Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.7. Tổ chức in ấn
4.7.1. Định dạng trang in
Để đỏp ứng yờu cầu của người sử dụng, trước khi in phải định dạng trang in. Định dạng trang in thụng thường là đặt kớch thước trang giấy, hướng giấy in, khoảng cỏch cỏc lề, ta tiến hành như sau:
- Margin: Căn lề cho trang in, kớch chọn mục này sẽ xuất hiện bảng:
Ta cú thể lựa chọn cỏc mẫu cú sẵn hoặc kớch vào mục Custom Margins để cú thờm lựa chọn trong bảng:
- Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, kớch chọn mục này sẽ xuất
hiện bảng cú hai lựa chọn: khổ giấy dọc (Portrait), khổ giấy ngang (Landscape).
- Size: Chọn khổ giấy in, kớch chọn mục này sẽ xuất hiện bảng danh
sỏch cỏc khổ giấy để lựa chọn, thụng thường chọn khổ A4. Ngoài cỏc mẫu cú sẵn, ta cú thể chọn mục More page size để tựy chỉnh khổ giấy theo yờu cầu sử dụng.
- Print Area: Chọn vựng in để in một phần bảng biểu, trước hết chọn vựng cần in → kớch vào mục này → Set Print Areạ Như vậy, khi thực hiện in, mỏy chỉ in vựng nàỵ Muốn hủy bỏ chọn vựng in, ta chọn Print Area → Clear print Areạ
- Breaks: Ngắt trang. Để ngắt trang, ta đưa con trỏ tới ụ đầu bản ghi của trang sau → Breaks → Insert Page Breaks. Muốn hủy bỏ ngắt trang nào, Xỏc định lề trờn (Top), lề dưới (Bottom), lề trỏi (Left), lề phải (Right), độ cao của đầu trang (Header), độ cao của chõn trang (Footer), in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang (Horizontally), in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc (Vertically), in (Print), xem trước khi in (Print Preview), tựy chọn trong khi in (Options).
ta đưa con trỏ tới ụ đầu bản ghi của trang sau → Breaks → Remove Page Breaks. Muốn hủy bỏ tất cả cỏc ngắt trang → Breaks → Reset All Page Breaks.
- Background: Chốn hỡnh nền cho bảng tớnh.
- Print titles: Dựng để đặt tiờu đề cột ở tất cả cỏc trang. Kớch chọn mục này Đưa địa chỉ dũng tiờu đề vào ụ Row to repeat at top OK.
Cỏch 2: Sử dụng hộp hội thoại Page Setup như sau: Mở thực đơn Page
Layout Kớch vào nỳt gúc dưới bờn phải của nhúm Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại:
Hỡnh 4.28: Hộp thoại Page Setup
Chọn thẻ Page:
Trong mục Orientation: Chọn Portrait để in dọc khổ giấy; chọn
Landscape để in ngang khổ giấỵ
Trong mục Scaling: Adjust to (tỷ lệ kớch cỡ dữ liệu được in ra giấy),
Fit to (thay đổi vừa khớt theo chiều ngang của trang giấy), wide by (thay đổi
vừa khớt theo chiều dọc của trang giấy).
Chọn kớch cỡ giấy trong hộp Pager Size: Leter, Legel, Excute, A4 Chọn lớp Margins:
Hộp Top: Đặt lề trờn trang giấy Hộp Bottom: Đặt lề dưới trang giấỵ Hộp Left: Đặt lề trỏi trang giấỵ Hộp Right: Đặt lề phải trang giấỵ
Hỡnh 4.29: Hộp thoại Page Setup
Hộp Header: Thiết lập khoảng cỏch từ lề trờn đến tiờu đề đầu trang. Hộp Footer: Thiết lập khoảng cỏch từ lề dưới đến tiờu đề cuối trang. Mục Center on page:
Horizontally: Căn nội dung vào giữa trang theo chiều ngang. Vertically: Căn nội dung vào giữa trang theo chiều dọc. Ngắt trang
Khi in nội dung bảng tớnh cú kớch thước lớn hơn một trang giấy thụng thường, MS Excel tự động chia bảng tớnh thành cỏc phần vừa với kớch thước trang giấy trờn cơ sở định dạng ở trờn. Như vậy đối với bảng tớnh cú kớch thước lớn ta phải in theo từng phần.
• Để xem cỏc đường ngắt trang: Mở thực đơn View → Page Break Preview
• Để cỏc đường ngắt trang được hiển thị trong trang tớnh: Mở thực đơn
Tools → Options → View → Đỏnh dấu hộp kiểm Page Breaks. • Tự đặt ngắt trang: Mở thực đơn Insert → Page Break