2.3 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng
2.3.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin là yếu tố không thể thiếu để công ty xây dựng các mục tiêu và đưa ra các quyết định thực hiện các hoạt động kiểm soát. Để thơng tin hữu ích cho cơng ty trong việc quản lý rủi ro thì thơng tin phải đạt được hai yêu cầu: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt cụ thể. Với hơn 80% NV tham gia khảo sát đồng ý rằng, hệ thống truyền thông của công ty đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều
có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo thông tin được
cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Ngồi ra,
phần lớn nhân viên tham gia khảo sát (chiếm 93%) thấy rằng cơng ty cũng khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ cho ban giám đốc và các nhà quản lý biết.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực chứng khốn nên hệ thống truyền thơng của cơng ty cũng được ban giám đốc chú trọng phát triển sao cho đáp ứng được các hoạt động của công ty và nhu cầu công việc cho tất cả các nhân viên thông
qua việc tổ chức các kênh thông tin nội bộ như: sử dụng điện thoại nội bộ, mạng nội bộ cơng ty, chương trình chat nội bộ hay các kênh thơng tin giành cho liên lạc với bên ngồi như: fax, điện thoại, internet…
Những hạn chế:
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng, một hệ thống thông tin kế tốn thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là: hệ thống thông tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Nhưng hiện nay, cơng ty chưa phát triển hệ thống thơng tin quản trị, mà chỉ có hệ thống thơng tin kế tốn.
Cơng ty chưa thiết lập các kênh thơng tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho cơng ty.
Phụ lục 15 – Tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
2.3.2.5 Giám sát:
Theo kết quả khảo sát cho thấy, 77% NV tham gia khảo sát cho rằng các nhân viên và các bộ phận có giám sát lẫn nhau trong công việc hằng ngày. Như vậy, hệ thống KSNB chưa tạo nhiều điều kiện cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau,
việc giám sát chủ yếu dựa vào thông tin từ nhân viên trực tiếp tham gia trong hệ thống, do vậy thông tin mà người quản lý nhận được sẽ rất hạn chế. Với kết quả
57% NV tham gia khảo sát cho thấy các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều trong hoạt động giám sát thường xuyên.
Ngoài ra, tùy mối quan hệ trong công việc, thơng qua quy trình các nhân viên bộ phận hay khác bộ phận cũng giám sát lẫn nhau trong công việc hằng ngày nhằm giảm sai sót và nâng cao tính chính xác của dữ liệu đầu vào.
Những hạn chế:
Hiện nay, cơng ty chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ nên hoạt động kiểm soát
định kỳ được thực hiện hằng năm bởi các kiểm toán viên độc lập thuộc cơng ty
kiểm tốn KPMG.
Đối với ban lãnh đạo và các nhà quản lý cơng ty cổ phần chứng khốn Phú
Hưng, QTRR là một khái niệm mới mẻ, đang được mọi người tiếp cận và xây dựng, nhưng hiện tại chưa có một quy trình cụ thể áp dụng cho tồn cơng ty nên ở một số bộ phận các nhà quản lý chưa thực hiện các giám sát thường xuyên việc này.
Phụ lục 16 – Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động giám sát