[Nguồn: Tác giả đề xuất] HĐQT và BGĐ
(Xác định mục tiêu KD)
Họp tất cả nguồn lực tham gia dự tốn
Phịng Kinh doanh + kế tốn
(Lập dự tốn tiêu thụ) Ban giám đốc Trình Phịng chun trách dự tốn Các phòng ban Phịng chun trách dự tốn
(tổng hợp, soạn thảo dự toán)
Từ chối
Duyệt
Triển khai, phân công, thu thập thông tin
Điều chỉnh
Trƣởng phịng kế tốn Trình
Gửi thơng tin các chỉ tiêu liên quan
Duyệt, trình
Thực hiện và kiểm sốt dự toán Ban giám đốc
iai đoạ n chuẩn bị:
Bất kỳ hoạt động hay cơng việc nào muốn có một kết quả tốt đẹp và hiệu quả thì cần có sự chuẩn bị trƣớc về tất cả mọi thứ để phục vụ cho cơng việc đó và khâu chuẩn bị trở thành quan trọng nhất. Dự tốn ngân sách cũng vậy, nếu có một giai đoạn chuẩn bị dự toán một cách chu đáo, rõ ràng, chi tiết thì nó sẽ giúp cho các cơng việc ở những giai đoạn tiếp theo đƣợc thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu tăng trưởng doanh thu (lợi nhuận) của công ty
Vào đầu tháng 10 hàng năm, Công ty cần phải tiến hành cuộc họp giữa Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trƣởng các phòng ban để xác định mục tiêu chung cho năm kế hoạch. Mục tiêu của công ty phải căn cứ vào nguồn lực sản xuất, điều kiện kinh doanh, tình hình hoạt động hiện tại…Mục tiêu phải đƣợc thể hiện bằng các số liệu cụ thể và phải mang định hƣớng về giá trị lợi nhuận đồng thời mang tính chất phát triển.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho cơng tác lập dự tốn
Ban Giám đốc cần tiến hành phân công công việc liên quan đến cơng tác lập dự tốn ngân sách nhƣ thu thập, cung cấp thông tin, cung cấp biểu mẫu, soạn thảo dự tốn… cho từng phịng ban, cá nhân và phải quy định rõ trách nhiệm liên quan.
Ban Giám đốc cần phải thành lập một bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách. Bộ phận không kiêm nhiệm cơng việc của các phịng ban khác, sao cho đảm bảo tính khách quan và sẽ chịu trách nhiệm các cơng việc liên quan đến dự tốn nhƣ: tổ chức, chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra, xem xét, đánh giá các báo cáo dự tốn để đảm bảo thơng tin chính xác, đầy đủ và phù hợp với tình hình SXKD thực tế tại cơng ty. Tác giả đề xuất bộ phận này đƣợc tổ chức trực thuộc phịng kế tốn giúp cho việc thu thập, xử lý thơng tin đƣợc nhanh chóng. Bộ phận này có trách nhiệm chính trong cơng tác dự tốn, các phịng ban liên quan chỉ cung cấp những thơng tin cần thiết cho phịng kế tốn. Sau đó, phịng Kế tốn sẽ thực hiện soạn thảo tất cả các dự toán.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu
Bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn giá thành, dự toán tiền….Các mẫu
biểu này phải phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung phù hợp, dễ đọc, dễ hiểu, đồng thời có hƣớng dẫn về cách thức lập các chỉ tiêu, nội dung trong biểu mẫu dự tốn. Giúp phịng Kế tốn và các phịng ban có sự thống nhất cho việc lập dự tốn ngân sách để cơng tác dự tốn đƣợc tiến hành một cách thuận lợi nhất. Tác giả đề xuất bổ sung và hoàn thiện một số các biểu mẫu.
(Bảng biểu mẫu trình bày ở phần phụ lục 3.1)
Bước 4: Đánh giá việc chuẩn bị
Trƣởng phịng kế tốn tiến hành họp với Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để kiểm tra, rà sốt, xem xét lại cơng tác chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn sẽ cung cấp đầy đủ các thơng tin hữu ích nhất.
iai đoạ n soạn thảo:
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thơng tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách gồm những thông tin bên trong và bên ngồi có ảnh hƣởng đến việc lập dự tốn.
