HƢƠN 1 : TỔN QUAN VỀ ỰT ON NÂN SH
2.2 Thực trạng dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Beton6
2.2.2.3.7 Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Các phòng ban ở văn phòng nhà máy và văn phịng đại diện lập kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh cho bộ phận của mình và chi tiết từng nội dung chi phí nhƣ: chi phí lƣơng nhân viên quản lý, chi phí cơng tác trong và ngồi nƣớc, chi phí đào tạo, chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận quản lý, chi phí văn phịng phẩm, … Sau đó phịng Kế tốn sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp từ báo cáo của các Phân xƣởng, văn phòng nhà máy, văn phòng đại diện đã lập để tiến hành lập bảng tổng hợp dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng q cho tồn Cơng ty.
(Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 2.7)
2.2.2.4 á c kỹ thuật sử dụng trong lập dự toán
Cơng ty lập dự tốn ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu theo thời kỳ là một năm. Đó là dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 3 quý đầu năm 2015 để lập dự toán cho năn 2016 với mục tiêu doanh thu là 1500 tỷ đồng. Sau đó, sẽ tiến hành lập các dự tốn chức năng bộ phận dựa trên mục tiêu đã đƣợc thiết lập.
2.2.2.5 Tổ chức vận hành
Công ty tổ chức q trình lập dự tốn ngân sách nhƣ sau:
Bước 1: Thành lập nội quy hướng dẫn lập dự tốn ngân sách
Cơng tác soạn thảo các hƣớng dẫn quy trình, thủ tục, biểu mẫu, các hổ sơ liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện dự toán ngân sách do phịng kế tốn thực hiện dƣới sự chỉ đạo của Ban điều hành.
Bước 2: Thành lập ban dự toán ngân sách
Ban dự toán đƣợc thành lập bao gồm: Các giám đốc điều hành, trƣởng phòng nhân sự, trƣởng phòng kinh doanh, trƣởng phịng cơng trình, trƣởng phịng kế hoạch, trƣởng phịng kế tốn, trƣởng phịng cung ứng vật tƣ,…
Bước 3: Xác định các yếu tố chính của dự toán ngân sách
Trƣớc khi tiến hành soạn thảo dự tốn Trƣởng các phịng ban chức năng và sẽ thống kê, tổng hợp, đánh giá và phân tích các yếu tố làm hạn chế mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhƣ: tình hình nguyên vật liệu, tình hình hoạt động máy máy thiết bị, tình hình bán hàng…cho Ban điều hành. Sau đó sẽ thảo luận đƣa ra phƣơng án tốt nhất cho công ty.
Bước 4: Bổ nhiệm bộ phận dự tốn
Hiện nay, Cơng ty phân cơng cho phịng kế tốn có trách nhiệm phối hợp, tiếp nhận và kiểm tra dự toán ngân sách. Kiểm soát đảm bảo cho cơng tác dự tốn ngân sách đƣợc thực hiện theo đúng thời gian quy định.
Bước 5: Thiết lập kỳ dự toán
Dự toán ngân sách tại Công ty đƣợc lập cho một năm và chia thành từng quý.
Bước 6: Chuẩn bị ngân sách tổng thề
Cơng ty thực hiện các dự tốn sau: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
2.2.3 Nhận xét thực trạng dự tốn ngân sách tại ơ ng ty ổ phầ n Beton 6
2.2.3.1 Ƣu, nhƣợc điểm của một số quy định
Ƣu điểm: Công ty thiết lập quy định dự toán ngân sách bao gồm:
- Có tài liệu hƣớng dẫn, phân chia trách nhiệm cho các bộ phận chức năng. - Có văn bản quy định tiến độ thực hiện dự toán.
Nhƣợc điểm:
- Chƣa quy định rõ việc cung cấp thông tin cho các bộ phận thực hiện dự toán.
2.2.3.2 Ƣu, nhƣợc điểm của nội dung dự tốn
Trong q trình tìm hiểu tình hình hoạt động của Cơng ty và chi tiết hơn là thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách. Tác giả nhận thấy bên cạnh những ƣu điểm còn tồn tại nhiều hạn chế trong cơng tác lập dự tốn ngân sách. Cụ thể nhƣ
sau:
2.2.3.2.1 Ƣu điểm
Mơ hình dự tốn
Cơng ty lâp dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin phản hồi nên các cấp trong Công ty đều đƣợc tham gia vào q trình lập dự tốn, đều đƣợc đƣa ra ý kiến
và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình trong việc lập dự tốn ngân sách, huy động đƣợc kỹ năng, trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp khác nhau, tạo sự thống nhất cho các bộ phận trong Cơng ty. Vì vậy, dự tốn ngân sách sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao.
