HƢƠN 1 : TỔN QUAN VỀ ỰT ON NÂN SH
1.3 Nội dung cơ bản về dự toán ngân sách
1.3.1.3 Mơ hình thơng tin từ dƣới lên
Sơ đồ 1.3: Mơ hình thơng tin từ dưới lên
[Nguồn: CIMA, 2008] Theo mơ hình này, trình tự lập dự toán nhƣ sau:
(1) Nhân viên thực hiện dự toán sẽ tự đánh giá nhu cầu, khả năng của mình.
Sau đó tiến hành lập báo cáo và trình lên nhà quản lý bộ phận.
(2) Nhà quản lý bộ phận tập hợp, đánh giá, xem xét, và xác định mục đích,
yêu cầu về nguồn lực những báo cáo của nhân viên, sau đó lập báo cáo và trình lên nhà quản trị cấp cao.
(3) Khi tiếp nhận dự toán từ quản lý cấp bộ phận, nhà quản trị cấp cao sẽ
xem xét, đánh giá kết hợp với tầm nhìn, chiến lƣợc, mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp.
(3a) Nếu nhà quản trị cấp cao khơng đồng ý, dự tốn sẽ bị trả lại cho nhà quản trị bộ phận xem xét và điều chỉnh.
(3b) Nếu nhà quản trị cấp cao đồng ý, dự toán đƣợc duyệt và chuyển xuống cho nhà quản trị bộ phận triển khai thực hiện.
(4) Khi nhận đƣợc dự tốn đã có sự phê duyệt thơng qua của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận sẽ triển khai cho nhân viên bộ phận mình thực hiện dự
tốn.
Nhân viên thực hiện dự toán
Đánh giá nhu cầu
Nhân viên thực hiện dự toán Nhà quản trị bộ phận
Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị bộ phận
Chỉ định
Trình Định lƣợng lại yêu cầu
nguồn lực và trình Từ chối Chấp nhận, duyệt (1) (2) (3a) (4) (3b)
Ưu điểm
- Tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp đều đƣợc tham gia vào q trình xây dựng dự tốn nên:
+ Các chỉ tiêu trong dự toán thƣờng phù hợp và thực tế.
+ Dự tốn đƣợc lập có khuynh hƣớng chính xác và đáng tin cậy hơn. + Phát huy đƣợc tính tự giác của các thành viên trong bộ phận.
- Các chỉ tiêu đƣợc các nhân viên thực hiện dự toán đề ra nên:
+ Các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn
+ Khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự tốn do chính họ xây dựng nên chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống.
+ Phát huy tính tích cực kiểm sốt, khơng tốn nhiều thời gian và chi phí.
Nhược điểm:
Trình tự lập dự tốn từ dƣới lên mất nhiều thời gian vì dự tốn đƣợc các cấp quản lý dƣới lập, sau đó đƣợc trình lên cấp trên, nhà quản trị cấp trên xem xét và điều chỉnh cho hợp lý mới đƣa xuống cho các bộ phận cấp dƣới thực hiện.
Kết luận: Với những ƣu nhƣợc điểm trên thì mơ hình này phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ lớn hoặc tập đồn có sự phân cấp quản lý cao. Tuy nhiên, nhà quản lý cấp cao cần phải kiểm tra và cân nhắc kỹ trƣớc khi phê duyệt dự tốn tránh tình trạng chỉ tiêu dự tốn đƣa ra thấp hơn so với khả năng thực tế sẽ làm dự tốn khơng phát huy mà cịn làm lãng phí tài ngn và nguồn lực của doanh nghiệp, hoạt động sản xuất không hiệu quả.
Kết luận chung: Ba mơ hình dự tốn cho thấy mỗi mơ hình có những ƣu và
nhƣợc điểm riêng. Do đó, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất từng doanh nghiệp, cũng nhƣ các yêu cầu và trình độ quản lý của từng nhà quản trị sẽ lựa chọn mơ hình dự tốn nào phù hợp cho hoạt động của mình.