Bước 1: Thu thập thông tin
Các thông tin cần đƣợc bộ phận chuyên trách thu thập, phân tích, xử lý để phục vụ cho công tác lập dự tốn ngân sách, bao gồm các thơng tin sau:
- Các thơng tin bên ngồi doanh nghiệp:
+ Các thông tin về văn bản quy phạm pháp luật: Cơ cấu nền kinh tế, lãi suất, tỷ giá, chế độ, quy định về kế toán, luật doanh nghiệp, lạm phát, chính sách đối với doanh nghiệp…Ví dụ: Khi lãi suất tăng sẽ ảnh hƣởng đến các khoản lãi vay dẫn đến tăng chi phí tài chính.
+ Các thơng tin về thị trƣờng nhƣ: Tình hình kinh tế chung và của ngành nói riêng, khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp.
- Các thông tin bên trong doanh nghiệp:
+ Các thông tin về mục tiêu chung của Công ty đã xác định ở giai đoạn 1: mục tiêu về doanh thu năm kế hoạch tăng 20% doanh thu năm nay.
+ Các thông tin về kinh doanh: Thông tin các sản phẩm của cơng ty, chính sách bán hàng, giá bán, thị trƣờng tiêu thụ, các chính sách chiết khấu, chính sách thu tiền bán hàng.
+ Các thông tin về sản xuất: Sản lƣợng tiêu thụ, tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, quy trình và thời gian sản xuất.
+ Các thông tin về lao động: số lƣợng lao động, trình độ tay nghề, chuyên mơn, kỹ năng, chính sách tiền tiền lƣơng và bảo hiểm, định mức giờ công lao động.
+ Các thông tin về tài sản: Khấu hao TSCĐ, thanh lý, mua mới, chuyển nhƣợng TSCĐ.
+ Các thông tin về số liệu trong quá khứ: Chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, doanh thu, sản lƣợng tiêu thụ..v..v..
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách tiến hành cung cấp thông tin, phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phịng ban, cá nhân để phục vụ tốt cho cơng tác soạn thảo ngân sách. Bên cạnh đó, Ban giám đốc cần tham gia xuyên suốt vào q trình lập dự tốn ngân sách, nhất là ở giai đoạn soạn thảo để nắm rõ hơn về tình hình lập dự tốn giúp tiết kiệm thời gian khi xem xét, phê duyệt dự tốn ngân sách chính thức.
Bước 2: Cung cấp các biểu mẫu dự toán đã soạn thảo
Bộ phận chuyên trách về lập dự toán tiến hành cung cấp các mẫu biểu dự toán đã soạn thảo ở giai đoạn 1 cho các phòng ban nhƣ: phòng nhân sự, phòng kế hoạch, phòng kế hoạch, phòng sản xuất, phịng kế hoạch vật tƣ. Sau đó, các phịng ban sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho các chỉ tiêu trong biểu mẫu và gửi về cho bộ phận chuyên trách lập dự toán. Bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách sẽ tiến hành tổng hợp và tiến hành soạn thảo các báo cáo dự toán, đồng thời kiểm tra để hồn thành báo cáo dự tốn cho tồn Cơng ty.
Bước 3: Xét duyệt dự toán
Bộ phận chuyên trách về lập dự toán sau khi tổng hợp và xem xét nếu thấy có sai sót hoặc khơng hợp lý sẽ báo lại cho các bộ phận có liên quan để điều chỉnh nếu thấy cần thiết và tiến hành lập tất cả các báo cáo dự toán, cuối cùng tổng hợp để hoàn thành các báo cáo dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty. Sau đó, bộ phận chuyên trách trình báo cáo dự tốn ngân sách cho Trƣởng phịng kế tốn xem xét. Nếu dự tốn đƣợc đồng ý sẽ đƣợc trình lên cho Ban Giám đốc để xem xét tính hợp lý của dự tốn. Sau đó sẽ tổ chức cuộc họp giữa Ban Giám đốc, các phòng ban, bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách để thảo luận những vấn đề chƣa hợp lý trong dự toán. Khi dự tốn đƣợc Ban giám đốc xét duyệt thì đƣợc xem là dự tốn chính thức và các phịng ban dựa vào đó để thực hiện.
iai đoạ n theo dõi:
Việc theo dõi, xem xét, so sánh, phân tích và điều chỉnh dự tốn ngân sách tại Công ty hiện nay đƣợc thực hiện 6 tháng một lần vào cuối tháng 6 và tháng 12. Theo quan điểm của tác giả, Công ty nên theo dõi, phân tích và điều chỉnh đƣợc thực hiện theo từng quý. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu trên dự toán nhƣ vậy sẽ giúp Ban lãnh đạo đƣa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty.
3.2.3 Hồn thiện hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
Hiện nay, các báo cáo dự tốn ngân sách tại Cơng ty vẫn chƣa đầy đủ và nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện. Các báo cáo chƣa có gồm: Dự tốn giá thành sản phẩm, dự toán đầu tƣ và xây dựng, dự toán bảng cân đối kế toán…Dự toán tiêu thụ chƣa lên kế hoạch thu tiền, dự tốn chi phí ngun vật liệu chƣa lên kế hoạch chi tiền..v..v..
Dƣới dây là hệ thống dự toán ngân sách mới bao gồm:
- Dự toán tiêu thụ + Kế hoạch thu tiền - Dự toán sản xuất
- Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Kế hoạch chi tiền
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Dự toán giá thành sản phẩm
- Dự toán tồn kho thành phẩm
- Dự toán tồn kho NVL
- Dự toán CPBH&QLDN
- Dự toán tiền
- Dự tốn chi phí lãi vay
- Dự tốn báo cáo kết quả hoat động kinh doanh
- Dự toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nƣớc
Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán:
Sơ đồ 3.3: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách
[Nguồn: Tác giả đề xuất] Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận: Hệ thống dự tốn gồm các bảng dự tốn có mối quan hệ ràng buộc nhau. Trong đó, dự tốn tiêu thụ là dự tốn tác động đến toàn bộ dây chuyền lập dự tốn của Cơng ty. Từ dự tốn tiêu thụ và dự toán hàng tồn kho tiến hành lập dự toán sản xuất. Từ dự tốn sản xuất, Cơng ty sẽ tiến hành lập các dự toán chi phí NVL trực tiếp, dự tốn CPNCTT, dự tốn CPSXC và
lịch thanh toán tiền để đảm bảo các yếu tố về NVL, nhân công, vốn cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán CPSXC, dự toán CPNVLTT, dự toán CPNCTT lập dự toán giá thành, dự toán CPBH&QLDN. Từ
Hội đồng quản trị Ban điều hành Các đơn vị hỗ trợ Xây Lắp - Quản lý - Phịng ban - Kỹ sƣ SP Cơng nghiệp - Quản lý - Phòng ban - Sản xuất DT CPQL chung - DT tiêu thụ + thu tiền - DT sản xuất - DT chi phí sản xuất - DT chi phí quản lý - DT KQKD - Dịng tiền - Tồn kho TP, NVL - DT tiêu thụ - DT sản xuất - DT chi phí sản xuất - DT chi phí quản lý - DT KQKD - Dịng tiền DT CPQL cấp cao DT CPQL doanh nghiệp - DT KQKD -DT tiền -DT tài sản, nguồn vốn
các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự tốn CPBH&QLDN và tình hình dịng tiền tại Cơng ty lập dự toán thu chi tiền mặt. Từ dự toán tiêu thụ, dự tốn CPSXC, chi phí tài chính, dự tốn CPBH&QLDN lập dự tốn kết quả kinh doanh.
3.2.3.1 ự t oán tiêu thụ
Hiện nay, dự toán tiêu thụ còn một số mặt hạn chế đã nêu ở chƣơng 2. Từ đó tác giả đề xuất cần lập dự tốn tiêu thụ sản phẩm có đơn hàng và dự tốn tiêu thụ chƣa có đơn hàng để dự tốn tiêu thụ có phản ánh đƣợc hết tiềm năng của Cơng ty.
Dự tốn tiêu thụ đƣợc lập gồm 2 phần:
- Phần 1: Dự toán Sản lƣợng – Doanh thu.
- Phần 2: Kế hoạch thu tiền qua các quý
* ộ phậ n lập:
Phần 1: Dự toán Sản lƣợng – Doanh thu do phịng Kế tốn phối hợp với phịng Kinh doanh thực hiện, vì bộ phận kinh doanh ln nắm rõ tình hình kinh doanh nhất cũng nhƣ kinh nghiệm qua các kỳ hoạt động.
Phần 2: Kế hoạch thu tiền qua các q sẽ do Phịng kế tốn thực hiện, vì đây là bộ phận ln theo dõi tình hình cơng nợ đối với khách hàng.
* Phƣơng pháp lập:
Phần 1: ự toán Sản lƣợng – Doanh thu
- Đối với sản phẩm đã có đơn hàng: Phịng kinh doanh sẽ dựa trên các đơn hàng đã ký kết cho năm 2016.
