e) Về phê duyệt và báo cáo
3.1.2.2. Vê cơ chế phân cấp quản lý đấu thầu mua sắm
Cũng do hệ quả của thời kỳ bao cấp kéo dài đã ăn sâu vào nhận thức nên trong các quy định của pháp luật về đấu thầu vẫn còn nặng tư tưởng tập trung quản lý nhà nước. Dẫn đến quy định người mua hàng hóa lại không phải là người sử dụng chính hàng hóa đó, vì sợ rằng nếu giao cho các đơn vị sử dụng sẽ khó đảm bảo hiệu quả trong mua sắm. Thực tế cho thấy có quá nhiều trường hợp có sự can thiệp quá sâu, không cần thiết của các cơ quan nhà nước ở Trung ương.
Vì vậy, việc tập trung hay phân cấp ở các mức độ khác nhau là tùy thuộc vào điều kiện từng nơi, từng lúc và từng ngành. Ớ một điều kiện nào đó sự tập
trung có thể là cần thiết vì nó mang lại hiệu quả cao, chẳng hạn, mua sắm với nguồn vốn có hạn, lại mua cho nhiều nơi, trong khi năng lực mua sắm ở địa phương kém, việc mua sắm tập trung cho nhiều đơn vị nhỏ lẻ sẽ làm cho giá thành hàng hóa hạ và tiết kiệm chi phí tổ chức đấu thầu. Tuy nhiên, các điều kiện nói trên có thể thay đổi theo thời gian, do đó việc lựa chọn giải pháp phân cấp hay tập trung phải linh động và phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Giải pháp mới đó cũng chỉ tồn tại trong một thời điểm, hoàn cảnh cụ thể, tất yếu sẽ phải nhường chỗ cho giải pháp mới có hiệu quả hơn.
Ớ một số nước đã áp dụng linh hoạt giữa tập trung và phân cấp đấu thầu để hoạt động này được thực hiện có hiệu quả cao. Ví dụ khi cơ quan thực hiện mua sắm không đủ năng lực thực hiện thì họ có thể thuê một đơn vị chuyên nghiệp về đấu thầu (còn được biết đến là "Đại lý đấu thầu") thực hiện với một khoản phí được pháp luật cho phép. Với phương pháp này, luật pháp về đấu thầu được áp dụng đầy đủ và chuyên nghiệp. Mặt khác lại đảm bảo tính chất phân cấp và tập trung trong những trường hợp cần thiết. Ngoài ra, mô hình phân cấp trách nhiệm kèm theo các chế tài kiểm soát, kiểm tra, theo dõi, báo cáo, thanh tra cũng được nhiều nước áp dụng.
Dù lựa chọn phân cấp hay tập chung ở mức nào thì yêu cầu cao nhất cần phải rõ ràng, minh bạch trong chính sách và quy định của hoạt động đấu thầu. Một khi đã phân cấp thì không được can thiệp hay gây ảnh hưởng tới cơ quan thực hiện từ bất kì phía nào, đồng thời cơ quan thực hiện cũng phải tuân thủ nghiêm túc và đầy đủ các quy định của pháp luật. Cho tới nay, việc nghiên cứu về mô hình quản lý đấu thầu ở Việt Nam vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ để lựa chọn ra mô hình hợp lý nhất đối với điều kiện kinh tế - xã hội - chính trị ở Việt Nam. Mô hình "Ban quản lý dự án" như PMUĨ8 của Bộ Giao thông Vận tải là bằng chứng rõ ràng nhất về một mô hình đã lỗi thời. Điều này đang tồn tại không chỉ ở một bộ, ngành mà đang diễn ra phổ biến ở nơi khác. Trong đó bên mua (ban quản lý) vừa được coi là chủ đầu tư, vừa được coi là người quản lý, người thực hiện dự án mà không có bất kỳ chế tài luật nào điều chỉnh đối tượng này. Đây cũng chính là nguyên nhân tạo ra kẽ hở để nạn tham nhũng, gian lận thương mại diễn ra phức tạp
trong thời gian qua. Thực tế áp dụng các quy định về phân cấp quản lý cho thấy hai khuynh hướng tiêu cực trái ngược nhau như sau:
Một là, cơ quan nhà nước cấp trên không tin tưởng vào năng lực, trình độ và tính trung thực của đơn vị mua sắm, nên thường can thiệp rất sâu vào quá trình mua sắm đấu thầu như: lập kế hoạch mua sắm, tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa, tiêu chuẩn đánh giá, quá trình lựa chọn nhà thầu;
Hai là, lợi dụng sự phân cấp cho đơn vị mua sắm đấu thầu thông qua các văn bản ủy quyền để các cơ quan cấp trên liên quan trốn tránh trách nhiệm, không tham gia, hoặc tham gia một cách hình thức ở các khâu không quan trọng. Điều này dẫn đến hoạt động đấu thầu thực hiện không được kiểm tra, giám sát và chịu trách nhiệm.
Những tồn tại tiêu cực nói trên xuất hiện trong các đon vị mua sắm hoặc các cơ quan hên quan. Thông thường là do nhận thức chưa đúng đắn về vai trò của mình. Trong một số trường hợp khác lại do xuất phát từ lợi ích cá nhân của đơn vị mình.