1.3.2 Quy trình lập và quản lý dự tốn ngân sách
Việc lập dự toán ngân sách rất quan trọng giúp định hƣớng hoạt động của một tổ chức và là cơng cụ kiểm sốt ngân sách cho từng kỳ kinh doanh. Do vậy, dự toán phải cần đƣợc thực hiện chính xác và theo một quy trình dự tốn phù hợp đƣợc định trƣớc để đảm bảo tính khoa học.
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động khác nhau nên quy trình dự tốn cũng sẽ khác nhau. Theo Stephen Brookson (2000), quy trình dự tốn và quản lý dự toán ngân đƣợc chia thành ba giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thứ hai là soạn thảo dự toán và giai đoạn cuối cùng là giai đoạn theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách.
Sơ đồ 1.4: Quy trình lập và quản lý ngân sách theo 3 giai đoạn của Stephen
Brookson
[Nguồn: Managing budgets, Stephen Brookson]
1.3.2.1 i ai đoạn chuẩn bị
Đây là bƣớc khởi đầu và cũng là quan trọng nhất trong quy trình lập dự tốn. Trong giai đoạn này phải xác định rõ mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp để lập dự toán cho phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định. Dự toán ngân sách đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc đã đƣợc cụ thể hóa qua mục tiêu phát triển kinh doanh
Xác định mục tiêu chung của ô ng ty
hu ẩn hoá ngân
sách
ánh giá hệ thống
Thu thập thông tin chuận bị dự thảo ngân sách lần đầu
tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích Lập dự tốn tiền mặt để theo dõi dòng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể
định
Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán
Theo dõi những khác biệt, phân tích
các sai số, kiểm tra những điều không
ngờ đến
ự báo l ại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng
ngân sách khác, rút
kinh nghiệm
iai đoạn
của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng một mơ hình dự tốn ngân sách chuẩn sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, sẽ giúp các nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết hợp nội dung một cách dễ dàng và chặc chẽ. Khi tất cả các cơng việc cần thiết cho việc lập dự tốn đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ thì phải xem xét lại tính chính xác và phù hợp nhất của các thông tin nhằm giúp việc tiến hành soạn thảo ngân sách đƣợc thuận lợi.
1.3.2.2 i ai đoạn soạn thảo
Đầu tiên là các cá nhân hay bộ phận liên quan đến việc lập dự tốn phải căn cứ vào các thơng tin về mơi trƣờng kinh doanh, tập hợp tồn bộ thơng tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngồi doanh nghiệp có tác động và ảnh hƣởng đến cơng tác dự tốn ngân sách của doanh nghiệp để làm cơ sở soạn thảo các dự toán chức năng của doanh nghiệp. Các báo cáo dự tốn có liên quan nhƣ: dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí, dự tốn tiền, dự toán bảng cân đối kế toán …
1.3.2.3 Giai đoạn theo dõi
Dự toán ngân sách tại doanh nghiệp là việc quan trọng nên phải đƣợc thực hiện từ kỳ dự tốn này kỳ dự tốn khác. Vì vậy để dự tốn hồn thiện hơn thì sau mỗi kỳ dự tốn cần phải theo dõi thƣờng xun thơng qua các báo cáo so sánh giữa thực hiện và dự tốn. Sau đó đánh giá tình hình dự tốn, từ đó xem xét lại các thơng tin, số liệu, cơ sở lập dự tốn và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút ra kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách cho kỳ kế tiếp.
