CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB:
Theo INTOSAI 2004, hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần: Môi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt đơng kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát
2.3.1. Mơi trường kiểm sốt
Theo Amudo, A. & Inanga, E.L (2009), mơi trường kiểm sốt được thiết lập trong nội bộ tổ chức, là các yếu tố môi trường thể hiện thái độ, nhận thức về KSNB được thiết lập và duy trì bởi nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập nguyên tắc kỷ cương và cơ cấu cho tổ chức mà ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống KSNB. . Theo Subramaniam et al. (2006), mơi trường kiểm sốt bao gồm các yếu tố: Giá trị đạo đức, Sự cạnh tranh của nhân viên, Phong cách lãnh đạo, Phân chia quyền hạn và trách nhiệm.
Theo INTOSAI 2004 đưa ra các yếu tố ảnh hưởng đến mơi trường kiểm sốt bao gồm:
Tính liêm chính và giá trị đạo đức của nhà quản lý và nhân viên:
Sự liêm chính và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong cơng việc của họ, có thái độ ủng hộ việc KSNB trong tổ chức. Tinh thần đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của từng người. Tính trung thực và giá trị đạo đức cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp cơng ty hồn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình.
25
Bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB. .
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý đối với KSNB thơng qua các chính sách, quy trình và việc thực hiện. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị trong việc theo đuổi mục tiêu KSNB, cụ thể là các hoạt động mang tính đạo đức.
Nếu nhà quản lý cấp cao tin rằng KSNB là quan trọng thì những người khác trong tổ chức cũng sẽ nhận thấy và tham gia vào kiểm sốt. Ví dụ, việc thành lập ban kiểm toán như là một phần của hệ thống KSNB là dấu hiệu mạnh chứng tỏ KSNB là quan trọng. Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức thấy rằng KSNB không phải là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý cấp cao thì mục tiêu kiểm sốt sẽ khơng hiệu quả..
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị theo những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, sự trao quyền và trách nhiệm giải trình, phân cấp báo cáo phù hợp. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong tồn bộ tổ chức; góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế tốn có hiệu quả.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là tồn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các quy chế của đơn vị với các nhân viên như tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn.... Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận
26
hành nó lại kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả.
Như vậy, để hệ thống KSNB thiết kế và vận hành một cách hiệu quả thì nhà
quản lý cần phải nhận thức rõ về tầm quan trọng của những yếu tố thuộc về mơi
trường kiểm sốt, nó là tiền đề cho việc thiết kế các bộ phận hợp thành tiếp theo
của hệ thống KSNB.
2.3.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là q trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngồi.
• Rủi ro bên trong: Những rủi ro này có thể do bản thân doanh nghiệp hay từ mơi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngồi tác động.
• Rủi ro bên ngồi: thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức,...
Kiểm soát nội bộ hỗ trợ tổ chức cách thức trong việc đánh giá rủi ro bên trong cũng như bên ngồi: Xác định rủi ro, phân tích rủi ro, đánh giá rủi ro, xem xét mức độ thường xuyên xảy ra, cân nhắc làm thế nào quản lý rủi ro.
27
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc...đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành cơng, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị. Khơng có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.
Theo Walker (1999), quản lý rủi ro trong môi trường thay đổi cần được thiết kế để ngăn ngừa hoặc tối thiểu rủi ro; các nhà quản lý nên điều hành các thay đổi để đảm bảo rằng quản lý rủi ro vẫn tiếp tục khi có thay đổi xảy ra.
2.3.3. Hoat động kiểm soát
Các hoạt động kiểm sốt là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra và được thực hiện nghiêm túc trong toàn tổ chức. Hoạt động kiểm soát hiệu quả cần phải phù hợp với kế hoạch, tiết kiệm chi phí, hợp lý, dễ hiểu và liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.
Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố là:
- Chính sách kiểm sốt: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống. Theo Jenkinson (2008), chính sách kiểm sốt cần được thiết lập nhằm đảm bảo các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức và thực hiện hiệu quả
- Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh.
Ramos (2004) cho rằng sự đa dạng của hoạt động kiểm soát nên được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác và đầy đủ của thông tin cũng như quyền hạn trong các giao dịch. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:
- Quyền hạn và quy trình phê duyệt
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ, Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động.
28
- Soát xét việc thực hiện.
- Kiểm tra hoạt động, quy trình, việc thực hiện - Giám sát việc phân công, kiểm tra, sự phê chuẩn
Tổ chức cần thực hiện cân bằng giữa nhận dạng và ngăn ngừa các hoạt động kiểm sốt. Trong thời đại cơng nghệ thơng tin phát triển với nguy cơ an tồn thơng tin tăng cao, vai trò của hoạt động kiểm sốt trong cơng nghệ thơng tin rất quan trọng và là trách nhiệm của các nhân viên mà sử dụng máy tính trong cơng việc (Thomas (2016)).
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin đại diện cho các kênh và phương pháp truyền đạt thơng tin quan trọng, chính sách (Robert &Abbie (2013)). Thơng tin và truyền thơng tập trung vào chất lượng của thông tin mà được sử dụng dùng để báo cáo một cách hiệu quả. Thông tin nên được truyền đạt từ cao xuống thấp dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình và được sử dụng cho bên ngồi va nội bộ.
Thông tin là một dạng cơ bản của truyền thơng, đáp ứng mong đợi của nhóm và cá nhân để thực hiện được trách nhiệm của họ. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Một trong những kênh truyền thông quan trọng là giữa quản lý và nhân viên. Ngồi ra cũng cần có sự truyền thơng hiệu quả từ bên ngồi tổ chức bởi vì truyền thơng bên ngồi cung cấp các yếu tố đầu vào và có ảnh hưởng cao đến việc đạt mục tiêu của tổ chức. Theo Lamoye (2005) với hệ thống KSNB hiệu quả, thì thơng tin liên quan và tin cậy nên được ghi nhận và truyền thông đến nhà quản lý và nhân viên khác trong tổ chức. Để tiến hành KSNB và nhiệm vụ trong hoạt động, thông tin nên cung cấp kịp thời, đúng người, đúng lúc. Các nhân viên trong tổ chức hiểu được vai trị của mình trong hệ thống KSNB, vai trị đối với người khác và trách nhiệm giải trình của họ thông qua hệ thống thông tin và truyền thông. Thông tin và truyền thơng có vai
29
trị ngày càng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.
2.3.5 Giám sát
Giám sát là một trong những khía cạnh quan trọng của hệ thống KSNB trong các tổ chức, là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Springer (2004) cho rằng phải giám sát hoạt động của hệ thống KSNB mọi lúc mọi nơi, thực hiện việc đánh giá liên tục và độc lập. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống KSNB luôn hữu hiệu; do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đơi khi cịn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng...
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ nhằm xác định được những yếu điểm của kiểm soát nội bộ và báo cáo ngay cho các nhà quản lý cấp cao để đưa ra các hoạt động cần thiết.
Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong cả quá trình thực hiện của các nhân viên trong cơng việc hàng ngày.
Giám sát định kỳ:
Phạm vi và tần xuất giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ hồn tồn là do xét đốn của người quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạt động giám sát thường xuyên.