CHUẨN ISO31000 :2009
2.3. Phân tích thực trạng RRTN tại VSB
2.3.1. Rủi ro từ bên trong nội bộ ngân hàng
2.3.1.1. Rủi ro do cán bộ nhân viên ngân hàng gây nên
(1) Các hành vi gian lận và tội phạm nội bộ
CBTD mượn TSĐB của khách hàng là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất với mục đích hỗ trợ khách hàng thay đổi nội dung đăng ký nhưng sau đó đã cấu kết với khách hàng mang tài sản đi xóa thế chấp và cầm cố nhằm chiếm đoạt tài sản. Điều đó khiến cho ngân hàng bị mất TSĐB của khách hàng và thất thoát hàng chục tỷ đồng.
Ban lãnh đạo cấu kết với khách hàng trong quá trình thẩm định tài sản và chỉ định cho CBTD nâng giá TSĐB nhằm cho vay vượt nhiều lần so với giá trị TSĐB. Đến khi khách hàng khơng có khả năng trả nợ, buộc ngân hàng phải phát mãi tài sản và tài sản không đủ đảm bảo cho khoản nợ tại ngân hàng.
(2) Các sai sót trong tác nghiệp của cán bộ
Sai sót trong nghiệp vụ Huy động vốn: mở tài khoản khi hồ sơ của khách
hàng chưa đủ thơng tin; chưa thực hiện qt hình ảnh, mẫu dấu, chữ ký của khách hàng lên mạng nội bộ; sai sót trong việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của khách hàng trên các chứng từ giao dịch; sai sót của giao dịch viên trong q trình nhập dữ liệu vào chương trình như chọn sai màn hình, sai sản phẩm, hạch tốn nhầm tài khoản và tính phí nhầm. Đây là những sai sót có nguy cơ rủi ro cao mà nguyên nhân cơ bản nhất chủ yếu là do ý thức chấp hành quy trình nghiệp vụ của cán bộ chưa nghiêm, hay do sự cẩu thả của cán bộ giao dịch trong quá trình thao tác nghiệp vụ.
Sai sót trong nghiệp vụ Chuyển tiền: sai sót trong việc tính và thu các loại
phí khơng đúng theo quy định của ngân hàng; sai sót trong hồ sơ của khách hàng như số tiền bằng số và bằng chữ ghi chênh lệch nhau nên chuyển tiền không khớp nhau; lập nhiều lệnh chuyển tiền đi có cùng nội dung; ghi sai tên đơn vị thụ hưởng. Những sai sót trong nghiệp vụ này rất dễ xảy ra tổn thất cho ngân hàng, đặc biệt là hiện tượng chuyển nhầm nhiều lần một món tiền đến người thụ hưởng, nếu khơng được Kiểm sốt viên của ngân hàng phát hiện kịp thời có thể dẫn đến tình trạng ngân hàng bị chiếm dụng vốn hoặc thậm chí mất tiền.Sai sót nhiều nhất xảy ra trong nghiệp vụ chuyển tiền điện. Sai sót này do nguyên nhân chủ quan của cán bộ như xao nhãng, không tập trung trong công việc, trong khi Kiểm soát viên lại quá tin tưởng cán bộ giao dịch nên chỉ kiểm tra một cách sơ xài. Nội dung chuyển tiền sai dẫn đến số tiền chuyển bị treo lại làm cho việc thanh toán tiền điện của khách hàng bị chậm trễ gây nên hậu quả khách hàng bị cắt điện ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sinh hoạt của họ. Khi ấy, khách hàng sẽ mất niềm tin vào ngân hàng, hình ảnh và uy tín của
ngân hàng cũng bị giảm sút. Đồng thời, ngân hàng có thể bị mất đi một số khách hàng hiện có cũng như khách hàng tiềm năng.
Sai sót trong nghiệp vụ Kho quỹ: Các sai sót xảy ra nhiều nhất trong nghiệp
vụ này là vấn đề nhầm lẫn trong việc thu, chi tiền. Những dấu hiệu rủi ro liên quan đến việc thu, chi tiền của các cán bộ kho quỹ như không phát hiện được tiền giả, nhầm lẫn trong việc phân loại tiền, tiền mặt khơng được đóng gói, niêm phong, sắp xếp đúng quy định; chi trả tiền thừa hoặc thiếu so với đề nghị của khách hàng.
- Có thể nói nghiệp vụ kho quỹ vốn là một nghiệp vụ rất quan trọng, mang tính bảo mật, cẩn thận và trách nhiệm cao. Tuy nhiên tại một số chi nhánh, cán bộ ngân quỹ chỉ có một người. Do đó, những khi cán bộ này nghỉ phép hoặc những lần đi điều tiền từ NHNN, buộc phải nhờ một cán bộ nghiệp vụ khác vốn khơng nắm vững quy trình nghiệp vụ kho quỹ sang thay thế. Điều này mang lại RRTN rất cao vì những cán bộ nghiệp vụ khác vốn khơng có kỹ năng, nghiệp vụ kho quỹ nên rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong q trình tác nghiệp.
- Đặc biệt, một số cán bộ kho quỹ đã thực hiện sai quy trình tác nghiệp như việc cho khách hàng ký tên nhận tiền trước nhưng thực tế người nhận tiền là người khác. Điều này được lý giải do sự tin tưởng của cán bộ và khách hàng nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng khơng có điều kiện đến nhận tiền. Tuy nhiên, đây là rủi ro rất lớn nếu như khách hàng “trở mặt” sẽ gây khó khăn cho ngân hàng.
- Thêm vào đó, theo quy định của ngân hàng, xe điều tiền là loại xe được thiết kế chuyên biệt chỉ được sử dụng cho việc điều tiền. Tuy nhiên, có một vài chi nhánh lại dùng xe điều tiền để đi công tác hay ngược lại đi điều tiền đến NHNN bằng loại xe thông thường. Điều này không những trái với quy định mà cịn vì tính chất quan trọng của việc sử dụng xe điều tiền đúng mục đích trong việc bảo vệ tài sản của ngân hàng.
Sai sót trong nghiệp vụ Luân chuyển chứng từ hạch tốn kế tốn: sai sót
thường gặp trong nghiệp vụ này là thiếu chữ ký, con dấu của khách hàng; thiếu chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ giao dịch hay việc chậm gửi chứng từ giao dịch
từ các Phòng giao dịch về chi nhánh so với thời gian quy định. Việc chậm nộp chứng từ về bộ phận Kế tốn tiềm ẩn nhiều rủi ro, gây khó khăn cho cơng tác hậu kiểm tra của bộ phận Kế tốn khi khơng phát hiện kịp thời những sai sót tác nghiệp để khắc phục.
Sai sót trong nghiệp vụ Tín dụng:
- Vì khối lượng công việc nhiều cùng sức ép thời gian hồn thành cơng việc nên có trường hợp cán bộ khơng thực hiện việc kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng mà chỉ ngồi tại phòng làm việc để viết Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay nhằm đối phó với Thanh tra ngân hàng. Điều này khiến cho việc thực hiện kiểm tra sau giải ngân chỉ mang tính chất hình thức, khơng cịn ý nghĩa, không thể phát hiện ra việc sử dụng vốn vay sai mục đích của khách hàng.
- Cán bộ không đi thẩm định tài sản thực tế mà chỉ thông qua giấy tờ tài sản để tự định giá dưới sự chấp thuận của Ban lãnh đạo. Đến khi khách hàng khơng có khả năng trả nợ, buộc phải phát mãi tài sản thì mới phát hiện ra tài sản định giá quá cao so với ban đầu. Lúc ấy, tài sản không đủ đảm bảo nghĩa vụ trả nợ gây thiệt hại cho ngân hàng.
- Quy định của ngân hàng là cán bộ cho vay không được phép thẩm định tài sản nhằm ngăn chặn tình trạng cán bộ cấu kết với khách hàng để nâng giá trị khoản vay. Do đó, cán bộ cho vay và cán bộ thẩm định phải là hai người khác nhau. Tuy nhiên đã xảy ra trường hợp khi đi thẩm định tài sản chỉ có cán bộ cho vay đi về mô tả lại cho cán bộ thẩm định. Như vậy, người định giá tài sản thực chất lại không đi thẩm định tài sản mà chỉ biết đến tài sản thông qua mô tả của cán bộ cho vay. Làm như vậy chỉ là phương thức đối phó với Thanh tra ngân hàng trên giấy tờ chứ thực chất không đem lại hiệu quả như mong muốn.
- CBTD chậm bàn giao hồ sơ gốc của khách hàng cho bộ phận Kế toán lưu giữ trong kho như hóa đơn chứng từ, hồ sơ TSĐB sau khi mượn tài sản... Điều này gây rủi ro rất lớn nếu các hồ sơ này bị mất mát.
- Trước đây, mỗi Giám đốc chi nhánh được tự quyết định khoản vay với một hạn mức cụ thể tùy theo năng lực của từng Giám đốc. Nếu khách hàng vay với hạn mức lớn hơn thì chi nhánh buộc phải trình hồ sơ lên Hội sở chính. Để khơng tốn nhiều thời gian cho việc trình hồ sơ, Ban lãnh đạo một số chi nhánh đã chỉ đạo tách món vay lớn từ một khách hàng ra thành nhiều món vay nhỏ cho nhiều khách hàng khác nhau song đều có mối quan hệ với khách hàng như là vợ chồng, cha mẹ, con cái, anh chị em... nhằm hợp thức hóa hồ sơ khiến cho rủi ro tăng cao. Như vậy là hoàn toàn trái với quy định của ngân hàng, cũng như gây khó khăn trong việc kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay thực tế của khách hàng. Để không xảy ra những trường hợp tương tự, từ đầu năm 2012, Hội sở chính đã thay đổi cách thức quản lý theo hình thức tập trung hóa, tức là tồn bộ hồ sơ đều phải trình lên Hội sở.
- Thêm vào đó, do Ban lãnh đạo khơng nắm vững quy định của ngân hàng nên thực hiện sai quy định về nhận TSĐB như nhận đất nông nghiệp, nhận tài sản ủy quyền... làm tăng rủi ro cho ngân hàng.
Sai sót trong nghiệp vụ Hành chính
- Nhân viên hành chính là người có trách nhiệm trong việc giữ gìn và bảo quản con dấu, vốn là tài sản quan trọng nhất của ngân hàng. Theo quy định của ngân hàng, con dấu luôn phải được kiểm sốt cẩn thận, kỹ lưỡng và khơng được mang ra khỏi ngân hàng. Tuy nhiên, đơi khi vì lý do khách quan như khi công chứng TSĐB ở xa, Ban lãnh đạo đã chỉ đạo cho Cán bộ hành chính giao con dấu cho CBTD khi đi thực hiện cơng chứng TSĐB để có thể dễ dàng chỉnh sửa hồ sơ. Đây là một hành động sai sót lớn, có thể gây rủi ro rất cao cho ngân hàng nếu như con dấu được sử dụng vào mục đích xấu làm ảnh hưởng đến ngân hàng.
- Việc kiểm sốt các phịng ban khác sử dụng con dấu cũng khơng kém phần quan trọng. Đó là trách nhiệm của nhân viên hành chính. Tuy nhiên, một số cán bộ hành chính vì tin tưởng, nể nang hoặc lơ là nên không chú trọng đến công tác này. Do đó đã xảy ra trường hợp sử dụng con dấu sai quy định, vượt thẩm quyền. Theo quy định, con dấu chỉ được dùng để đóng dấu lên chữ ký của Ban Giám đốc hoặc người
được Giám đốc ủy quyền. Tuy nhiên, có trường hợp CBTD tự ý đóng dấu lên chữ ký của mình và gửi cơng văn cho khách hàng. Điều này gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của ngân hàng.
- Nhân viên hành chính là người có trách nhiệm trong việc quản lý công văn đi, công văn đến. Việc quản lý cơng văn đến khá dễ dàng vì chỉ duy nhất cán bộ hành chính là người được tiếp nhận các cơng văn đến của ngân hàng. Tuy nhiên, công văn đi rất khó kiểm sốt vì cơng văn đi có thể xuất phát từ nhiều phịng ban khác nhau mà các phịng ban này lại khơng báo cáo lại cho bộ phận hành chính. Điều này ảnh hưởng đến khả năng kiểm sốt cơng văn của bộ phận hành chính, gây khó khăn trong q trình tác nghiệp hành chính.
Sai sót trong nghiệp vụ Thanh tốn quốc tế
- Sai sót trong nghiệp vụ thanh tốn quốc tế chủ yếu xảy ra tại các chi nhánh. Vì tại chi nhánh khơng có phịng Thanh toán quốc tế chuyên biệt mà nghiệp vụ này được chính các CBTD đảm nhận. Vốn là những cán bộ chun mơn về tín dụng, vì thế khả năng cũng như trình độ về nghiệp vụ thanh tốn quốc tế hầu như khơng có. Điều này làm cho sai sót xảy ra khá nhiều chủ yếu trong việc lập điện thanh toán. Tuy nhiên, việc này cũng chưa để lại bất kỳ hậu quả nghiêm trọng vì tất cả các bức điện thanh toán của chi nhánh đều được đẩy lên Ban Thanh toán quốc tế Hội sở kiểm soát trước khi được chuyển ra ngân hàng nước ngoài.
- Ngồi ra, khi tiếp nhận món chuyển tiền ra nước ngồi của khách hàng, cán bộ thường cho khách hàng ký giấy trắng trước rồi mới thực hiện giao dịch nhằm giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng. Đây là một sự linh động của cán bộ, tuy nhiên điều này trái với quy trình nghiệp vụ.
2.3.1.2. Rủi ro do các quy định, quy trình nghiệp vụ
Một số quy định, quy trình nghiệp vụ tại ngân hàng có những điểm chưa rõ ràng, chưa hợp lý và có sự chồng chéo giữa các quy định.Chẳng hạn như việc ban hành các mẫu hợp đồng mới thay thế mẫu hợp đồng cũ nhưng khơng có sự thống nhất về ngày hiệu lực của mẫu hợp đồng mới cũng như chưa có sự hướng dẫn, tập huấn
cụ thể làm cho một số chi nhánh sử dụng mẫu cũ, trong khi một số lại sử dụng mẫu mới. Điều đó gây khó khăn trong cơng tác hậu thanh tra, kiểm tra hồ sơ.
Trong hoạt động ban hành các mẫu văn bản, hợp đồng mới, VSB chưa xây dựng được cơ chế phối kết hợp hiệu quả giữa các phịng ban chức năng có trách nhiệm liên quan. Điều đó làm cho các văn bản mới có thể tồn tại các nội dung chưa phù hợp với từng bộ phận chức năng. Đặc biệt trong việc ban hành mẫu hợp đồng tín dụng mới, khi khơng có sự liên kết chặt chẽ giữa Ban pháp chế và Ban quản lý tín dụng có thể dẫn đến các quy chế trong hợp đồng lỏng lẻo, khơng có sự ràng buộc chặt chẽ giữa ngân hàng và bên vay làm tăng rủi ro cho ngân hàng trong việc thu hồi nợ vay. Bên cạnh đó, sự phối hợp với Ban CNTT trong việc ban hành quy chế mới cũng rất quan trọng. Khi các Ban nghiệp vụ ban hành quy chế mới địi hỏi chương trình CNTT cũng phải được cập nhật phù hợp. Do đó, nếu sự phối kết giữa các Ban khác với Ban CNTT khơng chặt chẽ, chương trình CNTT khơng đáp ứng được những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quá trình tác nghiệp trên máy tính của các cán bộ nghiệp vụ.
2.3.1.3. Rủi ro từ hệ thống hỗ trợ
(1) Rủi ro từ hệ thống CNTT
- Sự an tồn và hoạt động thơng suốt của hệ thống CNTT là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo sự an toàn hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Tuy nhiên, các dấu hiệu rủi ro liên quan đến hệ thống CNTT vẫn xuất hiện nhiều trong quá trình hoạt động của VSB do ngân hàng sử dụng hàm lượng CNTT khá lớn. Các lỗi thường xảy ra như máy chưa được bảo trì, bảo dưỡng đúng hạn, máy chủ và các thiết bị dự phòng còn thiếu, lỗi liên quan đến quản lý, người sử dụng như trường hợp máy tính nhân viên cài đặt các chương trình khơng phải do bộ phận CNTT thực hiện.
- Bên cạnh đó, trường hợp các CBNV, thậm chí là Ban lãnh đạo trao đổi user, password máy tính cá nhân của mình cho người khác thực hiện thay. Hoặc người này sử dụng máy tính người khác để vào user của mình. Điều đó khiến cho việc quản lý, kiểm sốt tác nghiệp trên máy tính nhân viên gặp nhiều khó khăn.
(2) Rủi ro từ các hệ thống hỗ trợ khác
Việc hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ trong việc phổ biến cũng như tổ chức tập huấn các quy chế mới thường chậm trễ làm ảnh hưởng đến hoạt động tác nghiệp của cán bộ nghiệp vụ. Khi cán bộ nghiệp vụ không tiếp nhận kịp thời các quy định mới sẽ có thể thực hiện cơng việc trái quy định, tức là sai nghiệp vụ và gây rủi ro trong tác nghiệp.