1.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán và phƣơng pháp lập
Hệ thống dự tốn ngân sách của doanh nghiệp thơng thƣờng bao gồm các dự toán sau: Dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán thành phẩm tồn kho, dự tốn đầu tƣ và xây dựng, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Mối quan hệ giữa các dự toán:
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ mối quan hệ các báo cáo dự toán
[Nguồn: Hilton & cộng sự, tr355)
1.3.3.1 ự t oán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ đƣợc gọi là nền tảng của toàn bộ ngân sách tổng thể. Nó là điểm khởi đầu cho việc chuẩn bị ngân sách. Các nhân viên nghiên cứu thị trƣờng sẽ xem xét các thông tin và thảo luận cùng với lãnh đạo và cá nhân bộ phận bán hàng. Sau đó sử dụng phƣơng pháp thống kê nhƣ phân tích hồi quy, phân phối xác suất cho doanh số bán hàng. Nếu dự tốn tiêu thụ khơng chính xác thì việc dự tốn xem nhƣ là vơ ích và tốn kém chi phí cho việc thực hiện. Các yếu tố chính cần xem xét
khi lập dự tốn tiêu thụ bao gồm:
- Mức tiêu thụ hiện tại và xu hƣớng của những năm qua
- Điều kiện kinh tế và ngành cơng nghiệp nói riêng
- Các xu hƣớng chung của nền kinh tế
- Các yếu tố khác ảnh hƣởng đến doanh số tiêu thụ trong ngành DT CPBH &CPQL DT THU TIỂN DT CHI TIỀN DT BC KQKD MỤC TIÊU KD DT tiêu thụ DT sản xuất DT tồn kho TP DT CPNCTT DT CPSXC DT tồn kho NVL DT GTSP DT BẢNG CĐKT DT TIỀN DT ĐTƣ & XD Chỉ có sản xuất DT TIÊU THỤ DT HOẠT ĐỘNG DT TÀI CHÍNH DT BCTC DT CPVVLTT DT CPTC
- Chính sách giá cả - Chính sách tín dụng
- Hoạt động marketing, quảng cáo, xúc tiến và khuyến mại - Các đơn hàng chƣa thực hiện
- Đối thủ cạnh tranh và sự thay đổi trong khoa học cơng nghệ - Sự kiện chính trị và pháp lý
Sau khi doanh nghiệp đã dự toán đƣợc số lƣợng sản phẩm tiêu thụ sẽ ƣớc tính ra giá trị để thuận lợi cho dự tốn tiền theo cơng thức sau:
1.3.3.2 ự t oán sản xuất
Dự toán sản xuất thể hiện kế hoạch sản xuất cho một kỳ nhất định. Trong sản xuất thì kế hoạch sản xuất trong một kỳ nhất định phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Số lƣợng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để đáp ứng cho tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ. Đƣợc mơ tả qua phƣơng trình sau:
Số lƣợng sản xuất trong kỳ = Số lƣợng tiêu thụ trong kỳ + Số lƣợng tồn kho cuối kỳ - Số lƣợng tồn kho đầu kỳ
Khi lập dự tốn sản xuất thì nhà quản trị phải dự kiến số lƣợng tồn kho phù hợp. Bởi vì, nếu số lƣợng tồn kho ƣớc tính q nhiều thì sẽ gây ra việc ứ động vốn và tốn kém chi phí cho việc lƣu kho, cịn nếu số lƣợng tồn kho q ít sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động tiêu thụ và sản xuất.
1.3.3.3 ự t ốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp phản ánh tồn bộ các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị về kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Lƣợng NVL cần cho sản xuất dự kiến = Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất dự kiến X ịnh mức lƣợng NVL trực tiếp hi phí NVLTT dự kiến = Lƣợng NVLTT dự kiến X ịnh mức giá NVLTT Doanh thu dự kiến = Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến X iá bán dự kiến
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sảm xuất các doanh nghiệp thƣờng phải có bộ phận thu mua:
Lƣợng NVLTT cần mua dự kiến = Lƣợng NVLTT cần cho sản xuất dự kiến + Lƣợng NVLTT tồn kho cuối kỳ dự kiến - Lƣợng NVLTT tồn kho đầu kỳ dự kiến
Đồng thời dự tốn ngun vật liệu trực tiếp cịn là căn cứ xác định kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp:
hi mua NVLTT dự
kiến =
Lƣợng NVLTT dự
kiến X ơn giá N VLTT 1.3.3.4 ự t ốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc xây dựng căn cứ trên dự toán về kế hoạch sản xuất. Dự tốn này phản ánh tồn bộ tiền lƣơng, tiền cơng, các khoản trích theo lƣơng của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp là căn cứ giúp nhà quản trị chủ động trong việc bố trí nhân lực cho q trình sản xuất tránh đƣợc tình trạng th nhân cơng khẩn cấp, ngăn ngừa tình trạng thiếu lao động, giảm bớt hoặc loại bỏ sự cần thiết phải sa thải nhân công.
