Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.7. Tổ chức in ấn
4.7.2. Tạo vựng in và xem trước khi in
MS Excel khụng phõn trang để in một cỏch rừ ràng như MS-Word, thậm chớ kớch thước của bảng tớnh rất lớn (nếu in nhiều cột, với độ rộng tương đối lớn) khụng thể in cả bảng tớnh đú trong khuụn khổ hạn hẹp của trang giấy được. Do vậy, chỉ khi nào sử dụng lệnh xem trước khi in (Print Prevew) mới
hỡnh thành vạch phõn trang. Trước khi in, nờn xem trước nội dung trang in để ngoài định dạng trang in cho phự hợp với yờu cầu đề ra mà cũn phải cần biết nờn in những vựng nào trong bảng tớnh, những vựng này sẽ cho ta thấy chớnh xỏc như nú sẽ được in ra và trỏnh trường hợp phải in nhiều lần.
ạ Tạo vựng in
Bước 1: Đỏnh dấu chọn vựng cần in,
Bước 2: Mở thực đơn Page Layout Print Area trong nhúm Page Setup Set Print Area. Một đường nột đứt xuất hiện bao quanh vựng được chọn.
Để hủy bỏ tạo vựng in: Mở thực đơn Page Layout Print Area trong nhúm Page Setup Clear Print Area.
b. Xem trước khi in
Mở thực đơn File Print xuất hiện cửa sổ Print Khi đú cú thể thao tỏc với cỏc biểu tượng trờn cửa sổ:
Next Page, Previous Page để xem nội dung trước khi in của từng trang
văn bản.
Zoom to Page: Để phúng to (thu nhỏ) khung hiển thị trang màn hỡnh.
Chọn Show Margins nếu muốn hiển thị cỏc đường kẻ khi căn lề. Quay trở về cửa sổ của MS Excel, nhấn nỳt Esc.
4.7.3. In ấn
Để tiến hành in ấn, ta cú thể phải lựa chọn cỏc tham số: Chọn tờn mỏy in kết nối với mỏy tớnh, xỏc định phạm vi in (in toàn bộ bảng tớnh, in từ trang nào đến trang nào, …); chọn đối tượng in (in vựng được chọn, in bảng tớnh đang hoạt động hay in toàn bộ tệp bảng tớnh gồm nhiều bảng tớnh khỏc); Số lần in nhõn bản; …
Mở thực đơn File Print xuất hiện bảng thực đơn cú dạng như ở Hỡnh 4.31.
Hỡnh 4.31: Hộp thoại Print
- Copies: Số bản cần in cho mỗi trang. - Printer: Lựa chọn mỏy in.
- Print Active Sheets: Cú cỏc lựa chọn: Print Active Sheets: in trang hiện thời Entire workbook: in tất cả cỏc trang Selection: in một vựng được chọn
Other Settings: cỏc tựy chọn khỏc khi in ấn - Pages … To …: In từ trang … tới trang … - Collated: In nhiều bản, cú 2 lựa chọn:
123 123 123: in hết bản này rồi in bản tiếp theo 111 222 333: in hết trang này rồi in trang tiếp theo
- Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc. - Letter: Dựng để lựa chọn kiểu và kớch thước của giấỵ - Custom Margins: Thiết lập chế độ căn lề.
- No Scaling: Chọn tỉ lệ kớch cỡ khi in trờn từng trang. Kớch nỳt Print để in.
Chỳ ý:
- Hủy lệnh in ngay lập tức: Kớch Start Run CMD net stop spooler chờ một lỏt rồi gừ vào lệnh net start spooler EXIT để thoỏt khỏi cửa sổ CMD.
- Excel khụng cho phộp ta lựa chọn in cỏc trang chẵn hay trang lẻ. Để in cỏc trang chẵn hay trang lẻ, ta phải lập trỡnh trong Excel bằng ngụn ngữ VBA để thực hiện in 2 mặt (thực hiện theo hướng lập trỡnh copy trang chẵn, trang lẻ qua cỏc sheet khỏc nhau và thực hiện in).
