Kế hoạch nhân sự bộ phận
(1)
Yêu cầu nhân lực cần tuyển (2) Thẩm định (3) Kế hoạch tuyển dụng (4) Xác định nguồn cung (5)
Thông báo tuyển dụng (6) Thẩm tra đánh giá lựa chọn (10) Thủ tục tiếp nhận (11) Thử việc (12) Đánh giá sau thử việc (13) Bàn giao thử việc chính thức (14) Ra quyết định tuyển chọn (15) Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Chấm dứt hợp đồng thử việc Nhận & thẩm định hồ sơ (7) Phỏng vấn lần 1 (8) Phỏng vấn lần 2 (9)
- Bước 1: Căn cứ khối lượng công việc sẽ phát sinh trong tương lại, và căn cứ chức năng, nhiệm vụ đảm trách, các trưởng phòng ban cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc, xác lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
- Bước 2,3: Lập Tờ trình bổ sung nhân sự (xem phụ lục số 05), sau đó chuyển tờ trình này đến phịng Tổ chức – Hành chính để trưởng phịng hành chính kiểm tra, xác nhận nhu cầu dựa theo Định biên lao động sản xuất, kinh doanh và lập báo cáo trình Giám đốc phê duyệt và thành lập hội đồng tuyển dụng quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. Sau đó phản hồi thơng tin cho phịng ban, đơn vị sử dụng nhân lực và thống nhất quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.(trong hội đồng tuyển dụng nên có các thành viên là người sẽ trực tiếp phụ trách, sử dụng lao động cần tuyển).
+ Bước 4,5: Hội đồng tuyển dụng sẽ thiết lập kế hoạch tuyển dụng được
Giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Hội đồng tuyển dụng sẽ thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp dưới sự điều khiển của trưởng phịng Tổ chức – Hành chính.
+ Bước 6: Bằng các hình thức khác nhau hội đồng tuyển dụng sẽ ra thông
báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ, kỹ năng cơng việc, thể chất, điều kiện làm việc…
+ Bước 7: Hội đồng tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1. Lúc này các thông tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Công ty.
+ Bước 8,9: Hội đồng tuyển dụng phỏng vấn lần1. Thông tin giới thiệu sơ
lược về Công ty cho ứng cử viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ không đạt và xếp lịch phỏng vấn lần 2. Hội đồng tuyển dụng tổ chức phỏng vấn lần 2, sau đó đánh giá kết quả lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu.
+ Bước 10: Hội đồng tuyển dụng thẩm tra lý lịch và q trình làm việc. Thơng tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gởi trả hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm tra.
+ Bước 11: Hội đồng tuyển dụng tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên. Thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Ký kết hợp đồng huấn luyện đào tạo, Bảng cam kết. Hướng dẫn nội quy lao động và truyền thống, lịch sử ….của Công ty. + Bước 12: Công ty sẽ ký kết hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập Biên bản bàn giao thử việc cho phòng ban, đơn vị sử dụng.
+ Bước 13: Hội đồng tuyển dụng và các phòng ban, đơn vị sử dụng lao động phối hợp tổ chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt Hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, lập thủ tục chuyển các ứng viên được chọn lựa sang chính thức.
+ Bước 14: Hội đồng tuyển dụng lập Biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phịng ban, đơn vị sử dụng lao động.
+ Bước 15: Hội đồng tuyển dụng rà sốt lại tồn bộ q trình tuyển dụng của ứng viên, trình Giám đốc ký quyết định tuyển chọn và ký kết Hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính sách, chế độ cho người lao động.
3.2.1.4. Hồn thiện cơng tác phân cơng, bố trí và đề bạt nhân viên.
Người lao động cho dù mới tuyển hay đang làm việc tại mỗi phịng ban, đơn vị trong Cơng ty cần thống nhất quan điểm bố trí đúng người, đúng việc. Để thực hiện tốt điều này, cần thực hiện các công tác sau:
- Liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần được thực hiện trong phòng ban, đơn vị theo quy định của Công ty.
- Đối chiếu chức năng, nhiệm vụ thực tế thực hiện so với quy định để bổ sung thêm những nhiệm vụ cịn bỏ sót, điều chỉnh và phân cơng lại những cơng việc chồng chéo.
- Bảng mô tả công việc; Bảng tiêu chuẩn công việc; yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc.
- Năng lực thực tế của người lao động.
- Đảm bảo nguyên tắc: Mỗi cơng việc đều có người thực hiện; việc thực hiện khơng bị chồng chéo; công việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh của mình và khi có người vắng mặt thì cơng việc của người đó có thể được người khác đảm đương thay thế mà không làm gián đoạn đến hoạt động chung.
