Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.6. Quản trị cơ sở dữ liệu trong bảng tớnh MS Excel
4.6.1. Một số khỏi niệm cơ bản
ạ Khỏi niệm bảng dữ liệu (Table):
Trờn thực tế cú nhiều khỏi niệm khỏc nhau về bảng dữ liệu, cỏc khỏi niệm đú tựy thuộc vào ngữ cảnh, yờu cầu, mức độ khỏc nhaụ Ta cú thể hỡnh dung một bảng lương của đơn vị; một bảng điểm cho một lớp học; một bảng phõn tớch kết quả kinh doanh hàng húa; một bảng tổng hợp tỡnh hỡnh bỏn hàng trong ngày, theo tuần, thỏng, quý, năm,... đều cú thể được xem như là vớ dụ về bảng dữ liệụ Trong MS Excel ta cú thể hiểu bảng dữ liệu là một dạng bảng hai chiều bao gồm cú cỏc cột và cỏc dũng, và thỏa món cỏc yờu cầu sau:
Bảng hai chiều cú ớt nhất hai dũng, dũng đầu tiờn chứa tiờu đề cỏc cột (tờn cỏc cột), chỳng phải cú kiểu văn bản (kiểu chuỗi) và tờn cỏc cột phải khỏc nhaụ Mỗi tờn cột đú được gọi là một tờn trường (field) trong bảng dữ liệụ
Từ dũng thứ hai trở đi chứa dữ liệu về cỏc trường. Cỏc dữ liệu về cỏc trường lấy theo từng dũng đú được gọi là bản ghi (record). Tập hợp tất cả cỏc bản ghi chớnh là nội dung của bảng dữ liệụ
Trong một cột dữ liệu phải cú cựng kiểu Vớ dụ:
Ta cú Bảng thống kờ bỏn hàng thỏng 12/2013 cú dạng như sau:
Khi đú bảng 2 chiều ở vựng B3:H10 được gọi là bảng dữ liệụ Dũng đầu tiờn chứa tờn cỏc cột trong bảng hai chiều: STT, Tờn hàng, Mó hàng, Đơn vị tớnh, Số lượng, Đơn giỏ và Thành tiền trong vựng B3:H3 chớnh là tờn cỏc trường. Dữ liệu ở cỏc dũng tiếp theọ Chẳng hạn, cỏc dữ liệu ở địa chỉ vựng B4:H4 là 1, Gạo, GAO, Kg, 4, 12000, 48000 tạo thành một bản ghị Nội dung bảng dữ liệu này cú tất cả 7 bản ghị
b. Khỏi niệm cơ sở dữ liệu (Database):
Là tập hợp cỏc bảng dữ liệu cú mối quan hệ với nhau phản ỏnh đối tượng, quỏ trỡnh nào đú.
Vớ dụ: Để quản lớ lương cho một doanh nghiệp cú cỏc phịng ban khỏc nhau thỡ người ta tạo ra cỏc bảng dữ liệu như: Bảng tờn phũng ban; cỏc bảng lương cho từng phũng ban; bảng tổng hợp lương cho toàn doanh nghiệp; … Tập hợp cỏc bảng dữ liệu trờn cho ta một cơ sở dữ liệu lương của doanh nghiệp đú.
Để thực hiện cỏc thao tỏc trờn CSDL chẳng hạn như tỡm kiếm, trớch rỳt, xúa … cỏc bản ghi trong CSDL người ta phải tạo ra cỏc vựng: Vựng CSDL (List range), vựng tiờu chuẩn (Criteria) và vựng trớch rỳt dữ liệu (Extract).
• Vựng CSDL (List range): Là vựng nằm trong CSDL và cú ớt nhất 2
dũng. Dũng đầu chứa tờn trường. Cỏc dũng cũn lại chứa dữ liệu, mỗi dịng là tồn bộ hoặc khụng lấy hết cỏc dữ liệu của dũng trong CSDL (vỡ cịn tựy thuộc vào cỏc trường) trong vựng CSDL đang xột. Trong cỏc vớ dụ minh họa trong chương này ta chỉ xột trường hợp đơn giản cơ sở dữ liệu là một bảng dữ liệụ
• Vựng tiờu chuẩn (Criteria): Vựng này khụng giao nhau với vựng CSDL (nằm ngồi vựng CSDL). Vựng cú ớt nhất 2 dũng. Dũng đầu chứa tờn trường, tờn trường cú thể lấy trựng hoặc khụng trựng với tờn trường trong vựng CSDL (tựy thuộc vào tiờu chuẩn để chọn). Cỏc dũng cũn lại chứa cỏc dạng điều kiện.
• Vựng trớch rỳt dữ liệu (Extract): Là vựng dữ liệu chứa cỏc bản ghi
của vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn. Vựng trớch rỳt dữ liệu cú ớt nhất dũng đầu tiờn chứa tờn cỏc trường, cỏc dũng tiếp theo (nếu cú) sẽ là cỏc bản ghi của vựng CSDL thỏa món điều kiện trong vựng tiờu chuẩn.