Quy trình dự tốn
Quy trình lập dự tốn ngân sách tại Công ty đƣợc chia thành 3 giai đoạn cụ thể sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Ban lãnh đạo Công ty xác định mục tiêu kinh doanh phù hợp với điều kiện, tiềm năng phát triển của Công ty với sự phối hợp của các bộ phận có liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lập dự tốn ngân sách.
- Giai đoạn soạn thảo: Cơng tác lập dự tốn đƣợc giao cho phịng Kế tốn chịu trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và báo cáo, ngồi ra cịn có sự tham gia của các bộ phận có liên quan.
- Giai đoạn theo dõi: Phòng Kế tốn tổng hợp tình hình hoạt động thực hiện trong năm nên dễ dàng so sánh, thuận lợi cho công tác đánh giá để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo.
ác báo c áo dự toán tại ông ty
Về cơ bản, Công ty đã xây dựng đƣợc hệ thống dự toán ngân sách gồm các dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nguyện vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền.
Trong dự toán tiêu thụ đƣợc lập dựa trên mục tiêu của Công ty đề ra cho năm kế hoạch. Vấn đề khó khăn nhất trong hoạt động của doanh nghiệp là dự báo sản lƣợng tiêu thụ, giá bán trong năm để ƣớc tính đƣợc các chi phí liên quan trong năm tới. Dự tốn tiêu thụ giúp giải quyết đƣợc khó khăn này cho Cơng ty.
Ngồi ra, Cơng ty đã xây dựng đƣợc định mức nguyên vật liệu dựa trên tình hình sản xuất thực tế và thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra, điều chỉnh khi có sự thay đổi về thành phần và kết cấu sản phẩm để nâng cao chất lƣợng sản phẩm nên các định mức phản ánh khá chính xác về tình hình nguyên vật liệu phát sinh tại các phân xƣởng.
Công ty đã xây dựng đƣợc định mức giờ công lao động cho từng sản phẩm, định mức đƣợc cập nhật thƣờng xuyên để đảm bảo tính chính xác.
2.2.3.2.2 Nhƣợc điểm
Mơ hình dự tốn
Mơ hình dự tốn Cơng ty đang áp dụng là mơ hình thơng tin phản hồi, tuy nhiên trong thực tế cịn mang tính hình thức chƣa đƣợc thực hiện triệt để và mang nặng tính áp đặt từ trên xuống, ý kiến các bộ phận chỉ mang tính tham khảo. Việc này đã áp đặt một mức ngân sách tối đa cho các bộ phận có thể gây tâm lý bất bình cho cán bộ cơng nhân viên, khiến cho các bộ phận cấp dƣới chịu áp lực trong việc hồn thành mục tiêu của dự tốn đƣợc lập.
Quy trình dự tốn iai đoạ n chuẩn bị:
+ Ban điều hành bằng kinh nghiệm, ý kiến chủ quan và mong đợi của mình đã đƣa ra mục tiêu tăng trƣởng doanh thu kỳ vọng cho các bộ phận. Vì vậy, có thể tạo thêm áp lực cho nhân viên các bộ phận khi Ban quản trị đặt mục tiêu thƣờng xa vời với tiềm năng thực tế của Công ty.
+ Hiện tại, các biểu mẫu dự tốn do các phịng ban nào chịu trách nhiệm lập dự toán sẽ tự tạo biểu mẫu cho dự tốn đó. Chƣa có biểu mẫu thống nhất sẽ khó khăn cho việc tổng hợp và kiểm sốt ngân sách.
+ Cơng ty chƣa có một bộ phận chun trách cho cơng tác lập dự tốn.
Giai đoạn soạn thảo:
Do mơ hình dự tốn ngân sách cịn mang tính áp đặt nên một số phịng ban khi xây dựng dự tốn ngân sách vì lợi ích cục bộ nên sẽ có khuynh hƣớng thu hẹp hoặc dự toán quá mức các chỉ tiêu trong dự tốn ngân sách gây lãng phí thời gian, cơng sức của phịng Kế tốn trong việc phân tích, kiểm tra tính hợp lý của các khoản ngân sách này và quá trình họp, đàm phán để cắt giảm ngân sách không hợp lý.
