Đặc điểm hoạt động kinhdoanh trong lĩnh vực thương mại

8. Bố cục của luận văn

1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinhdoanh trong lĩnh vực thương mại

Hoạt động thương mại là mọi hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, đồng nghĩa với hoạt động kinh doanh. “Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các cơng đoạn của q trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi”. Hoạt động kinh doanh thực hiện trong nhiều lĩnh vực sản xuất, lưu thơng hàng hóa và dịch vụ.

(Khoản 16, Điều 4, Luật doanh nghiệp 2014)

“Hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác”

(Khoản 1, Điều 3, Luật thương mại 2005)

Hai lĩnh vực chủ yếu của hoạt động thương mại là: thương mại hàng hoá và thương mại dịch vụ.

- Mua bán hàng hố (Thương mại hàng hóa) là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh tốn; bên mua có nghĩa vụ thanh tốn cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận.

(Khoản 8, Điều 3, Luật thương mại 2005)

Cung ứng dịch vụ (Thương mại dịch vụ) là hoạt động thương mại, theo đó một bên (gọi là bên cung ứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ (gọi là khách hàng) có nghĩa vụ thanh tốn cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận.

(Khoản 9, Điều 3, Luật thương mại 2005)

Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thơng phân phối hàng hố trên thị trường bn bán hàng hố, thực hiện q trình lưu chuyển hàng hố từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng. Hoạt động thương mại có đặc điểm chủ yếu sau:

16

- Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn: Mua hàng và bán hàng qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng.

- Đối tượng kinh doanh thương mại là các loại hàng hoá phân theo từng ngành hàng: + Hàng vật tư, thiết bị (tư liệu sản xuất – kinh doanh);

+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; + Hàng lương thực, thực phẩm chế biến.

- Q trình lưu chuyển hàng hố được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ, trong đó: Bán bn là bán hàng hố cho các tổ chức bán lẻ tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng; bán lẻ là bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng.

- Bán buôn hàng hố và bán lẻ hàng hố có thể thực hiện bằng nhiều hình thức: bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đơn vị đại lý, ký gửi, bán trả góp, hàng đổi hàng ...

Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể theo một trong các mơ hình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ; chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp; hoặc chuyên môi giới ... ở các quy mô tổ chức: Quầy, cửa hàng, công ty, tổng công ty...và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.

Trong kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động nội thương nói riêng , cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và lợi thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua, bán thích hợp đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất.

1.2.2 Phân loại chi phí trong cơng ty thương mại

a. Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Theo cách phân loại này, tồn bộ chi phí được chia thành chi phí sản phẩm

và chi phí thời kỳ.

Chi phí sản phẩm được phân bổ cho hàng hoá tự sản xuất hay mua về để bán.

Chi phí sản phẩm được dùng để đánh giá thành phẩm tồn kho hay hàng hoá tồn kho cho đến khi chúng được bán. Trong kỳ, số hàng hố được bán, chi phí sản phẩm được thừa nhận là chi phí, và được gọi là giá vốn hàng bán. Chi phí sản phẩm của hàng hố tồn kho ở doanh nghiệp thương mại mua về để bán lại gồm giá mua cộng với chi phí mua.

17

Chi phí thời kỳ: là những khoản chi phí được xác định theo kỳ thời gian thay

vì theo sản phẩm sản xuất hay hàng hố mua về. Chi phí thời kỳ được thừa nhận là chi phí ở kỳ thời gian chúng phát sinh. Tất cả chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí bán hàng, chí phí quản lý doanh nghiệp đều được xếp vào loại chi phí thời kỳ” (Phạm Văn Dược, 2010)

b. Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và mục đích ra quyết định: chi phí trực tiếp – chi phí gián tiếp.

- Chi phí trực tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí: là những khoản chi phí có thể tính thẳng và tính tốn bộ cho đối tượng đó. Chi phí trực tiếp gắn liền với đối tượng tập hợp chi phí, phát sinh, tồn tại, phát triển và mất đi cùng với sự phát sinh, tồn tại, phát triển và mất đi của đối tượng tập hợp chi phí. Ví dụ như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, nó được tính thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm, từng sản phẩm…

- Chi phí gián tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí: là những khoản chi phí khơng thể tính thẳng tồn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ theo một tiêu thức phù hợp. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí gắn liền với các hoạt động phục vụ, hỗ trợ cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của nhiều đối tượng tập hợp chi phí, do đó khơng thể tính tồn bộ cho bất kỳ đối tượng tập hợp chi phí cá biệt nào. Ví dụ như chi phí sản xuất chung sẽ được phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số lượng sản phẩm sản xuất…

Sơ đồ 1.2: Minh họa mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp với đối tượng tập hợp chi phí

Chi phí trực tiếp Tính thẳng và tính tồn bộ Đối tượng tập hợp chi phí Chi phí gián tiếp Phân bổ Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2015)

18

c. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Cách phân loại này chỉ ra chi phí gắn liền với mức độ hoạt động (số sản phẩm sản xuất ra, số km đi được, số giờ máy sử dụng…) như thế nào. Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí. Sự hiểu biết về cách ứng xử của chi phí là chìa khóa để ra quyết định, nếu nắm được những biến đổi của chi phí thì nhà quản trị sẽ có khả năng tốt hơn trong việc dự đốn chi phí cho các tình huống khác nhau sẽ thực hiện trong tương lai.

