3.2 Các giải pháp hoàn thiện cụ thể
3.2.3 Giải pháp liên quan đến hoạt động kiểm soát
Trƣớc tiên, để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo đƣợc thực hiện, cơng ty cần ban hành chính sách kiểm sốt bằng văn bản đầy đủ và có hệ thống, nêu rõ những nguyên tắc cần phải thực hiện cho toàn thể nhân viên trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
Khi định kỳ sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch và với kỳ trƣớc, nhà quản lý cấp cao nên chú trọng đến cả mặt số lƣợng và chất lƣợng, phân tích mức độ hồn thành về mặt tỷ trọng của các chỉ tiêu nhƣ là doanh thu trên vốn hay lợi nhuận trên vốn, cũng nhƣ đánh giá các chƣơng trình quan trọng nhƣ là cải tiến quy trình sản xuất, chƣơng trình tiết kiệm chi phí để có thể đánh giá đúng về hiệu quả hoạt động của cơng ty mà từ đó có thể đƣa ra các phƣơng án thích hợp.
Các trƣởng bộ phận cần rà sốt, phân tích các báo cáo về hiệu quả cơng việc mà mình phụ trách so với kế hoạch đề ra liên quan đến ba mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.
Cơng ty cần ban hành chính sách quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, trong đó chú ý tách biệt giữa các chức năng xét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và kế toán.
Bên cạnh việc phân chia trách nhiệm xét duyệt trong ban giám đốc, công ty nên xem xét ủy quyền bằng chính sách cho các trƣởng phịng ban, giám đốc các chi nhánh trong các khâu hoạt động nhƣ ký duyệt đơn xin gắn đồng hồ nƣớc, xét duyệt các yêu cầu mua vật tƣ, văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng theo
kế hoạch nhằm giảm bớt thời gian cho ban giám đốc cũng nhƣ tăng cƣờng trách nhiệm của các trƣởng phòng ban và chi nhánh.
Công ty cần quy định cụ thể việc tổ chức luân chuyển chứng từ về trình tự luân chuyển cũng nhƣ thời gian luân chuyển để kịp thời xử lý các nghiệp vụ phát sinh và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng quy định. Các chứng từ cần phải đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng, đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt và đƣợc tổ chức luân chuyển khoa học và kịp thời, tổ chức lƣu trữ, bảo quản khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Công ty nên trang bị phần mềm kế tốn có thể hổ trợ các tính năng kiểm sốt nhƣ là sự trùng lắp, sự đầy đủ của dữ liệu…để tăng khả năng phát hiện sai sót. Hoặc có biện pháp tăng cƣờng trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chƣơng trình và trên chứng từ gốc cho các nhân viên kế tốn và điều chỉnh sai lệch khi có xảy ra. Phân quyền truy cập cho các nhân viên kế toán, đảm bảo bất kỳ hành động truy cập, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu nào đều đƣợc ghi lại trên nhật ký để đảm bảo xác minh khi có sự cố xảy ra. Đồng thời, định kỳ cần sao chép và lƣu trữ dữ liệu trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để đề phòng sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tƣ thiết bị tại từng đơn vị, cũng nhƣ trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát. Sắp xếp lại kho bãi, trang bị camera theo dõi nhằm tạo điều kiện cho thủ kho bảo quản các chủng loại vật tƣ đa dạng với khối lƣợng lớn. Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần đƣợc giải trình và xử lý thỏa đáng.
Cần thành lập bộ phận kiểm tra độc lập nhƣ là ban kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ để thƣờng xuyên kiểm tra soát xét lại việc thực hiện nghiệp vụ của các bộ phận khác để nhằm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong cơng ty.
*Một số thủ tục kiểm sốt trong quản lý doanh thu và chi phí tại cơng ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre
**Thủ tục kiểm soát đối với doanh thu
Tùy vào mục đích sử dụng nhƣ sinh hoạt, sản xuất hay kinh doanh mà công ty sẽ tính các mức giá nƣớc tƣơng ứng. Do vậy khi khảo sát đơn đăng ký sử dụng nƣớc, các nhân viên khảo sát cần kiểm tra kỹ mục đích sử dụng trong thực tế và đối chiếu với việc khách hàng đăng ký trong đơn tránh trƣờng hợp khách hàng gian lận để đƣợc tính mức giá thấp hơn.