Khi tiến hành soạn thảo dự tốn thì các bộ phận có trách nhiệm thực hiện theo sự phân công của Ban giám đốc sẽ tự thu thập những thông tin, dữ liệu liên quan đến các chỉ tiêu trong dự tốn của bộ phận mình. Cơng tác dự tốn sẽ khó khăn khi các bộ phận khơng có sự gắn kết, dẫn đến những mâu thuẫn không mong muốn, hoặc cơng tác dự tốn đƣợc hồn thành không đúng tiến độ.
iai đoạ n theo dõi:
Trong công tác lập dự tốn ngân sách, cơng ty chỉ quan tâm đến quá trình lập và sử dụng dự tốn ngân sách để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vào cuối
tháng 6 và tháng 12, chƣa quan tâm đến việc điều chỉnh, kiểm soát chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế hoặc khi có sự biến động trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty chƣa quan tâm đến công tác đánh giá kỹ năng thực hiện, theo dõi, quản lý ngân sách của các phòng ban.
ác báo c áo dự tốn tại ơng ty ự toán tiê u thụ:
Phịng kinh doanh lập dự tốn tiêu thụ dựa vào sản lƣợng thực tế và mức tăng sản lƣợng tiêu thụ đƣợc ấn định từ Ban giám đốc để tiến hành lập dự toán tiêu thụ. Phƣơng pháp dự tốn tiêu thụ của Cơng ty là phƣơng pháp định tính cịn mang tính chủ quan chƣa quan tâm đến các yếu tố ảnh hƣởng đến q trình tiêu thụ nên khơng có tính chính xác cao.
Công ty chƣa xem xét, đánh giá các yếu tố làm giảm doanh thu nhƣ chiết khấu thƣơng mại, chiết khấu thanh tốn, hàng bán bị trả lại. Bên cạnh đó, giá bán đƣợc đƣa ra là tại thời điểm lập kế hoạch nên cơng ty chƣa ƣớc tính đƣợc yếu tố lạm phát vào giá bán.
Phịng Kế tốn chƣa lập lịch thu tiền qua các kỳ sẽ khó khăn cho việc kiểm sốt dịng tiền hoạt động.
Dự tốn tiêu thụ tại Cơng ty đƣợc lập chung cho tất cả các sản phẩm mà chƣa quan tâm đến việc tách biệt dự tốn cho những sản phẩm chƣa có đơn hàng và dự tốn cho những sản phẩm đã có đơn hàng.
ự tốn sản xuất: Do đặc điểm sản phẩm của Cơng ty có thời gian sản xuất
dài và vốn nhiều. Do trên dự toán tiêu thụ chƣa dự tốn sản phẩm chƣa có đơn hàng nhƣ BTCT 30x30, BTTA nên trƣờng hợp có nhiều đơn hàng phát sinh sẽ ảnh hƣởng đến năng lực sản xuất và có thể khơng kịp tiến độ. Cụ thể là theo thống kê của kế toán tiền lƣơng cho thấy ở quý 1 và 4 chi phí nhân cơng tăng nhiều, do cơng nhân phải tăng ca cả ban đêm và ngày chủ nhật.
ự tốn ch i phí ngun vật liệu trực tiếp:
Khi lập dự tốn chi phí NVLTT thì đơn giá ngun vật liệu đƣợc xác định theo giá tại thời điểm lập dự toán ngân sách nên sẽ khơng hợp lý do có nhiều biến động về giá nguyên vật liệu. Chính vì thế, việc lập dự tốn chi phí ngun vật liệu sẽ khơng cịn đƣợc chính xác so với thực tế ở năm kế hoạch. Bên cạnh đó, Phịng kế
tốn chƣa lập lịch chi tiền cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sẽ ảnh hƣởng đến dịng tiền hoạt động của Cơng ty.
ự tốn ch i phí nhân cơng:
Cơng ty lập dự tốn chi phí nhân cơng dựa vào dữ liệu năm hiện tại, sau đó điều chỉnh tăng bậc lƣơng và cập nhật theo chính sách mới về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân để dự báo cho năm kế hoạch sẽ khơng hợp lý vì chƣa phản ánh theo mức độ hoạt động của Công ty.
