Tất cả những ý tưởng này sẽ được ghi nhận lên hệ thống mạng nội bộ của Sonion và được đánh giá, kiểm duyệt bởi người quản lý trực tiếp hoặc người phụ trách quy trình, thủ tục đang cần thay đổi, tất cả nhân viên đều có quyền đăng nhập và xem những ý tưởng này, họ có thể nhấn vào nút like để biểu thị mức đợ đồng tình với ý tưởng này. Sau khi ý tưởng được ghi nhận sẽ có cơng cụ ask for approval, cơng cụ này sẽ khởi đợng mợt chu trình thơng qua người quản lý trực tiếp và những bộ phận liên quan để xác nhận đây là ý tưởng tốt, hay không khả thi, và hệ thống sẽ ghi nhận lại những phản hồi của người kiểm duyệt về lý do tại sao duyệt và tại sao không duyệt. Bên cạnh đó sẽ có cơng cụ Ask for support, những nhân viên khác nếu thấy thích thú với ý tưởng này sẽ sử dụng cơng cụ này để yêu cầu gia nhập đội nhằm thực hiện ý tưởng này. Sau khi ý tưởng được kiểm duyệt nhân viên sẽ tiến hành khởi động hoạt động công cụ call for action, người sở hữu ý tưởng sẽ tập hợp đợi nhóm và nhận được sự hỗ trợ từ những người quản lý thông qua công cụ này, sau khi tập hợp đợi nhóm sẽ hình thành nên nhóm hành đợng với những cơng việc cụ thể và bảng kế hoạch thực hiện ý tưởng mới, những mốc thời gian cụ thể cần đạt được, và những
hành động để thực hiện ý tưởng này. Sau khi kết thúc thực hiện ý tưởng nhân viên tiến hành tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện và những bài học kinh nghiệm khi thực hiện ý tưởng vào công cụ đánh giá (Evaluation), cơng cụ này nhằm thực hiện q trình đánh giá và kết thúc ý tưởng, dựa trên những thành quả mà ý tưởng đạt được người quản lý tiến hành đánh giá và duyệt ý tưởng, và ghi nhận vào chương trình thưởng ý tưởng của nhà máy (dựa theo chính sách thưởng kaizen). Tổng hợp những cơng cụ này được trình bày như hình 3.2.
Hình 3.2: Hệ thống ghi nhận thực hiện ý tưởng mới
Ở cấp đợ nhóm dự án của Sonion tác giả đề xuất giải pháp tóm tắt lại những kết quả thực hiện dự án và những bài học kinh nghiệm có được từ dự án và cập nhật lên hệ thống kho tàng tri thức của Sonion thông qua mục lesson learnts nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này.
Nhằm hỗ trợ cho việc sản sinh và ghi nhận tri thức dễ dàng hơn tác giả đề xuất sử dụng các công cụ phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình sản sinh như video recoder, screen record, audio record. Tất cả các công cụ này được sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc sản sinh những tri thức liên quan đến cách thức sử dụng phần mềm, hệ thống của nhà máy và những buổi đào tạo trực tuyến.
New Idea Call for action Evaluation Like rate Ask for approval Ask for support
3.2.2 Giải pháp cho hoạt động chia sẻ tri thức
Theo báo cáo về hoạt động giao tiếp của Sonion thực hiện năm 2015 (xem phần phụ lục) có 20% - 26% nhân viên khơng đồng ý về mức độ liên quan của những nội dung về tri thức và buổi họp họ được mời tham dự, điều này chứng tỏ nhân viên của Sonion chưa tìm thấy được mối liên hệ rõ ràng về những tri thức liên quan công việc họ đang giải quyết. Theo (Dalkir, 2005) tổ chức cần xây dựng được mạng lưới tri thức nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho hoạt đợng chia sẻ trong tổ chức, từ đó tác giả đề xuất hai giải pháp là mạng lưới đánh giá tri thức nhân viên và hệ thống hỗ trợ chuyên gia (ask expert).
Xây dựng hệ thống đánh giá tri thức của nhân viên và xây dựng mạng lưới tri thức
Cơ sở để xác định mạng lưới tri thức phải được bắt đầu từ những năng lực nợi tại của nhân viên, mỗi mợt vị trí cơng việc sẽ được xác lập những tri thức cần phải có (knowledge requirement) tương ứng với các loại tri thức đã được mã hóa ở mục 3.2.1, tương ứng với mỗi tri thức cần phải xác định được cấp độ yêu cầu của tri thức đối với nhân viên và đánh giá được cấp độ hiện tại của nhân viên.
Hình 3.3: Mơ hình đánh giá cấp đợ tri thức đối với nhân viên
Cấp độ tri thức (knowledge level) được đánh giá qua 5 mức độ dựa theo thang đo của trung tâm nhân sự học viện sức khỏe quốc tế National Institues of Health như bảng 3.2. Employee profile Sharing contribution level Knowledge level - Requirement level - Actual level Knowledge requirement (C-K, S-K, R-K, E-K)