HƢƠN 1 : TỔN QUAN VỀ ỰT ON NÂN SH
1.3 Nội dung cơ bản về dự toán ngân sách
1.3.4 Phƣơng pháp và kỹ thuật lập dự toán ngân sách
1.3.4.1. ự toán ngân sách cố định và dự toán ngân sách linh hoạt
ự toán n gân sách linh hoạt (Flexible budgets)
Dự toán linh hoạt là dự tốn doanh thu và chi phí theo nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt đƣợc lập theo mối quan hệ quá trình hoạt động giúp các nhà quản trị xác định đƣợc ngân sách dự kiến tƣơng ứng với mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt đƣợc lập với mục tiêu hoạch định sẽ đƣợc lập trƣớc khi tiến hành sản xuất kinh doanh và đƣợc lập sau khi kết thúc một kỳ kinh doanh với mục tiêu là kiểm soát. Nhƣ vậy dự toán linh hoạt giúp nhà quản lý có thể đánh giá tình hình thực hiện và kết quả hoạt động trong thực tế.
Ƣu điểm của dự tốn linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh đƣợc việc sửa đổi dự toán một cách phức tạp khi mức độ hoạt động thay đổi. Ngoài ra, các nhà quản trị có thể dùng dự tốn linh hoạt để xem xét, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên trong thực tế.
ự toán n gân sách cố định (Fixed budgets)
Dự toán cố định là dự toán đƣợc lập trên cơ sở một mức hoạt động đã xác định trƣớc và đƣợc lập trƣớc khi tiến hành sản xuất kinh doanh. Dự toán này phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của dự toán này là chỉ dựa vào một mức hoạt động mà khơng xét đến những biến động có thể xảy ra trong kỳ dự tốn. Do đó, dự tốn cố định khơng có ý nghĩa cao trong việc đánh giá thành quả hoạt động của doanh nghiệp và kiểm sốt khi doanh nghiệp có sự thay đổi về quy mơ hoạt động do sự biến động trong môi trƣờng kinh doanh.(H. Ray &
các cộng sự)
1.3.4.2 ự toán từ đầu (Zero Based Budget ZBB)
Dự toán từ đầu là dự tốn khi lập sẽ khơng căn cứ các kết quả đạt đƣợc trong quá khứ, xem nhƣ doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động từ đầu nên dự tốn từ đầu cịn gọi là dự tốn zero. Các q trình, các dự tốn chi tiết sẽ đƣợc đánh giá lại nhƣ lần đầu tiên thực hiện. Tuy nhiên khó khăn của dự toán này là khơng có cơ sở, khơng có khn mẫu. Chính vì vậy, địi hỏi nhà quản lý phải phát huy tính chủ động, sáng tạo, xem xét cẩn thận tránh tình trạng xa rời thực tế.(H. Ray & các cộng
sự)
1.3.4.3 ự t ốn theo chƣơng trình, mục tiêu (Planning, Programming Budgeting System PPBS)
Theo Siyanbola & Cộng sự dự tốn này sẽ phân tích kết quả của một chƣơng trình kế hoạch cụ thể và tìm kiếm những biện pháp hiệu quả nhất để đạt đƣợc mục tiêu đƣa ra. Nó bao gồm việc chuẩn bị kế hoạch lâu dài mà đã xác định mục tiêu rõ ràng.
- Giúp nhà quản lý tạo ra lợi nhuận khơng và có nhiều thơng tin để ra quyết định về việc phân bổ nguồn lực để đáp ứng mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản lý xác định đƣợc các hoạt động, chƣơng trình mà qua đó thiết lập cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện.
- Cung cấp những thông tin cho nhà quản lý để đánh giá kết quả hoạt động của mình.
PPBS đã đƣợc phát triển ở Bắc Mỹ trong các hoạt động chính quyền tiểu bang và liên bang, dựa trên lý thuyết hệ thống, đầu ra và mục tiêu định hƣớng với sự nhấn mạnh đáng kể về phân bổ nguồn lực dựa trên phân tích kinh tế. Nó khơng dựa
trên cơ cấu tổ chức truyền thống, nhƣng trên các chƣơng trình hoạt động với mục tiêu chung của tổ chức chia thành các chƣơng trình. Các chƣơng trình này đƣợc thể hiện trong các điều khoản của mục tiêu cần đạt đƣợc trong trung và dài hạn, nói 3-5 năm.
