3.2 Giải pháp hồn thiện kế tốn quản trị tại cơng ty
3.2.3 Giải pháp hồn thiện nội dung kế tốn quản trị tại cơng ty
3.2.3.1 Dự tốn ngân sách
Cơng ty cần lập dự tốn ngân sách nhằm phục vụ chức năng hoạch định và kiểm sốt hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Nhà quản trị khơng những biết dự tính cái gì sẽ xảy ra mà cịn phải biết những dự tốn đĩ sẽ hồn thành như thế nào
nếu kết quả xảy ra khơng như dự tính. Từ đĩ nhà quản trị kịp thời cĩ những biện
pháp điều chỉnh hoạt động ngày càng tốt hơn. Dự tốn ngân sách được lập ra giúp
nhà quản trị đạt được mục tiêu của cơng ty là tối đa hĩa lợi nhuận. Xây dựng định mức chi phí sản xuất
Để lập dự tốn ngân sách, trước tiên cần xây dựng định mức chi phí sản xuất. Định mức chi phí sản xuất được xây dựng ngồi mục đích sử dụng trong cơng tác
kế tốn tài chính cịn nhằm phục vụ việc lập dự tốn, đánh giá trách nhiệm quản lý, tìm ra nguyên nhân, giải pháp khắc phục trong q trình phân tích biến động chi phí,
là căn cứ đánh giá, khuyến khích nhân viên.
Chi phí định mức được xây dựng theo phương pháp phân tích số liệu lịch sử
kết hợp với phương pháp nhiệm vụ. Tức kế tốn quản trị sẽ dựa vào số liệu trong quá khứ rồi điều chỉnh theo các chính sách chi phí, những kế hoạch của cơng ty cùng sự thay đổi của giá và cơng nghệ, quy trình sản xuất làm căn cứ xác định định mức chi phí sản xuất. Khi cĩ sự thay đổi trong quy trình sản xuất, nhân viên lập dự tốn sẽ làm việc với nhân viên kỹ thuật, cụ thể làm giám đốc các nhà máy cĩ kinh nghiệm trong sản xuất xây dựng chi phí định mức cho phần thay đổi đĩ và kết hợp với những phân tích số liệu lịch sử cập nhật chi phí định mức cho các bước cịn lại của quá trình sản xuất.
Định mức được xây dựng là định mức thực tế. Cơng ty xây dựng định mức
sát với thực tế và cĩ khả năng thực hiện được vì định mức chi phí sản xuất được xây dựng với quan điểm quá trình sản xuất hiệu quả, đạt được trong điều kiện sản xuất kinh doanh bình thường.
Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp được xác định bởi phịng mua, cụ thể
là trưởng phịng mua, dựa trên bảng giá trong các hợp đồng mua đã ký, bảng báo
giá mới kết hợp với tình hình biến động giá trên thị trường và các khoản chi phí
phát sinh trong quá trình mua, nhập nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu mua nguyên vật liệu.
Bảng 3.2: Định mức giá NVL sản xuất 1m2 bao bì sản phẩm cà phê
STT Tên NVL Đơn giá (đồng/kg)
1 Hạt nhựa PET 45.000
2 Hạt nhựa PET (khơ) 500.000 3 Hạt PE 84.000 4 Nhơm 38.800 5 Nhựa LLDPE 45.000
(Nguồn: phịng bán hàng cơng ty Tân Tiến)
Định mức lượng nguyên vật liệu do phịng kế hoạch sản xuất xác định dựa
trên số liệu tổng hợp từ giám đốc các nhà máy cho từng cơng đoạn và xác định lại cho phù hợp với từng đơn đặt hàng.
Bảng 3.3: Định mức lượng NVL sản xuất 1 m2 bao bì cà phê
STT Tên NVL
Lượng
(kg/m2)
Hao phí trong q trình sản xuất (6%)
Định mức lượng
(kg/m2)
(1) (2) (3)=(2)*6% (4)=(2)+(3)
1 Hạt nhựa PET 0,017 0,001 0,018
2 Hạt nhựa PET (khơ) 0,003 0,000 0,003
3 Hạt PE 0,016 0,001 0,017
4 Nhơm 0,014 0,001 0,015
5 Nhựa LLDPE 0,032 0,002 0,034
(Nguồn: bộ phận bán hàng cơng ty Tân Tiến)
Hao phí trong quá trình sản xuất theo số liệu trong quá khứ của cơng ty khoảng 6%, là phần trăm nguyên vật liệu bị hư hỏng, rơi vãi, khơng thể sử dụng,.. trong quá trình sản xuất.
