Số hiệu
TK
Tên tài khoản Mã số Diễn giải
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
BKO.621.209.T.BP Chi phí nguyên vật liệu thực tế (biến phí) của ngành hàng bánh kẹo thuộc nhà máy chế bản 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
BKO.621.209.D.BP Chi phí nguyên vật liệu dự tốn (biến phí) của ngành hàng bánh kẹo thuộc nhà máy chế bản 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
BKO.621.209.C.BP Chi phí nguyên vật liệu chênh lệch (biến phí) của ngành hàng bánh kẹo thuộc nhà máy chế bản …… ….. ….. ….
c) Thiết kế hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của các trung tâm trách nhiệm
Mục đích:
Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo của các trung tâm trách nhiệm được thiết kế phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị là cơng cụ đánh giá trách nhiệm, phân tích tình hình hoạt động của các trung tâm, cung cấp thơng cho việc ra quyết định.
Yêu cầu:
Việc thiết kế chứng từ, số sách, các báo cáo của các trung tâm trách nhiệm được thiết lập phải thỏa mãn các yêu cầu:
- Được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, ngắn gọn, phù hợp với điều kiện cụ thể tại
cơng ty.
- Dữ liệu cĩ căn cứ, đáng tin cậy, thống nhất, dễ dàng truy xuất
- Đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin cho việc phân tích, đánh giá tình hình
hoạt động của các trung tâm trách nhiệm.
- Thơng tin yêu cầu của hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo phù hợp với chức năng của từng trung tâm.
Hệ thống chứng từ của các trung tâm trách nhiệm
Phần lớn thơng tin đầu vào của kế tốn quản trị được cung cấp từ nguồn
thơng tin của kế tốn tài chính. Đối với những chứng từ hiện cĩ của kế tốn tài
chính, bổ sung thêm nội dung để phục vụ chung cho kế tốn quản trị. Nội dung của chứng từ kế tốn quản trị nhất thiết phải cĩ những nội dung như: lĩnh vực hoạt động, loại chi phí, trung tâm trách nhiệm,.. Đối với những chứng từ chưa cĩ, kế tốn quản trị cần thiết kế mới phù hợp yêu cầu. Sau đây là một số chứng từ đề nghị xây dựng:
- Phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng tính khấu hao, bảng tính lương,..: cĩ thể sử dụng chung chứng từ kế tốn tài chính, chỉ cần bổ sung loại chi phí, tài khoản, bộ phận, ngành hàng theo quy định mã hĩa,…
- Phiếu định mức nguyên vật liệu trực tiếp: là một chứng từ lập sẵn, cĩ tính
hướng dẫn để thực hiện việc cấp phát vật tư, dự báo tồn kho, tính giá thành ,
phân tích biến động chi phí,…Khi mỗi sản phẩm chuẩn bị sản xuất thì lập cho nĩ một bảng định mức, trên đĩ thể hiện tất cả các yếu tố của chi phí. Để phục vụ cho kế tốn quản trị và đơn giản hĩa cơng việc cần đảm bảo cĩ mã ngành hàng, tên ngành hàng, mã và tên nguyên vật liệu, đơn giá, tổng giá trị,
định mức chi phí,…
- Phiếu xuất vật tư vượt định mức: sử dụng để ghi chép những khoản vật tư sử dụng vượt định mức làm cơ sở hạch tốn và phân tích chênh lệch chi phí so với định mức. Do tính chất đặc thù cơng việc, mỗi nhà máy hồn thành một cơng đoạn (in, ghép, cuộn-túi) rồi chuyển đến nhà máy khác nên tính
định mức được áp dụng cho từng bộ phận.