Giao trách nhiệm cho nhân viên ghi thu kết hợp kiểm soát các trƣờng hợp sử dụng nƣớc mà không ký hợp đồng với cơng ty, thay đổi mục đích sử dụng mà chƣa đăng ký lại, các chỉ số bất thƣờng do đồng hồ khơng cịn chất lƣợng hay khách hàng gian lận chỉnh sửa đồng hồ trong phạm vi địa bàn mình phụ trách.
Thành lập tổ kiểm tra độc lập, thƣờng xuyên kiểm tra lại công việc của nhân viên ghi thu để đảm bảo công tác ghi thu đƣợc thực hiện đúng quy định, tránh trƣờng hợp ghi khống hay thông đồng với ngƣời sử dụng. Và qua quá trình kiểm tra kết hợp kiểm sốt các trƣờng hợp bất thƣờng nhằm phát hiện ngăn chặn việc gian lận của khách hàng.
Tăng cƣờng công tác kiểm tra ống bể để kịp thời sửa chữa, hạn chế tỷ lệ thất thốt nƣớc cho cơng ty.
Tổ trƣởng tổ ghi thu cần phải thƣờng xuyên kiểm tra công việc của các nhân viên ghi thu, kiểm tra đối chiếu các số liệu ghi thu với dữ liệu trên chƣơng trình hóa đơn nhằm phát hiện sai sót do bộ phận nhập chỉ số khơng chính xác.
**Thủ tục kiểm sốt đối với chi phí
***Thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho và chi phí ngun vật liệu
Cơng ty cần quy định những nhân viên có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng khi có nhu cầu và trình lãnh đạo phê duyệt. Giấy đề nghị mua hàng phải đƣợc đánh số thứ tự trƣớc khi sử dụng nhằm dể dàng phát hiện khi bị thất lạc.
Phòng kế hoạch vật tƣ nên xem xét thƣờng xuyên nhu cầu về hàng tồn kho nhằm để mua hàng đúng lúc tránh việc gây lãng phí, ứ đọng vốn. Mở sổ theo dõi đơn hàng nào đã đƣợc đặt và đơn hàng nào cần đặt thêm để chuẩn bị kho bãi.
Công ty cần phải xây dựng chính sách quy định rõ ràng các điều kiện lựa chọn nhà cung cấp. Danh sách các nhà cung cấp mà công ty xét duyệt cần đƣợc
quản lý và cập nhật thƣờng xuyên trong đó hạn chế giao dịch với các nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.
Việc thẩm định giá vật tƣ nên tiến hành lại khi hết thời gian quy định để đảm bảo giá vật tƣ mua vào thấp hơn hoặc bằng với giá thị trƣờng nhằm ngăn chặn hành vi thông đồng của nhân viên mua hàng với nhà cung cấp.
Các bảng báo giá của nhà cung cấp phải chi tiết, rõ ràng, đầy đủ thông tin về chất lƣợng, số lƣợng, phƣơng thức giao nhận đƣợc nhận qua đƣờng công văn, vào sổ lƣu giữ, rồi đƣợc tập trung lại tại bộ phận xử lý báo giá để phân tích và chọn nhà cung cấp hàng có chất lƣợng và giá cả hợp lý nhất. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt. Và chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải đƣợc tách bạch với chức năng đặt hàng.
Ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận bất ký lợi ích nào từ nhà cung cấp và gởi thông điệp này đến tất cả nhà cung cấp, nếu vi phạm công ty sẽ ngƣng giao dịch và sẽ kỷ luật nghiêm nhân viên không chấp hành. Và định kỳ nên hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng.
Các đơn đặt hàng phải đƣợc đánh số trƣớc do nhân viên Phòng vật tƣ lập và đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh rủi ro do mất đơn đặt hàng hoặc ngụy tạo đơn đặt hàng khơng có thật. Đơn hàng phải đƣợc đối chiếu với số lƣợng hàng tồn kho trên sổ sách cho thấy việc cần thiết phải đặt mua và đƣợc xem xét những yêu cầu kỹ thuật hay sự đòi hỏi thiết yếu của mặt hàng cho quy trình sản xuất.