Bảng 3.4: Định mức chi phí NVL sản xuất 1m2 bao bì cà phê STT Tên NVL STT Tên NVL Định mức lượng (kg/m2) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) 1 Hạt nhựa PET 0,018 45.000,00 807,08 2 Hạt nhựa PET (khơ)
0,003 500.000,00 1.325,00 3 Hạt PE 0,017 84.000,00 1.458,48 4 Nhơm 0,015 38.800,00 567,57 5 Nhựa LLDPE 0,034 45.000,00 1.535,94 Tổng cộng 0,087 712.800,00 5.694,07
(Nguồn: bộ phận bán hàng cơng Tân Tiến)
Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
Định mức giá nhân cơng trực tiếp do trưởng phịng tổ chức hành chính xác định. Như đã trình bày ở chương 2, nhân cơng trực tiếp được đánh giá năng lực tay
nghề và chia thành ba bậc, mỗi bậc sẽ cĩ hệ số lương khác nhau. Hiệu quả cơng
việc tính dựa trên doanh thu hàng tháng. Hàng tháng, đại diện các nhà máy cùng nhân viên phịng kiểm tra chất lượng sẽ nghiệm thu số lượng sản phẩm hồn thành
nhập kho và lập biên bản nghiệm thu chuyển cho bộ phận hành chính nhân sự. Tổng lương trả cho nhân cơng trực tiếp = 2% X doanh thu
Bộ phận hành chính nhân sự sẽ tính lương dựa trên tổng lương trả cho nhân cơng và hệ số lương theo bậc của mỗi người. Các khoản trích theo lương, kinh phí
Bảng 3.5: Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất 1m2 bao bì sản phẩm
ĐVT: đồng
STT Chỉ tiêu Giá trị
1 Doanh thu dự kiến
134.250.000.000 2 Tổng quỹ lương (=2%x(1))
2.685.000.000 3 Tiền lương cơ bản
1.825.680.000 4 BHYT,BHXH,BHTN (=(3)x21% 38.339.280.000 5 Kinh phí cơng đồn (=(3)x 2% 36.513.600 6
Cộng chi phí nhân cơng (2)+(4)+(5) 41.060.793.600 7 Sản lượng sản xuất (1m2) 3.218.000 8 Định mức chi phí NCTT cho 1m2 bao bì 12.759,72
(Nguồn: bộ phận kế tốn và bộ phận bán hàng cơng ty Tân Tiến)
Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung
Vì chi phí sản xuất chung được phân bổ theo cơ sở hoạt động nên khi tính định mức chi phí sản xuất chung gồm định mức biến phí sản xuất chung và định
mức định phí sản xuất chung sẽ được phân bổ theo từng hoạt động với từng tiêu
thức phân bổ phù hợp.
Định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng theo yếu tố định mức giá và định mức lượng thời gian. Định mức giá biến phí sản xuất chung và định mức lượng biến phí sản xuất chung căn cứ vào số liệu kỳ trước, sau đĩ điều chỉnh cho
phù hợp kỳ này.
Định mức định phí sản xuất chung cũng được tính tương tự định mức biến
Lập dự tốn ngân sách
Nguyên tắc lập dự tốn ngân sách tại cơng ty
Dự tốn ngân sách được lập ra phải phù hợp với thực tế, hướng đến đạt mục tiêu, chiến lược hoạt động của cơng ty.
Việc lập dự tốn ngân sách phải xây dựng trên cơ sở tinh thần hợp tác của cá nhân, tập thể của cơng ty, phù hợp với năng lực, nguồn lực hiện cĩ của cơng ty để các dự tốn ngân sách được lập ra cĩ thể hồn thành được.
Dự tốn ngân sách thường xuyên được kiểm tra, kiểm sốt để đánh giá, nhận
định kịp thời nhiều biến động từ đĩ đưa ra phương pháp khắc phục kịp thời, điều
chỉnh các dự tốn cho phù hợp.
Dự tốn ngân sách được lập liên tục, thơng tin xây dựng dự tốn ngân sách
được thu thập từ các bộ phận cĩ liên quan trong và ngồi cơng ty.
Mơ hình lập dự tốn
Để đảm bảo dự tốn được lập phù hợp với thực tế, thu hút tinh thần hợp tác
xây dựng và thực hiện dự tốn của tập thể, dự tốn sẽ được xây dựng từ cấp quản trị
cơ sở đến cấp quản trị cao nhất. Nhà quản trị cấp cơ sở căn cứ vào nguồn lực, khả năng thực tế của mình lập chỉ tiêu dự tốn và sau đĩ trình lên nhà quản trị cấp trung
gian.
