2.2 Giới thiệu tổng quát về Cơng ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre
2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền
Công ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre là Cơng ty 100% vốn nhà nƣớc do Ủy ban Nhân dân tỉnh Bến Tre làm chủ sở hữu. Công ty hoạt động theo mơ hình Chủ tịch kiêm Giám đốc và Kiểm soát viên với cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền nhƣ sau:
1) Chủ tịch công ty do Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm, trực tiếp giúp chủ sở hữu công ty trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo điều lệ công ty. Chịu
trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu về thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của luật doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.
2) Giám đốc là ngƣời tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động trong Công ty, xây dựng chiến lƣợc phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty.
3) Phó Giám đốc là ngƣời giúp việc cho Giám đốc, đƣợc Chủ tịch cơng ty bổ nhiệm có thời hạn theo đề nghị của Giám đốc. Phó giám đốc điều hành hoạt động của công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ đƣợc phân cơng hoặc ủy quyền. Có 01 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật và dự án và 01 Phó Giám đốc phụ trách sản xuất.
4) Kiểm sốt viên do Chủ sở hữu cơng ty bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Kiểm sốt viên có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Chủ tịch công ty và Giám đốc trong tổ chức quản lý điều hành cơng việc kinh doanh; Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và báo cáo khác trƣớc khi trình Chủ sở hữu cơng ty hoặc các cơ quan nhà nƣớc có liên quan; Kiến nghị Chủ sở hữu cách giải quyết sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu, quyết định của Chủ sở hữu công ty.
5) Các phịng chun mơn, nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp việc Chủ tịch công ty, Giám đốc công ty trong quản lý, điều hành công việc, cụ thể nhƣ sau:
* Phịng Tổ chức - Hành chính: Giúp Giám đốc trong hoạt động tổ chức nhân sự, lao động tiền lƣơng, thi đua khen thƣởng, chế độ chính sách và cơng tác nghiệp vụ hành chánh, văn phịng.
* Phịng Kinh doanh: Có nhiệm vụ làm tham mƣu cho Phó Giám đốc Cơng ty trong việc tổ chức thực hiện mọi hoạt động có liên quan đến quản lý và kinh doanh nƣớc máy.
* Phịng Kế tốn - Tài chính: Giúp Giám đốc trong cơng tác quản lý tài chính và tổ chức cơng tác kế tốn theo đúng quy định.
* Phòng Kỹ thuật: Hoạt động dƣới sự chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật với các nhiệm vụ: Khảo sát, đo đạc lên chiết tính trong thi công lắp đặt đƣờng ống mới theo kế hoạch hoặc hợp đồng. Thay thế sửa chữa nâng cấp mạng cũ; Lập hồ sơ kỹ thuật từng cơng trình theo đúng quy định. Trong q trình triển khai thi cơng cơng trình phải thƣờng xuyên cử cán bộ nghiệp vụ giám sát, kiểm tra.
* Phòng Kế hoạch - Vật tƣ: Hoạt động dƣới sự chỉ đạo của Giám đốc, xây dựng kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tƣ phục vụ kịp thời cho việc sản xuất và kinh doanh. Phối hợp với phòng Kỹ thuật; Phịng Kế tốn trong việc tham mƣu và soạn thảo các hợp đồng kinh doanh của đơn vị.
* Đội thi công: Thực hiện hoạt động thi cơng các cơng trình cấp thốt nƣớc dƣới sự chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật.
* Nhà máy nƣớc Sơn Đông: Là trung tâm sản xuất, xử lý và điều phối nƣớc cho hoạt động kinh doanh nƣớc máy của công ty. Nhà máy chịu sự chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách sản xuất, tổ chức thực hiện hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch sản xuất hàng năm của công ty đề ra. Đảm bảo nƣớc xử lý xong hòa mạng đạt tiêu chuẩn quốc gia quy định và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
* Các đơn vị trực thuộc nhƣ: Chi nhánh Cấp nƣớc Giồng Trôm, trạm cấp nƣớc Chợ Lách, Nhà máy nƣớc Hữu Định thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh nƣớc máy trên địa bàn quản lý dƣới sự chỉ đạo của Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách sản xuất; Xí nghiệp Tƣ vấn xây dựng, Xí nghiệp Xây lắp thực hiện các hoạt động tƣ vấn thiết kế, thi cơng xây dựng theo sự chỉ đạo của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty Cấp thốt nước Bến Tre
2.2.3 Đặc điểm hoạt động và các mục tiêu hƣớng đến
Công Ty TNHH Một thành viên Cấp thoát nƣớc Bến Tre là Công ty 100% vốn nhà nƣớc với các ngành nghề đăng ký kinh doanh:
Sản xuất và phân phối nƣớc sạch;
Sửa chữa, kiểm định đồng hồ đo nƣớc lạnh;
Thi cơng xây lắp cấp thốt nƣớc trong và ngồi cơng trình, hạ tầng kỹ thuật
khu dân cƣ và khu cơng nghiệp. Dịch vụ thốt nƣớc, nạo vét, thông tắc cống rãnh và xử lý nƣớc thải; Gia cơng cơ khí các sản phẩm dùng cho ngành nƣớc và ngành xây dựng; CHỦ TỊCH KIÊM GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC NMN SƠN ĐƠNG NMN HỮU ĐỊNH CHI NHÁNH CN GIỒNG TRÔM TRẠM CN CHỢ LÁCH ĐỘI THI CƠNG PHỊNG TC-HC PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ HOẠCH – VẬT TƢ PHÒNG KỸ THUẬT XN TƢ VẤN XÂY DỰNG XN XÂY LẮP KIỂM SOÁT VIÊN
Kinh doanh các vật tƣ chuyên ngành cấp thoát nƣớc;
Dịch vụ tƣ vấn đầu tƣ xây dựng; quản lý dự án, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật,
lập dự án đầu tƣ xây dựng, khảo sát, lập thiết kế - dự tốn, giám sát cơng trình chun ngành cấp thốt nƣớc.
Mục tiêu của Công ty là thực hiện đa dạng hoá ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, tìm kiếm lợi nhuận hợp pháp, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, tạo nhiều việc làm và tăng thu nhập cho ngƣời lao động, tăng thu cho ngân sách Nhà Nƣớc, đảm bảo cung cấp đủ nƣớc sạch trên địa bàn theo quy định góp phần vào cơng cuộc đổi mới phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh nhà.
2.3 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty Cấp thoát nƣớc Bến Tre 2.3.1 Đánh giá chung 2.3.1 Đánh giá chung
Qua q trình khảo sát tại cơng ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre nhận thấy do chức năng kinh doanh chính của cơng ty là sản xuất và cung cấp nƣớc sạch sinh hoạt, một loại hình kinh doanh gần nhƣ độc quyền, nên áp lực cạnh tranh trong kinh doanh của công ty hầu nhƣ khơng có. Bên cạnh đó cơng ty cịn là một doanh nghiệp nhà nƣớc nên Ban lãnh đạo cơng ty chỉ chú trọng vào việc hồn thành các chỉ tiêu kế hoạch và các định mức đƣợc giao chứ chƣa nhận biết đƣợc hết tầm quan trọng của việc phải xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu để có thể giúp quản lý tốt mọi hoạt động của cơng ty, nhất là kiểm sốt tốt chi phí để xây dựng đƣợc một giá thành hợp lý. Điều này một phần cũng là do thiếu những quy định, sự định hƣớng, hƣớng dẫn cụ thể của nhà nƣớc.
Một số quy trình kiểm sốt cũng đƣợc hình thành nhƣng lại chƣa đƣợc xây dựng thành văn bản cụ thể nêu rõ những quy định cũng nhƣ những thủ tục kiểm sốt. Cơng ty chỉ quan tâm đến những rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu tuân thủ liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy định trong môi trƣờng kinh doanh và pháp lý mà công ty đang hoạt động và mục tiêu báo cáo tài chính chứ chƣa chú trọng đến những rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu hoạt động, một mục tiêu quan trọng liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động trong công ty.
Các nhà quản lý và kể cả nhân viên chƣa đƣợc đào tạo về hệ thống KSNB cho nên có một số hoạt động kiểm sốt do cơng ty đặt ra chỉ mang tính hình thức chứ khơng hữu hiệu bởi vì các thủ tục kiểm soát đã khơng đƣợc xây dựng hồn chỉnh, không gắn liền với cơ chế giám sát cũng nhƣ đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động kiểm sốt đó. Ngồi ra, cơng ty chƣa chú trọng xây dựng các giải pháp, thủ tục kiểm sốt nhằm hạn chế các sai sót có thể xảy ra mà thƣờng chỉ kiểm tra các sai sót khi cơng việc đã hồn thành. Cơng ty chƣa quan tâm đến hệ thống KSNB cũng nhƣ chƣa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, mà việc đánh giá tính chính xác của tồn bộ số liệu trên báo cáo tài chính của cơng ty chỉ phụ thuộc chủ yếu vào việc thuê kiểm tốn độc lập hàng năm.
Tóm lại, hệ thống KSNB của công ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre nhìn chung chƣa đƣợc các nhà quản lý đánh giá hết tầm quan trọng. Và đi vào phân tích kết quả khảo sát thực tế từng bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB tại cơng ty, ta sẽ có nhìn nhận cụ thể hơn.
2.3.2 Khảo sát thực tế
2.3.2.1 Đối tượng, nội dung và phương pháp khảo sát Đối tượng khảo sát Đối tượng khảo sát
Tìm hiểu các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB tại công ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre thơng qua việc nghiên cứu các văn bản quy định, quan sát thực tiễn các hoạt động trong công ty và khảo sát những nhân viên có chức vụ và các nhân viên trong công ty thông qua bảng câu hỏi.
Nội dung khảo sát
Bảng câu hỏi đƣợc thiết lập với nội dung khảo sát xoay quanh các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB theo quy định của COSO 1992 nhằm tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Cấp thốt nƣớc Bến Tre để từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty.
Cụ thể đối với các nhân viên trong công ty, nội dung khảo sát tập trung vào việc xem xét nhân viên có biết đến các chính sách, văn bản quy định về ứng xử có đạo đức, về phân chia nhiệm vụ, về mối quan hệ trong cơng việc, chính sách lƣơng,
đào tạo, khen thƣởng và kỷ luật, cũng nhƣ các hoạt động kiểm tra giám sát của công ty khơng và nếu có biết thì ý thức chấp hành hay mức độ hài lòng của nhân viên sẽ nhƣ thế nào.
Còn đối với lãnh đạo các bộ phận thì ngồi nội dung cụ thể nhƣ khảo sát nhân viên thì các câu hỏi còn tập trung thêm vào trách nhiệm quản lý điều hành bộ phận, mối quan hệ với cấp dƣới và cấp trên trong việc kiểm soát điều hành đơn vị để cùng đạt đƣợc mục tiêu chung của công ty.
Phương pháp khảo sát
Gởi bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp đến các đối tƣợng đƣợc chọn khảo sát bao gồm tồn bộ 15 trƣởng, phó các bộ phận; và chọn ngẩu nhiên 30 nhân viên trên tổng số 193 nhân viên tại công ty.
Nội dung bảng câu hỏi và kết quả khảo sát tác giả trình bày ở phần phụ lục.
2.3.2.2 Đánh giá, nhận diện những rủi ro, hạn chế và nguyên nhân theo từng bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Cấp thốt nước Bến phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Cấp thốt nước Bến Tre
2.3.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Kết quả khảo sát tại công ty đã cho thấy các nhà quản lý luôn quan tâm nhiều
đến việc hoàn thành chỉ tiêu sản lƣợng đƣợc giao cũng nhƣ thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp ngân sách với nhà nƣớc, đang triển khai xây dựng văn hóa giao tiếp với khách hàng cho bộ phận nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, có phổ biến các văn bản liên quan đến phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nhân viên không phải chịu áp lực từ ngƣời quản lý để làm sai các quy định về thuế và chế độ kế tốn.
Tuy nhiên, cơng ty chƣa thật sự quan tâm đến vấn đề kiểm soát, chƣa thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm sốt. Chính vì vậy mà các nhà quản lý cấp cao đã chƣa xây dựng chuẩn mực ứng xử về đạo đức, chƣa có các biện pháp tuyên truyền giáo dục nhấn mạnh đến tầm quan trọng của tính trung thực và ứng xử có đạo đức đến tồn thể nhân viên để họ có thể hiểu rõ đƣợc hành vi nào
là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp và không thể đƣợc chấp nhận trong công ty cũng nhƣ sẽ bị kỷ luật nhƣ thế nào nếu nhƣ họ vi phạm. Nhƣ vậy trong trƣờng hợp này rất dễ xảy ra các hành vi gian lận hoặc phạm pháp do cố tình hoặc khơng hiểu biết cũng nhƣ các cƣ xử không đúng đắn sẽ xảy ra khi có xung đột lợi ích.
Cam kết về năng lực
Nhiệm vụ của nhân viên khi đƣợc tuyển dụng sẽ giao cho lãnh đạo phòng nơi nhân viên đó làm việc phân cơng trực tiếp chứ cơng ty chƣa có bảng mơ tả nhiệm vụ của từng công việc nhất định và phổ biến khi cần tuyển dụng. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên khi đƣợc tuyển dụng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm không phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, từ đó họ có thể thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao của mình khơng hữu hiệu và hiệu quả.
Bên cạnh đó, sự phân cơng cơng việc chƣa đồng đều, phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo phịng. Có hiện tƣợng dồn việc cho một số nhân viên do chủ ý hoặc do nhân viên có năng lực làm tạo nên áp lực và sự bất mãn cho ngƣời lao động.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Với lĩnh vực kinh doanh nƣớc sạch sinh hoạt gần nhƣ độc quyền nên cơng ty cấp thốt nƣớc Bến Tre không phải chịu rủi ro về áp lực cạnh tranh trong kinh doanh. Chính vì thế mà đa số các nhà quản lý của công ty chỉ quan tâm nhiều đến vấn đề hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đƣợc giao nhất là chỉ tiêu sản lƣợng nƣớc và chỉ tiêu nộp ngân sách. Họ tôn trọng các quy định về chứng từ kế toán cũng nhƣ mong muốn lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đúng quy định.
Các tài sản có giá trị trong cơng ty cũng đƣợc giám sát chặt chẽ. Đa số các nhà quản lý đều sẵn sàng trao đổi về các vấn đề chuyên môn với nhân viên cấp dƣới, tuy nhiên với cấp trên thì cịn nhiều hạn chế, họ e ngại khi đƣa ra ý kiến đề xuất với cấp quản lý cao hơn. Điều này cũng là do ảnh hƣởng của lối làm việc theo kiểu bao cấp tồn tại trong các doanh nghiệp nhà nƣớc. Nhân viên cấp dƣới làm việc theo sự chỉ đạo từ trên xuống, họ thụ động và ít mạnh dạn phát biểu ý kiến cá nhân. Điều này làm hạn chế việc điều hành của các nhà quản lý chủ chốt trong đơn vị vì khơng thể tiếp nhận đƣợc hết các ý kiến phản hồi từ cấp dƣới.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty đƣợc xây dựng trên cơ sở chức năng của các phịng ban. Nội dung cơng việc của các phịng ban đƣợc quy định ban đầu, nhƣng . trong quá trình mở rộng sản xuất kinh doanh có một số đơn vị đƣợc thành lập mới và một số đơn vị thay đổi nhiệm vụ cho phù hợp nhƣng chức năng và quyền hạn không đƣợc cập nhật bằng văn bản mà chỉ đƣợc trao đổi miệng hay chỉ đạo từ trên xuống trong các cuộc họp.