e) Về phê duyệt và báo cáo
3.1.2.6. Về chuyên môn và quản lý
Trước hết phải nói đến nhân lực của bộ máy thấm định đánh giá thầu vừa thiếu vừa yếu. Mặc dù các hoạt động đấu thầu cũng như cơ sơ pháp lý của nó đang trên đà phát triển và hoàn thiện nhanh, nhưng trình độ nhận thức của nhiều cơ quan
quản lý đấu thầu vẫn chưa theo kịp tốc độ phát triển đó. Trong khi đó cán bộ quản lý đấu thầu chủ yếu là kiêm nhiệm; kinh nghiệm của cán bộ hợp đồng thì kém. Dẫn đến tình trạng quản lý đấu thầu gặp nhiều sai phạm trong thời gian qua. Đặc biệt là trong công tác thẩm định, xét duyệt còn nhiều trường hợp áp đặt ý kiến chủ quan cá nhân để đạt lợi ích riêng.
Đối với đơn vị thực hiện mua sắm là các ban quản lý (PMU), họ thường cho mình có quyền quyết định lựa chọn nhà thầu. Mặc dù theo quy định chung thì họ chỉ là người đại diện chủ đầu tư thực hiện một số công việc theo kế hoạch đã được chủ đầu tư phê duyệt, nhưng thực tế với quyền được giao như tổ chức đấu thầu, thanh quyết toán... các đơn vị thực hiện mua sắm đấu thầu có quyền hạn vô cùng lớn. Trong khi đó, pháp luật không có bất kỳ quy định nào điều chỉnh đối tượng là các "Ban quản ỉỷ dự ấn" - đơn vị thực hiện dự án - đại diện chủ đầu tư. Do vậy, trong quản lý thực hiện mua sắm đấu thầu còn rất nhiều hạn chê liên quan đến nhận thức về quyền hạn, trách nhiệm của mình do cơ chế tạo ra. Cụ thể:
- Khi xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, họ không quy định những tiêu chuẩn kĩ thuật một cách khách quan, mà thường cố gắng quy định với những mục đích riêng của họ. Ngoài ra, họ có thể đưa ra những tiêu chuẩn chung chung, mập mờ về cả tiêu chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn đánh giá để dễ dàng lựa chọn nhà thầu theo ý của mình;
- Họ thường đánh giá hồ sơ dự thầu một cách chủ quan, thay vì bám sát hồ mời thầu với những tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trước. Thậm chí có thể báo cáo đánh giá sai lệch hoặc thiếu để phục cho mục đích cá nhân trong quá trình xét thầu. Một số trường hợp đơn vị thực hiện mua sắm còn bổ sung, chính sửa các tiêu chuẩn phạm vi đánh giá đã tuyên bố công khai để hợp thức hóa ý định chủ quan của mình;
- Trong nhiều trường hợp, đơn vị thực hiện mua sắm đưa ra các tiêu chuẩn mua sắm quá cao, không cần thiết và không phù hợp với kế hoạch, mục tiêu của dự án đã được duyệt. Hậu quả là nhiều trường hợp đấu thầu rộng rãi mà không có nhà thầu nào tham gia hoặc hàng hóa chào thầu có giá vượt kế hoạch. Việc này sẽ gây
ra tốn kém trong tổ chức quản lý đấu thầu, đồng thời làm chậm tiến độ giải ngân và hoàn thành dự án;
- Ngoài ra, các đơn vị thực hiện mua sắm tỏ ra thiếu chuyên môn về hàng hóa mình định mua, cũng như kinh nghiệm về vận dụng các thủ tục, quy định về mua sắm đấu thầu. Một số trường họp khác tỏ ra thiếu kiến thức về kinh tế như thương thảo hợp đồng, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng hóa, giải quyết các vướng mắc về thuế, hải quan...
Về các quy định về đấu thầu hoặc hướng dẫn mua sắm đấu thầu, thường khi ban hành, nhà làm luật đã tiên lượng các trường hợp có thể xảy ra để đảm bảo hiệu quả điều chỉnh quản lý bằng pháp luật là cao nhất, nhưng trong xã hội có rất nhiều mối quan hệ đan xen, gắn bó hữu cơ với nhau tạo ra một hệ thống các ứng xử phức tạp đối với các quy định pháp luật đó. Một nhóm người thì tuân theo quy định của pháp luật, nhóm khác lại không muốn làm theo mặc dù biết rõ quy định của pháp luật về các vấn đề có liên quan trong đấu thầu; một nhóm lại không biết pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào...
Việc giám sát tuân thủ pháp luật đấu thầu là điều cần thiết, nhưng vì lợi ích cá nhân, ngay cá nhân người giám sát và người bị giám sát, quản lý lại tìm mọi cách để lách luật. Đây là một trong nhưng hành vi tiêu cực phổ biến nhất trong hoạt động đấu thầu. Vì vậy, các chế tài để ngăn chặn, xử lí phải thường xuyên thay đổi, bổ sung cho phù hợp trong từng thời kỳ lịch sử nhất định.