Chương 4 BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4.6. Quản trị cơ sở dữ liệu trong bảng tớnh MS Excel
4.6.3. Lọc, tỡm kiếm, rỳt trớch và xúa cỏc bản ghi
ạ Lọc tự động cỏc bản ghi bằng Filter
Đõy là một hỡnh thức cho phộp hiện nhanh ra cỏc bản ghi thỏa món điều kiện đơn giản nào đú theo cơ chế lọc trờn từng trường (field).
Bước 1: Kớch chuột vào vựng CSDL.
Bước 2: Mở thực đơn Data → Filter trong nhúm Sort & Filter. Khi
đú tất cả cỏc ụ tiờu đề cột đều xuất hiện nỳt . Khi kớch vào nỳt của một cột thỡ xuất hiện một menu:
Trong đú:
- Sort Largest to Smallest (ZA): Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. - Sort Smallest to Largest (AZ): Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. - Sort by Color: Sắp xếp theo mầu nền của ụ.
- Filter by Color: Lọc theo mầu nền của ụ. - Number Filters: Lọc dữ liệu dạng số. - Text Filters: Lọc dữ liệu dạng văn bản.
b. Đặt lọc theo một cột
Giả sử ta muốn chỉ giữ lại cỏc bản ghi cú tờn Đơn vị là “Tin học”, khi đú ta nhỏy vào nỳt của cột Đơn vị, xuất hiện một danh sỏch cỏc giỏ trị của cột này, nhỏy vào giỏ trị “Tin học”, ta được bảng tớnh chỉ giữ lại cỏc bản ghi cú tờn đơn vị là “Tin học”.
Ta cũng cú thể đặt điều kiện lọc phức tạp trờn một cột. Vớ dụ: nếu muốn giữ lại cỏc bản ghi thoả món điều kiện 900000<Lương<1000000, khi đú ta nhỏy vào nỳt của cột Lương, chọn Custom... xuất hiện một hộp thoại, ta lựa chọn cỏc tiờu chớ lọc phự hợp:
Chỳ ý: Ở ụ bờn trỏi ta lựa chọn:
c. Đặt lọc theo nhiều cột
Đặt lọc theo từng cột, lần lượt từ cột thứ nhất, thứ hai, ... (chỉ cú thể lọc được đối với cỏc bản ghi thỏa món điều kiện của cột thứ 1 và thỏa món điều kiện của cột thứ 2 và ... Khụng thể lọc được đối với cỏc bản ghi thỏa món điều kiện của cột thứ 1 hoặc thỏa món điều kiện của cột thứ 2).
Chỳ ý:
- Muốn hiện lại toàn bộ cỏc bản ghi cột nào, ta kớch vào nỳt của cột đú rồi kớch vào Clear Filter from …
- Muốn hiện lại toàn bộ cỏc bản ghi của tất cả cỏc cột, ta kớch vào Clear trong nhúm Sort & Filter.
Muốn hủy bỏ lọc: Data → Filter trong nhúm Sort & Filter.
Ta cú thể sử dụng cụng cụ Autofilter để xúa cỏc bản ghị
Lọc nhờ Autofilter, chỉ sử dụng trong cỏc trường hợp điều kiện lọc đơn giản, cũn trong cỏc trường hợp điều kiện phức tạp, ta phải sử dụng
Advanced Filter.
d. Tỡm kiếm, trớch rỳt và xúa cỏc bản ghi
Nếu như sử dụng cụng cụ AutoFilter ta cú thể lọc ra cỏc bản ghi theo điều kiện tương đối đơn giản trờn từng trường, trong phần này cung cấp cho ta chức năng tỡm kiếm nõng cao, trớch rỳt, xúa cỏc bản ghi với cỏc điều kiện tương đối phức tạp (xột với nhiều trường, kết hợp cỏc phộp toỏn logic OR, AND). Để thực hiện tỡm kiếm, rỳt trớch, … cỏc bản ghi ta cú thể sử dụng tớnh năng lọc nõng cao Advanced Filter. Trước hết ta tiến hành tỡm hiểu về cỏc dạng vựng tiờu chuẩn mà sẽ được dựng với tớnh năng lọc nõng cao nàỵ
Cỏc dạng vựng tiờu chuẩn
Tiờu chuẩn 1: Tiờu chuẩn chuỗi hoặc số
Tiờu chuẩn ở dạng 1 là tiờu chuẩn ở dạng chuỗi, tiờu chuẩn ở dạng 2 là tiờu chuẩn ở dạng số.
Dạng 1 hiểu là điều kiện: Họ Tờn=”Ngọc”. Dạng 2 hiểu điều kiện là: Lương=4560000
Theo tiờu chuẩn dạng chuỗi thỡ cỏc dịng điều kiện cú thể dựng thờm ký hiệu đại diện * hay ?.
