3.1. Quan điểm hoàn thiện hệ thống KTTN tại công ty Cố Phần GiaLaiCTC
3.1.2. Phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý
Hệ thống KTTN phải phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Các chỉ tiêu để đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm và các báo cáo trách nhiệm được lập đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích theo yêu cầu của HĐQT, BGĐ ra các quyết định kinh doanh.
Ngoài ra, hệ thống KTTN tại công ty cũng phải phù hợp với trình độ quản lý tại cơng ty để đảm bảo phát huy được tác dụng khi vận hành. Các thông tin KTTN phải cụ
thể, dễ hiểu với các cán bộ nhân viên trong công ty. Với các nhân viên kế toán, hệ thống KTTN cần được thiết kế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thu thập, tổng hợp, xử lý số liệu và lập các báo cáo. Với các nhà quản lý hệ thống KTTN phải đánh giá đúng đắn, toàn diện thành quả của các đơn vị và các bộ phận trong đơn vị khuyến khích các nhà quản trị cố gắng thực hiện tốt các chỉ tiêu đánh giá từ đó thực hiện được các mục tiêu, chiến lược của Công ty.
3.1.3. Phù hợp với hệ thống báo cáo kế tốn của cơng ty
Hệ thống KTTN là một bộ phận của hệ thống kế tốn nói chung và của hệ thống KTQT nói riêng. Do vậy, hệ thống KTTN khơng thể tách rời hệ thống kế tốn. Trong q trình thiết lập hệ thống KTTN cần quan tâm đến sự phù hợp với hệ thống kế tốn tài chính của DN để thuận lợi trong q trình thu thập, tổng hợp thơng tin, làm cơ sở dữ liệu để phân tích, đánh giá tránh trùng lắp, gây lãng phí lao động và nguồn lực.
Hiện nay, hệ thống kế tốn của cơng ty được phân thành 2 cấp là cấp ĐVTT, CN và cấp công ty, doanh thu và chi phí của từng đơn vị được ghi nhận và theo dõi riêng. Hệ thống KTTN được thiết kế cần gắng với đặc điểm này để quá trình thu thập và xử lý, phân tích thơng tin nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian và chi phí.
3.1.4. Đảm bảo sự hài hịa giữa lợi ích và chi phí
Để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận trong DN việc xây dựng hê thống KTTN cần xem xét giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được DN. Dù hệ thống KTTN có mang lại những lợi ích to lớn, đáp ứng được yêu cầu đánh giá, kiểm sốt của Ban quản trị cơng ty nhưng chi phí vượt q lợi ích mang lại thì sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả khi xây dựng hệ thống KTTN. Do vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống KTTN tại Cơng ty ngồi việc phù hợp mơ hình tổ chức quản lý; yêu cầu, trình độ quản lý và hệ thống kế tốn của cơng ty cần quan tâm đến những khoản chi phí phát sinh của hệ thống. Hệ thống KTTN được thiết kế phải đảm bảo rằng lợi ích mang lại phải phù hợp với khoản chi phí đã bỏ ra.
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KTTN tại cơng ty Cổ phần Gia Lai CTC 3.2.1. Hồn thiện việc phân cấp quản lý 3.2.1. Hoàn thiện việc phân cấp quản lý
Hiện nay, Công ty đã có cơ cấu tổ chức được phân cấp rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm đã được trao cho các nhà quản trị ở từng đơn vị, phòng ban, bộ phận. Tuy nhiên, việc trao quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp vẫn chưa thật sự rõ ràng. Để tránh tình trạng HĐQT và BGĐ phải thực hiện nhiều công việc, quyết định ở từng bộ phận cụ thể làm gia tăng thêm cơng việc gây lãng phí thời gian và các nguồn lực khơng cần thiết và ảnh hưởng đến việc đánh giá trách nhiệm của các bộ phận thì BGĐ cần mạnh dạn trao quyền cho Giám đốc các CN, ĐVTT. Quyền hạn được trao cho Các giám đốc phải phù hợp với trách nhiệm được trao để đảm bảo họ có khả năng thực hiện được các mục tiêu được giao.
Để việc phân quyền được rõ ràng từ đó giúp cho hệ thống KTTN vận hành được hiệu quả, đánh giá đúng trách nhiệm của các nhà quản lý cũng như khuyến khích họ nỗ lực hồn thành nhiệm vụ được giao. Công ty cần phân công rõ nhiệm vụ và trao quyền hạn cho từng cơng việc cụ thể. Qua đó nhân viên biết được trách nhiệm và mục tiêu công việc được giao giúp họ làm việc hiệu quả hơn đồng thời việc vận hành hệ thống KTTN cũng thuận lợi hơn.