- Khâu sắp xếp, bố trí cơng việc rất quan trọng, tuy nhiên với thực tế tại Cơng ty, việc bố trí, phân cơng cơng việc chưa tạo được sự thỏa mãn cao đối với cán bộ công nhân viên. Khi hỏi 100 cán bộ công nhân viên về công việc hiện tại đang làm như: cơng việc thú vị; cơng việc có tính thách thức; cơng việc có quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, phù hợp; (các câu hỏi có mã số CV2; CV3; CV4) thì câu trả lời được đánh giá ở giá trị trung bình nhận được đều ở dưới mức trung bình lần lượt là 3.99; 3.97 và 3.96 (xem phụ lục số 04). Điều này chỉ ra rằng, việc sắp xếp chỉ dựa vào qua kinh nghiệm hay thâm niên của một số người vào các chức danh do vậy, khơng tạo được các tác động tích cực. Trong khi đó những người trẻ có năng lực chuyên môn, rất năng động, họ dám nghĩ, biết làm và dám chịu trách nhiệm, nhưng công việc họ đảm nhận lại không được như mong muốn, cho nên, đối với họ cơng việc chỉ là sự nhàm chán, khơng tìm thấy sự thách thức cũng như niềm đam mê, kết quả họ bỏ việc ra đi tìm mơi trường mới hoặc họ làm việc cầm chừng và đây cũng là một trong những nguyên do mà người trẻ tài giỏi đến rồi đi. Vì thế, việc bố trí sắp xếp cần phải đảm bảo các tiêu chí:
+ Bố trí, phân cơng cơng việc cho người có trình độ chun mơn phù hợp với yêu cầu của vị trí cơng việc.
+ Chọn người có năng lực, có những phẩm chất cá nhân tốt.
+ Người có ảnh hưởng và tác động cá nhân tích cực tốt cho Cơng ty và trung thực;
Làm tốt cơng tác bố trí phân cơng một cách hợp lý, đảm bảo tính cơng bằng và hiệu quả cho cơng việc. Điều này sẽ mang lại cho người lao động hiểu rằng bản thân họ được tổ chức đánh giá đúng khả năng chuyên môn và trao cho họ một công việc phù hợp với năng lực của họ. Qua đó người lao động sẽ định vị được mình, cảm nhận được sự công bằng, tinh thần làm việc của họ thỏa mái, tránh được sự bất mãn, đối nghịch giữa họ với Cơng ty.
3.2.2. Nhóm giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Qua phân tích ở chương 2 cho thấy rằng công tác đào tạo của Công ty chưa được quan tâm đúng mức, kết quả thống kê từ 100 phiếu điều tra tại câu hỏi có mã số ĐTTT 17 phần nào cho chúng ta thấy rõ hơn về điều này (xem phụ lục số 02), trong thời gian tới để công tác này ngày càng tốt hơn thì Cơng ty cần phải:
3.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Như đã phân tích ở chương 2, hiện nay chất lượng nguồn nhân lực tại Công ty chưa tương xứng với u cầu, tiêu chuẩn mà cơng việc địi hỏi. Đối với khối lao động trực tiếp tình trạng bố trí khơng đúng chun mơn nghiệp vụ vẫn cịn xảy ra, lao động gián tiếp tại văn phịng tuy trình độ đã được chuẩn hóa về bằng cấp nhưng tỷ lệ chuyên viên có trình độ chưa nhiều, nhất là trình độ trên đại học khơng có, thậm chí có một số lao động tự bản thân tham gia đào tạo sau đại học, nhưng chưa được quan tâm khuyến khích. Để đánh giá một cách khách quan và sát với thực tế chất lượng nguồn nhân lực, Công ty cần tổ chức kiểm tra đánh giá toàn bộ số lao động hiện có mà mục tiêu của việc đánh giá này là xác định nội dung cần đào tạo lại để xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo và tiến hành đào tạo lại dựa trên cơ sở bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn đánh giá năng lực của từng vị trí, trưởng phịng sẽ so sánh những yêu cầu cần có về kiến thức, kỹ năng trong cơng việc và năng lực, trình độ chuyên môn thực tế của mỗi người để xác định nhu cầu đào tạo, bên cạnh đó dựa vào cơ sở này sẽ biết rõ nhân viên mới cịn thiếu những kỹ năng gì để có kế hoạch huấn luyện…
- Trưởng phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo, căn cứ vào chủ trương, phương hướng hoạt động của công ty như: nhu cầu đào
tạo, nguyện vọng của cá nhân và bộ phận, triển khai kế hoạch đào tạo đã được Giám đốc phê duyệt.
- Nguyên tắc đào tạo: phải phục vụ cho việc nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tay nghề có liên quan đến cơng việc, vị trí đảm nhận, phù hợp với kế hoạch và định hướng phát triển của Công ty, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đào tạo cao.
- Xác định nhu cầu đào tạo gắn liền với nhu cầu, điều kiện thực tế trong Cơng ty, đồng thời phản ánh vai trị của việc xác định nhu cầu đào tạo với tiến trình chung của cơng tác đào tạo nguồn nhân lực là hết sức quan trọng. Trong quá trình nghiên cứu thực tế, tác giả mạnh dạn đề xuất mơ hình nên áp dụng cho việc xác định nhu cầu đào tạo: