6. Kết cấu của luận văn
3.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND thị
3.3.5 Nhóm giải pháp nhằm nâng cao phương tiện hữu hình
Lãnh đạo UBND thị xã đã có văn bản chỉ đạo đề nghị cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải thường xuyên theo dõi, cập nhật và cung cấp biểu mẫu theo các bộ thủ tục hành chính để người dân khơng phải đi lại nhiều lần. Đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ theo quy định, cán bộ, công chức không nên từ chối tiếp nhận vớì lý do hồ sơ khơng đầy đủ mà phải có trách nhiệm hướng dẫn cho người dân bổ túc hồ sơ đầy đủ theo quy định. Đối với những hồ sơ không thuộc thẩm quyền cần xem xét, hướng dẫn cụ thể cho người dân.
Thời gian tới UBND thị xã sẽ tiếp tục nâng cao và cung ứng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4, đây là cơ chế một cửa liên thơng hiện đại. Khi đó hầu hết mọi hồ sơ đều được tiếp nhận và thông báo lịch hẹn thông qua trang thông tin điện tử của thị xã, người dân có thể điền thơng tin từ các mẫu đã niêm yết trên website và tiến hành đăng ký thủ tục hành chính online, người dân không cần phải đến cơ quan hành chính mới biết được thơng tin và có thể nộp hồ sơ qua mạng, người dân có thể ở nhà mà vẫn theo dõi được hồ sơ của họ được giải quyết đến đâu và chỉ cần chờ đến ngày hẹn để nhận kết quả, không phải mất thời gian đi lại nhiều lần. Việc này sẽ giúp Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tránh được việc người dân đến liên giải quyết hồ sơ, công việc quá đông vào một thời điểm, gây áp lực cho cán bộ, công chức.
Một số thủ tục hành chính niêm yết cịn thiếu hoặc chưa cập nhật kịp thời, mặc dù UBND thị xã đã công bố cơng khai bộ thủ tục hành chính áp dụng cho cấp huyện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và cấp xã tại UBND các xã, phường để phục vụ cho người dân. Tuy nhiên do chưa có sự thống nhất giữa các ngành nên việc thống kê, rà sốt thủ tục hành chính vẫn cịn chồng chéo, đây là ngun nhân chính người dân phản ánh thủ tục quá nhiều và rườm rà. UBND thị xã đã giao cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nghiên cứu, cập nhật Bộ thủ tục hành chính, nhất là những thủ tục đã được niêm yết, sau đó là các thủ tục đã bãi bỏ hoặc thủ tục được bổ sung mới. Ban chỉ đạo cải cách hành chính và kiểm sốt thủ tục hành chính thị xã cần
tiếp tục kiểm tra, giám sát việc cập nhật và niêm yết các thông tin hướng dẫn, biểu mẫu một cách đầy đủ, chính xác tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các cơ quan chuyên môn để người dân tiện theo dõi và thực hiện một cách dễ dàng.
Tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng và hiệu quả của cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quyết định số 27/2015/QĐ-UBND ngày 01/9/2015 của UBND tỉnh Bình Phước. Cải cách lề lối làm việc, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức; thực hiện đúng quy chế làm việc của cơ quan.
Vì mới đi vào hoạt động từ tháng 6/2015 nên cơ sở hạ tầng, vật chất tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả còn rất mới, cơ sở vật chất thì được trang bị đầy đủ hiện đại. Tuy nhiên để thực hiện hiệu quả cơ chế một cửa liên thông hiện đại (mức độ 3, 4), UBND thị xã cần tiếp tục nâng cấp phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trang bị thêm một số trang thiết bị điện tử hiện đại, áp dụng các phần mềm điện tử nhằm tin học hóa hồn tồn các giao dịch hành chính; khi đó việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả cho người dân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được công khai, người dân dễ dàng theo dõi. Trước mắt UBND thị xã cần bố trí hệ thống camera kiểm sốt, trang bị thêm máy photo, máy fax cho từng cán bộ; lắp đặt bảng điện tử tra cứu, hướng dẫn thủ tục hồ sơ, sử dụng các phần mềm, hệ thống thông minh kiểm tra kết quả giải quyết hồ sơ như hệ thống quét mã vạch, tiến tới xây dựng cơ chế một cửa liên thông hiện đại.
Để thuận tiện cho người dân, tổ chức trong quá trình liên hệ làm việc, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng cần điều chỉnh, bố trí các khu chức năng một cách khoa học như: khu vực hướng dẫn, cung cấp các biễu mẫu, quy trình giải quyết hồ sơ; khu vực đặt các hệ thống thiết bị như máy photo, máy scan...; sắp xếp vị trí giải quyết hồ sơ từng lĩnh vực một cách khoa học đảm bảo người dân dễ dàng nhận biết; đảm bảo phải có đủ bàn, ghế, nước uống để phục vụ người dân trong khi chờ đợi và khi giải quyết công việc.