3.2.2. Hoàn thiện việc phân loại chi phí và hệ thống tài khoản chi tiết
Hiện nay, công ty đang phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí. Cách phân loại này chỉ thích hợp cho việc theo dõi chi phí phục vụ cho kế tốn tài chính, khơng đáp ứng được nhu cầu thơng tin theo yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy, để đáp ứng được nhu cầu thông tin đáp ứng cho nhu cầu thơng tin của các nhà quản trị nói chung và hê thống KTTN nói riêng thì chi phí cần đươc phân loại theo cách ứng xử của chi phí hay phân thành biến phí, định phí. Hiện nay, chi phí của cơng ty có thể được phân loại theo cách ứng xử của chi phí cụ thể như sau:
+ Biến phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng.... sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng....
+ Định phí: Chi phí duy tu, bảo dưỡng; khấu hao tài sản cố định; Phân bổ công cụ, dụng cụ; Thuê mặt bằng, thuê đất; Lương và các khoản trích theo lương;
Nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho hệ thống KTTN đánh giá đúng thành quả quản lý của các nhà quản trị trong Cơng ty, ngồi cách phân loại chi phí theo ứng xử của chi phí thì chi phí cần được phân loại thành chi phí có thể kiểm sốt được và khơng thể kiểm sốt được đối với một cấp quản lý. Nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm sốt được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại thì là chi phí khơng kiểm sốt được. Các nhà quản lý tại Công ty được đánh giá trên những khoản mục có thể kiểm sốt được.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT- BTC và được mở chi tiết theo từng CN, ĐVTT. Để phù hợp với hệ thống KTTN hệ thống tài khoản cần được mở chi tiết theo từng trung tâm trách nhiệm, đồng thời các khoản chi phí cần được phân loại thành biến phí hay định phí và có thể kiểm sốt được đối với nhà quản trị ở từng cấp.
3.2.3. Xác định các trung tâm trách nhiệm
Hiện tại, Công ty chưa chia cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý và sự phân cấp, phân quyền trong quản lý tại cơng ty có thể nhận diện được các trung tâm trách nhiệm bao gồm:
+ Trung tâm chi phí + Trung tâm doanh thu + Trung tâm lợi nhuận + Trung tâm đầu tư
3.2.3.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí của cơng ty bao gồm:
+ Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà hàng
+ Trung tâm chi phí Khách sạn Tre Xanh + Trung tâm chi phí Cơng viên Đồng Xanh + Trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà Sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm:
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Pleiku + Nhà sách – Siêu thị Đông Gia Lai CTC + Nhà sách − Siêu thị Nam Gia Lai CTC + Siêu thị Kbang
+ Nhà sách Gia Lai CTC - Quy Nhơn
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Bình Định + Nhà sách Siêu thị Gia Lai CTC - Lê Lợi
Người chịu trách nhiệm cao nhất ở các trung tâm chi phí này là Giám đốc Nhà sách - Siêu thị. Các giám đốc Nhà sách - Siệu thị chịu trách nhiệm trước BGĐ về chi phí phát sinh tại Nhà sách - Siêu thị do mình quản lý.
Cấp độ quầy thuộc các Nhà sách - Siêu thị bao gồm: + Quầy sách
+ Quầy văn phòng phẩm + Quầy siêu thị
Các trưởng quầy chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại quầy do mình quản lý trước Giám đốc Nhà sách - Siệu thị.
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp độ
+ Nhà hàng Tre Xanh + Nhà hàng Lá Xanh
Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc Hàng hàng. Giám đốc nhà hàng chịu trách nhiệm trước BGĐ về tình hình phát sinh chi phí tại Nhà hàng.
Cấp độ các bộ phận thuộc nhà hàng gồm: + Bộ phận bếp
+ Bộ phận phục vụ + Bộ phận giao dịch + Bộ phận tạp vụ
+ Bộ phận Cà phê Vườn Tranh
Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại bộ phận mình trước Giám đốc nhà hàng.
Trung tâm chi phí Khách sạn Tre Xanh gồm 2 cấp độ
Cấp độ khách sạn Tre Xanh: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm về các khoản chi phí phát sinh tại khách sạn trước BGĐ.
Cấp độ tổ thuộc khách sạn Tre Xanh bao gồm: + Tổ lễ tân
+ Tổ buồng phòng + Tổ giặc ủi
+ Tổ bảo vệ vận chuyển + Tổ điểm tâm sáng
Các tổ trưởng chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại tổ do mình phụ trách trước Giám đốc Khách Sạn.
Trung tâm chi phí Cơng viên Đồng Xanh bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Công viên: Giám đốc công viên chịu trách nhiệm cao nhất trước BGĐ về các chi phí phát sinh tại Cơng viên.
