HƢƠN 1 : TỔN QUAN VỀ ỰT ON NÂN SH
3.1 Mục tiêu hoàn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Beton6
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán và nếu đƣợc xây dựng một cách hợp lý, khoa học thì nó cung cấp cho nhà quản lý những thơng tin kế tốn cần thiết. Để dự toán phát huy hiệu quả và những lợi ích nó mang lại thì khi thực hiện dự tốn phải thơng qua những mục tiêu cụ thể nhƣ sau:
Đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty.
Đảm bảo mọi nguồn lực, bộ phận trong Công ty đều đƣợc tham gia vào cơng tác dự tốn ngân sách và phải đƣợc phân bổ và điều phối hợp lý. Giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán đối với mỗi thành viên thực hiện dự toán.
Đảm bảo chất lƣợng các thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách phải có căn cứ khoa học, sát với thực tế hoạt động kinh doanh và phản ánh đúng tiềm năng của Công ty nhằm làm cơ sở cho việc ra các quyết định của nhà quản trị, làm tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tại các bộ phận cho tồn Cơng ty.
Đảm bảo dự tốn ngân sách sau khi đƣợc hồn thiện có khả năng truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của Ban giám đốc đến các bộ phận trong Công ty.
3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 3.2.1 Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách
Theo Garrison & Cộng sự mấu chốt thành cơng của dự tốn ngân sách là không gây áp lực và huy động nhiều cấp tham gia, một điều cho thấy ở các doanh nghiệp là các nhà quản lý cấp cao tuy có tầm nhìn rộng nhƣng vẫn khơng quen với chi tiết, ngƣợc lại các nhà quản lý cấp cơ sở tuy nắm vững chi tiết nhƣng khơng có đƣợc tầm nhìn bao qt tất cả mọi khía cạnh hoạt động trong doanh nghiệp. Vấn đề này sẽ khơng phù hợp cho dự tốn từ dƣới lên hay từ trên xuống.
Vì vậy, với quy mơ hoạt động thực tại là tƣơng đối rộng, có sự phân cấp rõ ràng về quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất, triết lý quản lý của Ban lãnh đạo Cơng ty áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi là hợp lý.
Tuy nhiên, trong mơ hình thơng tin phản hồi tại Cơng ty chƣa đƣợc áp dụng
triệt để, thể hiện qua việc Ban điều hành phê duyệt dự tốn cịn mang tính chất chủ quan của Ban lãnh đạo Công ty và cho rằng ý kiến của các bộ phận chỉ mang tính chất tham khảo. Theo quan điểm hồn thiện của tác giả, để áp dụng triệt để mơ hình thơng tin phản hồi thì cần nâng cao sự phối hợp giữa Ban giám đốc và nhân viên các bộ phận.
Sơ đồ 3.1: Mơ hình dự tốn theo thơng tin phản hồi
[Nguồn: Tác giả đề xuất]
iải thíc h mơ hình:
Bƣớc1: Ban điều hành sẽ đƣa ra mục tiêu của dự toán và chuyển xuống cho
các giám đốc, trƣởng các phòng ban.
Bƣớc 2: Giám đốc bộ phận và trƣởng các phòng ban sẽ xem xét và tiếp nhận
thông tin. Tiến hành họp bộ phận yêu cầu cần thiết của nhân viên bộ phận về khả năng thực hiện mục tiêu; rồi thảo luận, đàm phán với cấp trên.
Bƣớc 3: Khi đã thống nhất chỉ tiêu thực hiện dự tốn giữa các cấp, trong đó dự
tốn tiêu thụ đƣợc lập và phê duyệt trƣớc thì cấp cao nhất sẽ đƣa ra quyết định điều
phối nhƣ phân công thực hiện, cung cấp thơng tin, bộ phận chịu trách nhiệm chính cuối cùng cho dự toán.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc phân công của Ban quản trị, Trƣởng các bộ phận sẽ tiếp nhận, chỉ định và triển khai tới bộ phần thực hiện dự toán.
