3.2 Các giải pháp hoàn thiện cụ thể
3.2.4 Giải pháp liên quan đến thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt cho cơng ty. Chính vì vậy việc xây dựng một hệ
thống thông tin bảo đảm các yêu cầu về chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà lãnh đạo công ty phải quan tâm thực hiện.
Công ty cần xây dựng văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân rõ ràng cũng nhƣ mối quan hệ với các thành viên khác. Và các quy định này phải đƣợc phổ biến tuyên truyền đến mỗi cá nhân để họ hiểu rõ trách nhiệm kiểm soát của bản thân trong mỗi giai đoạn thực hiện nghiệp vụ mà tránh gây ảnh hƣởng đến công việc của ngƣời khác.
Yêu cầu nhân viên phải báo cáo ngay những tình huống bất thƣờng cho cấp trên, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên và sử dụng đƣợc những
phƣơng tiện truyền thông trong công ty.
Những quy định mới, những thay đổi về chính sách phải đƣợc phổ biến kịp thời đến các cá nhân có liên quan để họ thực hiện nhiệm vụ của mình đƣợc hiệu quả.
Quy định hệ thống chứng từ công ty phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ nội dung và dễ hiểu. Một số chứng từ theo quy định của nhà nƣớc phải thực hiện đúng, đầy đủ và đƣợc lƣu trữ, bảo quản tốt nhằm dể dàng truy cập khi cần thiết.
Ban hành quy định cụ thể về việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong công ty để các bộ phận thống nhất thực hiện tránh bị chậm trể ảnh hƣởng đến việc lập các báo cáo. Quy định các báo cáo cần thiết cho mỗi nghiệp vụ cũng nhƣ các đối tƣợng nhận báo cáo. Bảo đảm an tồn đối với các thơng tin mang tính bảo mật, quy định các nhân viên khơng có chức năng khơng đƣợc tiếp cận vào các chƣơng trình vi tính của cơng ty, sao chép và lƣu giữ thơng tin đề phịng bị hƣ tổn mất mát.
Thiết lập kênh thông tin mở giữa ban lãnh đạo và nhân viên thông qua thùng thƣ góp ý, hay các buổi gặp mặt trực tiếp để sẳn sàng tiếp nhận các thông tin cần báo cáo lên cấp trên của các nhân viên. Đồng thời đảm bảo giải quyết hiệu quả cũng nhƣ bảo vệ an toàn cho nhân viên nếu nhƣ họ báo cáo các nghi ngờ về các sai phạm mà họ phát hiện. Các thƣ tố cáo nặc danh cũng cần đƣợc quan tâm và đƣa ra các biện pháp điều tra thích hợp.
Đối với các thơng tin bên ngoài từ khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng… cũng phải xây dựng kênh tiếp nhận qua bộ phận tiếp khách, thùng thƣ góp ý của khách hàng, hoặc qua thƣ điện tử của công ty và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ để có thể phản ứng kịp thời. Đảm bảo cung cấp các thơng tin cho bên ngồi cũng đƣợc kịp thời, đáng tin cậy và phù hợp với yêu cầu của luật pháp.