1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của COSO
1.2.1.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngồi. Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm sốt khác nhau. Thơng tin đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin phải bảo đảm các yêu cầu về chất lƣợng của thơng tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò
của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý đến các khía cạnh sau:
(1) Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng đƣợc những phƣơng tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ đƣợc thực hiện nhờ vào việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
(2) Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thơng tin cho bên ngồi (nhà nƣớc, cổ đông…) cũng cần đƣợc truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Truyền thông đúng đắn sẽ giúp cho các nhân viên hiểu rõ vai trị và trách
nhiệm của mình cũng nhƣ công việc của họ sẽ ảnh hƣởng đến các nhân viên khác để từ đó có những biện pháp khắc phục và họ cũng đƣợc yêu cầu phải báo cáo ngay
những tình huống bất thƣờng cho cấp trên. Để việc truyền thơng đƣợc diễn ra thuận lợi thì phƣơng tiện truyền thơng hay cách thức truyền thơng có vai trị quan trọng. Một cách truyền thơng có ảnh hƣởng mạnh mẽ đó là thơng qua hành động của nhà quản lý đối với các cấp dƣới của mình. Nếu giữa lời nói và việc làm không nhất quán, đặc biệt là của cấp quản lý càng cao thì sẽ đƣa ra một thông điệp mâu thuẫn và tiêu cực cho toàn doanh nghiệp.