Ký hiệu * thay cho một nhúm ký hiệu bất kỳ. Ký hiệu ? thay cho một ký hiệu bất kỳ. Vớ dụ:
Họ tờn N*
Được hiểu là Họ tờn bắt đầu bởi ký tự N, cỏc ký tự cũn lại là bất kỳ Quờ quỏn
Hà ???
Được hiểu là Quờ quỏn bắt đầu bởi chữ Hà, tiếp đến là dấu cỏch, tiếp đến là 3 ký tự bất kỳ. Chẳng hạn, Hà Nội, Hà Tõy, Hà Nam, Hà Bắc đều được (từ Nội, Tõy, Nam, Bắc cú 3 ký tự), nhưng Hà Đơng thỡ khụng được (bởi từ Đụng cú 4 ký tự).
Tiờu chuẩn 2: Tiờu chuẩn so sỏnh
Vớ dụ:
Dạng 4 là dạng so sỏnh của cột Lương. ễ điều kiện chứa cỏc phộp toỏn quan hệ (=, <>, <, <=, >, >=) kốm theo sau là giỏ trị so sỏnh.
Cũng cú thể hiểu dạng 1, dạng 2 là dạng tiờu chuẩn so sỏnh sử dụng phộp toỏn quan hệ bằng (=).
Tiờu chuẩn 3: Tiờu chuẩn cụng thức
Tờn trường của vựng tiờu chuẩn khụng được trựng với tiờu đề tất cả cỏc cột của vựng cơ sở dữ liệụ
ễ điều kiện (ụ tiờu chuẩn) phải cú kiểu cụng thức, địa chỉ trong cụng thức và phải lấy địa chỉ của ụ trong bản ghi đầu tiờn để so sỏnh.
Vớ dụ: Ở Dạng 3, cụng thức trong ụ điều kiện là =LEFT(C2,1)=“T”, cú nghĩa là bản ghi đầu tiờn ở địa chỉ dũng là 2, sẽ lấy một ký tự bờn trỏi của giỏ trị tại ụ C2 là “T”.
Tiờu chuẩn 4: Liờn kết tiờu chuẩn
Cú thể tỡm kiếm, rỳt trớch hay xố cỏc bản ghi trong vựng CSDL bằng cỏch dựng cỏc phộp toỏn AND, OR với nhiều điều kiện khỏc nhaụ Nếu cỏc ụ điều kiện khỏc cột thỡ dựng phộp tốn AND, nếu cỏc ụ điều kiện cựng cột thỡ dựng phộp tốn OR.
Vớ dụ : Dạng 4 cú nghĩa là để xột cỏc bản ghi cú (Đơn vị là “Tin học CB” và Lương <950000) hoặc (Đơn vị là “Kế toỏn CB” và Lương >=800000).
ẹ Tỡm kiếm bản ghi
Trước hết phải tạo được 2 vựng: vựng CSDL và vựng tiờu chuẩn.
Bước 1: Kớch chuột tại ụ trong vựng CSDL
Bước 2: Mở thực đơn Data → Advanced trong nhúm Sort & Filter
xuất hiện hộp thoại Advanced Filter cú dạng:
Hỡnh 4.23: Hộp thoại Advanced Filter
Mục Action:
Chọn Filter the list, in–place
Hộp List range: Ghi địa chỉ vựng CSDL. Cú thể chọn bằng một trong cỏch sau:
Cỏch 1: Dựng chuột để đỏnh dấu chọn vựng CSDL.
Cỏch 2: Kớch chuột tại biểu tượng bờn phải của hộp List range để thu
nhỏ hộp thoại, sau đú dựng chuột để chọn vựng CSDL, chọn xong ấn lại vào biểu tượng của hộp List range lần nữa để quay trở về trạng thỏi lỳc đầu của hộp thoại Advanced Filter.
Cỏch 3: Dựng bàn phớm nhập trực tiếp địa chỉ tuyệt đối vựng CSDL.
Hộp Criteria range: Ghi địa chỉ vựng điều kiện. Cỏc cỏch thao tỏc
chọn vựng điều kiện làm tương tự như chọn vựng CSDL (ở trờn).
Hộp kiểm Unique records only: Nếu được đỏnh dấu thỡ cỏc bản ghi
trựng nhau chỉ được giữ lại một bản ghi, ngược lại lấy tất cả cỏc bản ghi kể cả trựng nhaụ
Kết thỳc cụng việc ấn nỳt OK
Để hiển thị lại toàn bộ bản ghi vựng CSDL, mở thực đơn Data
Filter Show all
f. Trớch rỳt cỏc bản ghi
Trước hết phải tạo được 2 vựng: vựng cơ sở dữ liệu và vựng tiờu chuẩn.
