sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí bao bì bán hàng, th nhân cơng....
+ Định phí: Chi phí duy tu, bảo dưỡng; khấu hao tài sản cố định; Phân bổ công cụ, dụng cụ; Thuê mặt bằng, thuê đất; Lương và các khoản trích theo lương;
Nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho hệ thống KTTN đánh giá đúng thành quả quản lý của các nhà quản trị trong Cơng ty, ngồi cách phân loại chi phí theo ứng xử của chi phí thì chi phí cần được phân loại thành chi phí có thể kiểm sốt được và khơng thể kiểm sốt được đối với một cấp quản lý. Nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm sốt được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại thì là chi phí khơng kiểm sốt được. Các nhà quản lý tại Công ty được đánh giá trên những khoản mục có thể kiểm sốt được.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT- BTC và được mở chi tiết theo từng CN, ĐVTT. Để phù hợp với hệ thống KTTN hệ thống tài khoản cần được mở chi tiết theo từng trung tâm trách nhiệm, đồng thời các khoản chi phí cần được phân loại thành biến phí hay định phí và có thể kiểm sốt được đối với nhà quản trị ở từng cấp.
3.2.3. Xác định các trung tâm trách nhiệm
Hiện tại, Công ty chưa chia cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý và sự phân cấp, phân quyền trong quản lý tại cơng ty có thể nhận diện được các trung tâm trách nhiệm bao gồm:
+ Trung tâm chi phí + Trung tâm doanh thu + Trung tâm lợi nhuận + Trung tâm đầu tư
3.2.3.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí của cơng ty bao gồm:
+ Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà hàng
+ Trung tâm chi phí Khách sạn Tre Xanh + Trung tâm chi phí Cơng viên Đồng Xanh + Trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà Sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm:
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Pleiku + Nhà sách – Siêu thị Đông Gia Lai CTC + Nhà sách − Siêu thị Nam Gia Lai CTC + Siêu thị Kbang
+ Nhà sách Gia Lai CTC - Quy Nhơn
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Bình Định + Nhà sách Siêu thị Gia Lai CTC - Lê Lợi
Người chịu trách nhiệm cao nhất ở các trung tâm chi phí này là Giám đốc Nhà sách - Siêu thị. Các giám đốc Nhà sách - Siệu thị chịu trách nhiệm trước BGĐ về chi phí phát sinh tại Nhà sách - Siêu thị do mình quản lý.
Cấp độ quầy thuộc các Nhà sách - Siêu thị bao gồm: + Quầy sách
+ Quầy văn phòng phẩm + Quầy siêu thị
Các trưởng quầy chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại quầy do mình quản lý trước Giám đốc Nhà sách - Siệu thị.
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp độ
+ Nhà hàng Tre Xanh + Nhà hàng Lá Xanh
Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc Hàng hàng. Giám đốc nhà hàng chịu trách nhiệm trước BGĐ về tình hình phát sinh chi phí tại Nhà hàng.
Cấp độ các bộ phận thuộc nhà hàng gồm: + Bộ phận bếp
+ Bộ phận phục vụ + Bộ phận giao dịch + Bộ phận tạp vụ
+ Bộ phận Cà phê Vườn Tranh
Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại bộ phận mình trước Giám đốc nhà hàng.
Trung tâm chi phí Khách sạn Tre Xanh gồm 2 cấp độ
Cấp độ khách sạn Tre Xanh: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm về các khoản chi phí phát sinh tại khách sạn trước BGĐ.
Cấp độ tổ thuộc khách sạn Tre Xanh bao gồm: + Tổ lễ tân
+ Tổ buồng phòng + Tổ giặc ủi
+ Tổ bảo vệ vận chuyển + Tổ điểm tâm sáng
Các tổ trưởng chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại tổ do mình phụ trách trước Giám đốc Khách Sạn.
Trung tâm chi phí Cơng viên Đồng Xanh bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Công viên: Giám đốc công viên chịu trách nhiệm cao nhất trước BGĐ về các chi phí phát sinh tại Cơng viên.