Tránh trường hợp nhà quản trị cấp cơ sở xây dựng dự tốn dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ dàng hồn thành chỉ tiêu, nhà quản trị cấp cao hơn
phải xét duyệt lại dự tốn do nhà quản trị cấp cơ sở lập ra. Sau khi nhận được dự tốn ngân sách do cấp cơ sở trình lên, nhà quản trị cấp trung gian sẽ dựa vào dữ liệu trong quá khứ của bộ phận kết hợp đánh giá của nhà quản trị đối với khả năng phát triển của bộ phận cũng như yêu cầu đặt ra của cơng ty để thống nhất chỉ tiêu dự tốn gửi lên nhà quản trị cấp cao. Nhà quản trị cấp cao tập hợp chỉ tiêu dự tốn của nhà
quản trị cấp trung gian, phê duyệt dự tốn sau khi đảm bảo dự tốn được xây dựng
trên cơ sở hướng đến mục tiêu, chiến lược phát triển của cơng ty.
Sơ đồ 3.2: mơ hình lập dự tốn
Kế hoạch ngân sách từ Tổng giám đốc-chủ tịch Hội đồng quản trị xuống Dự tốn ngân sách sơ bộ được dự tốn
Dự tốn ngân sách đã được thơng qua, phổ biến xuống các cấp
Như vậy, mỗi bộ phận cĩ liên quan (trưởng phịng, nhà máy) sẽ lập chỉ tiêu
dự tốn trình tổng giám đốc phê duyệt. Sau đĩ, tổng giám đốc sẽ trình bày dự tốn
để hội đồng quản trị thơng qua.
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Sơ đồ 3.3:Mối quan hệ giữa các dự tốn bộ phận trong hệ thống dự tốn ngân sách
Dự tốn ngân sách: được lập hàng kỳ và cho tồn doanh nghiệp.
Dự tốn doanh thu bán hàng là chìa khĩa cho tồn bộ quá trình lập dự tốn
ngân sách, là cơ sở xây dựng hầu hết các dự tốn cịn lại. Vì vậy, dự tốn bán
hàng được xác định và xây dựng trước tiên; cần phải đảm bảo tính chính xác, phù hợp tình hình thực tế của cơng ty.
Mục đích: là điểm đích để bộ phận bán hàng hợp đồng được các đơn đặt
hàng để đạt được doanh thu ban giám đốc đề ra, là cơ sở lập các dự tốn khác.
Người lập: Trưởng phịng bán hàng sẽ là người xây dựng dự tốn doanh thu
bán hàng.
Cơ sở lập:
- Tốc độ tăng trưởng dự kiến của các ngành hàng là khách hàng của Tân Tiến. (D)Vì doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia cơng bán thành sản phẩm
làm tư liệu sản xuất cho các doanh nghiệp sản xuất khác nên kết quả hoạt
Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh Dự tốn doanh thu Dự tốn sản xuất Dự tốn tiền Bảng cân đối kế tốn dự tốn
động sản xuất kinh doanh của Tân Tiến phụ thuộc hồn tồn vào hiệu quả
kinh doanh của các doanh nghiệp này.
- Đơn đặt hàng dự kiến của khách hàng thường xuyên gửi đến phịng bán mỗi
kỳ (A), phần trăm số liệu chênh lệch giữa đơn đặt hàng dự kiến và đơn đặt hàng thực tế của những khách hàng này trong quá khứ.(B)
- Số lượng đơn đặt hàng thực tế của khách hàng khác trong quá khứ. (C)
- Mơi trường kinh tế, chính trị, xã hội ở Việt Nam nĩi chung và tình hình kinh
doanh của các doanh nghiệp cùng ngành nĩi riêng.
- Chính sách định giá bán của cơng ty trong thời gian tới; giá của đối thủ cạnh
tranh trên thị trường.
- Thị trường khách hàng tiềm năng mà cơng ty sẽ hướng đến.
Phương pháp lập:
Sau khi xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ, người phụ trách tiến hành xác định dự tốn doanh thu bán hàng:
Doanh thu bán hàng=Số lượng m2 bao bì tiêu thụ dự kiến x Đơn giá bán dự kiến
Trong đĩ:
Số lượng m2bao bì tiêu thụ dự kiến=A x (1+B) + C x (1+D)
Đơn giá bán dự kiến phụ thuộc vào:
Nhu cầu sản phẩm ngành hàng của khách hàng trên thị trường vì Tân Tiến sản xuất bao bì cho các sản phẩm của khách hàng.
Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng theo mùa. Như dịp trung thu, nhu cầu bánh trung thu trên thị trường tăng vơ hình chung nhu cầu bao bì sản phẩm này cũng tăng.