Dựa trên cách ứng xử chi phí đối với sự thay đổi của mức độ hoạt động có thể chia tồn bộ chi phí thành ba loại:

- Biến phí: là những chi phí mà tổng giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng

giảm về mức độ hoạt động. Tổng số của biến phí sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại. Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại khơng đổi trong phạm vi phù hợp. Biến phí chỉ phát sinh khi có hoạt động.

- Định phí: định phí có thể chia làm hai loại như sau

+ Định phí bắt buộc: định phí bắt buộc là những chi phí có liên quan đến những máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, chi phí ban quản lý, chi phí lương văn phịng…Những chi phí này có đặc điểm: có bản chất lâu dài và khơng thể cắt giảm đến không, cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hoặc khi sản xuất bị gián đoạn.

+ Định phí khơng bắt buộc: định phí khơng bắt buộc là những định phí có thể thay đổi trong từng kỳ dự toán của doanh nghiệp, do hành động của nhà quản trị quyết định khối lượng định phí này trong từng kỳ kinh doanh. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, bồi dưỡng nghiên cứu…Định phí khơng bắt buộc có bản chất ngắn hạn và có thể giảm trong những trường hợp cần thiết.

- Chi phí hỗn hợp: loại chi phí này chiếm một tỷ lệ cao khi hoạt động sản xuất

kinh doanh phát triển. Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm cả yếu tố bất biến và yếu tố khả biến. Ớ mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt mức căn bản nó

19

thể hiện đặc điểm của biến phí. Sự pha trộn giữa phần bất biến và khả biến có thể theo những tỷ lệ nhất định.

Ví dụ: chi phí về điện thoại có thể xem là chi phí hỗn hợp trong đó phần bất biến được xem là chi phí th bao, phần khả biến là chi phí tính trên thời gian gọi.

Như vậy:

- Phần bất biến: thường phản ánh chi phí căn bản, tối thiểu để duy trì phục vụ và để giữ dịch vụ đó ln ở tình trạng sẵn sàng phục vụ.

- Phần khả biến: thường phản ánh chi phí thực tế hoặc chi phí sử dụng vượt quá định mức. Do đó yếu tố khả biến sẽ biến thiên tỷ lệ thuận với mức sử dụng.

Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2015)

d. Phân loại chi phí kinh doanh theo u cầu quản lý tài chính và hạch tốn.

- Chi phí mua hàng.

- Chi phí bán hàng bao gồm: + Chi phí nhân viên bán hàng. + Chi phí vật liệu bao bì.

+ Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ bán hàng.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản hàng hố. + Chi phí dịch vụ mua ngồi.

+ Các chi phí khác.

- Chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm. + Chi phí nhân viên quản lý.

+ Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phịng.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý chung. + Thuế, phí và lệ phí.

+ Chi phí về dịch vụ mua ngồi. + Các chi phí bằng tiền khác.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp nằm trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.

20

1.2.3 Hệ thống kế tốn chi phí cho các cơng ty thương mại

Trong phần này sẽ trình bày sự phát triển của hệ thống chi phí.

Theo Kaplan and Cooper (1998) một cơng ty cần hệ thống kế tốn chi phí để thực hiện ba chức năng chính sau:

- Đánh giá hàng tồn kho, tính giá vốn để lập báo cáo tài chính.

- Ước tính chi phí cho các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng.

- Cung cấp các thông tin kinh tế phản hồi để nhà quản lý điều hành kinh doanh hiệu quả hơn.