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 4
1- Trỡnh bày cỏc cỏch khởi động, thoỏt khỏi MS Excel và cỏc thành phần cơ bản trong cửa sổ của MS Excel.
2- Trỡnh bày cỏc thành phần trong bảng tớnh MS Excel. 3- Trỡnh bày cỏc kiểu dữ liệu trong MS Excel.
4- Trỡnh bày cỏc thao tỏc cơ bản như: Đổi tờn, sao chộp, chốn, xoỏ và ẩn bảng tớnh.
5- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để tạo một tệp bảng tớnh mới; ghi tệp bảng tớnh và mở tệp bảng tớnh.
6- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để nhập dữ liệu, chỉnh sửa, xoỏ và phục hồi dữ liệu trong một ụ của bảng tớnh MS Excel.
7- Trỡnh bày cỏc phộp tốn, cỏc tốn tử, thứ tự ưu tiờn đối với cỏc kiểu dữ liệụ
8- Trỡnh bày cỏch thiết lập cụng thức, cỏc thao tỏc di chuyển, sao chộp cụng thức.
9- Trỡnh bày địa chỉ ụ, địa chỉ vựng trong bảng tớnh.
10- Mục đớch tạo cỏc biểu đồ, đồ thị và trỡnh bày cỏc bước để tạo biểu đồ, đồ thị.
11- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để chỉnh sửa biểu đồ, đồ thị: Tiờu đề; Nhón dữ liệu; Chỳ thớch; Cỏc đường lưới trong biểu đồ, đồ thị.
12- Trỡnh bày cỏc thao tỏc định dạng font chữ trong ụ, vựng cỏc ụ. 13- Trỡnh bày cỏc thao tỏc định dạng dữ liệu kiểu số trong ụ, vựng cỏc ơ. 14- Trỡnh bày cỏc thao tỏc căn chỉnh dữ liệu trong ụ, vựng cỏc ơ.
15- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để tạo mẫu nền cho ụ, vựng cỏc ơ.
16- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để định dạng trang in, căn chỉnh lề cho trang in. 17- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để xem trước khi in.
18- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để tiến hành in bảng tớnh.
19- Trỡnh bày cỏc thao tỏc để tiến hành in tất cả cỏc bảng tớnh trong tệp bảng tớnh.
BÀI TẬP
Bài số 1: Nhập dữ liệu và thực hiện cỏc cụng việc cho bảng tớnh sau:
Yờu cầu:
1. Tớnh Lương cơ bản = 540000*Hệ số lương. 2. Tớnh Tiền lương =Lương cơ bản/22*Ngày cụng. 3. Tớnh Kỳ 1 = 60%*Tiền lương.
4. Tớnh Kỳ 2 =Tiền lương - Kỳ 1.
5. Tớnh tổng trờn cỏc cột Lương cơ bản, Tiền lương, Kỳ 1, Kỳ 2 ghi
giỏ trị tớnh được vào tại ký hiệu (+) tương ứng.
6. Tớnh cỏc giỏ trị cao nhất, trung bỡnh, thấp nhất trờn cỏc cột, ghi cỏc giỏ trị tớnh được vào tại ký hiệu (?) như trong bảng tớnh.
7. Sắp xếp bảng lương theo thứ tự giảm dần của cột Tiền lương 8. Đặt tờn bảng tớnh là Bảng lương T10
Bài số 2: Nhập dữ liệu và thực hiện cỏc cụng việc cho bảng tớnh sau:
Yờu cầu:
1. Điền dữ liệu vào cho cột Tờn hàng trong Bảng tớnh tiền thuờ kho bói dựa vào Mó hàng của Bảng giỏ thuờ kho bóị
2. Tớnh Loại (cú thể loại 1 hoặc 2) dựa vào ký tự cuối cựng của Mó hàng trong Bảng tớnh tiền thuờ kho bói và phải chuyển Loại về giỏ trị số.
3. Điền dữ liệu cho cột Giỏ dựa theo Mó hàng, Bảng giỏ thuờ kho bói và Loại của mặt hàng.
4. Tớnh Số ngày thuờ = Ngày trả - Ngày thuờ+1
5. Tớnh Tổng tiền thuờ = Số lượng * Giỏ * Số ngày thuờ nhưng trong trường hợp Số lượng > 20 thỡ giảm giỏ 8% của Tổng tiền thuờ
6. Tớnh tổng trờn cột Tổng tiền thuờ ghi giỏ trị tớnh được vào tại ký
hiệu (+) trờn cột Tổng tiền thuờ.
Bài số 3: Nhập dữ liệu và thực hiện cỏc cụng việc cho bảng tớnh sau:
Yờu cầu:
1. Điền dữ liệu vào cho cột Tờn hàng, Đơn giỏ trong Bảng kờ chi tiết bỏn hàng trong thỏng 5 năm 2009 dựa theo Mó hàng của Bảng mó hàng, đơn giỏ
2. Tớnh Thành tiền = Đơn giỏ * Số lượng
3. Sắp xếp bảng tớnh trờn theo thứ tự tăng dần của cột Người bỏn, nếu tờn Người bỏn trựng nhau thỡ sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột Thành
tiền.
4. Tớnh tổng trờn cột Thành tiền theo tờn cột Người bỏn.
5. Lọc trong bảng tớnh cỏc bản ghi thỏa món tờn Người bỏn bắt đầu bởi kớ tự là T và Mó hàng là “MT”
6. Tỡm kiếm trong bảng tớnh cỏc bản ghi cú tờn Người bỏn là “Ngọc” 7. Trớch rỳt trong bảng tớnh cỏc bản ghi cú MH < 3 và Thành tiền >2000
8. Trớch rỳt trong bảng tớnh cỏc bản ghi cú tờn là “Lộc” hoặc Mó hàng là TV
Bài số 4: Tạo biểu đồ hỡnh cột cho bảng tớnh sau:
Bài số 5: Vẽ đồ thị:
1. Hàm số y=2/x trờn [1;4]
MỘT SỐ THUẬT NGỮ TRONG MS EXCEL
ễ (cell): Đõy là đơn vị nhỏ nhất trong bảng tớnh. Mỗi ụ được xỏc định
tại giao của một cột và một dũng trong bảng tớnh. Tại một thời điểm cú một ụ hiện thời (hiện hành) được chọn bằng cỏch kớch chuột vào ụ đú và cú đường viền bao xung quanh. Tại ụ hiện hành cú thể nhập dữ liệu vào và cú thể lấy được địa chỉ ụ đưa vào trong cụng thức.
Địa chỉ ụ (Cell ađress): Mỗi ụ đều cú địa chỉ ụ và được xỏc định vị trớ
cột (theo tờn cột) kốm theo vị trớ hàng (theo số của hàng).
Địa chỉ vựng (Range ađress): Mỗi vựng bao gồm cỏc ụ liền kề nhau
tạo bởi hỡnh chữ nhật. Vựng được xỏc định bằng địa chỉ ơ gúc trờn bờn trỏi và địa chỉ ơ gúc dưới bờn phải và ngăn cỏch nhau bởi dấu 2 chấm (:).
Địa chỉ tương đối (Relative ađress): Được xỏc định bằng tờn cột
kốm theo số hàng. Địa chỉ tương đối cú ý nghĩa khi sao chộp cụng thức mà trong đú cú địa chỉ tương đốị
Địa chỉ tuyệt đối (Absolute ađress): Là địa chỉ cố định cột và hàng, được xỏc định bằng tờn cột kốm theo số hàng, nhưng trước tờn cột và số hàng kốm theo kớ hiệu $. Địa chỉ tuyệt đối cũng cú ý nghĩa khi di chuyển hay sao chộp cụng thức mà trong đú cú địa chỉ tuyệt đốị
Địa chỉ hỗn hợp (Fixed ađress): Là địa chỉ vừa tương đối vừa tuyệt đối theo cột hoặc hàng.