+ Phịng vé - quầy lưu niệm + Tổ cây xanh
+ Tổ vườn thú + Tổ kỹ thuật + Tổ tạp vụ
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN: Đây là các trung tâm chi phí dự tốn
được quản lý bởi BGĐ. Các trung tâm chi phí này được chi tiết đến từng phòng ban bao gồm:
+ Phịng Tổ chức - Hành chính + Phịng kế tốn
+ Phòng Kinh doanh - Tiếp thị + Phòng kỹ thuật xây dựng cơ bản
3.2.3.2. Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu tại Công ty bao gồm:
+ Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà Hàng
+ Nhóm trung tâm doanh thu Khách sạn Tre Xanh + Nhóm trung tâm doanh thu Cơng viên Đồng Xanh
Nhóm trung tâm doanh thu thuộc Nhà sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp độ
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm:
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Pleiku + Nhà sách – Siêu thị Đông Gia Lai CTC + Nhà sách − Siêu thị Nam Gia Lai CTC + Siêu thị Kbang
+ Nhà sách Gia Lai CTC - Quy Nhơn
+ Nhà sách Siêu thị Gia Lai CTC - Lê Lợi Cấp độ các quầy thuộc Nhà sách - Siêu thị + Quầy sách
+ Quầy văn phòng phẩm + Quầy siêu thị
Giám đốc các Nhà sách - Siêu thị chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại bộ phận do mình quản lý trước BGĐ và các trưởng quầy chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại quầy do mình quản lý trước Giám đốc Nhà sách - Siêu thị và BGĐ.
Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Nhà hàng bao gồm Nhà hàng Tre Xanh và Nhà hàng Lá Xanh Cấp độ các bộ phận thuộc Nhà hàng bao gồm:
+ Bộ phận giao dịch
+ Bộ phận cà phê Vườn Tranh
Giám đốc nhà hàng chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại Nhà hàng do mình quản lý trước BGĐ và các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại bộ phận của mình trước Giám đốc Nhà hàng và BGĐ.
Trung tâm doanh thu Khách sạn Tre Xanh: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm về
chi phí phát sinh tại khách sạn trước BGĐ.
Trung tâm doanh thu Công viên Đồng Xanh: Người đứng đầu là giám đốc công viên,
chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại công viên trước BGĐ
3.2.3.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận tại Công ty bao gồm: + Trung tâm lợi nhuận tồn Cơng ty
+ Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà hàng
+ Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Trung tâm lợi nhuận Khách sạn Tre Xanh
+ Trung tâm lợi nhuận Công viên Đồng Xanh
Trung tâm lợi nhuận tồn cơng ty: Ban tổng giám đốc, đứng đầu là Tổng giám đốc
chịu trách nhiệm trực tiếp trước HĐQT về lợi nhuận quản trị về lợi nhuận của tồn cơng ty.
Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc Nhà sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp:
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm các Nhà sách - Siêu thị thuộc công ty: Các Giám đốc Nhà sách - Siêu thị chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí phát sinh tại đơn vị. Do đó, chịu trách nhiệm cả về lợi nhuận phát sinh tại đơn vị.
Cấp độ các quầy thuộc Nhà sách - Siêu thị: Các trưởng quầy chịu trách nhiệm về lợi nhuận tại quầy do mình phụ trách.
Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp
Cấp độ Nhà hàng bao gồm: + Nhà hàng Tre Xanh + Nhà hàng Lá Xanh Cấp độ các bộ phận thuộc nhà hàng: + Bộ phận Nhà hàng + Bộ phận cà phê
Trung tâm lợi nhuận Khách sạn Tre Xanh bao gồm 2 cấp độ.
Cấp độ Khách sạn Tre Xanh: Người đứng đầu là Giám đốc Khách sạn chịu trách nhiệm về lợi nhuận của Khách sạn Tre Xanh trước BGĐ.
Cấp độ tổ thuộc Khách sạn Tre Xanh: + Tổ Khách sạn
+ Tổ Điểm tâm sáng
Trung tâm lợi nhuận công viên Đồng Xanh
Đứng đầu là Giám đốc Công viên, chịu trách nhiệm về lợi nhuận phát sinh tại công viên trước BGĐ.
3.2.3.4. Trung tâm đầu tƣ
HĐQT là trung tâm đầu tư của Cơng ty vì HĐQT quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; quyết định các vấn đề về đầu tư vốn, mở rộng cũng như thu hẹp hoạt động kinh doanh của công ty; ấn định mục tiêu tài chính giao cho BGĐ; chỉ đạo và giám sát hoạt động của BGĐ do đó HĐQT chịu trách nhiệm về cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tư của cơng ty.
3.2.4. Hồn thiện quy trình ghi nhận, xử lý và kết xuất dữ liệu để lập báo cáo
Theo thực trạng đã được ghi nhận ở chương 2, Công ty đang thực hiện việc ghi nhận, xử lý và báo cáo thơng tin tài chính kế tốn theo 2 cấp là cấp Cơng ty và cấp các CN, ĐVTT. Để có thể vận hành hệ thống KTTN đồng thời đảm bảo hài hịa giữa lợi ích và chi phí, hệ thống KTTN tận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách mà công ty đang sử dụng. Từ đó, mở thêm các tài khoản và các sổ sách kế tốn nhằm cung cấp thơng in phục vụ cho hệ thống KTTN, cụ thể là:
Số liệu doanh thu, chi phí được kế tốn ở các CN, ĐVTT chuyển về công ty phải báo cáo chi tiết cho từng trung tâm doanh thu, chi phí ở các CN, ĐVTT để đáp