4. Cơ sở lý thuyết các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lịng trong cơng việc (Adrian
2.1 Giới thiệu về công ty Cổ Phần Thương Mại Tiếp Vận Quốc Tế FTI
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc
- Cơ quan đầu não của công ty chức năng quản trị, chỉ đạo trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức điều hành cơng tác dịch vụ theo hướng có lợi cho cơng ty trong hiện tại và tương lai. Giám đốc có quyền phân bổ và bổ nhiệm cấp dưới, khen thưởng cũng như kỷ luật đối với nhân viên.
- Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi, quản lý tồn bộ cơng ty. Thu nhập thơng tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy. - Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ công
nhân viên.
- Đại diện cho công ty giao dịch, ký kết các hợp đồng, chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan thẩm quyền về mọi hoạt động của công ty.
Giám Đốc Phòng Sales và Marketing Phòng Xuất Nhập Khẩu Phịng KếTốn – Hành Chính
Phịng Sales và Marketing
Phịng Sales và Marketing là phịng ban có vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đóng góp vào phần doanh thu của cơng ty.
Cơng ty có nhiều khách hàng hay không một phần là nhờ vào phòng Sales và Marketing.
Nhiệm vụ của phòng này như sau:
- Tổ chức tiếp thị, quảng cáo, tìm kiếm đối tác cho cơng ty.
- Tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin về giá cả, sự biến động của thị trường, dự báo trước những tình huống có lợi lẫn có hại để từ đó cơng ty kịp thời đưa ra những biện pháp ứng phó theo chiều hướng tốt nhất để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Tạo mối quan hệ thân thiết với các đối tác xuất nhập khẩu, các hãng tàu, công ty vận tải, công ty giao nhận, công ty bảo hiểm, các hãng hàng khơng trong và ngồi nước.
- Nghiên cứu, đề xuất các dự án kinh doanh. -
Phòng xuất nhập khẩu
Phịng xuất nhập khẩu: có chức năng trực tiếp chuẩn bị chứng từ và tổ chức công tác giao nhận tại hiện trường, làm việc với các đại lý trong và ngồi nước.
Phịng xuất nhập khẩu được chia làm ba bộ phận: Bộ phận chăm sóc khách hàng:
- Có nhiệm vụ liên hệ với hãng tàu để cập nhật giá cước và đặt chỗ cho các lô hàng. - Làm đại lý cho các hãng tàu
- Làm việc với các đại lý nước ngoài về việc xuất nhập hàng - Phát hành vận đơn thứ cấp.
- Theo dõi tình hình hàng hóa và thơng báo cho khách hàng. Bộ phận chứng từ:
- Có nhiệm vụ kiểm tra, chuẩn bị các chứng từ, công vănxuất nhập hàng cho khách. - Lên Tờ khai xuất nhập hàng
- Có chức năng lưu trữ hồ sơ, các tài liệu đã và đang sử dụng tại bộ phận mình. - Cập nhập những thông tin, công văn, quy định mớicủa các cơ quan ban ngành
liên quan về việc xuất nhập hàng. Bộ phận giao nhận:
- Phụ trách công việc làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa cho khách hàng. - Liên hệ với khách hàng để nhận các thơng tin về hàng hóa, nhận hàng làm thủ tục
xuất nhập khẩu.
- Cập nhập và phổ biến các quy định mới nhận được từ các cơ quan ban ngành có liên quan đặc biệt là cơ quan Hải quan giúp cho bộ phận giao nhận mình thực hiện tốt q trình giao nhận hàng hố.
Phịng kế tốn – hành chính:
- Có nhiệm vụ quản lý và giám sát mọi hoạt động về tài chính của cơng ty.
- Quản lý nguồn vốn sử dụng có hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của cơng ty.Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng báo cáo cho giám đốc cũng như hội đồng quản trị. - Tham mưu cho Ban giám đốc về mặt tài chính cũng như phối hợp với các phịng
ban chức năng trong việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
- Đảm nhận việc chi tiền tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm hàng,lấy các chứng từ cần thiết.
- Quản lý hồ sơ nhân viên, đánh giá sự nỗ lực cũng như ưu và khuyết điểm từng cá nhân để có chính sách đề xuất xây dựng các chính sách trả lương ,mức thưởng, phạt. Đồng thời bảo vệ quyền lợi người lao động trước pháp luật.