Khi vật tƣ nhận về nên có bộ phận kiểm tra, thủ kho, nhân viên phòng vật tƣ và nhân viên giao hàng của nhà cung cấp kiểm tra số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng, so sánh với đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng, rồi tiến hành nhập kho nếu hàng đúng yêu cầu hoặc lập biên bản ghi nhận sự khác biệt để làm căn cứ xử lý tiếp theo.
Lập bảng kiểm tra bao quát tất cả đặc điểm quan trọng của hàng mua và giao cho thủ kho hoàn thiện khi nhận hàng. Thủ kho phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã đƣợc phê duyệt.
Công ty cần phải xây dựng sơ đồ sắp xếp hàng sao cho ngăn nắp, theo thứ tự ƣu tiên hàng nhập trƣớc xuất trƣớc để tránh hàng bị lỗi thời chậm luân chuyển và hƣ hỏng.
Cần trang bị camera cho các kho cũng nhƣ những nơi để vật tƣ ngoài kho để tăng cƣờng việc kiểm soát tránh việc bị mất cắp.
Định kỳ khi kiểm kê vật tƣ, cần phải tách riêng ra hàng bị hƣ hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng để sắp xếp vào một khu vực tiện cho việc quản lý và tiến hành các bƣớc tiếp theo nhƣ đánh giá lại chất lƣợng, bán hoặc tiêu hủy.
Cần thành lập nhóm tái kiểm kê để kiểm kê đột xuất hoặc kiểm kê lại ngẩu nhiên một số vật tƣ, thông thƣờng là những vật tƣ khác biệt lớn so với sổ sách nhằm hạn chế sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Nên quy định thời gian luân chuyển các chứng từ xuất kho đảm bảo vật tƣ cung cấp kịp thời cho tiến độ sản xuất cũng nhƣ thi công, tránh trƣờng hợp ứng trƣớc kho không qua sổ sách làm cho việc theo dõi vật tƣ khó khăn, sổ sách khơng phản ánh đúng số lƣợng tồn thực tế, rất dễ xảy ra sai sót và biển thủ vật tƣ.
*** Thủ tục kiểm soát đối với tài sản cố định và chi phí khấu hao
Ngay từ đầu năm, căn cứ vào ngân sách đƣợc duyệt, công ty nên lập kế hoạch đầu tƣ mua sắm TSCĐ hữu hình, trong đó bao gồm các vấn đề chính nhƣ đầu tƣ, mua sắm, sửa chữa lớn, thanh lý và nhƣợng bán TSCĐ. Kế hoạch này phải dựa trên phân tích nhu cầu sản xuất, khả năng hiện tại của TSCĐ, khả năng huy động vốn và tính khả thi, hiệu quả của dự án đầu tƣ. Và việc thực hiện phải đƣợc căn cứ theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, nếu có khác biệt phải đƣợc giải thích và thẩm định trƣớc khi phê duyệt.
Cần tách bạch giữa chức năng đề nghị mua tài sản với chức năng xét duyệt mua; chức năng mua tài sản với chức năng xét duyệt nhà cung cấp; chức năng sử dụng tài sản với chức năng ghi sổ kế toán. Và việc lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng đƣợc tiến hành theo nhƣ thủ tục mua hàng hóa, vật tƣ.
Khi nhận tài sản, công ty nên quy định bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua hàng tiến hành lập biên bản giao nhận TSCĐ cũng nhƣ giao trách nhiệm rõ
ràng cho trƣởng bộ phận trong việc quản lý sử dụng tài sản. Mọi biến động về tài sản, luân chuyển nội bộ đều phải lập chứng từ phản ánh kịp thời và đƣợc phê chuẩn đầy đủ.
Phịng kế tốn cần lƣu trữ đầy đủ, chính xác thơng tin về TSCĐ trong sổ chi tiết và thẻ TSCĐ. Các thẻ TSCĐ nên đƣợc sao gởi cho phịng hành chính và bộ phận sử dụng tài sản để giúp họ theo dõi và bảo quản. Ngồi ra, cơng ty nên ứng dụng phần mềm quản lý TSCĐ nhằm hạn chế bớt sai sót có thể xảy ra liên quan đến việc ghi nhận và tính khấu hao cũng nhƣ phân quyền cụ thể cho các nhân viên thực hiện nhiệm vụ này.