Bước 1: Kớch chuột tại ụ trong vựng CSDL
Bước 2: Mở thực đơn Data → Advanced trong nhúm Sort & Filter,
xuất hiện hộp thoại Advanced Filter cú dạng:
Hỡnh 4.24: Hộp thoại Advanced Filter
Mục Action:
Chọn Copy to another location
Hộp List range: Ghi địa chỉ vựng CSDL. Cú thể chọn bằng một trong cỏch sau:
• Cỏch 1: Dựng chuột để đỏnh dấu chọn vựng CSDL.
• Cỏch 2: Kớch chuột tại biểu tượng bờn phải của hộp List range để
thu nhỏ hộp thoại, sau đú dựng chuột để chọn vựng CSDL, chọn xong ấn lại vào biểu tượng của hộp List range lần nữa để quay trở
về trạng thỏi lỳc đầu của hộp thoại Advanced Filter.
• Cỏch 3: Dựng bàn phớm nhập trực tiếp địa chỉ tuyệt đối vựng CSDL.
Hộp Criteria range: Ghi địa chỉ vựng điều kiện. Cỏc cỏch thao tỏc
chọn vựng điều kiện làm tương tự như chọn vựng CSDL (ở trờn).
Hộp Copy to: Chỉ cần đưa vào địa chỉ ơ gúc trờn bờn trỏi của vựng trớch rỳt (chỳ ý tốt nhất ụ này nằm ngoài cỏc vựng CSDL và vựng tiờu chuẩn để trỏnh trường hợp cỏc dữ liệu bị ghi đố lờn nhau). Mỏy tớnh sẽ tự động thờm
cỏc trường của vựng trớch rỳt dữ liệu và thờm cỏc bản ghi thỏa món vựng tiờu chuẩn vào vựng trớch rỳt nàỵ
Hộp kiểm Unique records only: Nếu được đỏnh dấu thỡ cỏc bản ghi
trựng nhau chỉ được giữ lại một bản ghi, ngược lại lấy tất cả cỏc bản ghi kể cả trựng nhaụ
Kết thỳc cụng việc ấn nỳt OK
Để hiển thị lại toàn bộ bản ghi vựng CSDL, mở thực đơn Data
Filter Show all
g. Xúa cỏc bản ghi
Ta thực hiện thao tỏc lọc tự động hoặc lọc nõng cao cỏc bản ghị Sau đú đỏnh dấu chọn cỏc bản ghi cần xúa, vào thực đơn Home → Delete trong
nhúm Cells → Delete Sheet Rows → OK. Chỳ ý:
- Muốn hiện lại tồn bộ cỏc bản ghi khụng thoả món điều kiện của bảng tớnh thỡ kớch Clear trong nhúm Sort & Filter.
- Đối với cỏc điều kiện đơn giản, ta cú thể sử dụng cụng cụ AutoFielter để tỡm kiếm (lọc), rồi sau đú thực hiện cỏc thao tỏc xúa cỏc bản ghị
h. Sử dụng hộp thoại Data Form:
Với lệnh Form trong thực đơn Data ta cũng cú thể xem CSDL, tỡm kiếm, xúa bản ghi theo điều kiện, ...
ị Tạo Data Form
- Tạo tiờu đề cho mỗi cột trong vựng CSDL. Excel sẽ sử dụng cỏc tiờu đề này để tạo cỏc nhón trờn form.
- Kớch chuột vào vựng CSDL
- Kớch chuột vào nỳt lệnh Form trờn thanh cụng cụ truy cập nhanh. Xuất hiện hộp thoại cú dạng:
Hỡnh 4.25: Hộp thoại Data Form
Phần bờn trỏi hộp thoại là nội dung của bản ghi hiện thờị
Phần bờn phải cửa sổ là thụng bỏo thứ tự của bản ghi hiện thời/số bản ghi của bảng tớnh.
Nỳt New: Để nhập bản ghi mớị Nỳt Delete: Để xúa bản ghị
Nỳt Restore: Khụi phục bản ghi vừa xúạ
Nỳt Criteria: Để nhập điều kiện tỡm kiếm bản ghi, sau đú nhập điều kiện vào cỏc tại trường.
Nỳt Find Next: Để tỡm kiếm cỏc bản ghi tiếp theọ Nỳt Find Prev: Để tỡm kiếm cỏc bản ghi trước. Nỳt Close: Để đúng hộp thoại Data Form.
Chỳ ý:
- Trong vựng dữ liệu khơng cú bản trống (hàng khụng chứa dữ liệu). - Nếu chưa cú nỳt lệnh Form trờn thanh cụng cụ truy cập nhanh, nếu muốn hiển thị ta thực hiện cỏc bước như sau:
+ Kớch chuột vào nỳt trờn thanh cụng cụ truy cập nhanh Kớch chọn nỳt More Commands trong thực đơn.
+ Trong mục Choose commands from kớch chuột chọn All Commands, sau đú lựa chọn nỳt lệnh Form trong danh sỏch.
+ Kớch chuột chọn nỳt Ađ
+ Nhấn nỳt Ok để hoàn tất.