+ Phịng vé - quầy lưu niệm + Tổ cây xanh
+ Tổ vườn thú + Tổ kỹ thuật + Tổ tạp vụ
Nhóm trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN: Đây là các trung tâm chi phí dự tốn
được quản lý bởi BGĐ. Các trung tâm chi phí này được chi tiết đến từng phòng ban bao gồm:
+ Phịng Tổ chức - Hành chính + Phịng kế tốn
+ Phòng Kinh doanh - Tiếp thị + Phòng kỹ thuật xây dựng cơ bản
3.2.3.2. Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu tại Công ty bao gồm:
+ Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà Hàng
+ Nhóm trung tâm doanh thu Khách sạn Tre Xanh + Nhóm trung tâm doanh thu Cơng viên Đồng Xanh
Nhóm trung tâm doanh thu thuộc Nhà sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp độ
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm:
+ Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC - Pleiku + Nhà sách – Siêu thị Đông Gia Lai CTC + Nhà sách − Siêu thị Nam Gia Lai CTC + Siêu thị Kbang
+ Nhà sách Gia Lai CTC - Quy Nhơn
+ Nhà sách Siêu thị Gia Lai CTC - Lê Lợi Cấp độ các quầy thuộc Nhà sách - Siêu thị + Quầy sách
+ Quầy văn phòng phẩm + Quầy siêu thị
Giám đốc các Nhà sách - Siêu thị chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại bộ phận do mình quản lý trước BGĐ và các trưởng quầy chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại quầy do mình quản lý trước Giám đốc Nhà sách - Siêu thị và BGĐ.
Nhóm trung tâm doanh thu thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp độ:
Cấp độ Nhà hàng bao gồm Nhà hàng Tre Xanh và Nhà hàng Lá Xanh Cấp độ các bộ phận thuộc Nhà hàng bao gồm:
+ Bộ phận giao dịch
+ Bộ phận cà phê Vườn Tranh
Giám đốc nhà hàng chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại Nhà hàng do mình quản lý trước BGĐ và các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại bộ phận của mình trước Giám đốc Nhà hàng và BGĐ.
Trung tâm doanh thu Khách sạn Tre Xanh: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm về
chi phí phát sinh tại khách sạn trước BGĐ.
Trung tâm doanh thu Công viên Đồng Xanh: Người đứng đầu là giám đốc công viên,
chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh tại công viên trước BGĐ
3.2.3.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận tại Công ty bao gồm: + Trung tâm lợi nhuận tồn Cơng ty
+ Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà hàng
+ Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà sách - Siêu thị + Trung tâm lợi nhuận Khách sạn Tre Xanh
+ Trung tâm lợi nhuận Công viên Đồng Xanh
Trung tâm lợi nhuận tồn cơng ty: Ban tổng giám đốc, đứng đầu là Tổng giám đốc
chịu trách nhiệm trực tiếp trước HĐQT về lợi nhuận quản trị về lợi nhuận của tồn cơng ty.
Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc Nhà sách - Siêu thị bao gồm 2 cấp:
Cấp độ Nhà sách - Siêu thị bao gồm các Nhà sách - Siêu thị thuộc công ty: Các Giám đốc Nhà sách - Siêu thị chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí phát sinh tại đơn vị. Do đó, chịu trách nhiệm cả về lợi nhuận phát sinh tại đơn vị.
Cấp độ các quầy thuộc Nhà sách - Siêu thị: Các trưởng quầy chịu trách nhiệm về lợi nhuận tại quầy do mình phụ trách.
Nhóm trung tâm lợi nhuận thuộc khối Nhà hàng bao gồm 2 cấp
Cấp độ Nhà hàng bao gồm: + Nhà hàng Tre Xanh + Nhà hàng Lá Xanh Cấp độ các bộ phận thuộc nhà hàng: + Bộ phận Nhà hàng + Bộ phận cà phê
Trung tâm lợi nhuận Khách sạn Tre Xanh bao gồm 2 cấp độ.
