[Nguồn: Phịng kế tốn] iai đoạ n chuẩn bị
Vào ngày 01/10/2015, Hội đồng quản trị họp với Ban giám đốc để đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch 9 tháng đầu năm 2015, cùng với kinh nghiệm, nhận định của mình về nền kinh tế thị trƣờng, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế tại Công ty, tiến hành soạn thảo mục tiêu kinh doanh cho năm kế hoạch
Cụ thể nhƣ: Dựa vào tình hình thực hiện 3 quý đầu năm Hội đồng quản trị đánh giá nhƣ sau:
Tập hợp, trình Họp, thảo luận với trƣởng các phịng ban Phê duyệt Chỉ định Ban giám đốc Trƣởng các phòng ban Phịng kế tốn Ban giám đốc Gửi
Phân công, Duyệt, gửi
Từ chối Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các phòng ban thực hiện Hội đồng quản trị (đƣa ra mục tiêu)
Bảng 2.5: Bảng phân tích tình hình kinh doanh 3 q năm 2015
ĐVT: 1000.000 đồng
Năm 2015 QUÝ 1 QUÝ 2 QUÝ 3
hỉ tiêu KH TH % KH TH % KH TH % Tổng doanh thu 280.000 225.162 80 310.000 263.654 85 300.000 289.855 97 DT từ hoạt động xây dựng 84.000 78.807 94 93.000 87.006 94 90.000 92.754 103 DT từ hoạt động sản xuất 162.400 123.839 76 179.800 145.010 81 174.000 159.420 92 DT từ hoạt động khác 33.600 22.516 67 37.200 31.638 85 36.000 37.681 105
[Nguồn: Thu thập và tính tốn của tác giả] Căn cứ số liệu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cụ thể Ở quý 1 doanh thu chỉ đạt 80% so với kế hoạch, q 2 tình hình hoạt động kinh doanh có chút khả quan thực hiện đƣợc 85% so với kế hoạch đặt ra và ở quý 3 với 97% doanh thu thực hiện đƣợc so với kế hoạch cho thấy Công ty hoạt động rất hiệu quả. Công ty đã dự kiến doanh thu năm 2016 là 1.500 tỷ, tƣơng ứng doanh thu tăng 20% so với năm 2015. Sau đó, Ban giám đốc sẽ ra văn bản thơng báo cho các phịng ban để thực hiện cơng tác lập dự tốn. Ban tổng giám đốc bố trí phịng Kế tốn chịu trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và báo cáo cho Ban giám đốc.
iai đoạ n soạn thảo
Các bộ phận căn cứ vào mục tiêu tăng trƣởng doanh thu từ Ban giám đốc sẽ tiến hành lập các báo cáo dự tốn có liên quan đến bộ phận mình nhƣ sau:
Phịng Kinh doanh phối hợp với phịng Kế tốn để lập dự tốn tiêu thụ trên cơ sở mục tiêu tăng trƣởng doanh thu từ Ban giám đốc, sau đó gửi báo cáo lên cho phịng Kế tốn tổng hợp.
Sau khi dự tốn tiêu thụ đƣợc lập, phịng Kế hoạch sản xuất phối hợp với phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các phân xƣởng sản xuất để tiến hành lập dự tốn sản xuất, sau đó gửi báo cáo lên cho phịng Kế tốn tổng hợp.
Sau đó, phịng Kế hoạch vật tƣ phối hợp với phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch sản xuất, phòng Kế tốn tiến hành lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp dựa vào định mức nguyên vật liệu và giá nguyên vật liệu, sau đó gửi báo cáo lên cho phịng Kế tốn tổng hợp.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc phòng Nhân sự lập trên cơ sở chi phí nhân cơng năn 2015 và xem xét những thay đổi ở năm kế tiếp nhƣ tăng lƣơng, chính sách bảo hiểm xã hội…Sau đó gửi báo cáo lên cho phịng Kế tốn tổng hợp.
