Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.6. Quản trị cơ sở dữ liệu trong bảng tớnh MS Excel
4.6.2. Sắp xếp cỏc bản ghi trong CSDL
ạ Sắp xếp theo một cột:
- Chọn vựng cơ sở dữ liệu được sắp xếp.
Mở thực đơn Data → Sort trong nhúm Sort & Filter sẽ xuất hiện hộp thoại:
Trong ụ Sort By: cột được chọn làm cột khoỏ (cột được làm căn cứ để sắp xếp)
Trong ơ tiờu chớ để sắp xếp. Ở đõy ta cú thể lựa chọn cỏc tiờu chớ như Values (sắp Sort On xếp theo giỏ trị), Cell Color (màu sắc của ụ), Font
Color (màu phụng chữ), Cell Icon (biểu tượng của ụ).
Trong ụ Order dựng để lựa chọn thứ tự sắp xếp ở hộp Order: văn bản (AZ hoặc ZA), số (Largest to Smallest hoặc Smallest to Largest), thứ tự khỏc trong Custom List.
- Nhấn OK để hoàn tất.
b. Sắp xếp theo nhiều cột: Tương tự như trường hợp sắp xếp theo một
cột, nếu muốn sắp xếp theo nhiều cột, ta nhấn nỳt Ađ Level để thờm trường cần sắp xếp.
Sau đú thực hiện việc chọn cỏc cột khoỏ tiếp theo trong cỏc ụ Then By → OK.
Cú thể sắp xếp theo hơn 3 cột, khi đú đối với cột thứ 4 trở đi ta phải kớch vào Ađ level. Để bỏ bớt cột được làm căn cứ để sắp xếp ta kớch vào
Delete level. Chỳ ý:
• Chỉ ra thứ tự cỏc cột được tham gia sắp xếp, cú nghĩa là nếu cú cỏc bản ghi mà ở cột thứ nhất cú giỏ trị bằng nhau thỡ cỏc bản ghi này lại được sắp xếp theo cột thứ hai, nếu cú cỏc bản ghi mà ở cột thứ nhất cú giỏ trị bằng nhau và ở cột thứ hai cũng cú giỏ trị bằng nhau thỡ cỏc bản ghi này lại được sắp xếp theo cột thứ ba, …
• Ta cú thể chọn (hoặc bỏ chọn) mục My data has headers trong
trường hợp vựng được chọn cú chứa dũng tiờu đề (hoặc trong trường hợp vựng được chọn khụng chứa tiờu đề).
Kết thỳc cụng việc kớch chuột vào nỳt OK.
Ngoài ra, ta cú thể dựng biểu tượng trờn thanh cụng cụ chuẩn để sắp xếp nhanh. Kớch chuột vào biểu tượng:
: Sắp xếp theo trỡnh tự tăng dần. : Sắp xếp theo trỡnh tự giảm dần.