HƢƠN 1 : TỔN QUAN VỀ ỰT ON NÂN SH
1.3 Nội dung cơ bản về dự toán ngân sách
1.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán và phƣơng pháp lập
Hệ thống dự tốn ngân sách của doanh nghiệp thơng thƣờng bao gồm các dự toán sau: Dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán thành phẩm tồn kho, dự tốn đầu tƣ và xây dựng, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Mối quan hệ giữa các dự toán:
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ mối quan hệ các báo cáo dự toán
[Nguồn: Hilton & cộng sự, tr355)
1.3.3.1 ự t oán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ đƣợc gọi là nền tảng của toàn bộ ngân sách tổng thể. Nó là điểm khởi đầu cho việc chuẩn bị ngân sách. Các nhân viên nghiên cứu thị trƣờng sẽ xem xét các thông tin và thảo luận cùng với lãnh đạo và cá nhân bộ phận bán hàng. Sau đó sử dụng phƣơng pháp thống kê nhƣ phân tích hồi quy, phân phối xác suất cho doanh số bán hàng. Nếu dự tốn tiêu thụ khơng chính xác thì việc dự tốn xem nhƣ là vơ ích và tốn kém chi phí cho việc thực hiện. Các yếu tố chính cần xem xét
khi lập dự tốn tiêu thụ bao gồm:
- Mức tiêu thụ hiện tại và xu hƣớng của những năm qua
- Điều kiện kinh tế và ngành cơng nghiệp nói riêng
- Các xu hƣớng chung của nền kinh tế
- Các yếu tố khác ảnh hƣởng đến doanh số tiêu thụ trong ngành DT CPBH &CPQL DT THU TIỂN DT CHI TIỀN DT BC KQKD MỤC TIÊU KD DT tiêu thụ DT sản xuất DT tồn kho TP DT CPNCTT DT CPSXC DT tồn kho NVL DT GTSP DT BẢNG CĐKT DT TIỀN DT ĐTƣ & XD Chỉ có sản xuất DT TIÊU THỤ DT HOẠT ĐỘNG DT TÀI CHÍNH DT BCTC DT CPVVLTT DT CPTC
- Chính sách giá cả - Chính sách tín dụng
- Hoạt động marketing, quảng cáo, xúc tiến và khuyến mại - Các đơn hàng chƣa thực hiện
- Đối thủ cạnh tranh và sự thay đổi trong khoa học cơng nghệ - Sự kiện chính trị và pháp lý
Sau khi doanh nghiệp đã dự toán đƣợc số lƣợng sản phẩm tiêu thụ sẽ ƣớc tính ra giá trị để thuận lợi cho dự tốn tiền theo cơng thức sau:
1.3.3.2 ự t oán sản xuất
Dự toán sản xuất thể hiện kế hoạch sản xuất cho một kỳ nhất định. Trong sản xuất thì kế hoạch sản xuất trong một kỳ nhất định phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Số lƣợng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để đáp ứng cho tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ. Đƣợc mơ tả qua phƣơng trình sau:
Số lƣợng sản xuất trong kỳ = Số lƣợng tiêu thụ trong kỳ + Số lƣợng tồn kho cuối kỳ - Số lƣợng tồn kho đầu kỳ
Khi lập dự tốn sản xuất thì nhà quản trị phải dự kiến số lƣợng tồn kho phù hợp. Bởi vì, nếu số lƣợng tồn kho ƣớc tính q nhiều thì sẽ gây ra việc ứ động vốn và tốn kém chi phí cho việc lƣu kho, cịn nếu số lƣợng tồn kho q ít sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động tiêu thụ và sản xuất.