- Phiếu ghi nhận sản phẩm hồn thành: do sản phẩm sản xuất qua nhiều giai
đoạn nên phiếu ghi nhận sản phẩm này rất cần thiết trong việc tính giá thành
sản phẩm, dùng để ghi chi phí của sản phẩm phát sinh tại các nhà máy và
làm cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện định mức. Trên phiếu này
cĩ các chỉ tiêu: tên nhà máy, cơng đoạn, tên sản phẩm, số lượng sản phẩm,
chi tiết chi phí sản xuất,…
- Phiếu theo dõi năng suất lao động: làm căn cứ phân tích tình hình lao động, cĩ biện pháp quản lý, khuyến khích cũng như điều chỉnh lao động kịp thời,.. Nội dung gồm: họ tên cơng nhân, nhà máy, mã số, số sản phẩm hồn thành, tổng giờ cơng, năng suất,…
Hệ thống báo cáo của các trung tâm trách nhiệm
Các báo cáo của các trung tâm trách nhiệm phải thể hiện được trách nhiệm cá nhân, kết quả thực tế thực hiện phải được so sánh với dự tốn đã lập, những
thơng tin quan trọng phải được thể hiện một cách nổi bật, báo cáo phải đảm bảo
được tính kịp thời. Cụ thể, hệ thống báo cáo của các trung tâm: trung tâm đầu tư,
trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu. Một số mẫu báo cáo:
- Báo cáo tình hình thực hiện định mức nguyên vật liệu trực tiếp - Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí nhân cơng trực tiếp - Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí sản xuất chung - Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư
- Báo cáo thực hiện của trung tâm doanh thu - Báo cáo thực hiện của trung tâm chi phí
(Xem một số mẫu báo cáo tại phụ lục 4)
Hệ thống sổ sách của các trung tâm trách nhiệm
Về hệ thống sổ sách kế tốn quản trị khơng bắt buộc theo mẫu quy định.
Căn cứ vào mục đích quản lý của nhà quản trị, kế tốn quản trị sẽ lập ra một hệ
thống sổ sách để theo dõi và cung cấp thơng tin cho nhà quản trị. Ngồi hệ thống sổ sách do bộ tài chính ban hành, cần thiết kế thêm một số sổ sách theo dõi chi phí theo cách ứng xử để theo dõi tình hình thực hiện chi phí và là cơ sở phân tích biến
động chi phí. Một số mẫu sổ sách đề nghị lập:
- Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung - Nhật ký bán hàng
(Xem một số mẫu sổ sách tại phụ lục 5)
3.2.3.4 Thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định
a) Định giá bán sản phẩm
Cơng ty bao bì nhựa Tân Tiến đang kinh doanh trong một thị trường cạnh
tranh khi mà sản phẩm của họ đã cĩ trên thị trường, khơng cĩ lợi thế gì khác so với
đối thủ, giá bán chịu sự chi phối của quy luật cung cầu và quyền quyết định sản
phẩm là do thị trường. Khi đĩ cơng ty phải xây dựng cho mình chi phí mục tiêu để
đạt mức hịa vốn mong muốn dựa trên cơ sở giá thị trường. Dựa vào chi phí mục
tiêu, cơng ty thiết kế, xây dựng quy trình sản xuất và tiêu thụ vừa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, vừa đảm bảo chi phí mục tiêu chỉ bao gồm những chi phí cần thiết cho q trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Bên cạnh đĩ, cơng ty Tân Tiến cần phải thực hiện việc định giá bán sản phẩm tại cơng ty. Việc định giá bán tại cơng ty khơng phải để bán trên thị trường mà định giá bán sản phẩm ở đây chủ yếu nhằm để khai thác tiềm năng, là cơ sở so
sánh với giá mua của khách hàng từ đĩ tìm ra biện pháp cải tiến sản xuất, hạ giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Mặt khác, định giá trong trường
hợp này cịn là cơ sở giúp cho việc hoạch định cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ. Trong quá trình cạnh tranh sản phẩm với các nhà cung cấp khách, việc định giá bán cho từng sản phẩm giúp cơng ty biết được phạm vi linh hoạt của giá. Khi
khách hàng đặt hàng, yêu cầu sản xuất sản phẩm nào đĩ với một mức giá khác giá cơng ty đặt ra, cơng ty sẽ cĩ cơ sở rõ ràng để chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng đĩ.