3.2.2 Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách
Hồn thiện quy trình dự tốn ngân sách là cơng việc đầu tiên cần phải thực
an điều hành
i ám đốc, trƣởng các phòng ban
Điều phối, thảo luận, đàm phán, điều phối
cuối cùng
Chỉ định
ộ phận thực hiện dự toán
Yêu cầu của nhân viên bộ
hiện trong hồn thiện cơng tác lập dự tốn để cơng việc này trở nên hồn chỉnh và phát huy vai trị của nó.
Quy trình dự tốn ngân sách của Cơng ty đƣợc phân chia thành 3 giai đoạn, Tuy nhiên, ở các giai đoạn vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế, chƣa phản ánh đƣợc
hết tiềm lực của Cơng ty. Chính vì thế, Cơng ty cần hồn thiện thêm quy trình lập dự tốn ngân sách phân và phải cụ thể hóa từng công việc trong từng giai đoạn.
Sơ đồ 3.2: Quy trình lập dự tốn ngân sách tại Beton 6
[Nguồn: Tác giả đề xuất] HĐQT và BGĐ
(Xác định mục tiêu KD)
Họp tất cả nguồn lực tham gia dự tốn
Phịng Kinh doanh + kế tốn
(Lập dự tốn tiêu thụ) Ban giám đốc Trình Phịng chun trách dự tốn Các phòng ban Phịng chun trách dự tốn
(tổng hợp, soạn thảo dự toán)
Từ chối
Duyệt
Triển khai, phân công, thu thập thông tin
Điều chỉnh
Trƣởng phịng kế tốn Trình
Gửi thơng tin các chỉ tiêu liên quan
Duyệt, trình
Thực hiện và kiểm soát dự toán Ban giám đốc
iai đoạ n chuẩn bị:
Bất kỳ hoạt động hay cơng việc nào muốn có một kết quả tốt đẹp và hiệu quả thì cần có sự chuẩn bị trƣớc về tất cả mọi thứ để phục vụ cho công việc đó và khâu chuẩn bị trở thành quan trọng nhất. Dự tốn ngân sách cũng vậy, nếu có một giai đoạn chuẩn bị dự toán một cách chu đáo, rõ ràng, chi tiết thì nó sẽ giúp cho các cơng việc ở những giai đoạn tiếp theo đƣợc thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu tăng trưởng doanh thu (lợi nhuận) của công ty
Vào đầu tháng 10 hàng năm, Công ty cần phải tiến hành cuộc họp giữa Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trƣởng các phòng ban để xác định mục tiêu chung cho năm kế hoạch. Mục tiêu của công ty phải căn cứ vào nguồn lực sản xuất, điều kiện kinh doanh, tình hình hoạt động hiện tại…Mục tiêu phải đƣợc thể hiện bằng các số liệu cụ thể và phải mang định hƣớng về giá trị lợi nhuận đồng thời mang tính chất phát triển.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho công tác lập dự tốn
Ban Giám đốc cần tiến hành phân cơng cơng việc liên quan đến cơng tác lập dự tốn ngân sách nhƣ thu thập, cung cấp thông tin, cung cấp biểu mẫu, soạn thảo dự tốn… cho từng phịng ban, cá nhân và phải quy định rõ trách nhiệm liên quan.
Ban Giám đốc cần phải thành lập một bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách. Bộ phận không kiêm nhiệm cơng việc của các phịng ban khác, sao cho đảm bảo tính khách quan và sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến dự toán nhƣ: tổ chức, chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra, xem xét, đánh giá các báo cáo dự tốn để đảm bảo thơng tin chính xác, đầy đủ và phù hợp với tình hình SXKD thực tế tại cơng ty. Tác giả đề xuất bộ phận này đƣợc tổ chức trực thuộc phịng kế tốn giúp cho việc thu thập, xử lý thơng tin đƣợc nhanh chóng. Bộ phận này có trách nhiệm chính trong cơng tác dự tốn, các phịng ban liên quan chỉ cung cấp những thơng tin cần thiết cho phịng kế tốn. Sau đó, phịng Kế tốn sẽ thực hiện soạn thảo tất cả các dự toán.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu
Bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán tiền….Các mẫu
biểu này phải phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung phù hợp, dễ đọc, dễ hiểu, đồng thời có hƣớng dẫn về cách thức lập các chỉ tiêu, nội dung trong biểu mẫu dự tốn. Giúp phịng Kế tốn và các phịng ban có sự thống nhất cho việc lập dự toán ngân sách để cơng tác dự tốn đƣợc tiến hành một cách thuận lợi nhất. Tác giả đề xuất bổ sung và hoàn thiện một số các biểu mẫu.