Tiếp theo, phịng Kế tốn phối hợp với các phân xƣởng để lập dự tốn chi phí sản xuất chung.
Phịng Kế tốn phối hợp với các phịng ban để lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Sau khi dự toán đƣợc hồn thành, Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan sẽ họp để đi đến thống nhất ý kiến và thông qua báo cáo dự toán ngân sách.
iai đoạ n theo dõi
Phịng Kế tốn – tài chính sẽ tiến hành theo dõi và kiểm soát việc thực hiện dự toán ngân sách của các bộ phận. Vào cuối tháng 6 và tháng 12 sẽ đối chiếu, so sánh dự toán với thực tế và báo cáo cho Ban điều hành.
2.2.2.3 Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách tại ông ty ổ p hần Beton 6
Hiện nay, Cơng ty đã lập các dự tốn sau: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
2.2.2.3.1 Dự toán tiêu thụ
Khi nhận đƣợc chỉ tiêu tăng trƣởng doanh thu cho năm kế hoạch từ Ban giám đốc, Giám đốc phòng kinh doanh sẽ tiến hành họp triển khai cho các thành viên trong phịng. Sau đó, căn cứ vào kế hoạch của từng thành viên trong phòng và đơn đặt hàng của khách hàng trong năm tới, phòng Kinh doanh sẽ đƣa ra sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch cho các sản phẩm của cơng ty. Sau đó, phịng Kinh doanh phối hợp với phịng Kế tốn để lập dự tốn tiêu thụ, báo cáo hồn thành đƣợc gửi cho phịng Kế toán để tổng hợp.
Dự toán tiêu thụ gồm hai chỉ tiêu đó là: Số lƣợng tiêu thụ và giá bán
Giá bán: Cố định cho từng mặt hàng tiêu thụ đƣợc căn cứ vào giá tại thời điểm lập kế hoạch, dữ liệu đƣợc lấy từ phịng Kế tốn.
Sản lƣợng tiêu thụ: Căn cứ vào báo cáo thực hiện 9 tháng đầu năm, căn cứ vào tình hình đơn đặt hàng, yêu cầu thực tế của khách hàng và tiến độ thực hiện các cơng trình, dự án. Phịng kinh doanh dựa trên cơ sở đó để đƣa ra kế hoạch sản lƣợng tiêu thụ cho năm tiếp theo.
Doanh thu = Sản lƣợng tiêu thụ * Giá bán
Cụ thể nhƣ: Dựa vào sản lƣợng tiêu thụ thực tế năm 2015 của cọc ống 3D và phòng kinh doanh đƣa ra mức tăng trƣởng cho sản phẩm này là 20% ta tính đƣợc sản lƣợng năm 2016 nhƣ sau:
Quý 1/2015: 6.667md Quý 1/2016 = 120% x 6.667 = 8.000md Quý 2/2015: 6.750md Quý 2/2016 = 120% x 6.750 = 8.100md Quý 3/2015: 6.000md Quý 3/2016 = 120% x 6.000 = 7.200md Quý 4/2015: 7.750md Quý 4/2016 = 120% x 7.750 = 9.300md Giá bán do phịng Kế tốn cung cấp cho sản phẩm cọc ống 3D là 3.410.000 đồng/md.
