2.3 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng
2.3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên:
Từ khi thành lập đến nay, ban giám đốc và các nhà quản lý cơng ty cổ phần chứng khốn Phú Hưng khơng ngừng xây dựng những chính sách, quy định rõ ràng về công tác tuyển dụng vào đào tạo. Việc tuyển dụng cho nhân viên tồn cơng ty do bộ phận nhân sự đảm nhiệm. Khi có nhu cầu tuyển dụng lao động, công ty sẽ tiến
hành tuyển dụng các nhân viên đáp ứng được các yêu cầu về: năng lực, trình độ
chun mơn, tư cách đạo đức để làm việc tại công ty. Việc tuyển dụng được tiến
hành công khai và công bằng thông qua các bước tuyển dụng theo quy định về
chính sách nhân sự của cơng ty tùy theo chức vụ vị trí được tuyển dụng. Khi tuyển
nhân viên mới vào cho vị trí văn phịng hay trưởng phòng phải trải qua 3 vòng phỏng vấn: vòng 1 là kiểm tra trình độ anh văn và vi tính đầu vào thơng qua các bài kiểm tra; vịng 2 là phỏng vấn trực tiếp với nhân viên tuyển dụng nhân sự: về kiến thức cơ bản, kinh nghiệm chuyên môn, sự phù hợp của nhân viên với môi trường văn hóa cơng ty; vịng 3 là phỏng vấn trực tiếp với ban giám đốc, trưởng bộ phận và trưởng phịng nhân sự.
Về cơng tác đào tạo, cơng ty có thành lập phịng đào tạo riêng, chun đào
tạo những kỹ năng cho nhân viên, những kiến thức cần thiết làm việc. Hàng tháng
sách tuyển dụng và đào tạo hợp lý công ty đã có đội ngũ nhân viên có năng lực,
trình độ chun mơn và phù hợp với u cầu cơng việc đảm bảo “đúng người, đúng việc”. Ngồi ra, tất cả các nhà quản lý và một số nhân viên liên quan còn được tham gia lớp đào tạo kiến thức kế tốn cơ bản.
Bên cạnh đó, hàng năm công ty tổ chức 2 đợt đánh giá, khen thưởng về năng lực và chất lượng công việc của tồn thể nhân viên, trình tự thực hiện theo các bước sau: nhân viên tự đánh giá mình theo các chỉ tiêu đã được thiết kế sẵn, sau đó trình
lên cấp quản lý xem xét và đánh giá lại, điều này giúp khích lệ động cơ làm việc và tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên, giúp nhân viên tự giác và ý thức hơn trong công việc của mình.
Theo kết quả khảo sát có trên 80% NV tham gia khảo sát đồng ý với những vẫn vấn đề nêu trên.
Những hạn chế:
Theo kết quả khảo sát 36% NV tham gia khảo sát trả lời có về việc Cơng ty có thường xun luân chuyển nhân sự trong nội bộ phòng ban hay giữa các bộ phận với nhau. Công ty chưa triển khai sâu rộng kế hoạch luân chuyển công việc, vị trí các nhân viên trong bộ phận hay giữa các cấp quản lý. Điều này tạo nên sự ù lì và lối mịn, lâu dài có thể dẫn đến việc nhân viên làm sai quy trình nhưng cũng khơng phát hiện ra, hay tạo sự nhàm chán trong công việc. Ở một số bộ phận việc luân
chuyển công việc chỉ dừng ở các cấp nhân viên. Bên cạnh đó, cùng với tính chất
chun mơn mỗi người mỗi việc, các nhân viên chưa biết rõ công việc của nhau, chưa nắm được hết tổng thể cơng việc của bộ phận mình dẫn đến một số bộ phận
chưa có nhân viên sẵn sàng thay thế các vị trí quan trọng.
Cũng theo kết quả khảo sát cho thấy, chỉ có 50% NV tham gia khảo sát trả lời có khi phân cơng cơng việc, cơng ty có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc. Thực tế, một số nhà quản lý khi bố trí cơng việc cho nhân viên cịn thiếu bước phân tích kiến thức, kỹ năng cho nhân viên và còn phụ thuộc nhiều vào cảm tính của nhà quản lý. Mặc khác, ở một số bộ phận, khi nhân viên nghỉ phép dài hạn hay nghỉ việc thì khơng có văn bản ln chuyển cơng việc, nhiệm vụ được
xác nhận bởi các bên có liên quan (chiếm 93% NV tham gia khảo sát). Trong nhiều trường hợp nhà quản lý không thể kiểm sốt được là cơng việc đã được bàn giao đầy đủ chưa và người nhận bàn giao có thể hiểu công việc đến mức độ nào dẫn đến
trường hợp đùng đẩy trách nhiệm cho nhau khi phát sinh vấn đề gây ảnh hưởng
chung đến công việc, mục tiêu của bộ phận.
Hiện tại, công ty chỉ mới triển khai mạng nội bộ về cách sử dụng thông tin và chống rị rĩ thơng tin. 67% NV tham gia khảo sát cho rằng cơng ty chưa có chính sách quy định cụ thể liên quan đến vấn đề này hay quyền sở hữu, phát triển phần
mềm nội bộ.
Phụ lục 5– Tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự, năng lực nhân viên