(Bảng biểu mẫu trình bày ở phần phụ lục 3.1)
Bước 4: Đánh giá việc chuẩn bị
Trƣởng phịng kế tốn tiến hành họp với Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để kiểm tra, rà sốt, xem xét lại cơng tác chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn sẽ cung cấp đầy đủ các thơng tin hữu ích nhất.
iai đoạ n soạn thảo:
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thơng tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự tốn ngân sách gồm những thông tin bên trong và bên ngồi có ảnh hƣởng đến việc lập dự tốn.
Bước 1: Thu thập thông tin
Các thông tin cần đƣợc bộ phận chuyên trách thu thập, phân tích, xử lý để phục vụ cho công tác lập dự tốn ngân sách, bao gồm các thơng tin sau:
- Các thơng tin bên ngồi doanh nghiệp:
+ Các thông tin về văn bản quy phạm pháp luật: Cơ cấu nền kinh tế, lãi suất, tỷ giá, chế độ, quy định về kế tốn, luật doanh nghiệp, lạm phát, chính sách đối với doanh nghiệp…Ví dụ: Khi lãi suất tăng sẽ ảnh hƣởng đến các khoản lãi vay dẫn đến tăng chi phí tài chính.
+ Các thơng tin về thị trƣờng nhƣ: Tình hình kinh tế chung và của ngành nói riêng, khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp.
- Các thông tin bên trong doanh nghiệp:
+ Các thông tin về mục tiêu chung của Công ty đã xác định ở giai đoạn 1: mục tiêu về doanh thu năm kế hoạch tăng 20% doanh thu năm nay.
+ Các thông tin về kinh doanh: Thông tin các sản phẩm của cơng ty, chính sách bán hàng, giá bán, thị trƣờng tiêu thụ, các chính sách chiết khấu, chính sách thu tiền bán hàng.
+ Các thông tin về sản xuất: Sản lƣợng tiêu thụ, tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, quy trình và thời gian sản xuất.
+ Các thông tin về lao động: số lƣợng lao động, trình độ tay nghề, chuyên mơn, kỹ năng, chính sách tiền tiền lƣơng và bảo hiểm, định mức giờ công lao động.
+ Các thông tin về tài sản: Khấu hao TSCĐ, thanh lý, mua mới, chuyển nhƣợng TSCĐ.
+ Các thông tin về số liệu trong quá khứ: Chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, doanh thu, sản lƣợng tiêu thụ..v..v..
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách tiến hành cung cấp thông tin, phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phịng ban, cá nhân để phục vụ tốt cho công tác soạn thảo ngân sách. Bên cạnh đó, Ban giám đốc cần tham gia xuyên suốt vào q trình lập dự tốn ngân sách, nhất là ở giai đoạn soạn thảo để nắm rõ hơn về tình hình lập dự tốn giúp tiết kiệm thời gian khi xem xét, phê duyệt dự tốn ngân sách chính thức.
Bước 2: Cung cấp các biểu mẫu dự toán đã soạn thảo
Bộ phận chuyên trách về lập dự toán tiến hành cung cấp các mẫu biểu dự toán đã soạn thảo ở giai đoạn 1 cho các phòng ban nhƣ: phòng nhân sự, phòng kế hoạch, phòng kế hoạch, phịng sản xuất, phịng kế hoạch vật tƣ. Sau đó, các phịng ban sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho các chỉ tiêu trong biểu mẫu và gửi về cho bộ phận chuyên trách lập dự toán. Bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách sẽ tiến hành tổng hợp và tiến hành soạn thảo các báo cáo dự toán, đồng thời kiểm tra để hồn thành báo cáo dự tốn cho tồn Cơng ty.
