1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của COSO
1.2.2 Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức với các bộ phận hợp thành hệ
thống kiểm soát nội bộ
Các mục tiêu của tổ chức – là những điều cần đạt đƣợc – với các bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB – là đại diện cho những gì cần có để đạt đƣợc mục tiêu – có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, và đƣợc biểu hiện qua hình vẽ sau:
Hình 1.1 Mối quan hệ giữa mục tiêu và các thành phần của KSNB theo COSO 1992
Ba nhóm mục tiêu (mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ) đƣợc biểu diễn bởi các cột thẳng đứng (3 cột).
Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB đƣợc biểu diễn bởi các hàng ngang (5 hàng).
Các bộ phận hoặc các hoạt động cụ thể của đơn vị đƣợc trình bày bởi chiều thứ ba của khối chữ nhật (có thể có rất nhiều đơn vị con hoặc hoạt động cụ thể, tùy doanh nghiệp)
Theo hàng ngang, mỗi bộ phận của hệ thống KSNB đều cần thiết cho việc đạt đƣợc cả ba nhóm mục tiêu. Thí dụ các thơng tin tài chính và phi tài chính – là một thành phần của bộ phận Thơng tin và truyền thơng – thì cần thiết cho việc quản lý đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả, đồng thời cũng rất hữu ích để lập đƣợc báo cáo tài chính đáng tin cậy và cũng cần thiết khi đánh giá sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Tƣơng tự, mỗi cột, tức mỗi mục tiêu chỉ đạt đƣợc thông qua năm bộ phận hợp thành của KSNB. Nói cách khác, cả năm bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB đều hữu ích và quan trọng trong việc giúp cho tổ chức đạt đƣợc một trong ba nhóm mục tiêu nói trên. Thí dụ để tổ chức hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, thì cả năm bộ phận của hệ thống KSNB đều quan trọng và góp phần tích cực vào việc đạt đƣợc các mục tiêu.
KSNB liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và tồn bộ tổ chức nói chung. Mối quan hệ này đƣợc thể hiện ở chiều thứ ba của khối hình chữ nhật. Chẳng hạn mơi trƣờng kiểm sốt sẽ ảnh hƣởng đến mục tiêu hoạt động của một phịng chức năng, thí dụ phịng kinh doanh trong tổ chức.
1.3 Lợi ích và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.3.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng tồn tại những xung đột quyền lợi giữa ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động. Chính vì điều này mà nhiều lúc ngƣời lao động chỉ chú tâm vào quyền lợi riêng của mình mà cố tình vi phạm hoặc có những hành vi gian lận làm ảnh hƣởng đến quyền lợi chung của tổ chức. KSNB sẽ giúp nhà quản trị giảm thiểu đƣợc những rủi ro trên thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tƣởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh nhƣ sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lƣợng sản phẩm...; Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của pháp luật; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ đặc biệt là đối với những công ty đại chúng.
Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì ngƣời quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro ảnh hƣởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa ngƣời quản lý và cổ đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tƣởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi thu hút các nhà đầu tƣ bên ngoài.