Theo lịch sử phát triển, thiết kế hệ thống đo lường chi phí của cơng ty trải qua 4 giai đoạn. Trong cuốn Cost and Effect của Kaplan and Cooper (1998) đã tóm tắt bốn giai đoạn phát triển của kế tốn chi phí:

Giai đoạn 1: Thơng tin khơng thích hợp cho báo cáo tài chính

Hệ thống kế tốn này khơng cung cấp thơng tin thích hợp cho việc lập báo cáo tài chính. Có nhiều ngun nhân, có thể do hệ thống kiểm thống kiểm soát nội bộ yếu kém nên bỏ sót các nghiệp vụ, ghi chép sai nội dung kinh tế, phương pháp kế toán ghi nhận sai về giá trị hàng tồn kho. Giai đoạn này thường tồn tại ở các công ty mới thành lập chưa đủ thời gian và nguồn lực để xây dựng hệ thống tài chính kế tốn vững vàng hoặc ở các công ty được xây dựng từ lâu dựa trên lý thuyết và phương pháp lỗi thời, hệ thống không được cập nhật.

Giai đoạn 2: Hướng về báo cáo tài chính

Đặc điểm của hệ thống kế tốn chi phí giai đoạn này: - Đạt được yêu cầu thơng tin lập báo cáo tài chính,

- Thu thập chi phí theo trung tâm trách nhiệm, nhưng chưa theo hoạt động và quá trình kinh doanh.

- Chi phí sản phẩm bị bóp méo

- Bỏ sót hay chi phí tính cho khách hàng bị bóp méo

- Thông tin phản hồi cho nhà quản lý thường q trễ, khơng chi tiết, hay chi phí thu thập rất tốn kém.

21

Ở giai đoạn này, hệ thống báo cáo được hồn thành ngắn hơn và ít các bút tốn điều chỉnh. Cung cấp thơng tin thích hợp phù hợp với các chuẩn mực kế tốn và yêu cầu của thuế, đồng thời cũng phù hợp với chuẩn mực kiểm toán và kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên hệ thống ở giai đoạn này vẫn chưa cung cấp thông tin thích hợp cho mục đích chính để quản trị: ước tính chi phí cho các hoạt động và quá trình kinh doanh để tính chi phí, lợi nhuận cho từng sản phẩm, dịch vụ hay khác hàng; cung cấp thơng tin hữu ích để cải tiến q trình kinh doanh.

Giai đoạn 3: Điều chỉnh, phù hợp với yêu cầu quản lý, tách biệt

Nhờ vào sự phát triển của hệ thống mạng và máy tính (thế kỷ XX – những năm 80), việc tính tốn chi phí đã rẻ và nhanh hơn. Hệ thống vẫn tiếp tục giữ được việc lập báo cáo tài chính đúng chuẩn mực, đồng thời cũng cung cấp các phản hồi dựa trên các thơng tin tài chính và phi tài chính để kiểm sốt hiệu quả và cải thiện kinh doanh tốt hơn.

Tuy nhiên, hệ thống kế tốn chi phí này chưa được liên kết với các hệ thống điều hành, hệ thống báo cáo tài chính, hệ thống dự tốn điều này làm tăng chi phí quản lý và gây khó khăn khi thông tin từ các hệ thống trái ngược lẫn nhau.

Giai đoạn 4: Hợp nhất quản trị chi phí và báo cáo tài chính

Trong giai đoạn này, thơng tin từ phương pháp ABC và hệ thống phản hồi điều hành sẽ hợp nhất và cung cấp cho việc lập báo cáo tài chính. Thơng tin được thiết kế để ra quyết định gia tăng lợi ích và cải thiện q trình kinh doanh ngay trong quá trình kiểm sốt. Phương pháp ABC cung cấp các thơng tin hỗ trợ lập dự tốn trong việc tính tốn các nguồn lực trong tồn đơn vị.

(Nguyễn Việt Hưng, 2017)

Mặc dù nhiều ví dụ ban đầu của ABC bắt nguồn từ doanh nghiệp sản xuất, nhưng ABC vẫn được ứng dụng nhiều trong các công ty dịch vụ và thương mại.

Chi phí dựa trên hoạt động nêu ra một số vấn đề thú vị khi áp dụng cho tổ chức dịch vụ công cộng như Bưu điện Hoa Kỳ. Chi phí phát thư từ ngoại thành lớn hơn rất nhiều so với chi phí phát thư ở khu vực nội thành. Tuy nhiên, đối với tính cơng bằng và mục tiêu xây dựng cộng đồng, Bưu điện khơng thể tính giá cao hơn cho khách

22

có giá trị để hiểu được, quản lý được và giảm chi phí chứ khơng phải cơ sở cho các quyết định về giá.

(Charles T.Horngren, 2012, trang 159)

Trong một cơng ty thương mại thì ngồi chi phí giá vốn hàng bán ra thì chi phí chung chính là những chi phí phi sản xuất: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Chi phí bán hàng: dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,...

(Khoản 1, điểm a, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC)

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...)

(Khoản 1, điểm a, Điều 92, Thông tư 200/2014/TT-BTC)

1.2.4 Phân bổ chi phí ước tính theo mức độ hoạt động cho các công ty