Định kỳ hàng năm khi kiểm kê TSCĐ cần ghi nhận các TSCĐ nào bị hƣ hỏng không cịn sử dụng đƣợc hay khơng cịn hữu ích để tiến hành các bƣớc tiếp theo nhƣ thanh lý hay nhƣợng bán tài sản theo đúng thủ tục đã quy định.
Ngồi ra, cơng ty nên thành lập bộ phận kiểm tra độc lập, kiểm tra việc thực hiện, ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ về quản lý TSCĐ của các cá nhân, bộ phận trong công ty.
*** Thủ tục kiểm sốt đối chu trình tiền lương và chi phí nhân cơng
Chu trình tiền lƣơng là một chu trình quan trọng liên quan đến hiệu quả hoạt động trong cơng ty. Đồng thời chi phí tiền lƣơng liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện nhƣ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, thuế thu nhập cá nhân... nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Chính vì vậy mà việc kiểm sốt tốt chu trình tiền lƣơng cần phải đƣợc quan tâm đối với các nhà quản lý trong công ty.
Công ty cần tách biệt các bộ phận nhân sự, bộ phận sử dụng lao động, bộ phận tính lƣơng và bộ phận trả lƣơng để nhằm hạn chế khả năng gian lận có thể xảy ra.
Xây dựng Kế hoạch lao động hàng năm căn cứ vào số lƣợng thực có và dự kiến tuyển thêm trong năm. Xây dựng quy định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của từng vị trí. Từ đó xây dựng chính sách về tuyển dụng, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật cũng nhƣ quy định ngƣời chịu trách nhiệm phê chuẩn rõ ràng, cụ thể.
Xây dựng chính sách tiền lƣơng rõ ràng, căn cứ vào mức độ đóng góp của nhân viên, thị trƣờng lao động, tình hình kinh doanh, khả năng tài chính, sự cơng bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban, giữa các phịng ban trong cơng ty, giá trị vật chất, tinh thần mà nhân viên nhận đƣợc từ công ty và các quy định của pháp luật hiện hành.
Qua kiểm soát doanh thu tiền nƣớc trong khâu ghi thu sẽ kiểm soát số lƣợng hóa đơn thực thu để làm căn cứ tính lƣơng khốn chính xác cho bộ phận ghi thu.
Bộ phận nhân sự phải thông báo mọi biến động về nhân sự và tiền lƣơng cho bộ phận tính lƣơng cập nhật kịp thời trong q trình tính lƣơng. Việc kiểm sốt các bảng chấm công giao cho trƣởng các bộ phận có trách nhiệm phê duyệt và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra sai sót.
Khơng nên quy định tỷ lệ xếp loại hồn thành công việc cho nhân viên trong các bô phận, nhất là mức xếp loại cao nhất nhằm kích thích tất cả ngƣời lao động cùng nhau tăng năng suất lao động và ngăn chặn hành vi cố tình sắp xếp lần lƣợt từng cá nhân để đều đạt đƣợc tỷ lệ quy định, mà không quan tâm đến chất lƣợng.
*** Thủ tục kiểm sốt đối với chi phí dịch vụ mua ngồi
Cơng ty nên ban hành quy chế chi tiêu nội bộ quy định cụ thể, rõ ràng tất cả các khoản chi phí dịch vụ mua ngồi nhƣ chi phí điện, nƣớc, điện thoại, văn phịng phẩm, tiền mua bảo hiểm tài sản, tiền thuê kiểm toán, quảng cáo, và các dịch vụ mua ngoài khác.
Nâng cao trách nhiệm kiểm sốt chi phí, trách nhiệm giữ gìn những vật dụng văn phịng trong cơng việc hàng ngày và khơng sử dụng cho mục đích cá nhân cho tất cả nhân viên. Đƣa ra các chế độ thƣởng, phạt hợp lý, tiếp nhận thông tin về ý kiến đóng góp tiết kiệm chi phí của nhân viên cũng nhƣ ghi nhận giá trị nổ lực tiết kiệm đƣợc của họ khi ứng dụng.
Khuyến khích nhân viên liên lạc qua hệ thống mạng internet hay hệ thống