Cấp độ Khách sạn Tre Xanh: Người đứng đầu là Giám đốc Khách sạn chịu trách nhiệm về lợi nhuận của Khách sạn Tre Xanh trước BGĐ.
Cấp độ tổ thuộc Khách sạn Tre Xanh: + Tổ Khách sạn
+ Tổ Điểm tâm sáng
Trung tâm lợi nhuận công viên Đồng Xanh
Đứng đầu là Giám đốc Công viên, chịu trách nhiệm về lợi nhuận phát sinh tại công viên trước BGĐ.
3.2.3.4. Trung tâm đầu tƣ
HĐQT là trung tâm đầu tư của Cơng ty vì HĐQT quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; quyết định các vấn đề về đầu tư vốn, mở rộng cũng như thu hẹp hoạt động kinh doanh của công ty; ấn định mục tiêu tài chính giao cho BGĐ; chỉ đạo và giám sát hoạt động của BGĐ do đó HĐQT chịu trách nhiệm về cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tư của cơng ty.
3.2.4. Hồn thiện quy trình ghi nhận, xử lý và kết xuất dữ liệu để lập báo cáo
Theo thực trạng đã được ghi nhận ở chương 2, Công ty đang thực hiện việc ghi nhận, xử lý và báo cáo thơng tin tài chính kế tốn theo 2 cấp là cấp Cơng ty và cấp các CN, ĐVTT. Để có thể vận hành hệ thống KTTN đồng thời đảm bảo hài hịa giữa lợi ích và chi phí, hệ thống KTTN tận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách mà công ty đang sử dụng. Từ đó, mở thêm các tài khoản và các sổ sách kế tốn nhằm cung cấp thơng in phục vụ cho hệ thống KTTN, cụ thể là:
Số liệu doanh thu, chi phí được kế tốn ở các CN, ĐVTT chuyển về công ty phải báo cáo chi tiết cho từng trung tâm doanh thu, chi phí ở các CN, ĐVTT để đáp ứng u cầu có thể kiểm sốt được bởi nhà quản trị của các trung tâm này. Ngoài ra, chi phí phải được phân loại thành biến phí và định phí.
Hiện nay, các tài khoản và sổ chi tiết doanh thu, chi phí tại cơng ty chỉ được mở chi tiết cho các CN, ĐVTT. Để có thể cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo trách nhiệm, các tài khoản doanh thu, chi phí phải được mở chi tiết cho từng trung tâm trách nhiệm. Các tài khoản chi phí phải tách riêng biến phí và định phí. Như vậy, hệ thống tài khoản sẽ được lập như sau:
Nhóm 2: Thể hiện CN, ĐVTT (1. Nhà Hàng Tre Xanh, 2. Nhà Hàng Lá Xanh, 3. Công Viên Đồng Xanh, 4. Nhà sách – Siêu thị Gia Lai CTC – Pleiku…..)
Nhóm 3: Thể hiện các trung tâm trách nhiệm thuộc các CN, ĐVTT (Thuộc khối Nhà sách – Siêu Thị: 1. Quầy sách, 2. Quầy văn phòng phẩm, 3. Quầy Siêu thị; Thuộc khối Nhà Hàng: 1. Bộ phận bếp, 2. Bộ phận phục vụ,…)
Nhóm 4: Thể hiện biến phí hay định phí (B. Biến phí, Đ. Định phí)
Nhóm 5: Thể hiện chi phí có thể kiểm sốt được hay khơng thể kiểm sốt được bởi nhà quản trị (1. Có thể kiểm sốt được, 0. Khơng thể kiểm sốt được)
Ví dụ: 621.1.1.B.1 là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh tại bộ phận bếp Nhà Hàng Tre Xanh là biến phí và có thể kiểm sốt được.