1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách
Theo Siyanbola & Cộng sự để chuẩn bị một dự tốn chất lƣợng thì đƣợc thành lập qua các bƣớc sau:
Bước 1: Thành lập một sổ tay hướng dẫn lập dự toán ngân sách
Sổ tay bao gồm các nội dung hƣớng dẫn quy trình, thủ tục, biểu mẫu, các hồ sơ liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện dự tốn ngân sách. Phân cơng trách nhiệm cho các cá nhân liên quan cơng việc dự tốn ngân sách.
Bước 2: Thành lập ban dự toán ngân sách
Ban dự toán bao gồm: Các giám đốc điều hành và đại diện các phòng ban, chức năng nhƣ: Tài chính, sản xuất, tiếp thị, bán hàng, kỹ thuật, v..v..Ban dự toán này với nhiệm vụ xây dựng các chƣơng trình lập ngân sách.
Bước 3: Xác định các yếu tố chính của dự tốn ngân sách
Trƣớc khi tiến hành lập dự toán cần xem xét và đánh giá các yếu tố ảnh hƣởng và làm hạn chế đến hiệu quả hoặc mức độ hoạt động của doanh nghiệp (chẳng hạn nhƣ: tình trạng thiếu lao động có tay nghề cao, ngun liệu khơng đáp ứng đầy đủ, máy móc khơng đủ cơng suất hoạt động.
Bước 4: Bổ nhiệm Ban dự tốn
Thơng thƣờng bộ phận kế tốn sẽ đƣợc phân cơng với trách nhiệm ban hành các hƣớng dẫn dự tốn ngân sách cho các phịng ban khác, tiếp nhận và kiểm tra dự tốn ngân sách, cung cấp những thơng tin q khứ cho các bộ phận để giúp họ thực hiện dự toán chức năng bộ phận, đảm bảo cho cơng tác dự tốn ngân sách đƣợc thực hiện theo đúng thời gian quy định. Chuẩn bị bảng tổng hợp dự toán ngân sách, nộp lên cho Ban lãnh đạo và cung cấp các giải trình về các vấn đề quan trọng trong dự toán. Thảo luận với ngƣời quản lý về những khó khăn gặp phải khi thực hiện dự toán.
Bước 5: Thiết lập kỳ dự toán
Ngân sách có thể đƣợc lập theo kỳ để kiểm sốt có thể là thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Bước 6: Chuẩn bị ngân sách tổng thể
Đây là việc thực hiện các dự toán chức năng khác nhau (nhƣ dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn tiền…)
Theo Garrison & Cộng sự để tạo một dự toán ngân sách thành cơng thì nhân tố con ngƣời vơ cùng quan trọng trong q trình lập dự tốn. Con ngƣời thƣờng có khuynh hƣớng sẽ cảm thấy khơng thoải mái với dự toán do dự toán thƣờng mang tính chất gƣợng ép. Vì dự tốn sẽ đƣa ra các tiêu chuẩn dùng làm cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công việc của tất cả các bộ phận, các nhân viên nên những đối tƣợng này sẽ phải liệu xem mình có thể đạt đƣợc kết quả nhƣ mong đợi hay không nên khi lập dự toán sẽ tạo tâm lý căng thẳng cho ngƣời thực hiện.
Một điều cho thấy ở các doanh nghiệp là các nhà quản lý cấp cao tuy có tầm nhìn rộng nhƣng vẫn khơng quen với chi tiết, ngƣợc lại các nhà quản lý cấp cơ sở tuy nắm vững chi tiết nhƣng khơng có đƣợc tầm nhìn bao qt tất cả mọi khía cạnh hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, thái độ của nhà quản lý cấp cao tác động lớn đến hiệu quả dự tốn. Vì vậy để dự tốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải xác định đƣợc mục tiêu hợp lý mà tổ chức cần đạt đƣợc đồng thời cố gắng diễn tả một cách chính xác nhất những mục tiêu đó cho những ngƣời có trách nhiệm thực hiện.