1.3.3.3 ự t ốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp phản ánh tồn bộ các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị về kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Lƣợng NVL cần cho sản xuất dự kiến = Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất dự kiến X ịnh mức lƣợng NVL trực tiếp hi phí NVLTT dự kiến = Lƣợng NVLTT dự kiến X ịnh mức giá NVLTT Doanh thu dự kiến = Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến X iá bán dự kiến
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sảm xuất các doanh nghiệp thƣờng phải có bộ phận thu mua:
Lƣợng NVLTT cần mua dự kiến = Lƣợng NVLTT cần cho sản xuất dự kiến + Lƣợng NVLTT tồn kho cuối kỳ dự kiến - Lƣợng NVLTT tồn kho đầu kỳ dự kiến
Đồng thời dự tốn ngun vật liệu trực tiếp cịn là căn cứ xác định kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp:
hi mua NVLTT dự
kiến =
Lƣợng NVLTT dự
kiến X ơn giá N VLTT 1.3.3.4 ự t ốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc xây dựng căn cứ trên dự toán về kế hoạch sản xuất. Dự tốn này phản ánh tồn bộ tiền lƣơng, tiền cơng, các khoản trích theo lƣơng của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp là căn cứ giúp nhà quản trị chủ động trong việc bố trí nhân lực cho q trình sản xuất tránh đƣợc tình trạng th nhân cơng khẩn cấp, ngăn ngừa tình trạng thiếu lao động, giảm bớt hoặc loại bỏ sự cần thiết phải sa thải nhân công.
Khi lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm và định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp.
Lƣợng thời gian lao động cần cho sản xuất
dự kiến
= Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất dự kiến X
ịnh mức lƣợng thời gian lao động hi phí nhân cơng trực
tiếp dự kiến =
Lƣợng thời gian lao động cần cho sản xuất
dự kiến
X ịnh mức gi á thời gian lao động 1.3.3.5 ự t ốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí hỗn hợp, khi xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung thƣờng đƣợc xây dựng theo hai yếu tố biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung.
Bằng phƣơng pháp thống kê sẽ giúp các nhà quản trị thấy đƣợc chi phí sản xuất chung sẽ biến động nhƣ thế nào với các mức độ hoạt động. Đồng thời với việc
sử dụng các phƣơng pháp tách chi phí hỗn hợp thành chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí sản xuất chung cố định.
Phân bổ biến phí
sản xuất chung =
Tổng biến phí sản xuất chung
Tổng giờ máy (hoặc tổng số giờ lao động trực tiếp) iến phí sản
xuất chung =
Tổng số giờ máy (thời gian lao động) trong kỳ dự toán X
ơn giá p hân bổ biến phí sản xuất chung
- Khi lập dự tốn cho định phí sản xuất chung thì phải ƣớc tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự tốn, có thể dựa vào số liệu kỳ trƣớc và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hiện tại.
- Khi tính lƣợng tiền chi cho chi phí sản xuất chung cho việc lập dự tốn tiền thì cần phải loại trừ các khoản đƣợc ghi nhận cho chi phí sản xuất chung nhƣng khơng phải chi tiền nhƣ: chi phí khấu hao…
1.3.3.6 ự t oán giá vốn hàng bán
Sau khi hồn thành các dự tốn trên, sẽ tiến hành tập hợp các chi phí để tính giá thành cho một đơn vị sản phẩm. Căn cứ để lập dự toán là dự toán tiêu thụ và định mức chi phí sản xuất đã xây dựng. Dự toán giá thành là cơ sở để xây dựng dự báo kết quả hoạt động kinh doanh.
iá vốn hàng bán dự kiến =
Lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến X
ịnh mức chi phí sản xuất ( iá thà nh sản xuất đơn vị) 1.3.3.7 ự t oán thành phẩm tồn kho
Thành phẩm tồn kho cuối kỳ là số thành phẩm dự trữ chuẩn bị cho việc tiêu thụ của kỳ sau. Việc dự tốn chính xác và hợp lý thành phẩm tồn kho cuối kỳ là cơ sở quan trọng để đáp ứng yêu cầu bán ra, phục vụ khách hàng một cách kịp thời, nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Khi dự tốn lƣợng hàng tồn kho phải căn cứ vào dự toán lƣợng sản phẩm tiêu thụ và tỷ lệ hàng tồn kho thành phẩm ƣớc tính và áp dụng cơng thức sau:
Lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ dự kiến =
Lƣợng thành phẩm dự kiến tiêu thụ X
Tỷ lệ tồn kho cuối kỳ dự tính
Sau khi xác định đƣợc lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ, sử dụng công thức dƣới đây để xác định giá trị thành phẩm tồn kho.