Bước 3: Xét duyệt dự toán
Bộ phận chuyên trách về lập dự toán sau khi tổng hợp và xem xét nếu thấy có sai sót hoặc khơng hợp lý sẽ báo lại cho các bộ phận có liên quan để điều chỉnh nếu thấy cần thiết và tiến hành lập tất cả các báo cáo dự toán, cuối cùng tổng hợp để hoàn thành các báo cáo dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty. Sau đó, bộ phận chun trách trình báo cáo dự tốn ngân sách cho Trƣởng phịng kế tốn xem xét. Nếu dự tốn đƣợc đồng ý sẽ đƣợc trình lên cho Ban Giám đốc để xem xét tính hợp lý của dự tốn. Sau đó sẽ tổ chức cuộc họp giữa Ban Giám đốc, các phòng ban, bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách để thảo luận những vấn đề chƣa hợp lý trong dự toán. Khi dự tốn đƣợc Ban giám đốc xét duyệt thì đƣợc xem là dự tốn chính thức và các phịng ban dựa vào đó để thực hiện.
iai đoạ n theo dõi:
Việc theo dõi, xem xét, so sánh, phân tích và điều chỉnh dự tốn ngân sách tại Công ty hiện nay đƣợc thực hiện 6 tháng một lần vào cuối tháng 6 và tháng 12. Theo quan điểm của tác giả, Công ty nên theo dõi, phân tích và điều chỉnh đƣợc thực hiện theo từng quý. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu trên dự toán nhƣ vậy sẽ giúp Ban lãnh đạo đƣa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty.
3.2.3 Hồn thiện hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
Hiện nay, các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty vẫn chƣa đầy đủ và nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện. Các báo cáo chƣa có gồm: Dự tốn giá thành sản phẩm, dự toán đầu tƣ và xây dựng, dự toán bảng cân đối kế toán…Dự toán tiêu thụ chƣa lên kế hoạch thu tiền, dự tốn chi phí ngun vật liệu chƣa lên kế hoạch chi tiền..v..v..
Dƣới dây là hệ thống dự toán ngân sách mới bao gồm:
- Dự toán tiêu thụ + Kế hoạch thu tiền - Dự toán sản xuất
- Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Kế hoạch chi tiền
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Dự toán giá thành sản phẩm
- Dự toán tồn kho thành phẩm
- Dự toán tồn kho NVL
- Dự toán CPBH&QLDN
- Dự toán tiền
- Dự tốn chi phí lãi vay
- Dự tốn báo cáo kết quả hoat động kinh doanh
- Dự toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nƣớc
Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán:
Sơ đồ 3.3: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách
[Nguồn: Tác giả đề xuất] Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận: Hệ thống dự toán gồm các bảng dự tốn có mối quan hệ ràng buộc nhau. Trong đó, dự tốn tiêu thụ là dự tốn tác động đến toàn bộ dây chuyền lập dự tốn của Cơng ty. Từ dự tốn tiêu thụ và dự toán hàng tồn kho tiến hành lập dự toán sản xuất. Từ dự tốn sản xuất, Cơng ty sẽ tiến hành lập các dự tốn chi phí NVL trực tiếp, dự tốn CPNCTT, dự toán CPSXC và
lịch thanh toán tiền để đảm bảo các yếu tố về NVL, nhân công, vốn cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán CPSXC, dự toán CPNVLTT, dự toán CPNCTT lập dự toán giá thành, dự toán CPBH&QLDN. Từ
Hội đồng quản trị Ban điều hành Các đơn vị hỗ trợ Xây Lắp - Quản lý - Phòng ban - Kỹ sƣ SP Cơng nghiệp - Quản lý - Phịng ban - Sản xuất DT CPQL chung - DT tiêu thụ + thu tiền - DT sản xuất - DT chi phí sản xuất - DT chi phí quản lý - DT KQKD - Dịng tiền - Tồn kho TP, NVL - DT tiêu thụ - DT sản xuất - DT chi phí sản xuất - DT chi phí quản lý - DT KQKD - Dòng tiền DT CPQL cấp cao DT CPQL doanh nghiệp - DT KQKD -DT tiền