Vì vậy, Nhà quản trị khơng nên gây áp lực căng thẳng cho nhân viên trong quá trình xây dựng dự tốn. Có một cách để đạt đƣợc điều này là khuyến khích tất cả mọi cấp độ quản lý cùng tham gia vào quá trình dự tốn. Khi đó, thơng tin dự tốn sẽ luân chuyển từ dƣới lên trên và ngƣợc lại trong suốt q trình dự tốn. Điều này giúp nhà quản trị cấp cơ sở, ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hoàn thành các mục tiêu dự tốn có thể đƣa ra những ƣớc tính cụ thể để đạt đƣợc các mục tiêu. Sự tham gia của họ vào quá trình này làm gia tăng tinh thần đồng đội giữa các bộ phận với nhau. Qua đó, khuyến khích các bộ phận hợp tác với nhau nhiều hơn, ít lo sợ hơn và có nhiều động lực hơn. Đối với nhà quản lý cấp cao, điều này đảm bảo các mục tiêu đặt ra cho từng nhân viên là phù hợp với bản thân họ và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vì nếu nhà quản lý cấp cao tự đặt các chỉ tiêu cho cấp dƣới thực hiện thì dễ dẫn đến mục tiêu xa rời thực tế gây tâm lý bất mãn cho ngƣời thực hiện, nhƣng nếu để cho nhân viên cấp dƣới hoàn toàn tự do tạo lập
tiêu chuẩn thì có thể họ sẽ đặt ra những chỉ tiêu lỏng lẻo và dƣới mức thực tế để họ dễ dàng thực hiện đƣợc.
Tóm lại, để có đƣợc dự tốn ngân sách hiệu quả địi hỏi sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp và nhân viên vào q trình lập dự tốn và vấn đề là làm sao cho mọi ngƣời trong tổ chức cảm thấy thoải mái với mục tiêu cần đạt đƣợc và hƣớng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là vấn đề mấu chốt tạo nên sự thành cơng của dự tốn và cũng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần hết sức thận trọng trong q trình lập dự tốn.
1.4 Một số vấn đề về dự toán ngân sách
Theo Siyanbola & Cộng sự, Vấn đề ngân sách có thể bao gồm vấn đề về định lƣợng và không định lƣợng.
1.4.1 Vấn đề định lƣợng
Dự tốn có liên quan đến tƣơng lai cũng nhƣ các dữ liệu đƣợc dự toán phải đƣợc định hƣớng tƣơng lai trên các sự kiện trong quá khứ. Tuy nhiên, vấn đề về kỹ thuật trong việc dự báo ln ln đƣợc quan tâm về chính xác trong nền kinh tế năng động. Nó cũng cần lƣu ý rằng kể từ khi ngân sách đƣợc thiết lập bởi sự phán xét con ngƣời và cũng chính là đối tƣợng cho tính khả thi, hiệu quả liên quan đến tất cả các hoạt động của con ngƣời. Do đó, sự biến động trong tƣơng lai chắc chắn sẽ làm gia tăng sự sai lệnh giữa kết quả thực tế và kết quả dự toán.
1.4.2 Vấn đề ngoài định lƣợng
Đây là những vấn đề về hành vi của dự toán, chúng đƣợc sinh ra là do hoạt động của yếu tố con ngƣời. Một con ngƣời trung bình sẽ thay đổi nhƣ thời tiết với trƣờng hợp để lợi ích tốt nhất cho mình. Nó giống nhƣ đƣợc con ngƣời dự kiến cung cấp thơng tin dựa trên việc dự tốn ngân sách
Ông cũng dự kiến sẽ sử dụng ngân sách để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Anh ta có thể nhiệt tình hoặc thờ ơ về nó. Thậm chí Ơng cịn có thể xem xét rằng ngƣời chủ của ơng muốn gặt hái nơi ơng so với chi phí bỏ ra. Do đó, Ơng có thể mang lại kinh nghiệm vào dự toán ngân sách, đặc biệt là hầu hết nơi ông đƣợc thông báo rằng ngân sách sẽ phục vụ nhƣ là một điểm tham chiếu trong việc xác định hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, giám đốc điều hành và nhân viên dự kiến sẽ đƣợc đào tạo để có một sự hiểu biết rất tốt về dự toán ngân sách và sự hiểu biết là sự thất bại và sụp đổ của quy trình ngân sách là không thể tránh khỏi.
Frank Wood (1988) đã ghi nhận rằng nhiều ngƣời có quan điểm dự tốn khơng phải là một cơng cụ kiểm sốt. Q nhiều cứng nhắc trong việc theo đuổi của dự tốn ln có thể gây bất lợi cho việc thực hiện các mục tiêu của ngân sách.