Từ sản lƣợng và giá bán đã đƣợc cung cấp, phòng Kinh doanh lập dự toán doanh thu tiêu thụ cọc ống 3D nhƣ sau:
Quý 1/2016 = 8.000 x 3.410.000 = 27.248.000.000 đồng Quý 2/2016 = 8.100 x 3.410.000 = 27.589.000.000 đồng Quý 3/2016 = 7.200 x 3.410.000 = 24.523.000.000 đồng Quý 4/2016 = 9.300 x 3.410.000 = 31.676.000.000 đồng
(Dự tốn tiêu thụ được trình bày trong phần phụ lục 2.1)
2.2.2.3.2 Dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất do phòng Kế hoạch sản xuất lập với sự phối hợp của phòng Kỹ thuật, phòng Kinh doanh, phịng Kế tốn và các phân xƣởng sản xuất. Dự toán sản xuất đƣợc lập dựa trên thơng tin từ dự tốn tiêu thụ, báo cáo lƣợng tồn kho đầu kỳ từ phịng Kế tốn và u cầu tồn kho của Cơng ty do phịng kỹ thuật và các phân xƣởng xem xét đề xuất tỷ lệ tồn kho tại Công ty là 5% sản lƣợng tiêu thụ. Tuy nhiên, do đặc tính của mỗi sản phẩm mà có mức tồn kho khác nhau. Đối với những sản phẩm sản xuất theo thiết kế nhƣ dầm, cọc ván, bê tơng tƣơi sẽ khơng có lƣợng tồn kho, các sản phẩm còn lại là 5% mức sản lƣợng tiêu thụ của quý sau. Dựa vào khả năng, dây chuyền sản xuất, công suất hoạt động tối đa của mỗi Phân xƣởng, Ban giám đốc đƣa ra chỉ tiêu số lƣợng sản phẩm mà các Phân xƣởng cần sản xuất.
Sau đó, phịng Kế hoạch sản xuất dựa vào bảng kế hoạch sản xuất của từng Phân xƣởng để tiến hành lập dự toán sản xuất cho tồn Cơng ty và gửi lên cho Phịng Kế toán tổng hợp.
Dự toán sản xuất đƣợc lập chi tiết cho từng sản phẩm. Số lƣợng sản phẩm sản xuất trong kỳ = Số lƣợng tiêu thụ trong kỳ + Số lƣợng tồn kho cuối kỳ - Số lƣợng tồn kho đầu kỳ Cụ thể nhƣ: Dựa vào dự tốn tiêu thụ từ phịng Kinh doanh và sản phẩm cọc ống 3D có lƣợng tồn kho 5% của quý tiếp theo. Nhƣ vậy, số lƣợng cần sản xuất trong kỳ đƣợc xác định nhƣ sau:
Số lƣợng tiêu thụ trong kỳ của các quý:
Quý 1/2016 = 8.000md Quý 2/2016 = 8.100md Quý 3/2016 = 7.200md Quý 4/2016 = 9.300md Số lƣợng tồn kho đầu kỳ = 405md Số lƣợng tồn cuối kỳ: Quý 1/2016 = 5% x 8.100 = 405md Quý 2/2016 = 5% x 7.200 = 360md Quý 3/2016 = 5% x 9.300 = 465md Quý 4/2016 = 5% x 9.300 = 465md Nhƣ vậy, số lƣợng sản phẩm cần sản xuất của cọc ống 3D trong kỳ là:
Quý 1/2016 = 8.000 + 405 - 280 = 8.125md Quý 2/2016 = 8.100 + 360 – 405 = 8.005md Quý 3/2016 = 7.200 + 465 – 360 = 7.305md
Quý 4/2016 = 9.300 + 465 – 465 = 9.300md
(Dự tốn sản xuất được trình bày trong phần phụ lục 2.2)
2.2.2.3.3 Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Hiện nay, Phòng kế hoạch vật tƣ kết hợp với phòng Kế tốn, phịng Kế hoạch sản xuất, phịng Kỹ thuật để tiến hành lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dựa trên cơ sở dự tốn sản xuất và định mức chi phí ngun vật liệu trực tiếp chi tiết cho từng sản phẩm của Công ty, nhằm xác định nhu cầu về số lƣợng và giá cả đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, số lƣợng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu và giá trị nguyên vật liệu cần dùng.
Trong đó:
Số lƣợng nguyên vật liệu sử dụng = Định mức nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm * Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất
+ Định mức nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm dựa trên bảng định mức mà Công ty đã xây dựng, chỉ tiêu này do phòng Kỹ thuật cung cấp.
+ Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất dựa vào dự toán sản xuất do phòng Kế hoạch sản xuất cung cấp.
(Bảng định mức vật tư xem ở phụ lục 2.3A)
Đơn giá NVL đƣợc tính theo giá xuất kho ngun vật liệu, do phịng Kế tốn cung cấp tính tại thời điểm lập dự tốn.
Ví dụ: Dựa vào bảng định mức của sản phẩm BTCT 25x25 và bảng giá NVL, bảng dự tốn tiêu thụ ta tính giá trị ngun vật liệu cho BTCT 25x25 quý 1 nhƣ sau:
Đai liên tục R6 = (208 x 0,3 )x 13.360 = 834.261 đồng.
(Bảng giá nguyên vật liệu xem ở phụ lục 2.3B)
(Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp được trình bày trong phần phụ lục 2.3C)
2.2.2.3.4 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Phịng Hành chính- Nhân sự của Cơng ty chịu trách nhiệm lập dự tốn chi phí nhân công trực tiếp dựa trên dữ liệu cũ của năm trƣớc, sau đó điều chỉnh tăng giảm bậc lƣơng theo chế độ quy định. Dự toán đƣợc lập cho từng bộ phận: Bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất, quản lý phân xƣởng, bộ phận văn phòng.
Các chỉ tiêu đƣợc tập hợp trong dự toán này bao gồm:
- Số lƣợng lao động : Là số lƣợng lao động có tại thời điểm lập dự tốn và ƣớc tính tăng trong năm kế hoạch.
- Lƣơng căn bản: Căn cứ vào bảng thang lƣơng và quy định mức lƣơng cơ bản của nhà nƣớc.
- Các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội (BHXH) (18%), bảo hiểm y tế (BHYT) (3%), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) (1%). Kinh phí cơng đồn (KPCĐ) (2%).
- Các chế độ khác: tiền thƣởng, tiền phụ cấp, tiền tăng ca, tiền ăn giữa ca, tiền cơm.
Hiện nay, Cơng ty áp dụng 2 hình thức trả lƣơng là trả lƣơng theo hệ số công việc (chủ yếu đƣợc áp dụng cho lao động gián tiếp và khối văn phòng) và trả lƣơng theo hệ số bậc thợ cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Cụ thể nhƣ: Phòng nhân sự tính lƣơng cho Ơng Lâm Chí Trung Giám đốc phịng Kinh doanh nhƣ sau:
Hệ số lƣơng: 4,02
Lƣơng cơ bản = 4,02 * 1.150.000 = 4.620.000 Lƣơng hợp đồng theo tháng : 30.000.000 Ngày công làm việc: 22 ngày
Lƣơng thực tế = (30.000.000*22)/22 = 30.000.000 Phụ cấp cơm: 650.000
Tổng lƣơng = 30.000.000 + 650.000 = 30.650.000 Các khoản trích trừ vào lƣơng:
BHXH = 4.620.000*8% = 369.600 BHYT = 4.620.000*1,5% = 69.300 BHTN = 4.620.000*1% = 46.200 KPCĐ = 4.620.000*2% = 92.400
Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 9.000.000
Giảm trừ gia cảnh cho 1 ngƣời phụ thuộc: 3.600.000
Thu nhập tính thuế của Ơng là= 30.000.000 – 369.600 – 69.300 – 46.200 – 92.400 – 9.000.000 – 3.600.000 = 16.822.500
Thuế TNCN = (5.000.000*5%)+(5.000.000*10%)+(6.822.500*15%) = 1.773.375 Thực lĩnh = 30.650.000 – 1.773.375 – 577.500 = 28.299.125
(Dự tốn chi phí nhân cơng được trình bày trong phần phụ lục 2.4)
2.2.2.3.5 Dự tốn chi phí sản xuất chung
Các phân xƣởng dựa vào kế hoạch sản xuất đƣợc giao và tình hình máy móc, trang thiết bị, đầu tƣ xây dựng cơ bản tại đơn vị. Sau đó, tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho từng chi phí theo từng q nhƣ: chi phí điện, nƣớc, sửa chữa máy móc thiết bị..v..v. Phịng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp và lên dự tốn chi phí sản xuất chung cho tồn Cơng ty. Các khoản chi phí sản xuất chung đƣợc phân bổ theo số giờ công lao động.