- Đối với sản phẩm chƣa có đơn hàng: Phịng kinh doanh dựa trên sản lƣợng tiêu thụ dự kiến dựa vào tình hình tiêu thụ thực tế của năm trƣớc, đồng thời kết hợp với việc khảo sát, nghiên cứu thị trƣờng để dự tính sản lƣợng tiêu thụ cho năm kế hoạch. Do các dữ liệu trƣớc Công ty không theo dõi tách biệt theo đơn hàng. Đề xuất của tác giả là phòng kinh doanh nên kết hợp cả phƣợng pháp định tính nhƣ kinh nghiệm và sử dụng một số phƣơng dự báo cho những sản phẩm chƣa có đơn hàng.
(Dự báo sản lượng cho sản phẩm đã có đơn hàng trình bày ở phụ lục 3.2A) (Dự báo sản lượng cho sản phẩm chưa có đơn hàng trình bày ở phụ lục 3.2B)
Đơn giá tiêu thụ
Phòng kinh doanh nên kết hợp với phịng kế tốn để xây dựng đơn giá tiêu thụ sao cho phải đáp ứng đồng thời 02 yếu tố sau: thỏa mãn mức lợi nhuận mong
muốn, đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trƣờng. Phòng kinh doanh cũng nên khảo sát, nghiên cứu thị trƣờng để thu thập các thông tin liên quan đến việc xây dựng đơn giá tiêu thụ nhƣ: giá bán các sản phẩm cùng loại, giá bán sản phẩm thay thế, chính sách giá bán của các đối thủ cạnh tranh, thƣơng hiệu của công ty, chất lƣợng sản phẩm, giá bán mà khách hàng chấp nhận,…
Tuy nhiên, chi phí nguyên vật liệu chiếm khá cao trong cơ cấu giá thành sản phẩm nên giá bán phụ thuộc vào giá nguyên vật liệu. Tác giả dự toán giá bán dựa trên sự thay đổi giá giá nguyên vật liệu để xác định giá bán. Tác giả dựa vào chỉ số giá tiêu dùng, lợi nhuận mong muốn của Ban lãnh đạo Công ty để làm cơ sở thay đổi.
Ví dụ: chỉ số tiêu dùng quý 1/2016 tăng so với quý 4/2015 là 0.021% , giá vật
liệu Đai R6 dự kiến tăng 4% và chính sách tăng giá của nhà cung cấp là 4,4% thì giá R6 đƣợc dự báo tăng 4,1%. Giá bán của BTTA 25x25 dự kiến tăng 1,74%.
(Dự báo giá nguyên vật liệu trình bày ở phần phụ lục 3.2C) (Dự báo giá bán sản phẩm trình bày ở phần phụ lục 3.2D)
Doanh thu tiêu thụ: Đƣợc xác định bằng công thức:
Doanh thu tiêu thụ = Sản lượng tiêu thụ x Đơn giá tiêu thụ
Thuế GTGT đầu ra: Là cơ sở để lập Dự toán các khoản phải nộp ngân sách
Nhà Nước. Đƣợc xác định bằng công thức:
Thuế GTGT đầu ra = Doanh thu tính thuế x Thuế suất thuế GTGT
Doanh thu tính thuế đƣợc xác định bằng Doanh thu tiêu thụ. Thuế suất thuế
GTGT đối với các sản phẩm tại công ty là 10%.
- Các khoản giảm trừ doanh thu: Theo thống kê phịng Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu thanh toán chủ yếu là các khách hàng mua sản phẩm có giá trị cao, số lƣợng nhiều nếu thanh toán sớm sẽ đƣợc chiết khấu khoảng 0,5% doanh thu.
(Chi tiết dự tốn tiêu thụ trình bày ở phần phụ lục 3.2E)
Phần : Kế hoạch thu tiền qua các quý
Phần này do phịng kế tốn lập. Chỉ tiêu này đƣợc lập dựa vào tình hình thu tiền của năm trƣớc, điều kiện thanh toán, phƣơng thức thanh toán trên hợp đồng mua bán. Đồng thời, căn cứ vào Dự toán Sản lƣợng - Doanh thu ở Phần I.
Theo thơng tin từ phịng kế tốn tài chính: các hình thức thu tiền bán hàng tại công ty nhƣ sau:
- Đặt cọc tiền hàng trƣớc 30%, sau khi nhận hàng thì phải thanh tốn tồn bộ số tiền còn lại.
Các chỉ tiêu bao gồm:
- Phải thu năm trước chuyển sang: là khoản phải thu khách hàng tại ngày