iá trị thà nh phẩm tồn kho cuối kỳ = Lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ X iá thàn h SX đơn vị thành phẩm 1.3.3.8 ự t ốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là những hao phí phát sinh liên quan tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa, nhằm đẩy nhanh q trình đƣa sản phẩm đến ngƣời tiêu dùng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những hao phí liên quan đến hoạt động tổ chức hành chính, văn phịng của doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là chi phí hỗn hợp giống nhƣ chi phí sản xuất chung nên khi xây dựng dự tốn bán hàng cũng có thể phân chia thành biến phí bán hàng và định phí bán hàng. Cách xây dựng dự toán cũng giống nhƣ chi phí sản xuất chung nhƣng căn cứ xây dựng lại thƣờng liên quan đến kết quả tiêu thụ hoặc quy mô bán hàng của doanh nghiệp. Khi sử dụng dự tốn chi phí bán hàng để xây dựng dịng tiền thì phải loại bỏ những khoản chi phí nhƣng khơng liên quan đến việc chi tiền nhƣ: khấu hao tài sản cố định, những khoản trích trƣớc…
Tổng biến phí bán hàng = Số lƣợng tiêu thụ sản phẩm X ơn giá bi ến phí tiêu thụ 1.3.3.9 ự t oán tiền
Tiền rất quan trọng cho sự sống cịn và phát triển của doanh nghiệp. Dự tốn tiền tập hợp tất cả các ảnh hƣởng của các hoạt động của doanh nghiệp. Dự tốn tiền mơ tả vị thế tiền của tổ chức trong kỳ hoạt động. Bằng cách chuẩn bị một ngân sách tiền mặt, quản lý có thể thực hiện các biện pháp đảm bảo có đủ tiền mặt để thực hiện các hoạt động theo kế hoạch, cho phép có đủ thời gian để sắp xếp thêm nguồn tài chính có thể cần thiết trong kỳ ngân sách và kế hoạch đầu tƣ của tiền mặt dƣ thừa để kiếm đƣợc lợi nhuận cao nhất có thể. Dự tốn tiền gồm có bốn phần:
♦ Phần thu: Bao gồm số dƣ tiền tồn đầu kỳ và các khoản thu do bán hàng hoặc thu khác bằng tiền trong kỳ.
♦ Phần chi: Bao gồm tất cả các khoản chi tiền nhƣ chi tiền mua nguyên vật liệu, chi trả tiền nhân cơng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi vay, mua tài sản mới, nộp thuế, cổ tức….
♦ Phần cân đối thu chi: Là chênh lệch giữa phần thu và phần chi. Xem xét nếu phần chênh lệch này ít hơn lƣợng tiền tồn cuối kỳ thì doanh nghiệp phải huy
động vốn bằng cách đi vay hoặc phát hành cổ phiếu. Ngƣợc lại, nếu phần chênh lệch này lớn hơn lƣợng tiền tồn cuối kỳ thì doanh nghiệp có thể mang đi đầu tƣ hoặc trả bớt các khoản nợ.
♦ Phần vay: Thể hiện số tiền vay, trả nợ vay, lãi vay trong kỳ dự toán.
1.3.3.10 ự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh đƣợc soạn thảo dựa trên các dự toán trên. Trình bày các khoản doanh thu và chi phí dự kiến trong kỳ dự tốn thơng qua dự toán tiêu thụ và dự tốn chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Dự toán này thể hiện lợi nhuận dự kiến sẽ đạt đƣợc và nó làm cơ sở cho việc đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ tới có hiệu quả hay khơng.