Tuy nhiên, Công ty khơng lên dự tốn giá thành cho từng sản phẩm nên khơng phân bổ chi phí trong dự tốn chi phí sản xuất chung.
2.2.2.3.6 Dự tốn chi phí bán hàng
Phịng Kinh doanh dựa vào các khoản chi phí bán hàng phát sinh năm trƣớc nhƣ: chi phí văn phịng phẩm, chi phí lƣơng nhân viên bán hàng, chi phí cơng tác của nhân viên kinh doanh… tiến hành lập kế hoạch chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí. Sau khi hồn thành dự tốn chi phí bán hàng Phòng kinh doanh sẽ gửi lên Phịng Kế tốn tổng hợp.
(Dự tốn chi phí bán hàng được trình bày trong phần phụ lục 2.6)
2.2.2.3.7 Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Các phịng ban ở văn phòng nhà máy và văn phòng đại diện lập kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh cho bộ phận của mình và chi tiết từng nội dung chi phí nhƣ: chi phí lƣơng nhân viên quản lý, chi phí cơng tác trong và ngồi nƣớc, chi phí đào tạo, chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận quản lý, chi phí văn phịng phẩm, … Sau đó phịng Kế tốn sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp từ báo cáo của các Phân xƣởng, văn phòng nhà máy, văn phòng đại diện đã lập để tiến hành lập bảng tổng hợp dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng q cho tồn Cơng ty.
(Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 2.7)
2.2.2.4 á c kỹ thuật sử dụng trong lập dự toán
Cơng ty lập dự tốn ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu theo thời kỳ là một năm. Đó là dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 3 quý đầu năm 2015 để lập dự toán cho năn 2016 với mục tiêu doanh thu là 1500 tỷ đồng. Sau đó, sẽ tiến hành lập các dự toán chức năng bộ phận dựa trên mục tiêu đã đƣợc thiết lập.
2.2.2.5 Tổ chức vận hành
Cơng ty tổ chức q trình lập dự tốn ngân sách nhƣ sau:
Bước 1: Thành lập nội quy hướng dẫn lập dự toán ngân sách
Cơng tác soạn thảo các hƣớng dẫn quy trình, thủ tục, biểu mẫu, các hổ sơ liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện dự toán ngân sách do phịng kế tốn thực hiện dƣới sự chỉ đạo của Ban điều hành.
Bước 2: Thành lập ban dự toán ngân sách
Ban dự toán đƣợc thành lập bao gồm: Các giám đốc điều hành, trƣởng phòng nhân sự, trƣởng phòng kinh doanh, trƣởng phịng cơng trình, trƣởng phòng kế hoạch, trƣởng phịng kế tốn, trƣởng phịng cung ứng vật tƣ,…
Bước 3: Xác định các yếu tố chính của dự tốn ngân sách
Trƣớc khi tiến hành soạn thảo dự tốn Trƣởng các phịng ban chức năng và sẽ thống kê, tổng hợp, đánh giá và phân tích các yếu tố làm hạn chế mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhƣ: tình hình nguyên vật liệu, tình hình hoạt động máy máy thiết bị, tình hình bán hàng…cho Ban điều hành. Sau đó sẽ thảo luận đƣa ra phƣơng án tốt nhất cho cơng ty.
Bước 4: Bổ nhiệm bộ phận dự tốn
Hiện nay, Công ty phân cơng cho phịng kế tốn có trách nhiệm phối hợp, tiếp nhận và kiểm tra dự toán ngân sách. Kiểm soát đảm bảo cho cơng tác dự tốn ngân