3.2.5. Hoàn thiện các chỉ tiêu, phƣơng pháp đánh giá thành quả quản lý
Nhằm đánh giá một cách toàn diện thành quả của các nhà quản lý ở các trung tâm trách nhiệm, bên cạnh các chỉ tiêu đã sử dụng, Công ty Cố phần Gia Lai CTC nên áp dụng thêm các chỉ tiêu sau:
3.2.5.1. Trung tâm chi phí
Thành quả quản lý của các nhà quản trị tại trung tâm chi phí được đánh giá qua việc so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí dự tốn và phân tích các chênh lệch phát sinh. Các chênh lệch này phải được xác định theo từng khoản mục chi phí và theo mức độ hoạt động. Các nhóm trung tâm chi phí khác nhau có những phương pháp đánh giá khác nhau.
Với trung tâm chi phí thuộc khối Nhà hàng, Khách sạn Tre Xanh và Công viên Đồng Xanh cần phân tích thơng tin về sự biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung trên cơ sở phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến lượng và giá của các loại chi phí đó. Ngồi ra, các trung tâm chi phí này
Với các trung tâm chi phí khác cần phân tích nguyên nhân gây chênh lệch nhằm đánh giá thành quả kiểm sốt chi phí ở các trung tâm.
Các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN còn được đánh giá trên thời gian và chất lượng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Các chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý tại các trung tâm chi phí bao gồm:
+ Chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán: Nhằm đánh giá chung thành quả kiểm sốt chi phí của các nhà quản trị tại trung tâm chi phí.
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự tốn
Để đánh giá thành quả tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung các trung tâm chi phí có liên quan thuộc khối Nhà hàng, Khách sạn Tre Xanh và Công viên Đồng Xanh được đánh giá theo các chỉ tiêu sau:
+ Tỷ lệ phần trăm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp so với doanh thu:
+ Tỷ lệ phần trăm chi phí nhân cơng trực tiếp so với doanh thu:
+ Tỷ lệ phần trăm chi phí sản xuất chung so với doanh thu:
Để đánh giá thành quả kiểm sốt giá mua và chi phí thu mua của các hàng hóa mua về để bán của các trung tâm chi phí tại các đơn vị có mua hàng hóa về để bán như hàng uống tại các nhà hàng, khách sạn Tre Xanh, công viên Đồng Xanh, mặt hàng sách, văn phòng phẩm, siêu thị của khối Nhà sách - Siêu thị, các chỉ tiêu được sử dụng bao gồm:
+ Tỷ lệ phầm trăm giá vốn sách so với doanh thu sách
+ Tỷ lệ phần trăm giá vốn văn phòng phẩm so với doanh thu văn phòng phẩm
+ Tỷ lệ phần trăm giá vốn siêu thị so với doanh thu siêu thị
3.2.5.2. Trung tâm doanh thu
Thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm doanh thu được đánh giá qua việc so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự tốn và phân tích các chênh lệch phát sinh.
Các chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý của trung tâm doanh thu
Nhằm đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu của trừng trung tâm doanh thu các chỉ tiêu được sử dụng bao gồm:
+ Chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự toán của từng trung tâm
doanh thu:
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - doanh thu dự toán
+ Tỷ lệ phần trăm doanh thu thực hiện so với doanh thu kế hoạch:
Nhằm đánh giá tình hình tăng trưởng doanh thu chỉ tiêu được sử dụng là: + Tỷ lệ phần trăm doanh thu năm nay so với cùng kỳ năm trước
3.2.5.3. Trung tâm lợi nhuận
Thành quả quản lý của các nhà quản trị tại trung tâm lợi nhuận được đánh giá thông qua thành quả kiểm sốt doanh thu, chi phí và lợi nhuận của trung tâm. Do vậy, ngoài các chỉ tiêu đánh giá tình hình thực hiện doanh thu, chi phí nhà quản trị cịn được đánh giá trên việc so sánh giữa lợi nhuận thực hiện so với lợi nhuận dự toán và số dư bộ phận.
Chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý của nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận