri thức.
Tương tác xã hội tự nhiên của tri thức:
Quản trị tri thức cần được xem như là được xây dựng chủ động trong những thiết chế của xã hợi. Nhóm thành viên sản sinh ra tri thức thơng qua hoạt động tương tác của họ và bợ nhớ của nhóm được sản sinh. Xu hướng xây dựng xã hội xem tri thức không phải là một thực thể mà là chủ thể, xã hội nhân tạo. Những người theo xu hướng xã hội cho rằng tri thức được sản sinh thông qua chia sẻ sự hiểu biết xuất hiện thông qua sự tương tác xã hợi. Như là việc cá nhân và nhóm trao đổi, giao tiếp họ ảnh hưởng cách nhìn lẫn nhau và tạo ra hoặc thay đổi những sự giải thích trong thực tế. Những người theo xu hướng xã hội xem tri thức phụ thuộc vào bối cảnh và do đó có mợt vài thứ khơng thể tách hồn tồn khỏi người nắm giữ tri thức. Bối cảnh giúp phân biệt giữa quản trị tri thức và quản trị tài liệu, quản trị tài liệu xoay quanh những cách tự đợng trong khi đó quản trị tri thức khơng thể hồn thành mà khơng liên quan đến con người.
Phân tích các quan hệ xã hội và mạng lưới xã hội:
Phân tích mạng lưới xã hợi là kết nối và đo lường các mối quan hệ và dòng chảy, giữa con người, nhóm, tổ chức, máy tính hoặc những q trình về thơng tin hoặc tri thức khác. Những vòng tròn trong mạng lưới là con người và nhóm trong khi đó những đường liên kết biểu hiện cho mối quan hệ hoặc dòng chảy giữa các vịng trịn này như hình 1.7. Phân tích mạng lưới xã hợi cung cấp cái nhìn trực quan và phân tích logic hệ thống trao đổi phức tạp của con người nhằm nhận diện nguyên lý của sự tương tác như trung bình số lượng liên kết giữa những con người trong tổ chức hoặc cợng đồng hoặc nhóm nhỏ, nút thắt của thơng tin, kết nối tri thức, lưu trữ tri thức.
Hình 1.7: Mối liên hệ và dòng chảy của tri thức
Trên bối cảnh của hoạt đợng quản trị tri thức, phân tích mạng lưới xã hợi giúp tìm ra mối liên hệ giữa những con người trong tổ chức và kết nối lại từ đó tìm ra được dịng chảy của tri thức, chẳng hạn như ai là người đang tìm kiếm thơng tin và tri thức gì, ai là người có thể chia sẻ thơng tin và tri thức. Cũng giống như sơ đồ cấu trúc của tổ chức về mối quan hệ chính thống: ai làm gì, ở đâu và ai báo cáo cho ai… Sơ đồ phân tích mạng lưới xã hợi cho thấy mối quan hệ (không theo cấu trúc) về thông tin và tri thức trong tổ chức như hình 1.8, nó cho phép những người quản lý có cái nhìn trực quan và hiểu được nhiều mối quan hệ có thể tạo ra hoặc cản trở sự sản sinh và chia sẻ tri thức. n: Dalkir (2005) Jack Sue Cổng Thông Tin Yêu Cầu Hồi Đáp
Hình 1.8: Mơ hình phân tích mạng lưới xã hợi
Mợt khi các mối quan hệ xã hợi và dịng chảy tri thức có thể thấy được chúng ta có thể đánh giá và đo lường. Kết quả của việc phân tích mạng lưới xã hợi có thể được dùng ở cấp đợ cá nhân, phịng ban hoặc tổ chức để nhận diện nút thắt của thơng tin và từ đó giúp tăng tốc dịng chảy của tri thức và thông tin xuyên suốt ranh giới giữa các phòng ban chức năng và tổ chức. Mạng lưới xã hợi nên được nhìn nhận như là mợt mạng lưới năng đợng có những mục tiêu linh đợng và cần được xây dựng nhiều hơn là mợt mơ hình (có thể là mơ hình chính thống và khơng chính thống). Chẳng hạn như việc thu thập dữ liệu và phân tích q trình có thể cung cấp mợt nền tảng để xây dựng kế hoạch và vạch rõ những hành động ưu tiên để thay đổi và cải thiện các mối liên kết xã hợi và dịng chảy tri thức trong nhóm hoặc mạng lưới trong tổ chức.
Những cản trở của việc chia sẻ tri thức:
Có rất nhiều sự cản trở đối với việc chia sẻ tri thức trong tổ chức, điểm mấu chốt bao quanh những sự cản trở này là việc cho rằng tri thức là tài sản và quyền sở hữu thì rất quan trọng. Mợt trong những cách tốt nhất để trung hịa nhận thức này là tái bảo đảm quyền tác giả và thẩm quyền luôn được duy trì, mặt khác họ cũng khơng mất đi sự tín nhiệm đối với tri thức họ đã tạo ra. Có mợt nhận thức thường thấy xem tri thức như là quyền lực nên người ta thường có xu hướng bảo vệ nó nhưng nếu thơng
n: Dalkir (2005) Mit John Peter m A Lucas Anna Jack m B Adam Susan Tom m C Peter Minh Sam m D Henry t Ai m E Hugh Tam
Tam & Hugh ng chuyên gia
tin càng được chia sẻ giữa các cá nhân thì cơ hợi tri thức mới được sản sinh càng nhiều hơn. Tuy nhiên có mợt rủi ro khi chia sẻ những gì bạn biết vì trong hầu hết mọi trường hợp cá nhân thường được trao phần thưởng vì những gì họ biết khơng phải vì những gì họ chia sẻ, và kết quả tất yếu là dẫn tới những lối suy nghĩ và hành động tiêu cực như là xây dựng tường bao quanh mình, cơ lập và phản kháng lại những ý tưởng bên ngoài. Cách tốt nhất để xử lý vấn đề này là điều chỉnh hệ thống thưởng và đóng góp phản hồi của tổ chức hoặc theo cách khác là xây dựng những chương trình khích lệ cho việc chia sẻ tri thức trong tổ chức.
Mợt rào cản khác đó là sự khơng tin tưởng về tính xác thực và đợ tin cậy của tri thức được cung cấp, hoặc người tiếp nhận không hiểu và cố gắng chỉnh sửa nội dung tri thức truyền tải. Cả hai vấn đề này khơng hiển hiện trên phương diện cợng đồng mà nó là hệ thống cá nhân liên tục bao phủ và đánh giá cả nội dung và các thành viên. Cuối cùng là văn hóa tổ chức và mơi trường cũng có thể gia tăng sự thuận lợi hoặc tạo ra rào cản cho hoạt đợng chia sẻ tri thức. Mợt văn hóa kích thích sự khám phá và đổi mới sẽ giúp gia tăng ngược lại ủng hộ cá nhân tài năng thì sẽ tạo ra những rào cản. Mợt tổ chức hướng phần thưởng vào những công việc tập thể sẽ giúp tạo môi trường cho sự tin tưởng, ngược lại mợt văn hóa dựa trên những tình trạng xã hợi sẽ cản trở hoạt đợng chia sẻ tri thức. Khơng có văn hóa tiếp nhận tri thức chia sẻ sự trao đổi tri thức không thể xảy ra, những hoạt đợng thay đổi có ý nghĩa có thể giúp gia tăng hoạt động chia sẻ tri thức.