1.3.3.11 ự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán bảng cân đối kế tốn là dự tốn phản ánh tồn bộ tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại cuối kỳ dự toán. Khi lập dự toán này phải dựa trên bảng cân đối kế toán kỳ trƣớc và các số liệu trên các dự tốn có liên quan nhƣ dự tốn tiền, dự tốn hàng tồn kho, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh…
1.3.4 Phƣơng pháp và kỹ thuật lập dự toán ngân sách
1.3.4.1. ự toán ngân sách cố định và dự toán ngân sách linh hoạt
ự toán n gân sách linh hoạt (Flexible budgets)
Dự toán linh hoạt là dự tốn doanh thu và chi phí theo nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt đƣợc lập theo mối quan hệ quá trình hoạt động giúp các nhà quản trị xác định đƣợc ngân sách dự kiến tƣơng ứng với mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt đƣợc lập với mục tiêu hoạch định sẽ đƣợc lập trƣớc khi tiến hành sản xuất kinh doanh và đƣợc lập sau khi kết thúc một kỳ kinh doanh với mục tiêu là kiểm soát. Nhƣ vậy dự toán linh hoạt giúp nhà quản lý có thể đánh giá tình hình thực hiện và kết quả hoạt động trong thực tế.
Ƣu điểm của dự tốn linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh đƣợc việc sửa đổi dự toán một cách phức tạp khi mức độ hoạt động thay đổi. Ngoài ra, các nhà quản trị có thể dùng dự tốn linh hoạt để xem xét, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên trong thực tế.
ự toán n gân sách cố định (Fixed budgets)
Dự toán cố định là dự toán đƣợc lập trên cơ sở một mức hoạt động đã xác định trƣớc và đƣợc lập trƣớc khi tiến hành sản xuất kinh doanh. Dự tốn này phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của dự toán này là chỉ dựa vào một mức hoạt động mà khơng xét đến những biến động có thể xảy ra trong kỳ dự tốn. Do đó, dự tốn cố định khơng có ý nghĩa cao trong việc đánh giá thành quả hoạt động của doanh nghiệp và kiểm sốt khi doanh nghiệp có sự thay đổi về quy mơ hoạt động do sự biến động trong môi trƣờng kinh doanh.(H. Ray &
các cộng sự)
1.3.4.2 ự toán từ đầu (Zero Based Budget ZBB)
Dự toán từ đầu là dự tốn khi lập sẽ khơng căn cứ các kết quả đạt đƣợc trong quá khứ, xem nhƣ doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động từ đầu nên dự tốn từ đầu cịn gọi là dự tốn zero. Các q trình, các dự tốn chi tiết sẽ đƣợc đánh giá lại nhƣ lần đầu tiên thực hiện. Tuy nhiên khó khăn của dự toán này là khơng có cơ sở, khơng có khn mẫu. Chính vì vậy, địi hỏi nhà quản lý phải phát huy tính chủ động, sáng tạo, xem xét cẩn thận tránh tình trạng xa rời thực tế.(H. Ray & các cộng
sự)
1.3.4.3 ự t ốn theo chƣơng trình, mục tiêu (Planning, Programming Budgeting System PPBS)
Theo Siyanbola & Cộng sự dự tốn này sẽ phân tích kết quả của một chƣơng trình kế hoạch cụ thể và tìm kiếm những biện pháp hiệu quả nhất để đạt đƣợc mục tiêu đƣa ra. Nó bao gồm việc chuẩn bị kế hoạch lâu dài mà đã xác định mục tiêu rõ ràng.
- Giúp nhà quản lý tạo ra lợi nhuận khơng và có nhiều thơng tin để ra quyết định về việc phân bổ nguồn lực để đáp ứng mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản lý xác định đƣợc các hoạt động, chƣơng trình mà qua đó thiết lập cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện.
- Cung cấp những thông tin cho nhà quản lý để đánh giá kết quả hoạt động của mình.
PPBS đã đƣợc phát triển ở Bắc Mỹ trong các hoạt động chính quyền tiểu bang và liên bang, dựa trên lý thuyết hệ thống, đầu ra và mục tiêu định hƣớng với sự nhấn mạnh đáng kể về phân bổ nguồn lực dựa trên phân tích kinh tế. Nó khơng dựa
trên cơ cấu tổ chức truyền thống, nhƣng trên các chƣơng trình hoạt động với mục tiêu chung của tổ chức chia thành các chƣơng trình. Các chƣơng trình này đƣợc thể hiện trong các điều khoản của mục tiêu cần đạt đƣợc trong trung và dài hạn, nói 3-5 năm.
1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách
Theo Siyanbola & Cộng sự để chuẩn bị một dự tốn chất lƣợng thì đƣợc thành