Giá nguyên vật liệu vì giá nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành.(Tình hình biến động kinh tế, chính trị tại các nước dầu mỏ trên thế giới như Iran, Iraq, Kuwait, Ả Rập Saudi,.. vì nguyên vật liệu nhựa cĩ nguồn gốc từ dầu mỏ
và phần lĩn xuất xứ từ các nước này. Tỷ giá ngoại tệ do nguyên vật liệu được nhập khẩu từ nước ngồi.)
Trong quá trình lập dự tốn tiêu thụ, cơng ty ước lượng tiền thu trong kỳ, theo chính sách tín dụng của cơng ty, khách hàng sẽ trả trước 50% hợp đồng khi giao
hàng, 50% cịn lại trong vịng 30 ngày.
Dự tốn sản xuất : cơng ty Tân Tiến sản xuất theo đơn đặt hàng của khách,
sản phẩm sản xuất ra khi cĩ đơn đặt hàng, mỗi sản phẩm đáp ứng yêu cầu
riêng của từng khách hàng theo từng đơn đặt hàng. Dự tốn số lượng sản
phẩm tiêu thụ cũng chính là dự tốn sản xuất trong kỳ với giả định số lượng sản phẩm sản xuất phù hợp năng lực sản xuất.
Cơng ty khơng lập dự tốn sản xuất và thành phẩm tồn kho. Dự tốn sản xuất sẽ được lấy từ dự tốn doanh thu và bao gồm dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Mục đích: Là cơ sở cho việc xem xét năng lực sản xuất của các nhà máy, cĩ
số liệu làm cơ sở lập các dự tốn chi phí sản xuất.
Cơ sở lập: dự tốn tiêu thụ
Phương pháp lập: Sau khi bộ phận bán hàng xác định được số lượng sản
phẩm tiêu thụ dự kiến sẽ chuyển số liệu đến phịng kế hoạch sản xuất.
Số lượng m2 bao bì tiêu thụ dự kiến= Số lượng m2 bao bì sản xuất
Phịng kế hoạch sản xuất dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất dự tốn trong kỳ xác định được và năng lực sản xuất thực tế phản hồi lại cho bộ phận bán hàng cĩ thể lên kế hoạch bán hàng hợp lý; lập dự tốn sản xuất cho từng ngành hàng và truyền tải thơng tin cho các nhà máy.
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hầu hết nguyên vật liệu trực tiếp
sản xuất sản phẩm của cơng ty Tân Tiến được nhập khẩu từ nước ngồi với thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhập kho nguyên vật liệu, sẵn sàng để sản
xuất khá lâu nên để đảm bảo tiến độ sản xuất, dự tốn nguyên vật liệu cần được dự tốn.
Mục đích: làm cơ sở mua nguyên vật liệu, giúp nhà quản lý kiểm sốt chi
phí nguyên vật liệu từng nhà máy, chủ động trong việc chi tiền mua nguyên vật liệu
và là cơ sở lập các dự tốn khác.
Cơ sở lập: dựa vào dự tốn sản xuất, bảng báo giá nguyên vật liệu, định mức
chi phí nguyên vật liệu.
Phương pháp lập:
Lượng NVL cần cho sản xuất=Số lượng m2 bao bì tiêu thụ dự kiếnxĐịnh mức tiêu
hao NVL cho 1 m2bao bì sản xuất
Bên cạnh đĩ, cần tính đến nguyên liệu cần mua trong kỳ làm cơ sở tính lượng tiền chi ra hàng kỳ để mua nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu
cần mua trong kỳ=L ượng nguyên vật liệu
cần cho sản xuất +Lượng nguyên vật
liệu tồn kho cuối kỳ-Lượng nguyên vật
liệu tồn kho đầu kỳ
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Mục đích: giúp cơng ty chủ động về lao động, tránh được tình trạng thừa
hay thiếu lao động, sử dụng lao động một cách hiệu quả, là cơ sơ đánh giá năng suất
lao động, cơ sở lập dự tốn tiền.
Cơ sở lập: dự tốn sản xuất, định mức thời gian sản xuất một sản phẩm và
định mức đơn giá của một giờ lao động trực tiếp.
Phương pháp lập: Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được tính dựa trên
Trong đĩ, thời gian lao động trực tiếp được tính dựa vào nhu cầu sản xuất và định
mức thời gian sản xuất một sản phẩm.
Định mức thời gian sản xuất cho một sản phẩm được tính tốn bởi giám đốc
từng nhà máy. Định mức đơn giá cho một giờ làm việc do trưởng phịng hành chính nhân sự lập theo bình quân cho tồn bộ nhân cơng trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp = tổng giờ cơng sản xuất 1m2 bao bì x Định mức giá nhân cơng một giờ làm việc
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Mục đích: là cơ sở kiểm sốt chi phí sản xuất chung, phân tích biến động chi