ự tốn ch i phí sản xuất chung:
Dự tốn chi phí sản xuất chung đƣợc lập dựa trên dữ liệu thực tế phát sinh của năm hiện tại để dự báo cho năm kế hoạch là khơng hợp lý vì chƣa xét đến sự thay đổi của mức độ hoạt động. Mặc khác, Cơng ty chƣa phân loại chi phí này thành biến phí và định phí sản xuất chung trong quá trình lập dự tốn ngân sách. Cơng ty chƣa tách những chi phí bằng tiền và chi phí khơng bằng tiền dẫn đến khó khăn cho việc lập dự toán tiền. Tƣơng tự, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có những nhƣợc điểm nhƣ dự tốn chi phí sản xuất chung.
Hiện nay, Cơng ty chƣa lập các dự tốn nhƣ: Dự toán tồn kho nguyên vật liệu, dự toán giá thành sản phẩm, dự toán tồn kho thành phẩm, dự tốn chi phí tài chính, dự tốn tiền, dự tốn bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán các khoản phải nộp ngân sách nhà nƣớc. Trong đó, dự tốn báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh là quan trọng và cần thiết trong dự toán.
Nhƣ vậy, với những nhƣợc điểm trên sẽ làm cho bức tranh tổng thể tài chính của Cơng ty phản ánh khơng đƣợc hợp lý và chính xác. Vấn đề này khơng chỉ gây ra tình trạng tồn đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa mà cịn ảnh hƣởng đến dòng tiền và những quyết định sử dụng tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Cơng ty chƣa thành lập đƣợc bộ phận chuyên trách về lập dự tốn, mà cơng việc này hiện đƣợc giao cho phòng kế tốn. Trong khi đó, kỹ năng, kinh nghiệm chƣa đƣợc chun mơn hố và khối lƣợng cơng việc của phịng kế tốn khá nhiều vào thời điểm của công tác lập dự toán nên gây ra áp lực cho nhân viên.
KẾT LUẬN HƢƠN 2
Hiện nay, cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 ngày càng đƣợc quan tâm hơn. Cơng ty áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi sẽ khuyến khích nhân viên các cấp trong Cơng ty đều đƣợc tham gia vào q trình lập dự tốn, giúp thu hút, chia sẽ đƣợc kỹ năng và kinh nghiệm của các cấp khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế mơ hình này chƣa đƣợc áp dụng triệt để, do Ban lãnh đạo Công ty vẫn áp đặt mức tăng trƣởng của các chỉ tiêu và các quyết định, ý kiến quản lý cấp trên mang tính chất chủ quan cịn các ý kiến của cơng ty chỉ mang tính chất tham khảo.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách đƣợc lập theo quy trình gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị - Soạn thảo - Theo dõi. Các báo cáo dự toán ngân sách đƣợc lập dựa trên mục tiêu kinh doanh mà Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đề ra với sự giám sát của Phịng kế tốn và Ban lãnh đạo Cơng ty. Tuy nhiên, biểu mẫu của các báo cáo do phòng ban phụ trách thực hiện thiết kế dẫn đến hệ thống biểu mẫu chƣa thống nhất, các phòng ban tự thu thập thơng tin liên quan đến dự tốn của bộ phận mình dẫn đến tình trạng trễ tiến độ dự toán, các báo cáo dự tốn chi tiết của Cơng ty cịn có những hạn chế nhƣ: Dự tốn chi phí nhân cơng chƣa thể hiện dựa trên mức độ hoạt động, dự tốn chi phí chƣa phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí..v..v. Cơng tác lập các báo cáo dự tốn ngân sách tại Cơng ty thƣờng tiến hành vào cuối quý 4 hàng năm.
Từ việc phân tích thực trạng cơng tác lập và quản lý dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Beton 6 cho thấy trong cơng tác lập dự tốn ngân sách hiện tại của Cơng ty vẫn cịn tồn tại một số mặt hạn chế, chƣa phát huy tối đa hiệu quả phục vụ cho cơng tác quản lý tại Cơng ty. Chính vì vậy, Cơng ty cần phải hồn thiện cơng tác lập dự toán ngân sách để nó trở thành một cơng cụ quản lý có hiệu quả phục vụ tốt cho công tác quản lý.
HƢƠN 3: HO N TH ỆN Ự TO N N ÂN S H T Ô N TY Ổ PHẦN BETON 6
3.1 Mục tiêu hoàn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty Cổ phần Beton 6
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán và nếu