Bảng tớnh (Worksheet hay Sheet): Là bảng 2 chiều trong MS Excel,
bao gồm cú cỏc cột và cỏc hàng. Mỗi bảng tớnh cú tờn ngầm định là Sheetn (n=1, 2, …). Mỗi bảng tớnh được cấu tạo dạng bảng hai chiều bao gồm cú 1.048.576 hàng, 16.384 cột. Cỏc cột được đỏnh số A, B,…,AA,…,XFD theo thứ tự từ trỏi sang phảị Cỏc hàng được đỏnh số 1,2,…, 1.048.576 theo thứ tự từ trờn xuống.
Tệp bảng tớnh (Workbook hay Book): Bao gồm tập hợp cỏc bảng tớnh
trong một cửa sổ bảng tớnh. Tờn mỗi tệp bảng tớnh ngầm định là Book1, Book2, Book3,… Số tệp bảng tớnh phụ thuộc vào dung lượng của bộ nhớ mỏy tớnh, thơng thường mở 3 bảng tớnh Sheet1, Sheet2, Sheet3, …
Cơ sở dữ liệu (Database): Tương tự như dạng bảng 2 chiềụ Trong bảng 2 chiều cú tờn cỏc trường (cột), tờn cỏc trường phải khỏc nhaụ Thụng tin về cỏc cột lấy theo từng hàng (dũng).
Bản ghi (Record): Thụng tin về tất cả cỏc trường trong CSDL lấy theo
từng hàng, mỗi hàng thụng tin đú được gọi là một bản ghị Hỡnh ảnh mỗi bản ghi như 1 dũng trong bảng 2 chiều trờn thực tế.
Phộp toỏn, toỏn tử (Operation): Là cỏc phộp toỏn số học, quan hệ, ghộp văn bản, …Đõy là cỏc thành phần tham gia vào biểu thức của MS Excel.
Toỏn hạng (Operand): Là cỏc phần tử tham ra vào trong biểu thức bằng cỏch liờn kết với cỏc phộp toỏn (toỏn tử). Cỏc toỏn hạng cú thể là cỏc hằng, địa chỉ ụ, …
Hàm (Function): Hàm dựng để tớnh cỏc giỏ trị thường dựng, là chương
trỡnh được xõy dựng bởi hóng Microsoft đưa vào trong MS Excel. Khi cần sử dụng chỉ việc viết tờn hàm kốm cỏc đối số theo đỳng dạng thức qui định. Hàm cú thể khơng cú đối số. Hàm cú thể tham gia trong cỏc biểu thức.
Hằng (Constant): Là giỏ trị số, văn bản, ngày thỏng, logic.
Cụng thức (Formula): Đõy là một kiểu dữ liệu trong Excel. Đưa cụng
thức vào trong 1 ụ được bắt đầu bằng kớ hiệu "=", tiếp đến là một biểu thức. Cụng thức trả kết quả về là một hằng.
Biểu thức (Expression): Biểu thức là dóy liờn kết giữa cỏc phần tử với
cỏc phộp toỏn và cặp dấu (,). Cỏc phần tử cú thể là giỏ trị hằng, địa chỉ ụ, địa chỉ vựng, hàm và cú thể lại là cỏc biểu thức khỏc.
Vựng cơ sở dữ liệu (List range): Là vựng nằm trong CSDL và cú ớt
nhất 2 dũng. Dũng đầu chứa tờn trường. Cỏc dũng cũn lại chứa dữ liệu, mỗi dũng là toàn bộ hoặc khụng lấy hết cỏc dữ liệu của dịng trong CSDL (vỡ cũn tựy thuộc vào cỏc trường) trong vựng CSDL đang xột.
Vựng tiờu chuẩn (Criteria range): Vựng này khụng giao nhau với vựng CSDL (nằm ngồi vựng CSDL). Vựng cú ớt nhất 2 dũng. Dũng đầu chứa tờn trường, tờn trường cú thể lấy trựng hoặc khụng trựng với tờn trường trong vựng CSDL (tựy thuộc vào tiờu chuẩn để chọn). Cỏc dũng cũn lại chứa cỏc dạng điều kiện.