Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.6. Quản trị cơ sở dữ liệu trong bảng tớnh MS Excel
4.6.4. Tổng hợp dữ liệu theo nhúm
Cơng cụ cho phộp thực hiện việc thống kờ, tớnh tốn theo từng “nhúm cỏc bản ghi”, trờn cỏc trường được lựa chọn trong phạm vi vựng CSDL. Cụng cụ cũng tự động phõn tỏch cỏc nhúm dữ liệu, đồng thời chốn vào cuối mỗi nhúm những dũng thống kờ, tớnh tốn và cũng chốn một dũng tổng chung (Grand Total) ở cuối phạm vị
Ở đõy ta hiểu tất cả cỏc bản ghi cú cựng giỏ trị trờn cột khúa là cỏc bản ghi thuộc cựng “nhúm cỏc bản ghi”. Do vậy, trước khi tổng hợp theo nhúm ta phải sắp xếp cỏc bản ghi trờn cột khúa, sau đú tiến hành như sau:
Bước 1: Kớch chuột tại ụ trong vựng CSDL. Giả sử vựng CSDL cú
dạng sau khi sắp xếp tăng dần trờn cột khúa MÃ TÚI như sau:
Bước 2: Mở thực đơn Data → Subtotals trong nhúm Outline xuất hiện hộp thoại Subtotal cú dạng:
Hộp At each change in: Chọn trường dựng tạo nhúm tổng hợp.
Hộp Use function: Chọn hàm để thống kờ, tớnh tốn như: COUNT, SUM, AVERAGE, MAX, MIN,…
Hộp Ađ subtotal to: chọn trường cần thực hiện tổng hợp theo nhúm. Hộp kiểm Replace current subtotals: cú/khơng thay thế kết quả đó cú. Hộp kiểm Page break between group: cú/khơng đặt dấu ngắt trang
giữa cỏc nhúm.
Hộp Summary below data: cú/khơng đặt dịng thơng tin túm tắt dưới vựng dữ liệụ
Với vựng CSDL trờn, chọn trường làm tiờu thức phõn nhúm là MÃ TÚI; chọn hàm là SUM; chọn trường thực hiện tổng hợp theo nhúm là SỐ BÀI
Hỡnh 4.27: Dữ liệu kết quả
Phớa trỏi của bảng cú cỏc nỳt điều khiển (+), (-) để điều khiển theo thứ bậc tổng hợp dữ liệu (cú tối đa 3 bậc). Kớch chuột vào nỳt điều khiển để tăng, giảm thứ bậc.
Để hủy bỏ việc thống kờ tớnh tốn: vào thực đơn Data Subtotals,
kớch nỳt Remove All.