Tương tự như ở bộ phận kho, các nhiệm vụ ở bộ phận văn phịng cũng được tập hợp thơng qua quan sát và phỏng vấn từng phòng ban. Khu vực văn phòng bao gồm: phịng kế tốn, xuất – nhập khẩu, kinh doanh, nhập liệu.
Sau khi phỏng vấn xong, tác giả tập hợp kết quả lại và thể hiện ở bảng 3.4 bên dưới, liệt kê các hoạt động được thực hiện tại bộ phận văn phòng.
Bảng 3.4 – Các hoạt động được thực hiện tại bộ phận văn phòng Bộ phận văn phòng Bộ phận văn phòng
Địa điểm thực hiện các
hoạt động Hoạt động
Phòng xuất nhập khẩu
* Nhập khẩu:
- Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và chờ xác nhận. - Xử lý các tờ khai hải quan, nộp thuế cùng với bên dịch vụ giao nhận để làm thủ tục nhập hàng
- Làm việc với dịch vụ kiểm định để gửi hàng đi kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm của từng lô hàng nhập về.
* Xuất khẩu:
- Xử lý đơn hàng khách hàng nước ngoài gửi đến: đặt hàng nhà cung cấp, chuẩn bị bảng kê và hóa đơn mua hàng để làm bộ hồ sơ xuất khẩu
- Gửi tất cả chứng từ và hóa đơn đã chuẩn bị cho bên dịch vụ giao nhận đi giao hàng đến cửa khẩu bằng đường bộ.
Phòng kinh doanh
- Mỗi ngày nhân viên kinh doanh gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và chờ xác nhận số lượng hàng sẽ được nhận
54
Bộ phận văn phòng Địa điểm thực hiện các
hoạt động Hoạt động
- Tùy vào hàng cần đợi sản xuất thì phải gửi đơn đặt hàng sớm hơn thời gian thường lệ và lịch này phải dựa vào lịch sản xuất được xác nhận từ nhà cung cấp. - Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng từ khách hàng, kiểm tra cơng nợ, chương trình khuyến mãi của từng đơn hàng
- Nhân viên nhập liệu nhập đơn hàng đã xử lý vào phần mềm.
- Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại đơn hàng sau khi kho đã sắp xếp hàng lên pallet để xác nhận lại với khách hàng nếu lượng hàng giao và lượng hàng khách đặt là chênh lệch.
55
Cũng tương tự như vậy, tác giả tiếp tục gom nhóm các hoạt động thành trung tâm hoạt động. Bảng 3.5 thể hiện trung tâm hoạt động tại bộ phận văn phòng.
Bảng 3.5 – Nhóm các hoạt động thành các trung tâm hoạt động tại bộ phận văn phòng
Từ những dữ liệu của bảng 3.2, bảng 3.3, bảng 3.4 và bảng 3.5 bên trên, tác giả thống kê lại các hoạt động tại doanh nghiệp theo bảng dưới đây để tiện cho việc theo dõi
Nhiệm vụ ở khu vực văn phòng Trung tâm hoạt động
- Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và chờ xác nhận (hàng nhập khẩu)
Hoạt động đặt hàng nhập
khẩu - Xử lý các tờ khai hải quan, nộp thuế cùng với bên dịch vụ giao
nhận để làm thủ tục nhập hàng
- Làm việc với dịch vụ kiểm định để gửi hàng đi kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm của từng lô hàng nhập về.
- Mỗi ngày nhân viên kinh doanh gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và chờ xác nhận số lượng hàng sẽ được nhận.
Hoạt động đặt hàng nội địa - Tùy vào hàng cần đợi sản xuất thì phải gửi đơn đặt hàng sớm
hơn thời gian thường lệ và lịch này phải dựa vào lịch sản xuất được xác nhận từ nhà cung cấp.
- Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng từ khách hàng, kiểm tra cơng nợ, chương trình khuyến mãi của từng đơn hàng
Hoạt động xử lý đơn hàng - Nhân viên nhập liệu nhập đơn hàng đã xử lý vào phần mềm.
- Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại đơn hàng sau khi kho đã sắp xếp hàng lên pallet để xác nhận lại với khách hàng nếu lượng hàng giao và lượng hàng khách đặt là chênh lệch
- Xử lý đơn hàng khách hàng nước ngoài gửi đến: đặt hàng nhà cung cấp, chuẩn bị bảng kê và hóa đơn mua hàng để làm bộ hồ sơ xuất khẩu
- Gửi tất cả chứng từ và hóa đơn đã chuẩn bị cho bên dịch vụ giao nhận đi giao hàng đến cửa khẩu bằng đường bộ
56
Bảng 3.6 – Bảng thống kê các trung tâm hoạt động tại Công ty TNHH Kato Sangyo Việt Nam
STT Trung tâm hoạt động Bộ phận
1 Đặt hàng nội địa Bộ phận văn phòng
2 Đặt hàng nhập khẩu Bộ phận văn phòng 3 Quản lý hàng tồn kho Bộ phận kho
4 Xử lý đơn đặt hàng Bộ phận văn phòng
5 Giao hàng Bộ phận kho
6 Hoạt động khác Bộ phận kho và văn phòng
* Xác định đối tượng chịu chi phí
Với đặc điểm kinh doanh và phương hướng hoạt động của cơng ty, thì hiện tại, khách hàng là mối quan tâm lớn nhất của nhà quản trị. Nên việc đánh giá khả năng sinh lợi theo khách hàng là quan trọng với cơng ty nhất hiện giờ. Từ những lí do đó, tác giả đã chọn đối tượng chịu chi phí là khách hàng để phân bổ chi phí chung theo tỷ lệ thích hợp.
* Xác định đơn vị đo lường hoạt động
Với các trung tâm hoạt động được tập hợp như bảng 3.6, và với đối tượng chịu chi phí tác giả lựa chọn là khách hàng thì tác giả đề xuất đơn vị đo lường cho trung tâm hoạt động như sau.
- Đối với hoạt động đặt hàng nội địa: đơn vị đo lường hoạt động là số đơn
hàng được đặt trong kỳ. Vì đặc thù của công ty là dựa vào số lượng hàng của khách hàng đặt thì cơng ty mới đặt hàng từ nhà cung cấp, nên đối với hoạt động đặt hàng nội địa thì số đơn hàng được đặt trong tháng là thích hợp nhất.
- Đối với hoạt động đặt hàng nhập khẩu: đơn vị đo lường là giá trị của lượng
hàng nhập khẩu được bán ra (giá vốn hàng bán hàng nhập khẩu). Vì đặc điểm là thủ tục phức tạp, tốn nhiều thời gian trong việc mua hàng nhập khẩu, nên nhân viên thu mua sẽ dự báo lượng hàng cần trong tháng, và tiến hành đặt hàng, trữ sẵn trong kho
57
để sẵn sàng giao tới khách hàng. Vậy nên, đối với chi phí liên quan đến hoạt động đặt hàng nhập khẩu phát sinh trong kỳ, tác giả chọn đơn vị đo lường là giá vốn hàng bán hàng nhập khẩu.
- Đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho: đơn vị đo lường là tổng giá trị
hàng bán ra (Tổng giá vốn hàng bán). Tổng hợp báo cáo nhập – xuất – tồn của kế toán kho, số lượng hàng được trữ trong kho cũng tương đương và khơng có chênh lệch nhiều với số lượng hàng bán ra, vậy nên chi phí liên quan đến hoạt động quản lý hàng tồn kho sẽ được phân bổ theo giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ.
- Đối với hoạt động xử lý đơn đặt hàng: đơn vị đo lường là thời gian xử lý
đơn đặt hàng. Vì mỗi khách hàng có đặc điểm khác nhau ( ví dụ như: khách hàng cần hẹn trước giờ giao hàng, khách hàng cần tính tốn số lượng hàng khuyến mãi, khách hàng nước ngoài cần làm thủ tục xuất khẩu,…), nên thời gian xử lý đơn hàng của từng khách sẽ khác nhau, vậy nên tác giả chọn thời gian là đơn vị đo lường cho hoạt động xử lý đơn đặt hàng.
- Đối với hoạt động giao hàng: đơn vị đo lường là tổng giá trị hàng bán ra
(Tổng giá vốn hàng bán). Điều này hồn tồn hợp lý vì giá trị hàng bán ra sẽ là đơn vị đo lường thích hợp nhất cho chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động giao hàng, vì có bán hàng sẽ có phát sinh chi phí giao hàng.
3.2.2 Phân bổ chi phí chung cho các hoạt động (Bước 2)
Sau khi đã tập hợp được thành các trung tâm hoạt động (Bảng 3.6) thì bước tiếp theo là tập hợp chi phí chung và phân bổ chi phí chung cho các hoạt động.
Đối với những chi phí có thể tập hợp trực tiếp được cho từng hoạt động thì tác giả tiến hành tập hợp trực tiếp cho từng hoạt động, cịn các chi phí tập hợp chung cho các hoạt động khác nhau thì sẽ được phân bổ theo tỷ lệ phần trăm cho các hoạt động. Bảng 3.7 bên dưới thể hiện tỷ lệ phân bổ từng chi phí chung cho từng hoạt động, tỷ lệ phân bổ này dựa vào việc thu thập kết quả từ quan sát, phỏng vấn nhân viên của các phòng ban (Phụ lục 3.3). Và các tỷ lệ này được dùng để làm căn cứ tính chi phí phát sinh theo từng hoạt động (kết quả thể hiện ở bảng 3.8)
58