Miller và Earnest (1966) tóm tắt sự cần thiết để bảo đảm thực hiện của dự toán thông qua sự tham gia các đối tƣợng liên quan và nói rằng "sự tham gia có xu hƣớng tăng các cam kết, cam kết có xu hƣớng nâng cao động lực, động lực công việc giúp cho các nhà quản lý làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn. Bởi các nhà quản lý có xu hƣớng mang lại sự thịnh vƣợng của cơng ty, do đó tham gia là tốt"
Maya Pillai (2015), Ƣớc tính chi phí phù hợp doanh thu là rất quan trọng vì nó giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ để xác định xem họ có đủ tiền để tài trợ cho các hoạt động, mở rộng kinh doanh và tạo ra thu nhập cho mình. Với một doanh nghiệp đang hoạt động, bạn có thể giả định doanh thu trong tƣơng lai phụ thuộc vào thị trƣờng năng động. Nếu doanh nghiệp chỉ bắt đầu, giả định có thể tùy thuộc vào khu vực địa lý và bài học của các doanh nghiệp địa phƣơng khác. Chúng tôi xem xét một số kỹ thuật lập ngân sách có hiệu quả nhƣ sau:
+ Có một dự báo dịng tiền mặt thực tế: Nó là tốt hơn để đánh giá thấp thu nhập doanh nghiệp tiềm năng hơn so với đánh giá quá cao. Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải tính đến yếu tố mơi trƣờng kinh doanh hiện tại và nguy cơ thất bại khi nói đến dự tốn ngân sách.
+ Kiểm tra các tiêu chuẩn ngành: Tất cả các doanh nghiệp có thể khơng đạt tiêu chuẩn nhƣng họ có những điều chung nhất định. Thông tin hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành cũng ảnh hƣởng nhiều đến hoạt động của cơng ty.
+ Xác định chi phí cần thiết cho cơng ty: Những chi phí bặt buộc cần phải đƣợc đáp ứng đầu tiên trƣớc so với những chi phí khơng bắt buộc nên ghi chú lại chúng sẽ tránh trƣờng hợp quên hoặc bỏ qua chúng.
+ Tạo một bảng tính: Tạo một bảng tính để ƣớc tính số tiền cần thiết để đƣợc phân bổ cho nguyên vật liệu, tiền thuê, thuế, bảo hiểm, vv
+ Cung cấp cho các trƣờng hợp khơng lƣờng trƣớc đƣợc: Có thể có chi phí cho những thứ mà bạn khơng thể dự đốn trƣớc. Vì vậy, nó là cách để trích thêm tiền.
+ Phác thảo các chi phí kinh doanh: Chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải quyết định những khoản đƣợc mong muốn có thể tồn tại hoặc khơng có trong doanh
nghiệp. Một mẹo để tiết kiệm tiền là để sử dụng các chiến lƣợc tiếp thị là miễn phí để thực hiện.
+ Tìm kiếm cơ hội để cắt giảm chi phí: Xác định các mục có thể đƣợc kiểm sốt ở một mức độ tuyệt vời. Chờ đợi để mua cho đến khi bắt đầu của một chu kỳ thanh toán mới. Lấy lợi ích đầy đủ các điều khoản thanh tốn đƣợc cung cấp bởi các nhà cung cấp, các chủ nợ và những ngƣời khác.
+ Định kỳ xem xét lại công việc kinh doanh: Các doanh nghiệp nhỏ nên dự toán ngân sách thƣờng xuyên hơn. Điều này là do doanh nghiệp có thể dễ biến động hơn và cho ra những kết quả bất ngờ.
+ Loại bỏ hoặc giảm nợ càng sớm càng tốt: Các khoản nợ chi phí nhiều hơn trong thời gian dài vì lãi suất cao. Nợ miễn phí làm giảm căng thẳng trên các chủ doanh nghiệp nhỏ. Xem xét cho các phƣơng án trả nợ tốt hơn.
+ Không bao giờ sử dụng tất cả các lợi nhuận: Bạn cần phải để riêng tiền cho dự phịng. Đó là cách khơng để mất một lợi thế lớn của lợi nhuận để trả tiền cho mình. Thay vì đƣa ra một mức lƣơng hợp lý cho chính mình.
KẾT LUẬN H ƢƠN 1
Dự toán ngân sách là một trong những công cụ quản lý hiệu quả và không thể thiếu trong cơng tác kế tốn quản trị. Dự tốn ngân sách đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách bao gồm nhiều dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Tùy theo tiêu thức phân loại dự toán ngân sách chia thành các loại nhƣ: dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn, dự toán hoạt động, dự tốn tài chính, dự tốn ngân