Khi lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm và định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp.
Lƣợng thời gian lao động cần cho sản xuất
dự kiến
= Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất dự kiến X
ịnh mức lƣợng thời gian lao động hi phí nhân cơng trực
tiếp dự kiến =
Lƣợng thời gian lao động cần cho sản xuất
dự kiến
X ịnh mức gi á thời gian lao động 1.3.3.5 ự t ốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí hỗn hợp, khi xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung thƣờng đƣợc xây dựng theo hai yếu tố biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung.
Bằng phƣơng pháp thống kê sẽ giúp các nhà quản trị thấy đƣợc chi phí sản xuất chung sẽ biến động nhƣ thế nào với các mức độ hoạt động. Đồng thời với việc
sử dụng các phƣơng pháp tách chi phí hỗn hợp thành chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí sản xuất chung cố định.
Phân bổ biến phí
sản xuất chung =
Tổng biến phí sản xuất chung
Tổng giờ máy (hoặc tổng số giờ lao động trực tiếp) iến phí sản
xuất chung =
Tổng số giờ máy (thời gian lao động) trong kỳ dự toán X
ơn giá p hân bổ biến phí sản xuất chung
- Khi lập dự tốn cho định phí sản xuất chung thì phải ƣớc tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự tốn, có thể dựa vào số liệu kỳ trƣớc và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hiện tại.
- Khi tính lƣợng tiền chi cho chi phí sản xuất chung cho việc lập dự tốn tiền thì cần phải loại trừ các khoản đƣợc ghi nhận cho chi phí sản xuất chung nhƣng khơng phải chi tiền nhƣ: chi phí khấu hao…
1.3.3.6 ự t oán giá vốn hàng bán
Sau khi hồn thành các dự tốn trên, sẽ tiến hành tập hợp các chi phí để tính giá thành cho một đơn vị sản phẩm. Căn cứ để lập dự toán là dự toán tiêu thụ và định mức chi phí sản xuất đã xây dựng. Dự toán giá thành là cơ sở để xây dựng dự báo kết quả hoạt động kinh doanh.
iá vốn hàng bán dự kiến =
Lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến X
ịnh mức chi phí sản xuất ( iá thà nh sản xuất đơn vị) 1.3.3.7 ự t oán thành phẩm tồn kho
Thành phẩm tồn kho cuối kỳ là số thành phẩm dự trữ chuẩn bị cho việc tiêu thụ của kỳ sau. Việc dự tốn chính xác và hợp lý thành phẩm tồn kho cuối kỳ là cơ sở quan trọng để đáp ứng yêu cầu bán ra, phục vụ khách hàng một cách kịp thời, nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Khi dự tốn lƣợng hàng tồn kho phải căn cứ vào dự toán lƣợng sản phẩm tiêu thụ và tỷ lệ hàng tồn kho thành phẩm ƣớc tính và áp dụng cơng thức sau:
Lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ dự kiến =
Lƣợng thành phẩm dự kiến tiêu thụ X
Tỷ lệ tồn kho cuối kỳ dự tính
Sau khi xác định đƣợc lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ, sử dụng công thức dƣới đây để xác định giá trị thành phẩm tồn kho.
iá trị thà nh phẩm tồn kho cuối kỳ = Lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ X iá thàn h SX đơn vị thành phẩm 1.3.3.8 ự t ốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là những hao phí phát sinh liên quan tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa, nhằm đẩy nhanh q trình đƣa sản phẩm đến ngƣời tiêu dùng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những hao phí liên quan đến hoạt động tổ chức hành chính, văn phịng của doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là chi phí hỗn hợp giống nhƣ chi